Power BI là gì? Kẻ có khả năng vượt mặt phần mềm Excel

1. Bạn đã biết tới Power BI chưa?

1.1. Khái niệm tổng quan về Power BI

Dành cho những ai có thắc mắc: "Power bi là gì?" Thì về cơ bản thì power BI là phần mềm giúp kết nối dữ liệu nguồn và trực quan hóa dữ liệu, chuyển từ số liệu thường sang thống kê theo đồ thi, mục đích giúp người dùng dễ dàng nhìn nhận được số liệu và đưa ra những đánh giá từ số liệu đó. Ngoài ra, Power BI cũng Là giải pháp phân tích kinh doanh, giúp chuyển đổi dữ liệu từ các nguồn khác nhau thành bảng điều khiển dashboard. Với những người làm về quản lý quan hệ khách hàng (CRM) thì việc xây dựng và cải thiện mối quan hệ kinh doanh dựa trên những số liệu thực tế là điều quan trọng và với việc ứng dụng Power BI để phân tích, đánh giá số liệu đó thì họ có thể rút ngắn thời gian làm việc và đưa ra được giải pháp tốt hơn.

1.2. Khám phá các tính năng chính của Power BI

Trí tuệ nhân tạo (AI) là một trong những tính năng mang tính công nghệ hóa tốt nhất trong các phần mềm của Microsoft, nhờ có AI mà người dùng có thể truy cập nhận dạng hình ảnh hay phân tích văn bản trong Power BI. Ngoài ra, tính năng AI trên Power Bi còn hỗ trợ người dùng tạo mô hình học máy (machine learning), tận dụng hóa việc học máy tự động và tích hợp cùng Azure Machine Learning.

Tính năng Hỗ trợ triển khai kết hợp hybrid là tính năng tích hợp khả năng kết nối với nhiều ừng dụng, cho phép người dùng Power BI có khả năng lấy nhiều loại nguồn dữ liệu khác nhau từ các ứng dụng của Microsoft, Salesforce hay từ các nhà cung cấp khác.

Tính năng quick insights là tính năng đưa ra thông tin chi tiết nhanh của Power BI giúp người dùng có thể tạo tập hợp dữ liệu và tự động áp dụng phân tích cho thông tin đó.

Tính năng hỗ trợ mô hình dữ liệu chung của Power BI cho phép sử dụng tập hợp các lược đồ dữ liệu được chuẩn hóa và mở rộng.

Đặc biệt ở Power BI có chế độ xem modeling giúp chia các mô hình dữ liệu phức tạp theo lĩnh vực chủ đề thành các sơ đồ riêng biệt và hỗ trợ chọn nhiều đối tượng, đặt các thuộc tính chung, xem và sửa đổi các thuộc tính.

Ngoài ra, Power BI còn một số các tính năng phụ hữu ích khác có thể kể đến như: tính năng tích hợp Cortana giúp người dùng truy vấn dữ liệu bằng văn nói (Tiếng Anh), khả năng tùy chỉnh, thay đổi giao diện của các công cụ báo cáo và trực quan hóa mặc định hoặc thêm các công cụ mới vào diện, tính năng API để tích hợp, tính năng này được đánh giá là một tính năng hữu ích dành cho developer xử lý code và các API để nhúng bảng điều khiển Power BI với phần mềm khác.

Xem thêm: Phần mềm CRM - Quản lý tiếp thị, bán hàng, chăm sóc khách hàng toàn diện

2. Power BI có điểm mạnh, điểm yếu nào? Kẻ có thể thay thế Excel

2.1. Hiểu hơn về điểm mạnh và điểm yếu của Power BI

2.1.1. Điểm mạnh của Power BI

Để đưa ra quyết định trải nghiệm một phần mềm mới nào đó thì người dùng cần hiểu rõ về điểm mạnh về phần mềm mình sẽ dùng. Đối với Power BI sẽ có điểm mạnh đầu tiên là được xây dựng từ nền tảng trí tuệ nhân tạo (AI) và hệ thống máy học (machine learning) nên có thể đánh giá rằng phần mềm này rất nhạy bén trong việc xử lý dữ liệu. Bên cạnh đó, phần mềm cũng sẽ cung cấp các báo cáo và dashboard có sẵn cho người dùng.

Là một phần mềm thuộc Microsoft nên bạn có thể yên tâm về khả năng bảo mật của Power BI, cụ thể là tính bảo mật của phần mềm rất cao và được thể hiện trong việc kết nối các nguồn dữ liệu (qua đám mây hay hệ thống doanh nghiệp). Ngoài ra, Power BI cũng sở hữu các ưu điểm khác như việc cập nhật các bảng dashboard ở real – time hay truy vấn ngôn ngữ tự nhiên khi khai thác dữ liệu.

Một điểm mạnh khác hữu ích với người dùng đó là Power BI đó là việc sử dụng và làm gọn dữ liệu trở nên dễ dàng hơn với người dùng thông qua sự trợ giúp của Power Query. Trong trường hợp bạn có những thắc mắc với cơ sở dữ liệu mở rộng thì cũng không phải lo lắng vì Power BI có hệ thốngWebsite hỗ trợ giải đáp thắc mắc của bạn. Cuối cùng, Việc cập nhật dữ liệu của bạn sẽ được tự động hóa nên sẽ không mất thời gian để thao tác thủ công như trước.

2.1.2. Nhược điểm cần lưu ý khi dùng Power BI

Tuy là có nhiều ưu điểm hữu ích cho người dùng nhưng bạn cũng nên lưu ý tới hai nhược điểm sau để ứng dụng phần mềm được tốt hơn. Thứ nhất là vấn đề về chia sẻ báo cáo, trên phần mềm Power BI, Dashboard và các báo cáo này chỉ có thể được chia sẻ với những người dùng có cùng tên miền email. Ngoài ra, việc hỗ trợ các dữ liệu được nhập vào từ những kết nối theo thời gian thực cũng được đánh giá là chưa mạnh. Cùng với đó, với những file có độ nặng hơn 250Mb hoặc được nén bằng dữ liệu X thì Power bi cũng không nhận được.

Đồng thời, người sử dụng cũng sẽ gặp khó khắn và mất một chút thời gian khi mới tiếp cận Power BI lần đầu mà chưa từng sử dụng phần mềm Excel trước đó. Tuy vậy, nhược điểm này cũng dễ dàng được khác phục với những ai đã có kinh nghiệm sử dụng Excel.

2.2. Top lý do thuyết phục bạn dùng Power BI thay cho excel

Với những người đã quen dùng Excel thì cũng nên cân nhắc tới việc lựa chọn Power BI để đẩy tiến độ công việc hoặc dễ dàng hơn khi đánh giá số liệu. Phải thừa nhận rằng, với những tiềm năng sau đây, phần mềm Power BI sẽ ăn đứt phần mềm Excel.

2.2.1. Khả năng cho phép truy cập dữ liệu có dung lượng lớn ở nhiều định dạng

Nếu như ở trên phần mềm Excel việc truy cập nhiều loại dữ liệu gặp khó khăn thì đối với Power BI, bạn sẽ được hỗ trợ truy cập rất nhiều loại dữ. Ngoài ra, việc mở một file 300 megabyte.csv cộng với các file nhỏ khác trên máy tính thường khó khăn, điều này sẽ khiến việc kết nối dữ liệu của bạn trở nên cực kì gian nan.

Tuy nhiên, vấn đề này sẽ được giải quyết triệt để trên phần mềm Power BI, cụ thể là phần mềm sẽ giúp bạn lưu trữ, kết nối và hỗ trợ phân tích chỉ với 50MB bằng thuật toán nén để nhập và lưu trữ dữ liệu trong tệp .PBIX. Thay vì cắt giảm các dữ liệu lớn thì Power BI đưa các dữ liệu đó về trên cùng một tệp để tối ưu việc truy cập. Power BI cũng cho phép bạn thoải mái hơn trong việc tùy ý chỉnh sửa dữ liệu như: thay đổi định dạng, xóa dòng, thêm cột và di chuyển dữ liệu hay thêm các mối quan hệ giữa các bảng khác nhau, thêm các dữ liệu mới được tích hợp một cách dễ dàng.

Một điểm mạnh khác mà Power BI vượt mặt Excel đó là phần mềm hỗ trợ bạn giảm đi rất nhiều khó khăn khi kết nối dữ liệu. Đồng thời, tính năng liên quan tới thuật toán thông minh cũng sẽ giúp bạn ghi nhớ các bước đã thực hiện và tự động lặp lại trong quá trình xây dựng dữ liệu.

2.2.2. Khả năng cho phép cài đặt phân tích xu hướng theo thời gian

Việc sử lý và phân tích đánh giá một mớ dữ liệu khổng lồ chưa bao giờ là dễ dàng đến thế. Khác với phân tích xu hướng số liệu trên Excel thì việc phân tích xu hướng bằng Power BI mang đến sự tiện lợi và nhanh chóng hơn rất nhiều. Nhờ có các tính năng tích hợp thời gian thông minh bạn sẽ chỉ cần vài giây để xem một lượng dữ liệu khổng lồ và bạn có thể xem dữ liệu trong Power BI theo các kích thước khác nhau, các thuộc tích khác nhau, bao gồm cả kích thước thời gian.

2.2.3. Sự nổi trội và trực quan trong tính năng UX

Đối với những người dùng không có nhiều kiến thức, kinh nghiệm về UX hoặc không phải dân trong ngành sáng tạo thì cũng không nên lo lắng vì Power BI giúp tạo nên những kết quả trực quan nhanh nhất, dễ dàng nhất chỉ qua vài thao tác kéo thả đơn giản.

Không cần là một dân lành nghề trong lĩnh vực sáng tạo, bạn cũng có thể tạo ra các lược đồ màu sắc và thương hiệu riêng một cách dễ dàng bằng các chủ đề trên Power BI.

Qua bài viết trên đây, hi vọng bạn đã có được câu trả lời cho thắc mắc: Power BI là gì? Đồng thời, chúng tôi mong rằng bạn đã nhận ra tiềm năng vượt trội của Power BI so với các phần mềm khác. Nếu như bạn đang có nhu cầu tìm hiểu hơn về các thông tin khác liên quan tới các phần mềm giúp ích cho công việc của bạn thì hãy đón xem ở bài kế tiếp.

Tham khảo: Sản phẩm là gì? Tổng hợp các cách để phân loại các sản phẩm