Quy trình kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào như thế nào?

1. Vai trò của quy trình kiểm tra vật liệu đầu vào 

Như đã đề cập trong phần mở đầu của bài viết, quy trình kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào là một bước không thể thiếu và đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động nền móng quyết định chất lượng của công trình xây dựng. 

Việc kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào cũng giúp tối ưu hóa chi phí xây dựng cho nhà đầu tư, tìm kiếm được nguồn nguyên liệu tốt nhất với mức giá hợp lý nhất. Với sức nóng hiện nay của ngành xây dựng, việc kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào còn giúp nhà đầu tư kiểm soát được dòng tiền tạm ứng cho chủ thầu được sử dụng ra sao, có gặp tình trạng cắt xén, sử dụng nguyên liệu kém chất lượng nhằm trục lợi không…

Việc sử dụng các nguồn nguyên liệu hợp lý và tiết kiệm, việc phân bố nguồn lực lao động cũng sẽ dễ dàng hơn và đảm bảo các lao động thực hiện đúng nhiệm vụ, nghĩa vụ, đảm bảo an toàn trong lao động và đem lại giá trị lao động tốt nhất. 

Xem thêm: Cách viết biên bản bàn giao vật tư tại công trình chuẩn nhất!

2. Quy trình kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào 

2.1. Đề xuất các vấn đề về vật tư trước khi thi công 

Sau khi quyết định được nhà thầu chính và các nhà thầu phụ, nhiệm vụ của nhà thầu chính là triển khai các công việc trước khi thi công trong đó bao gồm đề xuất các vấn đề liên quan đến nguyên vật liệu, đặc biệt là nhà cung cấp nguyên vật liệu. 

Tùy theo quy mô của công trình mà hạn mức nguyên vật liệu cũng sẽ khác nhau. Do đó, để tìm được nhà cung cấp, nhà thầu phải dự trù được khối lượng nguyên vật liệu tiêu tốn, dự trù khối lượng nguyên vật liệu dự trữ trong trường hợp thiếu nguyên vật liệu. Tiếp theo đó, họ phải có kế hoạch lựa chọn đơn vị cung ứng vật tư, kế hoạch sử dụng vật tư và lập thành văn bản để chủ đầu tư xác nhận duyệt chi. 

Trong văn bản kế hoạch, biểu mẫu đề xuất vật tư phải nêu rõ những thông tin về nhà cung cấp/ nhà sản xuất vật tư; phân loại vật tư theo tên hoặc theo cách sử dụng; đánh số theo mã vật tư.

Khi nhà đầu tư chấp thuận, đội ngũ quản lý vật tư của nhà thầu sẽ tiến hành các hoạt động tiếp theo trong quy trình kiểm tra vật liệu đầu vào. 

2.2. Quy trình kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào 

2.2.1. Các chứng từ cần thiết trong hoạt động kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào 

Để tiến hành nhập nguyên liệu, trước tiên đội ngũ quản lý vật tư của nhà thầu phải có trách nhiệm kiểm soát xem những nguyên liệu đầu vào có đạt tiêu chuẩn về xuất xứ rõ ràng, được nhập về đúng với yêu cầu của pháp luật hay không. 

Chứng từ đầu tiên nguyên vật liệu cần có là chứng từ về nguồn gốc xuất xứ kèm chất lượng được nơi sản xuất kiểm soát và xác nhận đủ điều kiện đưa vào xây dựng, sản xuất. Với những nguyên vật liệu được sản xuất trong nước, chúng cần có chứng chỉ xuất xưởng và được nhà xưởng xác nhận đã đưa vào kinh doanh hoặc cung ứng cho nhà cung cấp. 

Trong QCVN 16:2024/BXD cũng có những quy định rõ ràng về các chứng nhập của các nguyên vật liệu phải nhập khẩu từ nước ngoài của một số nguyên vật liệu nhất định. Nhà sản xuất sẽ phải tiến hành thử nghiệm để đưa ra kết quả về sự an toàn, chắc chắn và có thể đưa vào sử dụng. 

2.2.2. Kiểm tra sơ bộ duyệt và mua nguyên vật liệu 

Sau khi đảm bảo các nguyên vật liệu cần sử dụng đều đầy đủ các chứng chỉ cần thiết, đội ngũ quản lý nguyên vật liệu của nhà thầu sẽ được chỉ đạo đi khảo sát giá của các nhà cung ứng vật tư trên thị trường hoặc tìm đến xưởng sản xuất nguyên vật liệu sao cho mức giá nhập được tốt nhất. 

Với những loại nguyên vật liệu nhập khẩu cần đảm bảo bên chịu trách nhiệm cung ứng sẽ đưa ra các chính sách hỗ trợ tu sửa, bảo hành hoặc đổi trả nguyên vật liệu, vật tư khi gặp các vấn đề trục trặc trong quá trình thi công và sử dụng sau khi hoàn thiện công trình.

Để tìm được nhà cung ứng, bên cạnh tiêu chí về giá nhà thầu cũng phải đảm bảo đây là đơn vị có đầy đủ tư cách pháp nhân, có uy tín trên thị trường. Đặc biệt, nhà cung ứng nên có các dịch vụ hỗ trợ giao hàng để thuận tiện hơn trong việc lưu trữ, giao nguyên vật liệu đến công trình cho tiết kiệm thời gian, chi phí và kịp tiến độ thi công. 

2.2.3. Kiểm tra nguyên vật liệu trước khi đưa vào sử dụng 

Để đưa vào sử dụng nguyên vật liệu, đội ngũ quản lý nguyên vật liệu phải dựa trên các chỉ dẫn kỹ thuật được nhà sản xuất đính kèm hoặc giới thiệu khi mua nguyên vật liệu để xác định nhãn hiệu, chủng loại và số hiệu có được in đúng như hình mẫu trong bản catalog hay không. Ngoài ra, với các loại vật liệu trang trí hoặc sơn phải đảm bảo được màu sắc đúng với giới thiệu.

Những vật liệu giới hạn thời gian sử dụng phải đảm bảo còn hạn, còn nguyên vẹn khả năng sử dụng. Thông số kỹ thuật của nguyên vật liệu cũng phải đáp ứng đủ các tiêu chí về kích thước, tính áp dụng… 

Những vật tư đạt sẽ được tiến hành nghiệm thu và đem vào sử dụng trong các hạng mục thi công. Ngược lại, những nguyên liệu, vật tư không đạt sẽ bị loại bỏ. Những vật tư yêu cầu phải bảo quản cũng sẽ phải kiểm tra, xem xét xem công trình thi công có đủ điều kiện bảo quản hay không, đáp ứng được tiêu chuẩn bảo quản của nhà sản xuất hay không và tuân theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất. 

Trong suốt quá trình thi công, hoạt động kiểm tra nguyên liệu đầu vào vẫn sẽ được thực hiện với tần suất nhất định theo yêu cầu của nhà đầu tư cùng các thành phần như: tư vấn giám sát công trình, nhà thầu chính, nhà thầu phụ tham gia thi công… Chủ đầu tư sẽ dựa theo mẫu chuẩn ban đầu để kiểm tra các nguyên vật liệu có đáp ứng được yêu cầu, chỉ tiêu chủ đầu tư đề ra hay không. 

2.3. Lưu ý về quy trình kiểm tra nguyên liệu đầu vào 

Trước tiên, việc kiểm tra nguyên liệu đầu vào phải được thực hiện dưới sự giám sát của chủ đầu tư và nhà thầu - đơn vị thi công. Các vấn đề phát sinh liên quan sẽ phải được 2 bên cùng thống nhất phương án xử lý cũng như đưa ra giải pháp. Ví dụ: thay đổi nhà cung ứng, tìm vật liệu thay thế chất lượng tương đương, giá thành rẻ hơn… 

Tiếp theo đó, các nguyên vật liệu phải được đánh giá chất lượng dựa theo chỉ tiêu quản lý chất lượng của nhà nước và doanh nghiệp sản xuất. 

Hiện nay, để quá trình kiểm tra nguyên vật liệu được trơn tru và đảm bảo hơn, các đơn vị thi công đang tiến hành sử dụng các phần mềm quản lý công trình. Một trong số các phần mềm quản lý công trình nhận được sự ủng hộ đông đảo có thể kể đến phần mềm của timviec365.vn. 

Mong rằng những chia sẻ bên trên của chúng tôi đã giúp bạn đọc hiểu về các bước trong quy trình kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào. Hẹn gặp lại bạn đọc trong những bài viết tiếp theo!