Truyền thông nội bộ là gì? Vai trò trong phát triển doanh nghiệp!

1. Khái niệm truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ được hiểu là hoạt động xây dựng và duy trì, củng cố các mối quan hệ tốt giữa đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp với nhau. Hoạt động của truyền thông nội bộ góp phần to lớn trong việc truyền tải những thông điệp ý nghĩa cũng như tầm nhìn của các lãnh đạo đến với toàn bộ nhân viên công ty.

Nếu hoạt động truyền thông không đạt hiệu quả thì nhân viên sẽ không ý thức được vai trò, tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực cho sự phát triển của doang nghiệp. Đặc biệt, trong giai đoạn xảy ra nhiều xáo trộn, biến cố của doanh nghiệp thì việc thiếu sự gắn kết đội ngũ nhân viên chắc chắn sẽ dẫn đến hậu quả khó lường. Do đó, việc công khai và thực hiện các mục tiêu chung, tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp ở phương diện nội bộ là điều vô cùng cần thiết.

Các chính sách của truyền thông nội bộ luôn mang đến những lợi ích dành cho nhân viên và với doanh nghiệp, cụ thể là:

- Luôn mang đến những thông tin về kế hoạch, mục đích, mục tiêu của doanh nghiệp cho toàn bộ nhân viên.

- Cung cấp cho nhân viên về thông tin các hoạt động, các thành tựu của doanh nghiệp hay bất cứ vấn đề gì quan trọng của doanh nghiệp.

- Chính sách của truyền thông nội bộ khuyến khích các nhân viên cung cấp những số liệu, thông tin và ý kiến đóng góp để phát triển doanh nghiệp dựa trên những kinh nghiệm, tầm nhìn, tư duy sáng tạo,...

- Chính sách truyền thông nội bộ còn giúp cân bằng mối quan hệ giữa các nhân viên trong công ty, giải quyết các vấn đề mâu thuẫn, tiêu cực.

- Truyền thông nội bộ cũng quyết định đến những sự kiện đặc biệt, quan trọng của doanh nghiệp và truyền tải đến nhân viên một cách nhanh nhất, trước khi được các kênh truyền thông khác biết đến.

- Các chính sách này cũng thúc đẩy và khuyến khích hình thành lối văn hóa tư duy sáng tạo trong doanh nghiệp.

Việc làm chuyên viên truyền thông

2. Vai trò của truyền thông nội bộ trong sự phát triển của doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng trong việc quan tâm, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, các công ty con trong một tập đoàn, mối quan hệ giữa các lãnh đạo với nhân viên và toàn bộ nhân viên với nhau để tạo nên một mục tiêu, một hướng nhìn, ý chí phát triển doanh nghiệp. Nhiệm vụ của truyền thông nội bộ là truyền tải toàn bộ những thông tin về mục tiêu, các kế hoạch để thúc đẩy hoạt động kinh doanh và phát triển doanh nghiệp, đồng thời gắn kết các bộ phận liên quan.

Bên cạnh đó, chính sách truyền thông nội bộ cũng kết hợp với các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp để tạo các cuộc thi đua khen thưởng, hoạt động công đoàn, đoàn thanh niên,... trong việc tổ chức các hoạt động cho nhân viên, góp phần vào việc xây dựng nét đẹp văn hóa của doanh nghiệp.

2.1. Vai trò của truyền thông nội bộ đối với việc tạo dựng, phát triển hình ảnh doanh nghiệp

Mỗi nhân viên đều được xem là một hình ảnh thu nhỏ của mỗi doanh nghiệp. Do đó, vai trò của đội ngũ nhân viên trong việc chung tay đóng góp, xây dựng phát triển hình ảnh công ty là vô cùng quan trọng. Việc sử dụng sức mạnh đoàn kết chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả cao và dài hạn cho doanh nghiệp, góp phần giảm bớt được nhiều chi phí cho các hoạt động xây dựng văn hóa, hình ảnh của doanh nghiệp.

Và quan trọng nhất chính là các doanh nghiệp cần phải biết sử dụng sức mạnh tiềm ẩn của những bản tin nội bộ trong việc phát triển văn hóa và xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp. Những bản tin nội bộ có thể được phát hành hàng tháng để nhân viên cũng như các đối tượng khách hàng hay đối tác có thể làm được dưới mọi hình thức của bản tin điện tử. Thông qua các bản tin nội bộ, các doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập những kênh thông tin tập trung và chuyên nghiệp nhất. Bởi khi đọc bản tin nội bộ của một doanh nghiệp, khách hàng sẽ thấy được mọi vấn đề trong văn hóa của doanh nghiệp đó như thế nào. Chính vì vậy, việc tạo dựng và duy trì hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp là điều hết sức quan trọng cần được quan tâm.

Xem thêm: Outbound marketing là gì? Đổi mới chiến lược tiếp thị để thành công

2.2. Vai trò của truyền thông nội bộ đối với việc đầu tư cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp

Việc quan tâm đến truyền thông nội bộ chính là đầu tư cho sự phát triển bền vững của các doanh nghiệp, đồng thời góp phần nâng cao sự cạnh tranh trên thị trường và giúp cho doanh nghiệp có thể vượt qua được những thách thức, khó khăn trong các giai đoạn.

Một trong những nhân tố ảnh hưởng đến truyền thông nội bộ chính là tiếp thị nội bộ, tức là coi chính những nhân viên của công ty là những khách hàng tiềm năng cần được đáp ứng những nhu cầu và mong muốn. Họ là những người sẽ nắm giữ toàn bộ các giá trị của thương hiệu và truyền tải chúng đến với đối tượng khách hàng thực sự. Hoạt động tiếp thị nội bộ có liên quan trực tiếp đến việc thuyết phục hoặc truyền tải những ý tưởng quan trọng đến với các nhân viên kỹ thuật truyền thông để nhằm mục đích phục vụ cho lợi ích của doanh nghiệp.

3. Bí quyết để truyền thông nội bộ đạt hiệu quả

3.1. Quy trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả

Để hoạt động truyền thông đạt hiệu quả tốt và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, cần phải xây dựng được một kế hoạch hoàn chỉnh, cụ thể theo các bước sau:

- Xác định được thực trạng của hoạt động truyền thông nội bộ của doanh nghiệp như thế nào để đưa ra phương án cải thiện và phát triển (nhân viên công tư có được thường xuyên cập nhật đầy đủ thông tin hay không, có các chương trình, sự kiện gì hàng tuần, hàng tháng hay không,..).

- Xác định được mục tiêu cụ thể của hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp cho tuần, tháng, quý, năm trong thời gian tới. Có thể thêm các kênh truyền thông cần thiết hay lược bỏ bớt một số chương trình không quan trọng trong hoạt động truyền thông nội bộ.

- Xác định rõ ràng toàn bộ những việc cần phải làm và quyết tâm thực hiện để đạt được mục tiêu đã đề ra.

- Cần tìm hiểu đầy đủ những thông tin quan trọng, cần thiết để đạt mục tiêu của doanh nghiệp trong việc xây dựng chính sách truyền thông nội bộ.

Việc làm truyền thông nội bộ

3.2. Quy tắc “vàng” để truyền thông nội bộ đạt hiệu quả

3.2.1. Biết lắng nghe ý kiến của nhân viên để tìm ra phương pháp truyền thông hiệu quả

Truyền thông nội bộ là một trong những hoạt động, chính sách hữu ích nhất giúp cho đội ngũ nhân viên có thể gửi toàn bộ những đề xuất, những ý kiến của mình đến ban lãnh đạo một cách khéo léo, phù hợp theo cách giấu tên. Bằng phương pháp này, nhân viên sẽ tích cực hơn trong việc đóng góp ý kiến với lãnh đạo, sẵn sàng đưa ra những quan điểm cá nhân để góp phần xây dựng hình ảnh cũng như thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

Việc lắng nghe và tiếp nhận ý kiến của nhân viên thường xuyên còn quan trọng hơn cả hoạt động truyền thông. Bởi khi các nhà lãnh đạo, quản lý biết cách lắng nghe nhân viên sẽ có thể tổng hợp được những đóng góp mới lạ, sáng tạo và áp dụng vào việc truyền thông, phát triển doanh nghiệp. Điều này sẽ góp phần tạo nên hiệu quả cao trong truyền thông nội bộ cũng như tạo nên văn hóa doanh nghiệp tốt đẹp. Tuy nhiên, để có thể lắng nghe và dung hòa được toàn bộ ý kiến của nhân viên không phải là điều đơn giản mà ai cũng làm được. Do đó, phát triển một mạng xã hội trong nội bộ doanh nghiệp là một phương pháp khá hiệu quả trong việc này. Bạn cũng biết mặt lợi và hại của mạng xã hội cho nên cần phải kiểm soát thật chặt chẽ.

3.2.2. Xác định được đúng kênh truyền thông

Để có thể xác định được đúng kênh truyền thông cho hoạt động của doanh nghiệp, điều đầu tiên chính là phải hiểu được rõ nhân viên của mình. Nếu như đội ngũ nhân viên là những người chủ động trong các công việc, luôn tự tìm kiếm những thông tin và nắm bắt những tin tức mới thì kênh truyền thông phù hợp nhất chính là website nội bộ hay những trang tin của doanh nghiệp. Còn nếu nhân viên là những người năng động, vui vẻ thì có thể lựa chọn hình thức team building hay các buổi tiệc, sự kiện để có thể gửi gắm những thông điệp và xây dựng tinh thần đoàn kết, gắn bó giữa các nhân viên trong doanh nghiệp với nhau.

3.2.3. Thực hiện công khai các mục tiêu chung của doanh nghiệp

Việc công khai những mục tiêu chung trong sự phát triển của doanh nghiệp sẽ giúp cho nhân viên hiểu rõ được vai trò của mình trong doanh nghiệp. Mỗi bộ phận, phòng ban sẽ có thể nhìn thấy được mối quan hệ tương tác, hỗ trợ giữa những mục tiêu của các cá nhân, bộ phận với nhau để từ đó tìm ra phương pháp thực hiện mục tiêu đó. Đây được xem là chiếc chìa khóa mở cửa cho sự cải tiến, gắn bó mối quan hệ, tạo sự hứng thú và yêu thích công việc hơn, mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.

3.2.4. Thúc đẩy sự tương tác hai chiều

Hoạt động truyền thông nội bộ không chỉ góp phần gắn kết đồng nghiệp mà còn là một công cụ đắc lực để mối quan hệ giữa lãnh đạo với nhân viên trở nên tốt đẹp, thấu hiểu và lắng nghe ý kiến của nhau. Hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp cần phải có sự trao đổi, tương tác qua lại, thúc đẩy, khuyến khích ban lãnh đạo và nhân viên để họ có thể cởi mở, gần gũi và rút ngắn mọi khoảng cách với nhau hơn. Nếu một doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm một công cụ phù hợp để tạo mối quan hệ tốt đẹp giữa lãnh đạo với nhân viên thì một gợi ý khá hay là thiết lập một trang mạng xã hội nội bộ để giảm thiểu được tối đa thời gian tương tác cũng như tạo sự thoải mái khi trao đổi với nhau và qua đó các nhà lãnh đạo cũng có thể hiểu rõ hơn về nguyện vọng, mong muốn của nhân viên để có sự điều chỉnh cho phù hợp nhất.

Hy vọng với những chia sẻ trên đây của Timviec365.vn sẽ giúp các bạn hiểu rõ truyền thông nội bộ là gì cũng như vai trò của truyền thông nội bộ trong sự phát triển của doanh nghiệp. Từ đó, hiểu và tạo ra được những kế hoạch phù hợp và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của mình. 

Xem thêm: Client là gì? Vai trò là Marketer bạn hiểu Client được bao nhiêu