Số hóa đơn là gì? Chi tiết quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn

1. Số hóa đơn và những khái niệm liên quan

1.1. Làm rõ khái niệm số hóa đơn là gì?

Liên quan tới hóa đơn, khái niệm số hóa đơn là gì vẫn là câu hỏi được nhiều người quan tâm, đặc biệt những người đang bắt đầu sự nghiệp kinh doanh hay lần đầu tiếp cận với nó.

Để giải đáp thắc mắc số hóa đơn là gì, bạn có thể tìm kiếm câu trả lời ngay ở Thông tư 68/2024/TT-BTC, đây là thông tư do Bộ Tài chính ban hành nên khá đầy đủ và chi tiết.

Theo như Điểm a.4, Khoản 1, Điều 3 của Thông tư nêu trên, thì khái niệm số hóa đơn là gì được giải nghĩa như sau:

Số hóa đơn chính là các con số thứ tự được thể hiện trên mặt hóa đơn, đương nhiên chỉ tính cho những hóa đơn được người bán tiến hành lập.

Con số này sẽ được thể hiện bằng chữ số Ả Rập với chiều dài tối đa là 8 ký tự số, trong đó bắt đầu bằng số 1 (Con số này biểu thị cho ngày 01/01 - ngày hóa đơn được bắt đầu sử dụng); Kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm, giá trị tối đa đến số 99.999 999

Số hóa đơn sẽ được cấp theo nguyên tắc liên tục và tuân theo thứ tự từ nhỏ tới lớn, dãy số này sẽ tính theo 1 lô hóa đơn có cùng kí hiệu.

Trường hợp số hóa đơn được tạo ra mà không tuân theo các quy định đã đề cập, hệ thống tạo hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng dần theo thời gian, cụ thể là không được phép tái sử dụng bất kỳ mã hóa đơn nào và có tối đa 8 chữ số.

1.2. Thế nào là số hóa đơn xác thực?

Nhiều người thường lầm tưởng số hóa đơn với số hóa đơn xác thực thế nhưng đây là 2 khái niệm hoàn toàn khác nhau.

Sự khác biệt của nó nằm ở chỗ số hóa đơn thì được dùng để gọi chung cho tất cả các loại hóa đơn điện tử bao gồm hóa đơn có mã và hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.

Trong khi số hóa đơn xác thực thì chỉ dùng để chỉ những loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế. Đây chính xác là loại hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực và được thiết lập số xác thực trên hệ thống của cơ quan thuế.

Một số lưu ý cần nhớ đối với số hóa đơn xác thực như sau:

- Mã và số xác thực của hóa đơn chính là chuỗi ký tự được mã hóa, do Tổng cục thuế cung cấp dựa trên các thông tin hóa đơn của doanh nghiệp. Việc này sẽ được tiến hành bởi hệ thống xác thực của cơ quan thuế Nhà nước.

- Số hóa đơn xác thực được quy định theo cơ quan thuế đồng thời cũng được cung cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực của cơ quan thuế nhà nước.

Với những hóa đơn xác thực, người bán hàng sẽ phải ký tên điện tử lên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã và số hóa đơn xác thực. Ngoài ra, các doanh nghiệp hay tổ chức kinh doanh không cần tiến hành lập báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn khi sử dụng loại hóa đơn điện tử này.

2. Quy định về số và ký hiệu hóa đơn mới nhất hiện nay

Nếu chỉ tìm hiểu nguyên khái niệm số hóa đơn là gì thì chắc chắn bạn sẽ không thể nắm rõ những kiến thức cũng như quy định về số và ký hiệu hóa đơn điện tử.

2.1. Quy định về mẫu số hóa đơn điện tử theo Bộ Tài chính

Việc tìm hiểu rõ những quy định được ban hành liên quan tới mẫu số và ký hiệu hóa đơn cũng giúp người thực hiện hạn chế được những sai sót đáng tiếc. Vậy đâu là quy định cụ thể cho số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn?

Dựa theo Thông tư 68 với Điểm a.2, Khoản 1, Điều 3, quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn cụ thể như sau:

Thứ nhất, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử này được sử dụng để phản ánh các loại hóa đơn giá trị gia tăng

Vào ngày thứ hai, mã số hóa đơn điện tử cũng được dùng để chỉ loại hóa đơn bán hàng.

Thứ ba, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử này được sử dụng để phản ánh loại phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử

Thứ tư, một số hóa đơn khác như vé điện tử, phiếu thu điện tử, các chứng từ điện tử, thẻ điện tử hay tem điện tử đều là các hóa đơn được phản ánh từ ký hiệu và mẫu số hóa đơn điện tử.

2.2. Quy định cụ thể về ký hiệu hóa đơn điện tử

Theo Thông tư 68/2024/TT-BTC tại Khoản 1, Điều 3, Điểm a.3 thì ký hiệu hóa đơn phải đảm bảo đủ 6 ký tự bao gồm cả ký tự số và ký tự chữ viết.

Dãy số này được thành lập với mục đích phản ánh thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã do cơ quan thuế cấp. Ngoài ra, chúng cũng là phản ảnh của năm tiến hành lập hóa đơn cùng với loại hóa đơn đang được sử dụng.

Nội dung cụ thể trong dãy ký hiệu hóa đơn điện tử như sau:

- Ký tự số 1: Đây là chữ cái được mặc định là C hoặc K, trong đó chữ cái C thể hiện hóa đơn có mã của cơ quan thuế, chữ cái K thể hiện loại hóa đơn không có mã của cơ quan thuế

- Ký tự số 2 và 3: Đây là 2 chữ số được viết theo tiếng Ả rập, mục đích của chúng là thể hiện năm lập hóa đơn và được xác định dựa theo 2 chữ số cuối cùng của năm tính theo dương lịch.

Ví dụ: Nếu hóa đơn được lập vào năm 2024 thì 2 chữ số này sẽ là số 20; lập vào năm 2024 thì 2 ký tự này sẽ được thể hiện là số 22

- Ký tự số 4: Đây là chữ cái được quy định là T, D hoặc L và M, trong đó: T chính là ký hiệu được áp dụng với những hóa đơn điện tử do tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân và hộ kinh doanh đăng ký với cơ quan thuế; D là biểu trưng cho những hóa đơn mang tính đặc thù; L là ký hiệu sử dụng cho hóa đơn được cơ quan thuế cấp cho đối tượng có nhu cầu theo từng lần phát sinh; M chính là ký hiệu trong hóa đơn điện tử được tạo ra bởi máy tính tiền.

- Ký tự số 5 và 6: Đây là 2 ký tự do người bán tự quy định theo phương thức mà họ muốn quản lý, nếu như không có nhu cầu cụ thể nào thì có thể điền vào là YY.

Lưu ý vị trí thể hiện của ký hiệu hóa đơn cũng như ký hiệu mẫu số hóa đơn, do đó vị trí được quy định của các yếu tố này chính là phía trên bên phải của mẫu hóa đơn, đôi khi nó cũng nằm ở vị trí dễ nhận biết khác.

Để thuận tiện hơn trong quá trình quản lý cũng như vận hành doanh nghiệp, các cá nhân, tổ chức kinh doanh có thể sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn 365, tin chắc hiệu quả sẽ tăng gấp nhiều lần so với cách thức quản lý thủ công.

Những thông tin trên đây đã giúp bạn giải đáp thắc mắc số hóa đơn là gì, mong rằng chúng sẽ giúp ích bạn trong cuộc sống và công việc hàng ngày. Dù là hóa đơn nào thì người bán cũng nên kiểm tra thật kỹ thông tin với các nội dung được thể hiện trên đó, chúc các bạn luôn tỉnh táo để đạt được hiệu quả tốt nhất.