Nội dung và một số mẹo hay để quản lý chi phí đầu tư xây dựng hiệu quả

1. Tìm hiểu về quản lý chi phí đầu tư xây dựng

1.1. Quản lý chi phí đầu tư xây dựng là gì?

Quản lý chi phí đầu tư xây dựng là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát ngân sách của dự án xây dựng. Chi phí đầu tư xây dựng là một phần của tổng chi phí phát sinh trong quá trình triển khai một dự án. Chi phí này thường được đồng nhất với chi phí của quá trình xây dựng thực tế như phí thuê nhân công, phí mua vật liệu và mua/ thuê thiết bị. Chi phí đầu tư xây dựng không bao gồm chi phí thu hồi đất, phí chuyên môn…

Chi phí đầu tư xây dựng cần phải được quản lý chặt chẽ để đảm bảo rằng dự án nằm trong phạm vi và ngân sách đã được phê duyệt.

1.2. Quản lý chi phí đầu tư xây dựng bao gồm những nội dung nào?

1.2.1. Ước tính chi phí sơ bộ

Trước khi phát triển các kế hoạch cụ thể, ước tính chi phí là phương pháp phổ biến nhất để nhà đầu tư xác định xem có nên tài trợ cho một dự án xây dựng nào đó hay không.

Tuy nhiên, không phải ai trong lĩnh vực xây dựng cũng có thể ước tính chi phí một cách chính xác. ‌Ước tính chi phí không chính xác có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng đối với kết quả của một dự án và thậm chí có thể khiến tỷ suất lợi nhuận biến mất hoàn toàn. Do đó, việc thuê một người quản lý dự án xây dựng có chuyên môn tốt để ước tính chi phí là một lựa chọn khá phổ biến.

1.2.2. Kiểm soát chi phí xây dựng

Sau khi hoàn thành toàn bộ kế hoạch cho một dự án xây dựng, bạn có ước tính chi tiết hơn về chi phí cho dự án, bao gồm chi phí thuê nhân công, chi phí mua nguyên vật liệu và thời gian thi công.

Khi đưa ra ước tính chi phí cho dự án xây dựng, không nên quên điều quan trọng về thời gian, do việc trì hoãn các dự án có thể dẫn đến vượt quá ngân sách vì chi phí thuê lao động sẽ tăng và có thêm các chi phí khác phát sinh.

Xem thêm: Thiết lập hệ thống quản lý chất lượng của nhà thầu thi công

2. Một số mẹo hay để quản lý chi phí đầu tư xây dựng

2.1. Sử dụng các phần mềm quản lý công trình xây dựng

Các phần mềm quản lý công trình xây dựng miễn phí hoặc trả phí là một trong những biện pháp tốt nhất giúp quản lý chi phí đầu tư xây dựng hiệu quả. Những phần mềm này có khả năng quản lý dữ liệu, đồng thời cập nhật thường xuyên và chính xác bất kỳ thay đổi nào trong phạm vi dự án.

Phần mềm quản lý công trình xây dựng cũng giúp kết nối các nhân viên văn phòng với công nhân trên công trường và tạo thành một đường dây liên lạc giữa tất cả mọi người tham gia vào dự án.

Nếu bạn đang băn khoăn chưa biết nên sử dụng phần mềm nào thì phần mềm quản lý công trình 365 là một trong những lựa chọn tốt nhất, rất đáng để trải nghiệm.

Ngoài ra, phần mềm quản lý xây dựng cũng được coi là giải pháp hoàn hảo cho lực lượng lao động có tính di động cao. Từ nhà thầu phụ đến kiến trúc sư, mỗi người đều có thể truy cập vào một hệ thống trung tâm để xem kế hoạch dự án và xác định xem có cần thiết phải điều chỉnh kế hoạch chi phí hay không.

Chẳng hạn, nếu một nhà thầu phụ tường thạch cao cần đẩy lùi một bức tường và xác định rằng công việc này sẽ cần thêm thời gian hoặc vật liệu, họ có thể tải ngay yêu cầu đó lên phần mềm. Sau đó, tất cả người lao động tại công trường sẽ ngay lập tức nhận được thông báo này để tiến hành theo, nhằm đảm bảo không có thông tin sai lệch dẫn đến chậm trễ hoặc vượt quá ngân sách.

2.2. Thường xuyên cập nhật kế hoạch chi phí

Nhà quản lý dự án xây dựng cần thường xuyên phân tích và đánh giá lại kế hoạch chi phí để xác định xem có cần thiết phải thực hiện bất kỳ thay đổi nào hay không.

Nếu chi phí cao hơn dự kiến trong bất kỳ một khía cạnh nào thì cần phải cân bằng lại bằng cách giảm chi phí trong một khía cạnh khác. Bên cạnh đó, chi phí xây dựng cũng có thể bị thay đổi do các tác động từ bên ngoài. Các yếu tố bên ngoài như lạm phát hoặc sự thiếu hụt nguyên vật liệu có thể khiến giá cả thay đổi. Do đó, một dự án luôn nằm trong phạm vi ngân sách trước đây bây giờ có thể vượt quá ngân sách.

Một lợi ích khác của việc sử dụng phần mềm quản lý xây dựng đó là được tích hợp với chương trình kế toán, cung cấp cho các bên liên quan dữ liệu chi phí và năng suất lao động theo thời gian thực để đưa ra các quyết định điều chỉnh kế hoạch dự án hay tiến độ thi công một cách chính xác.

2.3. Gửi báo cáo chi phí định kỳ

Báo cáo chi phí định kỳ được gửi đến chủ đầu tư dự án để giúp họ luôn được cập nhật chính xác nhất về tiến độ của dự án. Báo cáo chi phí cũng giúp người quản lý dự án kiểm soát tốt chi phí để xác định tình trạng tài chính của dự án.

Bằng cách cập nhật tình trạng dự án bằng các báo cáo tiến độ thời gian thực (ví dụ như Báo cáo hàng ngày) về một dự án xây dựng, báo cáo chi phí giúp xác định sớm nguy cơ có thể xảy ra bất kỳ sự chậm trễ hoặc vượt quá ngân sách ngoài kế hoạch.

2.4. Chuẩn bị các kế hoạch dự phòng

Bằng cách thiết lập các quy trình quản lý rủi ro, nhà quản lý dự án có thể lập kế hoạch dự phòng cho sự chậm trễ trong thời gian thi công hoặc vượt quá ngân sách và có phương án khắc phục các vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.

Kế hoạch dự phòng giúp tránh phải trả phí bảo hiểm để hoàn thành dự án đúng thời hạn khi có sự cố phát sinh.

Có một điều cần lưu ý đó là các kế hoạch dự phòng cần phải được xây dựng dựa trên việc đánh giá các rủi ro có thể xảy ra. Trong kế hoạch dự phòng không bao gồm những thay đổi đối với phạm vi của một dự án xây dựng dựa trên sự thay đổi ý tưởng hoặc thông số kỹ thuật. Dự kiến thay đổi đối với phạm vi của một dự án nên được cân bằng bằng cách giảm ngân sách cho một khía cạnh khác mà không dựa vào ngân sách dự phòng.

2.5. Tuân thủ kế hoạch chi phí ở tất cả các giai đoạn thi công

Việc thi công dự án xây dựng cần phải được tiến hành đúng theo tiến độ ban đầu đặt ra và đúng theo chi phí xây dựng dự kiến.

Có một quy tắc chung đó là 80% chi phí một dự án xây dựng được xác định bởi thiết kế và 20% còn lại là do quá trình thi công. Ngoài ra, tất cả các thành viên trong nhóm dự án cũng cần phải nhận thức được rằng không thành viên nào có quyền tự ý tăng chi phí cho các yếu tố của dự án mà không cân đối nó trong một yếu tố khác.

Quản lý chi phí đầu tư xây dựng là một phần thiết yếu của việc lập kế hoạch cho một dự án xây dựng. Đó còn là yếu tố quyết định liệu một nhà thầu có thể thu về lợi nhuận từ dự án xây dựng hay không. Một kế hoạch quản lý chi phí đầu tư xây dựng chính xác là rất cần thiết để đảm bảo một dự án thành công. Về cơ bản, quản lý chi phí giúp đảm bảo một dự án được chuyển giao đúng thời gian và trong phạm vi ngân sách.