Quay lại

Đi tìm câu trả lời hoàn hảo cho SI là gì? Cách lập SI đúng chuẩn

Tác giả: Hạ Linh Tuesday , 08/09/20

SI là gì? Chắc chắn nó là một thuật ngữ đã quá quen thuộc với dân trong ngành, ở đây là ngành xuất nhập khẩu. Tuy nhiên đối với những cá nhân chỉ là “lính mới”, thì thuật ngữ này còn phải được tìm hiểu kỹ càng hơn. Nếu bạn cũng là “lính mới” trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, hãy cùng tác giả Hạ Linh của Blog Timviec365.vn đi tìm câu trả lời hoàn hảo nhất cho SI là gì và cách để lập SI đúng chuẩn nhé!

Việc làm Xuất - nhập khẩu

1. Nếu ai đó hỏi bạn SI là gì?

Có thể bạn đã biết tầm quan trọng và sự lớn mạnh của ngành kinh tế xuất nhập khẩu đối với xã hội ngày nay. Trong bối cảnh toàn cầu hội nhập, Việt Nam dần khẳng định được nội lực kinh tế của mình thông qua nhiều mặt hàng được xuất khẩu ra thị trường thế giới, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu ngày càng được khuyến khích và đẩy mạnh hơn nữa hoạt động của mình. Vì vậy, nhân lực cho ngành xuất nhập khẩu hứa hẹn sẽ còn bùng nổ hơn nữa trong tương lai. Và để bạn hiểu rõ hơn chuyên ngành của mình cũng như có thể giúp ích được bạn cho công việc sau này, hãy cùng tôi tìm hiểu SI là gì?

si là gì

1.1. Khái niệm về SI

Nếu ai đó muốn check nghiệp vụ và chuyên môn của bạn bằng một câu hỏi “SI là gì?”. Đừng quá lo lắng, chỉ cần bạn nằm lóng khái niệm này trong tay, bạn sẽ vượt qua câu hỏi này một cách dễ dàng nhất!

SI đơn giản chỉ là từ viết tắt của một cụm từ tiếng Anh đầy đủ khác. Đó chính là cụm từ Shipping Instruction. Thuật ngữ này hiểu một cách nôm na nhất, là toàn bộ những thông tin hướng dẫn về vấn đề vận chuyển hàng hóa đến các đại lý, nhà phân phối vận tải, và được thực hiện bởi bên cung cấp dịch vụ xuất khẩu (hay còn gọi là bên Shipper). 

1.2. Chức năng của SI

Khi thực hiện vận đơn trong xuất nhập khẩu, các doanh nghiệp giao nhận và vận chuyển sẽ tiến hành yêu cầu những doanh nghiệp nhập khẩu trước khi thực hiện Bill of Lading thì phải khai báo SI trước, việc này giúp thống nhất các thông tin liên quan đến các chứng từ thủ tục. SI trong trường hợp này được xem như là một dự thảo (bản nháp), và nó sẽ được gửi đến các khách hàng để họ kiểm tra, xác nhận. 

1.3. Người yêu cầu khai báo SI - Họ là ai?

Những đối tượng liên quan đến việc thực hiện Si, bao gồm doanh nghiệp giao nhận vận chuyển và nhà xuất khẩu. Các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển được thuê và họ họ có trách nhiệm, nghĩa vụ thực hiện công việc vận đơn, và chính họ cũng là người yêu cầu các nhà xuất khẩu phải thực hiện khai báo SI. 

Quy trình có thể như sau, doanh nghiệp giao nhận vận chuyển sẽ trực tiếp liên hệ và yêu cầu nhà xuất khẩu gửi SI cho họ, nhằm đảm bảo cho việc vận chuyển được tiến triển theo đúng kế hoạch. Tuy nhiên, nếu trường hợp SI bị bên nhà xuất khẩu gửi chậm, muộn, quá thời gian cho phép (Closing time) thì các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển có thể sẽ bị phạt tài chính, thậm chí có thể bị giữ hàng, không gửi được hàng. Như vậy, chúng ta có thể thấy, tầm quan trọng trong việc gửi SI đúng hạn, và trách nhiệm này thuộc về các nhà xuất khẩu. 

1.4. Nội dung cơ bản nhất trong SI là gì?

Nếu đã nắm rõ được khái niệm SI là gì cũng như chức năng, vai trò của nó trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Chúng ta sẽ cùng nói thêm, cụ thể và chi tiết hơn về một bản SI, nó bao gồm những nội dung cơ bản nào nhé!

nội dung trong si là gì

+ Thứ nhất, SI phải có thời gian và mã số đặt hàng (hãy mã số Booking): đây chính là thông tin đầu tiên cơ bản nhất và cũng mang tính bắt buộc nhất trong SI. Các thông tin này có tác dụng làm cơ sở nhận biết với các đơn đặt hàng của các khách hàng. Bên cạnh đó, nó cũng có vai trò làm căn cứ đảm bảo cho hàng hóa khi tới hạn giao thì phải được vận chuyển đụng tiến độ.

+ Thứ hai, SI phải có tên gọi của các đối tượng liên quan đến quá trình vận hàng bao gồm: hàng tàu, doanh nghiệp giao nhận vận chuyển, tên gọi hành trình vận chuyển (chuyến bay, chuyến tàu, chuyến xe,...) tùy theo hình thức vận chuyển và nói rõ ai là người trực tiếp phụ trách công tác vận chuyển. 

+ Thứ ba, SI phải có tên gọi của bên gửi hàng (nghĩa là bên Shipper), chủ hàng.

+ Thứ tư, SI phải có tên gọi của cá nhân nhận hàng (Consignee) thực thụ. 

+ Thứ năm, SI phải có những thông tin cụ thể, chính xác, liên quan đến hàng hóa. Những thông tin liên quan đến hàng hóa bao gồm những chỉ mục sau: tên gọi hàng hóa, khối lượng hàng hóa, trọng lượng hàng hóa, số lượng hàng hóa, tính chất và đặc trưng của hàng hóa (chẳng hạn như hàng dễ vỡ, hàng dễ hư hỏng, hàng đông lạnh,...), thể tích của hàng hóa (chẳng hạn như: nước, xăng, dầu,...).

+ Thứ sáu, SI phải có thông tin liên quan đến hình thức đóng gói hàng hóa. Hình thức đóng gói hàng hóa bao gồm những thông tin về các chỉ mục như sau: loại bao bì sử dụng đóng gói hàng hóa, kích cỡ thùng hàng đóng, kích thước thùng hàng, trọng lượng tịnh của thùng hàng,... hay cũng có thể yêu cầu vỏ container giao hàng rỗng để vận chuyển hàng hóa cho mình, yêu cầu về kích cỡ, kích thước và trọng lượng của container giao hàng, đi kèm là phiếu VGM và CBM.

+ Thứ bảy, SI phải có thông tin liên quan đến Port of Loading (cảng bốc hàng) và Port of discharge (cảng dỡ hàng). 

+ Thứ tám, SI phải có thông tin cụ thể, rõ ràng về địa điểm giao hàng hóa cũng như thời gian chính xác để giao hàng hóa. 

+ Thứ chín, SI phải có thông tin cụ thể về hình thức thanh toán (hàng hóa + vận chuyển hàng hóa) được áp dụng trong giao dịch. 

+ Thứ mười, SI cũng bao gồm những hồ sơ, tài liệu, giấy tờ bổ sung khi được bên giao nhận yêu cầu. 

Việc làm Logistic

2. Bạn đã biết cách lập SI đúng chuẩn chưa?

Nếu bạn đã nắm rõ những thông tin định danh một thủ tục SI của các nhà xuất khẩu, thì sau đây, Hạ Linh trân trọng gửi đến bạn đọc cách để lập SI đúng chuẩn nhất hiện nay nhé! 

SI thông thường được phía nhà xuất khẩu (bên Shipper) gửi cho các FWD (là các đại lý giao nhận, nhà khai thác vận tải) hay được gửi cho các hàng tàu lên bảng nháp của chứng từ (B/L hay Bill of Lading. Tiếp đó, nhà xuất khẩu mới thực hiện gửi cho khách hàng kiểm tra bản nháp SI và xác nhận lại các thông tin đã có trên B/L. SI thường được khai báo thông qua hai phương án phổ biến như sau:

+ Khai báo SI thông qua email: các nhân viên của các đại lý giao nhận (FWD) hay các nhân viên ở các hãng tàu sẽ yêu cầu các nhà xuất khẩu (Shipper) khai báo SI thông qua hình thức gửi email. Phương thức gửi này sẽ nhanh chóng được tiếp nhận hơn và cũng dễ dàng, thuận lợi trong cách xử lý các thông tin, cũng như phản hồi lại khi có những lỗi phát sinh.

+ Khai báo SI thông qua website trực tuyến của các FWD/hãng tàu: đây là một cách khai báo SI khác, tuy nhiên nó ít được ưa chuộng. Bởi vì nhược điểm của phương thức này đó là, các nhân viên thuộc các FWD hay các hãng tàu thông thường sẽ có thói quen check mail nhiều hơn, bởi kênh hỗ trợ của họ trên các website thường bị quá tải số lượng người dùng truy cập. 

Tóm lại, cách nhanh nhất, tiết kiệm nhất, đơn giản nhất, để đảm bảo SI được khai báo đúng thời gian cho phép khi không thể gửi được văn bản khai báo SI trực tiếp đến các FDW hay các hãng tàu, thì hai phương thức trên cũng là sự lựa chọn tối ưu nhất rồi. Vì vậy, điều duy nhất các nhà xuất khẩu phải thực hiện nghiêm túc đó là thực hiện khai báo SI sao cho thật chuẩn và chính xác, trên cơ sở đó, các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển mới có thể xây dựng các chứng từ, vận đơn hợp lý. 

Việc làm Quản lý đơn hàng

3. Toàn bộ quy trình xử lý Booking trong xuất nhập khẩu

Trong phạm vi bài viết về SI là gì, Hạ Linh cũng muốn thông tin đến các cá nhân bạn đọc đang tham gia lao động ở lĩnh vực xuất nhập khẩu về toàn bộ quy trình xử lý Booking. Quy trình này cơ bản được thực hiện lần lượt theo 8 bước sau đây:

si là gì-quy trình xử lý booking

3.1. Báo giá

Trên cơ sở các phiếu Booking Request, các khách hàng sẽ thực hiện điền thông tin liên quan vào mẫu này. Mẫu này được quy định không có quy chuẩn, thường thì các FWD/ hãng tàu sẽ thực hiện nó bằng cách xây dựng mẫu riêng gửi cho khách hàng điền, hay cũng có thể do nhân viên kinh doanh gián tiếp thu thập thông tin từ khách hàng và điền vào mẫu này.

3.2. Đàm phán

Sau khi đã điền các thông tin vào phiếu Booking Request, các FWD và khách hàng của mình sẽ tiến hành một cuộc đàm phán. Nội dung của cuộc đàm phán này có thể bao gồm việc thỏa thuận về lịch tàu, chi phí giá cước, các dịch vụ hay điều kiện đi kèm,... Cuối cùng, các FWD sẽ đưa cho khách hàng phiếu xác nhận đã đặt chỗ (Booking Confirmation), sau đó các khách hàng có nhiệm vụ xác nhận giao dịch thông qua email.

3.3. Liên hệ

Các FWD sẽ chủ động liên hệ với bên cung cấp của khách hàng, quá trình này nhằm xác nhận một lần nữa các thông tin dữ liệu đã khai báo trong Booking. Thông thường, quá trình liên hệ này được diễn ra qua lại ở email, và khi đã liên hệ xác nhận lại các FWD mới tiến hành đặt chỗ cho khách hàng tại các hãng tàu.

3.4. Vận chuyển nội địa

Quá trình vận chuyển nội địa giao dịch hàng hóa ra cảng sẽ được định danh đối tượng thực hiện dựa trên cơ sở điều kiện giao hàng mà các FWD hay chính khách hàng sẽ là cá nhân phụ trách vận chuyển lô hàng. Tiếp đó, các FWD sẽ thực hiện khai báo hải quan (nếu có) cho khách hàng và cũng là bên chịu trách nhiệm quản lý, giám sát hành trình vận chuyển hàng hóa từ lúc hàng bắt đầu được đưa lên các tàu.

3.5. Gửi SI (Shipping Instruction)

Bước này là bước quan trọng, như đã nói ngay từ đầu, các FWD hay các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển sẽ yêu cầu bên khách hàng của mình khai báo SI. Sau khi nhận được SI, bên FWD và hãng tàu sẽ gửi DBL (Draft Bill of Lading) để khách check lại, mọi thông tin xác nhận sau đó sẽ tiến hành qua email. Các FWD cũng đừng quên hỏi khách hàng cần xác nhận trong thời gian bao lâu, nếu không thì cuộc giao dịch và những thỏa thuận sẽ vẫn như ban đầu, không có gì thay đổi.

3.6. Gửi thông tin đến hãng tàu làm MBL

Master Bill sẽ được các hãng tàu làm khi các FWD tiến hành gửi thông tin cho họ, cũng như xác nhận MBL. Quá trình này cũng thông qua một SI như trên, tuy nhiên khác ở chỗ thông tin Shipper và chữ ký,...

3.7. Phát hành HBL

Hãng tàu sẽ gửi HBL cho các FWD và sau đó các HBL được các FWD phát hành cho khách hàng của mình. Mặt khác, cũng yêu cầu khách hàng thực hiện việc thanh toán đầy đủ các khoản trước khi gửi lại HBL gốc.

3.8. Gửi HBL gốc

Một bộ hồ sơ về Bill of Lading (3 bản gốc và 3 bản photo) sẽ được các FWD gửi cho khách hàng, trong đó bao gồm xác nhận chữ ký của các hãng tàu, hay các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển.

Vậy là, Hạ Linh đã kịp thời gửi đến bạn đọc những thông tin thú vị và bổ ích về SI là gì cũng như những vấn đề xoay quanh nó. Trong quá trình làm việc xuất nhập khẩu, SI là một thủ tục mà cá nhân các chuyên viên trong ngành không thể lơ là. Hy vọng, những kiến thức bổ ích từ bài viết này sẽ giúp ích bạn trong quá trình hoàn thành công việc. Còn nếu bạn cũng đang dự định tìm hiểu để gia nhập cộng đồng xuất nhập khẩu, hãy truy cập những thông tin đăng tuyển về lĩnh vực ngành nghề này trên Timviec365.vn nhé!

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV - Tâm sự Nghề nghiệp - Cẩm Nang Tìm Việc - Kỹ Năng Tuyển Dụng - Cẩm nang khởi nghiệp - Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm - Kỹ năng ứng xử văn phòng - Quyền lợi người lao động - Bí quyết đào tạo nhân lực - Bí quyết lãnh đạo - Bí quyết làm việc hiệu quả - Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép - Bí quyết viết thư xin thôi việc - Cách viết đơn xin việc - Bí quyết thành công trong công việc - Bí quyết tăng lương - Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên - Kỹ năng đàm phán lương - Kỹ năng phỏng vấn - Kỹ năng quản trị doanh nghiệp - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng - Mẹo viết hồ sơ xin việc - Mẹo viết thư xin việc - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng - Định hướng nghề nghiệp - Top việc làm hấp dẫn - Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông - Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng - Tư vấn việc làm ngành Báo chí - Tư vấn tìm việc làm thêm - Tư vấn việc làm ngành Bất động sản - Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin - Tư vấn việc làm ngành Du lịch - Tư vấn việc làm ngành Kế toán - Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật - Tư vấn việc làm ngành Sư phạm - Tư vấn việc làm ngành Luật - Tư vấn việc làm thẩm định - Tư vấn việc làm vị trí Content - Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn - Tư vấn việc làm quản lý - Kỹ năng văn phòng - Nghề truyền thống - Các vấn đề về lương - Tư vấn tìm việc làm thời vụ - Cách viết Sơ yếu lý lịch - Cách gửi hồ sơ xin việc - Biểu mẫu phục vụ công việc - Tin tức tổng hợp - Ý tưởng kinh doanh - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh - Mẹo viết Thư cảm ơn - Góc Công Sở - Câu chuyện nghề nghiệp - Hoạt động đoàn thể - Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch - Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự - Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics - Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng - Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật - Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe - Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất - Cẩm nang kinh doanh - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất - Mô tả công việc ngành Kinh doanh - Mô tả công việc ngành Bán hàng - Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng - Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng - Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán - Mô tả công việc ngành Marketing - PR - Mô tả công việc ngành Nhân sự - Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin - Mô tả công việc ngành Sản xuất - Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải - Mô tả công việc Kho vận - Vật tư - Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics - Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn - Mô tả công việc ngành Hàng không - Mô tả công việc ngành Xây dựng - Mô tả công việc ngành Y tế - Dược - Mô tả công việc Lao động phổ thông - Mô tả công việc ngành Kỹ thuật - Mô tả công việc Nhà nghiên cứu - Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo - Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính - Mô tả công việc Biên - Phiên dịch - Mô tả công việc ngành Thiết kế - Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình - Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh - Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực - Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo - Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern - Mô tả công việc ngành Freelancer - Mô tả công việc Công chức - Viên chức - Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý - Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận - Hồ sơ doanh nhân - Việc làm theo phường - Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Đăng bình luận.
Đăng bình luận thành công!
Liên hệ qua skype Liên hệ qua skype