Proforma invoice là gì? Giải đáp những thông tin về Proforma invoice

1. Định nghĩa Proforma invoice là gì?

Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ, có dạng hình thức như hóa đơn nhưng không dùng để thanh toán. Về bản chất đây có thể được hiểu là một bản nháp ban đầu của hóa đơn thương mại chính thức.

Proforma invoice chính là một trong những thuật ngữ tiếng Anh dùng thường xuyên được dùng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu chẳng hạn như SI, SCM, EXW, Inbound Logistics,... Nếu như đối với các bạn khá thông thạo tiếng Anh thì sẽ nhận thấy từ “Invoice” có liên quan đến hóa đơn, chứng từ hay giấy tờ. Đúng là như thế, và khi dịch nghĩa Proforma invoice sang tiếng Việt thì chúng sẽ được mang một nghĩa là “hóa đơn chiếu lệ”. Có phải là một thuật ngữ khá khó hiểu đối với những người “ngoại lai” ngoài ngành như chúng ta đúng không nào?

Đi cùng với những từ này thì người ta thường có biết thêm đến và cũng có thể nói là nó đang bị nhầm lẫn khá nhiều với Proforma invoice.

- Commercial Invoice: Được hiểu là hóa đơn thương mại

- Sales Invoice: Được hiểu chính là hóa đơn bán hàng

Đó chính là hai cụm từ cũng thường xuyên được nhắc đến song hành cùng với Proforma invoice. Vậy bạn có hiểu hóa đơn chiếu lệ là gì hay không? Chúng ta cùng nhau tìm hiểu trong phần tiếp theo nhé!

>> Xem thêm: Seaway Bill là gì 

2. Hóa đơn chiếu lệ

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma invoice) được hiểu là nó có hình thức giống như một hóa đơn (hay còn gọi là Invoice), thế nhưng hóa đơn này lại không được dùng để thanh toán vì đơn giản thì nó không phải là một loại giấy tờ dùng để đòi tiền.

Proforma invoice được viết tắt PI và nó chính là một loại hóa đơn dùng trong các loại chứng từ của xuất nhập khẩu. Có thể nói hóa đơn chiếu lệ chính là một bản nháp sơ bộ chứ không phải là một giấy tờ dùng để đòi tiền, tuy nhiên thì hình thức của nó và những nội dung trong hóa đơn chiếu lệ về cơ bản là giống một hóa đơn thương mại mà bạn vẫn thường hay thấy và sử dụng.

Về bản chất thì hóa đơn chiếu lệ chính là một bản nháp ban đầu chính vì thế mà người mua và người bán sẽ biết được những thông tin cơ bản và đúng về lô hàng hóa đó mà họ thực hiện giao dịch, về chủng loại hàng hóa, mẫu mã và số lượng hàng hóa, tổng số tiền mà họ phải trả cho khối lượng hàng hóa đó,...và cùng với đó là rất nhiều thông tin khác nhau về hàng hóa được thực hiện giao dịch.

Hóa đơn chiếu lệ có thể nói rất quan trọng trong xuất nhập khẩu, nó chính là chứng từ dùng để thể hiện sự cam kết giữa người mua và người bán hàng. Người bán hàng phải cam kết sẽ giao đúng lo hàng hóa và dịch vụ như đã gửi thông báo và thỏa thuận với khách hàng ở một mức giá cụ thể nào đó trong thỏa thuận từ trước.

Chỉ cần sau khi nhận được hóa đơn chiếu lệ thì ngay lập tức 2 bên mua và bán có thể bắt đầu tiếp tục đàm phán những điều khoản khác cụ thể hơn có liên quan đến giao dịch. Chính vì lý do đó mà Proforma invoice sẽ không hoàn toàn cố định và giữ nguyên mà nó sẽ còn được thay đổi nhiều lần cho đến khi các thỏa thuận trong giao dịch được thỏa thuận xong hết giữa bên mua và bên bán.

Như vậy bạn đã hiểu thế nào là hóa đơn chiếu lệ rồi đúng không nào? vậy có phải hóa đơn chiếu lệ sẽ được phát hành trong tất cả các trường hợp hay không?

3. Hóa đơn chiếu lệ sẽ được phát hành khi nào?

Đối với hóa đơn chiếu lệ thì không có một quy định cụ thể nào để có thể xác định thời gian nào, giai đoạn nào thì cần phải có Proforma invoice và nó cũng không nhất thiết phải phát hành hóa đơn chiếu lệ khi khách hàng thực hiện mua hay bán một lô hàng nào đó. Thế nhưng, trong quá trình làm việc thì không thể tránh khỏi những sai sót, bởi vì thế mà bạn cần phải cẩn thận hơn trong quá trình làm việc thì vẫn có thể dùng đến hóa đơn chiếu lệ đê các bên thuận tiện hơn trong quá trình giao dịch và đàm phán với nhau. Cụ thể thì hóa đơn chiếu lệ sẽ được sử dụng và phát hành trong các trường hợp sau đây:

- Khi mà người bán hàng cần phải phát hành cho người mua hàng một loại giấy tờ có thông tin về lô hàng mà vào thời điểm nào đó, hàng hóa chưa được điều phối cho nhân viên giao hàng, cũng có thể là hàng hóa chưa sẵn sàng để vận chuyển đi. Chính vì thế mà cần phải sử dụng đến hóa đơn chiếu lệ.

- Đối với một số trường hợp thì người bán hàng cần phải có những chứng từ để xác nhận, chứng minh lô hàng hóa đó. Sau đó để làm thủ tục hải quan xuất khẩu ở một số quốc gia khác trên thế giới.

- Người ta sử dụng hóa đơn chiếu lệ trong những trường hợp khác nữa như hàng hóa đó chưa có đầy đủ các thông tin cần thiết, chưa đến thời gian để phát hành hàng hóa thương mại đó. Cho đến khi nào mà có đầy đủ tất cả các thông tin của hàng hóa đó và đối với người mua đã chấp thuận nội dung đầy đủ trên hóa đơn chiếu lệ và lô hàng hóa đó đã bắt đầu được đóng vào xe để vận tải chuyển đi. Trong trường hợp này thì người bán hàng hóa đó có thể phát hành hóa đơn thương mại chính thức cho lô hàng hóa đó của mình.

Đó chính là các trường hợp mà hóa đơn chiếu lệ được sẽ được sử dụng và phát hành. Nếu như bạn muốn phát hành hóa đơn này thì cần phải lưu ý rằng nó thuộc một trong những trường hợp trên thì mới có thể thực hiện được.

Xem thêm: Đề pa là gì? Những kỹ thuật mà lái xe cần phải biết

4. Hóa đơn chiếu lệ bao gồm những nội dung gì bên trong

Đối với những người làm trong ngành xuất nhập khẩu hay đối với những người thực hiện công việc giao dịch trao đổi mua bán thì cần thiết phải biết đến những nội dung bên trong hóa đơn chiếu lệ. Vì đơn giản nó phục vụ rất tốt cho quá trình làm việc của bạn với khách hàng, cũng có thể đảm bảo được thông tin của lô hàng đó.

Nội dung của đơn chiếu lệ bao gồm những vấn đề sau đây:

- Các thông tin cụ thể của người bán hàng và người mua hàng hóa đó. Đối với những thông tin này cần phải đảm bảo chính xác đầu tiên vì họ là chủ thể thực hiện các giao dịch.

- Số và ngày của Proforma invoice

- Nêu những điều kiện thanh toán khi thực hiện lô hàng đó và thể hiện mong muốn của người bán để người mua hàng có thể biết được những nguyện vọng đó. Bên cạnh mong muốn và yêu cầu người mua phải thực hiện thì bên bán còn phải để kèm số tài khoản ngân hàng để cho người mua có thể thanh toán tiền qua tài khoản ngân hàng. Lưu ý rằng tài khoản ngân hàng cần phải kiểm tra lại xem đã đúng thông tin chưa. Tránh trường hợp mà người mua đã thanh toán nhưng bạn vẫn chưa nhận được. Nếu như vậy sẽ ảnh hưởng đến quá trình giao dịch của hai bên. (Payment)

- Tất cả các thông tin liên quan đến hàng hóa trong cuộc giao dịch.

- Port of loading: Trong phần này thì cần phải điền tên cảng thực hiện bốc hàng, dỡ hàng tại Việt Nam. Ví dụ như cảng Hải Phòng port,...

- Port of destination: Tên của cảng mà hàng hóa sẽ được vận chuyển đến.

- Estimates Time Arrival (viết tắt là ETA): Trong phần này thể hiện thời gian dự kiến hàng hóa sẽ cập vào cảng.

Đó chính là những thông tin cơ bản và cần phải có trong nội dung của hóa đơn chiếu lệ mà bạn cần phải biết để điền các thông tin đúng và đầy đủ.

Có rất nhiều người có thể ít khi tiếp xúc với Proforma invoice. Chính vì thế mà chưa biết rõ về các nội dung, cách viết thì đó là chuyện bình thường. Nếu như là ngày trước, công nghệ thông tin còn chưa phát triển mạnh thì việc tìm một bản Proforma invoice mẫu cho mình có thể rất khó. Thế nhưng hiện nay thì vấn đề này của bạn đã không còn đáng lo ngại nữa. Cùng với tốc độ phát triển mạnh của công nghệ thông tin như hiện nay thì bạn có thể đánh từ khóa tìm kiếm “mẫu hóa đơn chiếu lệ”, sẽ có hàng trăm nghìn các kết quả được trả về cho bạn. Lúc này chỉ cần tìm kiếm một mẫu đơn giản phù hợp với bạn là được.

Như trong phần đầu tiên chúng ta đã nhắc đến Proforma invoice và Commercial Invoice, đó chính là hai thuật ngữ thường xuyên được nhắc đến trong xuất nhập khẩu. Để phân biệt rõ hơn về hai thuật ngữ này thì bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong phần sau đây nhé!

5. Proforma invoice và Commercial Invoice

Proforma invoice và Commercial Invoice đều được hiểu chung là hóa đơn, giấy tờ, thế nhưng một cái là hóa đơn chiếu lệ còn một cái là hóa đơn thương mại. Về cơ bản hình thức có thể giống nhau thế nhưng nội dung lại hoàn toàn khác nhau. Trong phần này thì chúng tôi sẽ thực hiện phân biệt trên 4 phương diện: Về thời điểm phát hành, về nội dung, tính cam kết của hai loại hóa đơn và cuối cùng là về thanh toán. Cụ thể như sau:

5.1. Về thời điểm phát hành của chúng

- Có thể nói về thời gian phát hành hai loại hóa đơn này là điểm khác biệt mà chúng ta có thể dễ dàng nhìn thấy nhất. Đối với hóa đơn chiếu lệ thì nó được phát hành khi mà hàng hóa chưa được gửi đi, hay có thể là lô hàng đó chưa sẵn sàng gửi đi.

- Còn đối với hóa đơn thương mại thì nó được phát hành khi mà hàng hóa đã được gửi đi, hoặc số hàng đó đã được đóng hàng và sẵn sàng gửi đến cho người mua.

5.2. Về nội dung của hai loại hóa đơn

Đối với nội dung trong hai loại hóa đơn thì có khá nhiều phần tương tự nhau, thế nhưng để mà nói thì trong nội dung của hóa đơn thương mại sẽ đầy đủ và chi tiết hơn so với hóa đơn chiếu lệ. Bởi vì hóa đơn chiếu lệ thì vẫn có thể thay đổi được nếu như người bán và người mua chưa thống nhất được các thỏa thuận và đưa đến kết quả cuối cùng.

5.3. Về tính chất cam kết của hai loại giấy tờ này

Tính chất cam kết đối với hai loại giấy tờ này thì với hóa đơn thương mại sẽ có tính chất cam kết chặt chẽ hơn và cần phải tuân thủ theo. Còn đối với hóa đơn chiếu lệ thì tính chất và độ cam kết bị giảm hơn. Trong khi hóa đơn thương mại là để xác nhận giao dịch thì hóa đơn chiếu lệ lại chỉ là sự cam kết ban đầu mà người bán hàng muốn gửi đến người mua hàng.

5.4. Về hạch toán hàng hóa

Hóa đơn chiếu lệ không được dùng hạch toán của phía mình và phía người mua thế nhưng hóa đơn thương mại lại có đầy đủ chức năng này, thể hiện ở việc hạch toán kế toán cả hai bên mua và bán.

Trên đây chính là 4 điểm khác biệt giữa Commercial Invoice và Proforma invoice mà bạn cần phải biết. Nói chung đối với cả hai loại hóa đơn này đều rất quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng hóa. Chính vì thế mà bạn càng cần phải nắm bắt được rõ nhất các thông tin này.

Mong rằng với những thông tin mà timviec365.vn cung cấp cho bạn trong bài viết trên đây thì bạn đã hiểu Proforma invoice là gì?