Pre-alert là gì? Vai trò của chứng từ này trong xuất nhập khẩu

1. Giải nghĩa Pre-alert là gì?

Pre-alert có tên tiếng anh là Agent sent to Forwarder, dịch sang tiếng Việt có nghĩa là bộ hồ sơ cần có trước khi hàng hóa được gửi tới.

Cụ thể bạn đọc có thể hiểu rằng, đối với hàng hóa sắp được xuất khẩu, nhân viên làm hàng phải có đủ thông tin và các chứng từ liên quan về hàng hóa đó bao gồm Pre-alert. Khi đã chuẩn bị xong bộ chứng từ và Pre-alert, nhân viên làm hàng sẽ gửi chuyển phát nhanh sang chi nhánh của công ty đó ở nước ngoài. Nếu không có bộ hồ sơ và chứng từ này, người nhận sẽ không xác định được thông tin hàng hóa, không nhận định được hàng thật hàng giả hay nhiều vấn đề khác. Vì vậy Pre-alert rất quan trọng trong ngành logistic.

Ở đây có hai lưu ý lớn, thứ nhất bộ chứng từ kèm Pre-alert phải gửi chuyển phát nhanh trước khi hàng hóa tới. Điều thứ hai là bộ chứng từ và Pre-alert sẽ được gửi đến chi nhánh hay đại lý của chính công ty đó mà không phải công ty nào khác để giải quyết hàng hóa được gửi sang.

Nói tóm lại, Pre-alert là một bộ hồ sơ liên quan đến thông tin hàng hóa được tạo ra và gửi đi kèm một số chứng từ đến đại lý của công ty đó ở nước ngoài trước khi hàng hóa được chuyển đến.

Vậy có những loại chứng từ nào trong bộ hồ sơ Pre-alert? Đối với mỗi nghiệp vụ trong xuất nhập khẩu thì bộ hồ sơ Pre-alert và các loại chứng từ sẽ khác nhau. Cần xác định nghiệp vụ như xuất hay nhập trước khi chuẩn bị hồ sơ Pre-alert.

Xem thêm: Non commercial invoice là gì và thông tin về hóa đơn phi thương mại

2. Quy trình làm việc với Pre-alert

 

2.1. Cần chuẩn bị những gì cho bộ hồ sơ Pre-alert khi xuất khẩu hàng hóa?

Đầu tiên nhân viên cần thỏa thuận với khách hàng về hợp đồng và giá cả. Sau khi cả hai bên đã chốt, nhân viên chứng từ sẽ liên lạc với bộ phận xuất khẩu ở đây là các hãng tàu và các bên nhận vận chuyển giao hàng. Hãng tàu nhận vận chuyển hàng hóa sẽ cung cấp tờ lệnh cho phép sử dụng container rỗng để chứa hàng hóa cho người đặt chỗ hay forwarder. Sau khi có tờ lệnh, nhân viên sẽ gửi fax đến cho người đóng hàng tại các kho bãi để đóng gói và kê khai hàng hóa đồng thời theo dõi quá trình để tránh việc trễ giờ gửi so với ngày tháng đã chốt theo hợp đồng với khách hàng.

Nhân viên sẽ tiến hành làm vận đơn HBL khi hàng hóa đã được đóng xong vào container, trong đó HBL là vận đơn nhà hay còn gọi là vận đơn thứ cấp được phát hành bởi bên giao nhận forwarder.. Ở quá trình này, nhân viên chứng từ sẽ gửi bản nháp cho chủ cửa hàng (khách hàng) và khi chủ cửa hàng đã xác nhận, nhân viên chứng từ sẽ chính thức phát hành vận đơn chính thức.

Bước tiếp theo sau khi đã có thông tin lô hàng và vận đơn, nhân viên sẽ gửi nó đến cho các hãng tàu để phát hành vận đơn chủ (master bill) hay còn gọi là phát hành MBL, trong đó MBL là vận đơn chủ được phát hành từ bên chuyên chở hàng hóa. Vận đơn chủ sẽ lại được chuyển cho nhân viên chứng từ để kiểm tra kỹ hơn về số container, tên tàu, số chuyến, tên đại lý,...

Cuối cùng, nhân viên chứng từ cần lưu lại toàn bộ file và giấy tờ liên quan tới hàng hóa xuất khẩu là HBL, MBL, hóa đơn hàng hóa, giấy giới thiệu, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy khai báo hải quan,... và gửi toàn bộ cho nhà xuất nhập khẩu.

Tham khảo thêm: Open Account là gì? Phương thức thanh toán quốc tế thuận tiện

2.2. Chứng từ Pre-alert trong nhập khẩu hàng hóa

Chứng từ Pre-alert sẽ được tiếp nhận từ chủ đại lý của công ty đó bên nước ngoài và sau khi tiếp nhận bộ chứng từ, nhân viên bên nhận cần làm một vài thủ tục sau. Thứ nhất là khai báo Cargo Manifest (bản khai lược hàng hóa) và gửi nó cho hãng tàu có tên trên vận đơn chủ MBL. Thứ hai, nhân viên chứng từ sẽ nhận thông báo hàng đến Arrival Notice (viết tắt là A/N có nghĩa là giấy báo hàng đến) từ hãng tàu hay các đơn vị gom hàng.

Nhân viên chứng từ sau đó sẽ đến bên gửi thông báo A/N để lấy lệnh giao hàng Delivery Order (D/O) và các chứng từ đi kèm phải kể đến như các lệnh giao hàng D/O thứ cấp (bản sao lệnh giao hàng có dấu xác nhận, vận đơn chủ MBL từ hãng tàu, vận đơn thức cấp HBL từ công ty giao vận hàng hóa.

Tiếp đó, phát hành lệnh giao hàng D/O đến cho khách hàng, thu phí làm hàng, phí kho bãi, phí vận chuyển,... và xử lý một số quy trình khác với khách hàng.

Cũng giống như quy trình làm Pre-alert khi xuất khẩu, sau khi hoàn tất các thủ tục, quy trình, nhân viên chứng từ sẽ lưu lại bản sao của vận đơn HBL, MBL, lệnh giao hàng bản sao, danh sách đơn hàng theo đúng quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu trong điều khoản thương mại quốc tế.

Xem thêm: Việc làm Chứng từ xuất nhập khẩu

2.3. Quy trình gửi Pre-alert

Các chứng từ hiện nay phần lớn được gửi qua phần mềm thay vì chuyển phát nhanh như trước. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc, hạn chế những rủi ro như đánh mất chứng từ hay liên lạc nhanh chóng giữa các bên liên quan. Lưu trữ chứng từ dễ dàng, nhanh gọn và tránh mất mát cũng là một điểm cộng khi gửi Pre-alert qua hệ thống. Vậy các bước để tiến hành gửi Pre-alert qua hệ thống là gì?

Bước đầu tiên, nhấp chuột vào mục Outbound và chọn Sea Feight, tiếp đó chọn Pre-alert để tạo bản hồ sơ gửi đi.

Bước thứ hai là làm việc với hồ sơ Pre-alert. Trên tờ khai này, nhập số file/job hoặc sử dụng tính năng tìm kiếm số file/job, kiểm tra số No. một cách chắc chắn sau đó chọn Process để lấy dữ liệu hiển thị trên file với nội dung cụ thể. Lúc đó, trong file sẽ bao gồm tất cả các thông tin về lô hàng như giá trị, ngày xuất nhập hàng, ngày tháng vận chuyển,...cùng nhiều thông tin khác giống trong bản cứng bộ hồ sơ này.

Ngoài ra, các công ty nhập khẩu hay xuất khẩu sẽ đưa thêm hay yêu cầu thêm một số thông tin liên quan tới hàng hóa cần có và nhập dữ liệu vào trong file như số lượng hàng hóa vận chuyển, vận đơn chủ khi vận chuyển bằng đường thủy hay đường hàng không, số hiệu máy bay,... tương ứng để hoàn tất bộ hồ sơ Pre-alert. Một lưu ý khi sử dụng hệ thống là dữ liệu cần nhập bằng tay hoặc copy paste để tránh nhầm lẫn trong quá trình thao tác.

Bước thứ ba sau khi nhân viên chứng từ bên giao hàng hoàn thành bộ hồ sơ Pre-alert là gửi email qua bên đại lý nhận hàng hóa. Chú ý một số mục khi thực hiện gửi chứng từ như sau. Ở mục Form, người gửi có thể chọn Default Email Account để tự động chọn địa chỉ của công ty, tránh ghi sai email công ty. Mục “To” là ghi địa chỉ email của bên nhận hàng. Khi soạn thảo email nhớ đính kèm bộ chứng từ và hồ sơ Pre-alert đã tạo.

Bước cuối cùng là kiểm tra lại thông tin và email xem đã chính xác chưa và đủ chưa, tránh mất thời gian gửi qua gửi lại chứng từ do nhầm lẫn hay thiếu xót. Việc gửi các bộ chứng từ qua hệ thống tiết kiệm rất nhiều thời gian và sửa đổi bổ sung cũng dễ dàng hơn. Tuy nhiên khi làm việc, sai lầm không thể tránh khỏi nhưng phải hết sức cẩn thận vì giấy tờ một khi bị nhầm sẽ dẫn đến nhiều hậu quả về sau.

Trên đây là thông tin tổng hợp về bộ hồ sơ Pre-alert của timviec365.vn về thuật ngữ Pre-alert trong ngành xuất nhập khẩu hàng hóa. Hy vọng các bạn đã có thêm thông tin và hiểu hơn về quy trình làm việc với bộ chứng từ Pre-alert và các chứng từ liên quan khác khi xuất nhập hàng hóa.

Bài viết tham khảo: Ops là gì? Những công việc Ops trong lĩnh vực hàng hải