Mách bạn phương pháp quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp

1. Tại sao cần quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp

1.1. Lý do nên quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp

Để hoạt động của một doanh nghiệp có thể diễn ra trơn tru thì bất kỳ công ty nào cũng cần có các loại hồ sơ và tài liệu dùng để làm cơ sở cho các hoạt động tiếp theo hay là kiểm tra lại các công việc cũ. Để có thể làm được việc này thì hoạt động quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Chúng tôi cung cấp cho bạn một vài lý do tại sao nên quản lý hồ sơ tài liệu ở bên trong doanh nghiệp:

Thứ nhất, các loại hồ sơ tài liệu có ảnh hưởng vô cùng lớn đến việc nắm bắt tình hình của công ty, tổng kết những ưu điểm và nhược điểm trong hoạt động của doanh nghiệp từ đó đề xuất phương hướng hành động khắc phục điểm yếu và phát huy những ưu điểm đạt được trong thời gian doanh nghiệp hoạt động. Do đó, việc quản lý các loại văn bản này là vô cùng cần thiết.

Thứ hai, việc quản lý tài liệu hồ sơ cũng giúp cho doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc kiểm tra hàng tồn, thống kê các loại thiết bị hàng hóa hay là kiểm tra các hạng mục khác của doanh nghiệp mình.

Thứ ba, việc quản lý tài liệu giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm tài liệu làm cơ sở để xuất các kế hoạch hay làm cơ sở để doanh nghiệp có thể xây dựng bảng lương cho công, nhân viên.

Tiếp theo, quản lý hồ sơ tài liệu được quản lý khoa học góp phần làm cho hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra chuyên nghiệp và thống nhất hơn.

Có thể thấy rằng nếu có một quy trình quản lý tài liệu tốt, hồ sơ, tài liệu được quản lý một cách khoa học thì sẽ đem lại cho doanh nghiệp vô cùng nhiều lợi ích. Vậy, khi quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp cần tuân thủ theo những nguyên tắc nào.

1.2. Nguyên tắc quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp

Nhiệm vụ của việc quản lý tài liệu là giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng và chính xác tìm kiếm các tài liệu. Việc quản lý tài liệu trong doanh nghiệp cần tuân thủ theo các nguyên tắc sau đây.

1.2.1. Cần phải thống nhất việc quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp

Việc quản lý hồ sơ tài liệu của một doanh nghiệp cần được diễn ra thống nhất và đồng bộ giữa tất cả các phòng ban. Đây là một trong số các nguyên tắc cơ bản nhưng lại đóng vai trò vô cùng quan trọng. Muốn doanh nghiệp phát triển thì các hoạt động trong doanh nghiệp cần phải được thống nhất.

Thống nhất chúng tôi đề cập ở đây là thống nhất về mặt chuyên môn nghiệp vụ và thống nhất về mặt tổ chức. Điều này nghĩa là không nhất thiết phải tập trung tài liệu hồ sơ của tất cả các phòng ban vào một vị trí nhưng khi cần thì vẫn có thể tìm kiếm tài liệu một cách dễ dàng.

1.2.2. Hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp là tài sản chung

Các loại văn bản, hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp là tài sản chung. Do đó, toàn bộ thành viên trong công ty cần bảo vệ loại tài sản này, tuân thủ theo các quy định chung khi tra cứu và sử dụng các loại tài liệu của công ty.

Mọi thành viên trong công ty không được tiết lộ, phân tán tài liệu của công ty. Đồng thời cũng không được phép chiếm giữ hay phá hủy hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp.

1.2.3. Phải có người chịu trách nhiệm về việc quản lý

Bảo quản tài liệu công ty là trách nhiệm của tất cả nhân viên, nhưng cần có một hoặc vài nhân viên phụ trách trực tiếp việc quản lý hồ sơ tài liệu.

Bộ phận này chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc quản lý hồ sơ, bàn giao hồ sơ và nhận lại hồ sơ từ các bộ phận mà họ phụ trách quản lý.

1.2.4. Kiểm tra tình hình quản lý các loại hồ sơ tài liệu

Thường xuyên tổ chức kiểm tra tài liệu hồ sơ xem tài liệu hồ sơ đã được quản lý một cách chính xác, tài liệu hồ sơ có bị thất lạc hay hỏng hóc hay không để đưa ra các kế hoạch quản lý hiệu quả hơn.

Thêm vào đó, cũng cần tổ chức định kỳ các cuộc họp xem xét các loại tài liệu và hồ sơ để nắm được những điểm làm chưa tốt và đã làm tốt của doanh nghiệp. Từ đó, đề ra kế hoạch sản xuất kinh doanh thích hợp cho doanh nghiệp.

2. Quy trình quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp chuẩn

Bên cạnh việc cần phải có các quy tắc để quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp thì cũng cần có một quy trình quản lý hồ sơ tài liệu thống nhất trong toàn bộ công ty. Chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn đọc quy trình quản lý hồ sơ tài liệu thường được sử dụng tại các doanh nghiệp.

2.1. Chọn tủ đựng để quản lý hồ sơ tài liệu

Tài liệu trong doanh nghiệp thường chia thành nhiều loại với nhiều mục đích sử dụng khác nhau. Do đó,  bạn nên chọn loại tủ đựng hồ sơ có nhiều ngăn để dễ dàng phân chia các loại tài liệu. Đồng thời, cũng nên chọn tủ có nhiều kích thước khác nhau cho phù hợp với số lượng của từng loại hồ sơ. Điều này giúp hồ sơ được quản lý khoa học mà lại tránh lãnh phí cho doanh nghiệp.

Bên cạnh việc phân chia các tài liệu khác nhau vào những ngăn tủ riêng biệt thì bạn cũng nên dán thêm giấy nhớ hoặc là đánh số cho các ngăn tủ để phục vụ cho quá trình tìm kiếm diễn ra nhanh gọn và dễ dàng hơn.

Tùy vào loại phòng lưu trữ mà bạn có thể chọn hình thức tủ truyền thống hoặc tủ treo tường để lưu trữ, quản lý hồ sơ. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng cả hai loại tủ trên và sắp xếp chúng sao cho không gian lưu trữ, quản lý hồ sơ của bạn khoa học nhất có thể.

2.2. Phân loại hồ sơ và  tài liệu trong doanh nghiệp

Trong quy trình quản lý hồ sơ tài liệu bạn có thể thực hiện phân loại tài liệu và hồ sơ của bạn theo những tiêu chí sau:

- Nếu công ty bạn thực hiện các dự án thì để tiện cho việc quản lý tài liệu bạn có thể phân chia chúng theo các dự án. Lưu ý rằng có thể phân loại theo khu vực hay là thời gian thực hiện dự án, giá trị hợp đồng của dự án.

- Phân chia tài liệu theo chủ đề cũng là một cách thức được các công ty sử dụng có thể phân chia các loại văn bản theo thông báo, quyết định hoặc là hợp đồng,…

- Bên cạnh đó bạn cũng có thể phân chia các loại hồ sơ tài liệu theo thời gian, phòng ban hay là lĩnh vực của loại tài liệu.

2.3. Sắp xếp các loại hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp

Sau khi đã chọn được loại tủ chứa phù hợp và thực hiện xong khâu phân loại tài liệu bạn hãy thực hiện sắp xếp tài liệu sao cho thật logic và khoa học để phục vụ cho việc tìm kiếm nhé! Bạn có thể sử dụng một số cách sắp xếp như sau:

- Sắp xếp theo thời gian của loại hồ sơ, sắp xếp từ thời gian trước đến sau từ cũ đến mới.

- Hoặc bạn có thể sắp xếp chúng theo thứ tự của bảng chữ cái.

- Thêm vào đó, bạn cũng hoàn toàn có thể sắp xếp theo tính chất của hồ sơ. Ví dụ như là loại hồ sơ hay dùng đến, ít dùng đến hay là đang chờ giải quyết, đang soạn thảo hoặc là những loại hồ sơ đã được hoàn thiện.

2.4. Lập danh mục cho các loại hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp

Lập danh mục hồ sơ khiến cho việc người quản lý hồ sơ, tra cứu, tìm kiếm tài liệu cũng như việc sắp xếp các loại tài liệu vào vị trí cũng trở nên chính xác, dễ dàng và nhanh chóng hơn. Do đó, đây là một bước vô cùng quan trọng và cần thiết trong khâu quản lý hồ sơ tài liệu và quy trình quản lý hồ sơ tài liệu.

Bạn có thể thực hiện việc tạo và quản lý các danh mục này trên excel hoặc là nhờ đến sự giúp đỡ của các công cụ quản lý công việc. Lưu ý rằng việc quản lý các danh mục này cũng phải được cập nhật thường xuyên.

2.5. Tiến hành công việc lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu

Như chúng tôi đã trình bày, bạn có thể lưu trữ các loại hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp mình ở những phòng lưu trữ đồng thời bạn cũng nên lưu trữ chúng ở các tệp mềm. Chúng tôi đề xuất cho quý độc giả một số cách sau:

- Dùng bút để đánh dấu hoặc dán tên các loại sơ ở ngoài tủ đựng hồ sơ, dùng giấy nhớ nhiều màu để đánh dấu các loại hồ sơ.

- Sử dụng công cụ drive hoặc là excel để lưu trữ các tài liệu kèm với chú thích. Dùng thêm chức năng dẫn link để chúng liên kết với tài liệu hỗ trợ cho việc tìm kiếm.

- Để các hồ sơ tài liệu không bị mấy hay hỏng thì hãy tạo thêm các bản mềm cho hồ sơ và tài liệu của doanh nghiệp mình nhé! Điều này vừa khiến bạn không mất công phải sắp xếp hồ sơ vào các tủ vừa khiến việc tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng hơn.

Qua những nội dung mà chúng tôi vừa trình bày hy vọng quý đọc giả đang theo dõi timviec365.vn nắm được việc quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp cũng như quy trình quản lý hồ sơ tài liệu hiệu quả.