Đi tìm câu trả lời hoàn hảo cho SI là gì? Cách lập SI đúng chuẩn

1. Nếu ai đó hỏi bạn SI là gì?

Có thể bạn đã biết tầm quan trọng và sự lớn mạnh của ngành kinh tế xuất nhập khẩu đối với xã hội ngày nay. Trong bối cảnh toàn cầu hội nhập, Việt Nam dần khẳng định được nội lực kinh tế của mình thông qua nhiều mặt hàng được xuất khẩu ra thị trường thế giới, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu ngày càng được khuyến khích và đẩy mạnh hơn nữa hoạt động của mình. Vì vậy, nhân lực cho ngành xuất nhập khẩu hứa hẹn sẽ còn bùng nổ hơn nữa trong tương lai. Và để bạn hiểu rõ hơn chuyên ngành của mình cũng như có thể giúp ích được bạn cho công việc sau này, hãy cùng tôi tìm hiểu SI là gì?

1.1. Khái niệm về SI

Nếu ai đó muốn check nghiệp vụ và chuyên môn của bạn bằng một câu hỏi “SI là gì?”. Đừng quá lo lắng, chỉ cần bạn nằm lóng khái niệm này trong tay, bạn sẽ vượt qua câu hỏi này một cách dễ dàng nhất!

SI đơn giản chỉ là từ viết tắt của một cụm từ tiếng Anh đầy đủ khác. Đó chính là cụm từ Shipping Instruction. Thuật ngữ này hiểu một cách nôm na nhất, là toàn bộ những thông tin hướng dẫn về vấn đề vận chuyển hàng hóa từ supplier đến các đại lý, giao thông vận tải, nhà phân phối vận tải, và được thực hiện bởi bên cung cấp dịch vụ xuất khẩu (hay còn gọi là bên Shipper). 

>> Xem thêm: EXW là gì

1.2. Chức năng của SI

Khi thực hiện vận đơn trong xuất nhập khẩu, các doanh nghiệp giao nhận và vận chuyển/ delivery sẽ tiến hành yêu cầu những doanh nghiệp nhập khẩu trước khi thực hiện Bill of Lading thì phải khai báo SI trước, việc này giúp thống nhất các thông tin liên quan đến các chứng từ thủ tục. SI trong trường hợp này được xem như là một dự thảo (bản nháp), và nó sẽ được gửi đến các khách hàng để họ kiểm tra, xác nhận. 

1.3. Người yêu cầu khai báo SI - Họ là ai?

Những đối tượng liên quan đến việc thực hiện Si, bao gồm doanh nghiệp giao nhận vận chuyển và nhà xuất khẩu. Các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển được thuê và họ họ có trách nhiệm, nghĩa vụ thực hiện công việc vận đơn, và chính họ cũng là người yêu cầu các nhà xuất khẩu phải thực hiện khai báo SI. 

Quy trình có thể như sau, doanh nghiệp giao nhận vận chuyển sẽ trực tiếp liên hệ và yêu cầu nhà xuất khẩu gửi SI cho họ, nhằm đảm bảo cho việc vận chuyển được tiến triển theo đúng kế hoạch. Tuy nhiên, nếu trường hợp SI bị bên nhà xuất khẩu gửi chậm, muộn, quá thời gian cho phép (Closing time) thì các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển có thể sẽ bị phạt tài chính, thậm chí có thể bị giữ hàng, không gửi được hàng. Như vậy, chúng ta có thể thấy, tầm quan trọng trong việc gửi SI đúng hạn, và trách nhiệm này thuộc về các nhà xuất khẩu. 

>> Xem thêm: Vận tải đa phương thức là gì

1.4. Nội dung cơ bản nhất trong SI là gì?

Nếu đã nắm rõ được khái niệm SI là gì cũng như chức năng, vai trò của nó trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Chúng ta sẽ cùng nói thêm, cụ thể và chi tiết hơn về một bản SI, nó bao gồm những nội dung cơ bản nào nhé!

+ Thứ nhất, SI phải có thời gian và mã số đặt hàng (hãy mã số Booking): đây chính là thông tin đầu tiên cơ bản nhất và cũng mang tính bắt buộc nhất trong SI. Các thông tin này có tác dụng làm cơ sở nhận biết với các đơn đặt hàng của các khách hàng. Bên cạnh đó, nó cũng có vai trò làm căn cứ đảm bảo cho hàng hóa khi tới hạn giao thì phải được vận chuyển đụng tiến độ.

+ Thứ hai, SI phải có tên gọi của các đối tượng liên quan đến quá trình vận hàng bao gồm: hàng tàu, doanh nghiệp giao nhận vận chuyển, tên gọi hành trình vận chuyển (chuyến bay, chuyến tàu, chuyến xe,...) tùy theo hình thức vận chuyển và nói rõ ai là người trực tiếp phụ trách công tác vận chuyển. 

+ Thứ ba, SI phải có tên gọi của bên gửi hàng (nghĩa là bên Shipper), chủ hàng.

+ Thứ tư, SI phải có tên gọi của cá nhân nhận hàng (Consignee) thực thụ. 

+ Thứ năm, SI phải có những thông tin cụ thể, chính xác, liên quan đến hàng hóa/ cargo. Những thông tin liên quan đến hàng hóa bao gồm những chỉ mục sau: tên gọi hàng hóa, khối lượng hàng hóa, trọng lượng hàng hóa, số lượng hàng hóa, tính chất và đặc trưng của hàng hóa (chẳng hạn như hàng dễ vỡ, hàng dễ hư hỏng, hàng đông lạnh,...), thể tích của hàng hóa (chẳng hạn như: nước, xăng, dầu,...).

+ Thứ sáu, SI phải có thông tin liên quan đến hình thức đóng gói hàng hóa. Hình thức đóng gói hàng hóa bao gồm những thông tin về các chỉ mục như sau: loại bao bì sử dụng đóng gói hàng hóa, kích cỡ thùng hàng đóng, kích thước thùng hàng, trọng lượng tịnh của thùng hàng,... hay cũng có thể yêu cầu vỏ container giao hàng rỗng để vận chuyển hàng hóa cho mình, yêu cầu về kích cỡ, kích thước và trọng lượng của container giao hàng, đi kèm là phiếu VGM và CBM.

+ Thứ bảy, SI phải có thông tin liên quan đến Port of Loading (cảng bốc hàng) và Port of discharge (cảng dỡ hàng). 

+ Thứ tám, SI phải có thông tin cụ thể, rõ ràng về địa điểm giao hàng hóa cũng như thời gian chính xác để giao hàng hóa. 

+ Thứ chín, SI phải có thông tin cụ thể về hình thức thanh toán (hàng hóa + vận chuyển hàng hóa) được áp dụng trong giao dịch. 

+ Thứ mười, SI cũng bao gồm những hồ sơ, tài liệu, giấy tờ bổ sung khi được bên giao nhận yêu cầu. 

2. Bạn đã biết cách lập SI đúng chuẩn chưa?

Nếu bạn đã nắm rõ những thông tin định danh một thủ tục SI của các nhà xuất khẩu, thì sau đây, Hạ Linh trân trọng gửi đến bạn đọc cách để lập SI đúng chuẩn nhất hiện nay nhé! 

SI thông thường được phía nhà xuất khẩu (bên Shipper) gửi cho các FWD (là các đại lý giao nhận, ngàng khai thác vận tải) hay được gửi cho các hàng tàu lên bảng nháp của chứng từ (B/L hay Bill of Lading. Tiếp đó, nhà xuất khẩu mới thực hiện gửi cho khách hàng kiểm tra bản nháp SI và xác nhận lại các thông tin đã có trên B/L. SI thường được khai báo thông qua hai phương án phổ biến như sau:

+ Khai báo SI thông qua email: các nhân viên của các đại lý giao nhận (FWD) hay các nhân viên ở các hãng tàu sẽ yêu cầu các nhà xuất khẩu (Shipper) khai báo SI thông qua hình thức gửi email. Cách gửi này sẽ được tiếp nhận nhanh hơn và cũng dễ dàng, thuận lợi để xử lý thông tin và phản hồi khi có lỗi xảy ra.

+ Khai báo SI thông qua website trực tuyến của các FWD/hãng tàu: đây là một cách khai báo SI khác, tuy nhiên nó ít được ưa chuộng. Bởi vì nhược điểm của phương thức này đó là, các nhân viên thuộc các FWD hay các hãng tàu thông thường sẽ có thói quen check mail nhiều hơn, bởi kênh hỗ trợ của họ trên các website thường bị quá tải số lượng người dùng truy cập. 

Tóm lại, cách nhanh nhất, tiết kiệm nhất, đơn giản nhất, để đảm bảo SI được khai báo đúng thời gian cho phép khi không thể gửi được văn bản khai báo SI trực tiếp đến các FDW hay các hãng tàu, thì hai phương thức trên cũng là sự lựa chọn tối ưu nhất rồi. Do đó, việc quan trọng mà các nhà xuất khẩu cần thực hiện là khai báo Sở Kế hoạch và Đầu tư đúng chuẩn và chính xác. Nhờ điều này, các doanh nghiệp vận chuyển mới có thể tạo ra các tài liệu và vận đơn hợp lý dựa trên thông tin này. 

>> Xem thêm: Feeder Vesel là gì

3. Toàn bộ quy trình xử lý Booking trong xuất nhập khẩu

Trong phạm vi bài viết về SI là gì, Hạ Linh cũng muốn thông tin đến các cá nhân bạn đọc đang tham gia lao động ở lĩnh vực xuất nhập khẩu về toàn bộ quy trình xử lý Booking. Quy trình này cơ bản được thực hiện lần lượt theo 8 bước sau đây:

3.1. Báo giá

Trên cơ sở các phiếu Booking Request, các khách hàng sẽ thực hiện điền thông tin liên quan vào mẫu này. Mẫu này được quy định không có quy chuẩn, thường thì các FWD/ hãng tàu sẽ thực hiện nó bằng cách xây dựng mẫu riêng gửi cho khách hàng điền, hay cũng có thể do nhân viên kinh doanh gián tiếp thu thập thông tin từ khách hàng và điền vào mẫu này.

3.2. Đàm phán

Sau khi đã điền các thông tin vào phiếu Booking Request, các FWD và khách hàng của mình sẽ tiến hành một cuộc đàm phán. Nội dung của cuộc đàm phán này có thể bao gồm việc thỏa thuận về lịch tàu, chi phí giá cước, các dịch vụ hay điều kiện đi kèm,... Cuối cùng, các FWD sẽ đưa cho khách hàng phiếu xác nhận đã đặt chỗ (Booking Confirmation), sau đó các khách hàng có nhiệm vụ xác nhận giao dịch thông qua email.

>> Xem thêm: LTL là gì

3.3. Liên hệ

Các FWD sẽ chủ động liên hệ với bên cung cấp của khách hàng, quá trình này nhằm xác nhận một lần nữa các thông tin dữ liệu đã khai báo trong Booking. Thông thường, quá trình liên hệ này được diễn ra qua lại ở email, và khi đã liên hệ xác nhận lại các FWD mới tiến hành đặt chỗ cho khách hàng tại các hãng tàu.

3.4. Vận chuyển nội địa

Quá trình vận chuyển nội địa giao dịch hàng hóa ra cảng sẽ được định danh đối tượng thực hiện dựa trên cơ sở điều kiện giao hàng mà các FWD hay chính khách hàng sẽ là cá nhân phụ trách vận chuyển lô hàng. Tiếp đó, các FWD sẽ thực hiện khai báo hải quan (nếu có) cho khách hàng và cũng là bên chịu trách nhiệm quản lý, giám sát hành trình vận chuyển hàng hóa từ lúc hàng bắt đầu được đưa lên các tàu.

3.5. Gửi SI (Shipping Instruction)

Bước này là bước quan trọng, như đã nói ngay từ đầu, các FWD hay các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển sẽ yêu cầu bên khách hàng của mình khai báo SI. Sau khi nhận được SI, bên FWD và hãng tàu sẽ gửi DBL (Draft Bill of Lading) để khách check lại, mọi thông tin xác nhận sau đó sẽ tiến hành qua email. Các FWD cũng đừng quên hỏi khách hàng cần xác nhận trong thời gian bao lâu, nếu không thì cuộc giao dịch và những thỏa thuận sẽ vẫn như ban đầu, không có gì thay đổi.

3.6. Gửi thông tin đến hãng tàu làm MBL

Master Bill sẽ được các hãng tàu làm khi các FWD tiến hành gửi thông tin cho họ, cũng như xác nhận MBL. Quá trình này cũng thông qua một SI như trên, tuy nhiên khác ở chỗ thông tin Shipper và chữ ký,...

3.7. Phát hành HBL

Hãng tàu sẽ gửi HBL cho các FWD và sau đó các HBL được các FWD phát hành cho khách hàng của mình. Trong khi đó, cũng mong khách hàng thực hiện việc thanh toán đầy đủ các khoản trước khi gửi lại HBL gốc.

3.8. Gửi HBL gốc

Một bộ hồ sơ về Bill of Lading (3 bản gốc và 3 bản photo) sẽ được các FWD gửi cho khách hàng, trong đó bao gồm xác nhận chữ ký của các hãng tàu, hay các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển.

Vậy là, Hạ Linh đã kịp thời gửi đến bạn đọc những thông tin thú vị và bổ ích về SI là gì cũng như những vấn đề xoay quanh nó. Trong quá trình làm việc xuất nhập khẩu, SI là một thủ tục mà cá nhân các chuyên viên trong ngành không thể lơ là. Hy vọng, những kiến thức bổ ích từ bài viết này sẽ giúp ích bạn trong quá trình hoàn thành công việc. Còn nếu bạn cũng đang dự định tìm hiểu để gia nhập cộng đồng xuất nhập khẩu, hãy truy cập những thông tin đăng tuyển về lĩnh vực ngành nghề này trên Timviec365.vn nhé!