Top 3 phần mềm quản lý công việc bằng Google hữu ích nhất hiện nay

1. Google Sheets

Google Sheets chắc hẳn là cái tên không quá xa lạ với mọi người đặc biệt đối với những ai là “dân văn phòng”. Đây là công cụ quản lý công việc bằng Google cực kỳ hiệu quả, có khả năng ứng dụng cho cá nhân thậm chí là hoạt động nhóm nhiều người. Nó còn có tên gọi khác là Google trang tính - một công cụ tích hợp trực tuyến thuộc Google. 

Đúng như tên gọi, nó bao gồm chức năng tạo bảng tính quen thuộc và tương tự như phần mềm Microsoft Excel, được sử dụng phổ biến trong các tổ chức, doanh nghiệp. Ngoài ra, nó còn có ưu điểm và khả năng tích hợp hàng trăm chức năng quản lý, sắp xếp tác vụ khác.

Người dùng sẽ sử dụng Google Sheets như một phần mềm quản lý công việc hàng ngày, đó là lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc, từ đó có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất.

Những tính năng “rất gì và này nọ” mà Google trang tính đem lại:

1.1. Tạo bảng tính trực tuyến, dễ dàng tùy chỉnh 

Người dùng hoàn toàn có thể làm việc và tự do chỉnh sửa trang tính bất cứ lúc nào, bất kỳ ở đâu miễn là được kết nối mạng Internet. Thậm chí công cụ này còn cho phép truy cập trên nhiều thiết bị và nền tảng khác nhau. 

Một tính năng “ăn điểm” của Google Sheets là ngay cả khi không được kết nối Internet thì phần mềm vẫn hỗ trợ bạn trong việc mở và xem tài liệu của bản thân.

Đây quả thực là phần mềm thân thiện với người dùng bởi ngoài sử dụng trên trình duyệt web, bạn hoàn toàn có thể tải ứng dụng về điện thoại di động. Google Sheets hỗ trợ cả 2 hệ điều hành Android và IOS, điều tuyệt vời là chi phí tải về bằng 0 vì phần mềm đã hỗ trợ tính năng tải xuống miễn phí. 

Tất nhiên so với việc dùng web trên máy tính thì điện thoại sẽ không thể sánh bằng bởi giao diện và cấu tạo màn hình nhỏ, tuy nhiên nó vẫn bao gồm đầy đủ các chức năng giúp người dùng thuận lợi trong việc theo dõi và thực hiện công việc của mình.

Có thể đánh giá Google Sheets thực sự xứng đáng là một workplace, một phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất nhì trên thế giới.

1.2. Làm việc nhóm hiệu quả 

Teamwork là một phần không thể thiếu trong công việc, hiểu được ý nghĩa đó nên người sáng lập Google Sheets đã cho phép phần mềm này có tính năng chia sẻ tệp với người khác chỉ qua một dòng link hoặc một lời mời cộng tác trực tuyến từ phía người dùng. 

Thay vì phải gửi email qua lại để hợp tác, hoàn thiện việc chỉnh sửa một cách dài dòng và tốn thời gian, giờ đây chúng ta hoàn toàn có thể thực hiện việc sửa đổi ngay trên bảng tính. Khi người dùng thực hiện các thao tác sửa đổi, phần mềm sẽ tự động lưu lại lịch sử và thời gian thực. 

Ngoài ra, nó còn chứa các tùy chọn cho phép người dùng khôi phục tệp tin một cách linh hoạt. Bạn hoàn toàn không phải lo lắng nếu trót lỡ ấn nhầm hoặc xóa nhầm thông tin nào đó bởi chỉ cần một thao tác nháy đúp chuột đơn giản là mọi thứ sẽ được khôi phục ngay lập tức.

2. Google Docs

Công cụ này còn có tên gọi khác là Google Documents (Google tài liệu), hoạt động dựa trên tài khoản Google của người dùng khi liên kết với máy chủ. 

Để sử dụng được Google Docs bạn phải đảm bảo thiết bị được kết nối Internet. Một ưu điểm khi sử dụng công cụ này đó là nội dung sẽ được lưu tự động khi bạn tiến hành soạn thảo văn bản. Điều này giúp cho bài viết hoặc trình quản lý công việc của bạn sẽ không bao giờ bị mất kể cả trong trường hợp lỗi mạng.

Công cụ này cũng cung cấp nhiều hỗ trợ chỉnh sửa, hiển thị ngay ở phía trên giao diện giúp người dùng dễ nhận biết. 

Google Docs là một trong những phần mềm quản lý công việc hiệu quả và dễ sử dụng bởi trình duyệt chỉnh sửa này cho phép người dùng lựa chọn những mẫu tài liệu có sẵn để phục vụ cho công việc theo từng lĩnh vực. Bạn chỉ cần nhấp vào văn bản trong Thư viện mẫu là trình duyệt sẽ hiển thị tất cả các mẫu khác nhau được chia thành nhiều loại để bạn tùy ý lựa chọn.

Những tính năng “đỉnh của chóp” mà Google Docs mang lại:

2.1. Tích hợp nhiều tiện ích

2.1.1. Soạn thảo văn bản bằng giọng nói

Đây là một trong những tính năng đặc biệt, nó hỗ trợ nhập liệu thông tin qua giọng nói được thu âm trực tiếp từ phía người dùng, giúp tối ưu hóa năng suất cũng như rút ngắn thời gian làm việc. Công cụ này của Google Docs được đánh giá ưu việt hơn so với các phần mềm soạn thảo văn bản khác kể cả là Word Office.

2.1.2. Xóa định dạng

Một văn bản được sao chép từ nhiều nguồn khác nhau sẽ bị dính rất nhiều font chữ, kích thước lộn xộn. Nhưng làm việc trên Google Docs bạn sẽ không cần lo nếu gặp phải tình trạng tương tự bởi đã có tính năng Xóa định dạng cực kỳ đơn giản chỉ bằng những thao tác nhanh gọn.

Bạn chỉ cần bôi đen toàn bộ hoặc đoạn văn bản cần thiết, sau đó ấn chuột phải chọn ô Xóa định dạng, vậy là vấn đề đã được giải quyết chỉ trong tích tắc.

2.2. Hỗ trợ chia sẻ, sửa đổi với nhiều người 

Tương tự như Google Sheets, Google Documents cũng cho phép người dùng chia sẻ tài liệu đến nhiều người xem và thao tác sửa đổi cũng vô cùng dễ dàng thông qua đường dẫn link hoặc nhập tên thành viên bạn muốn truy cập. 

Vì nội dung được nhập trên Google Docs luôn được lưu tự động cho nên lịch sử chỉnh sửa cũng được lưu lại để các thành viên thuận tiện trong việc theo dõi và tìm kiếm. 

Ngoài ra khi tài liệu được chia sẻ cùng lúc với nhiều tài khoản khác nhau thì tên các thành viên sẽ được hiển thị chi tiết ngay trên giao diện. 

3. Google Slides

Google Slides là một trong những phần mềm trình diễn trực tuyến xuất sắc giúp bạn lập kế hoạch và quản lý tốt công việc hàng ngày. 

Đây là ứng dụng tạo bản trình chiếu, người dùng có thể tạo ra các văn bản trình chiếu với hình ảnh, video, biểu đồ giúp cho công việc, kế hoạch được triển khai một cách cụ thể, chi tiết hơn. Có thể nói tính năng của Google Slides tương tự như phần mềm Powerpoint. Tuy nhiên điểm khác biệt dễ nhận thấy nhất là Powerpoint cần cài đặt vào máy tính nếu muốn việc sử dụng trở nên đơn giản còn Google Slides thì cho phép người dùng trải nghiệm phiên bản online nhưng vẫn mượt mà.

Bạn toàn có thể sử dụng Google Slides miễn phí nếu bạn đã có tài khoản Google. Cũng như những phần mềm khác, bất kỳ ai cũng dễ dàng sử dụng nền tảng này khi máy của họ đảm bảo đã kết nối Internet. 

Những tính năng “đáng đồng tiền” của Google Slides:

3.1. Tối ưu nhiều hoạt động

3.1.1. Liên kết slide 

Có thể bạn đã biết đến tính năng sao chép và dán toàn bộ slide nhưng lại thường bỏ qua các công cụ để liên kết slide. Sao chép slide từ bài thuyết trình khác cực kỳ hữu ích tuy nhiên nếu slide đó thay đổi sẽ không thể cập nhật vào bài thuyết trình của bạn được. 

Lúc này, Google Slide ở đây để giúp bạn bởi tính năng Liên kết slide sẽ đảm bảo mọi thay đổi đều được update vào bài thuyết trình của bạn. 

Để sử dụng tính năng này, bạn chỉ cần sao chép và dán dữ liệu như bình thường, sau đó trong bước dán slide thì ấn chọn “Link slides".

3.1.2. Chèn và cắt video 

Bạn có thể dễ dàng chèn những video ở Youtube hoặc file clip vào nếu muốn bài thuyết trình trở nên sinh động. 

Để thêm video, ở menu phía trên cùng, bấm chọn “Insert" sau đó chọn “Video".

Ngoài ra Google Slides còn có tính năng tuyệt vời đó chính là cắt giảm thời lượng của video. Bạn hoàn toàn không phải mất thời gian cắt ghép video ở những trình duyệt bên ngoài sau đó mới tải lên Google Slides mà hoàn toàn có thể chỉnh sửa trực tiếp tại công cụ này. 

3.2. Làm việc nhóm hiệu quả 

Đa số các trình duyệt quản lý công việc bằng Google đều có ưu điểm xuất sắc giúp quá trình làm việc nhóm trở nên thuận tiện hơn. Khi bạn chia sẻ một bản trình diễn, bạn có thể thiết lập cấp độ truy cập cho người dùng. Slides cho phép người dùng làm việc nhóm thoải mái, chỉ cần chia sẻ quyền chỉnh sửa với tài khoản Gmail mà bạn muốn cộng sự.

Ngoài ra, Slides còn có sẵn phiên bản ứng dụng cho điện thoại, máy tính bảng, các dữ liệu đều đã được đồng bộ với những gì bạn tạo ra trước đó. Vậy nên làm slide ngay trên điện thoại là điều hết sức bình thường khi bạn sử dụng Google Slides.

Như vậy chúng tôi đã giới thiệu đến bạn những không gian làm việc giúp quản lý công việc bằng Google tiện lợi, thân thiện với hầu hết người dùng. Nhớ theo dõi timviec365.vn đã khám phá nhiều thông tin bổ ích nhé.