Có nên xây dựng tài liệu truyền thông nội bộ doanh nghiệp?

Tài liệu truyền thông nội bộ là công cụ hữu hình giúp các doanh nghiệp trong vấn đề tạo dựng và phát triển truyền thông nội bộ. Tuy nhiên việc xây dựng tài liệu truyền thông nội bộ không phải là điều dễ dàng và cũng không được nhiều doanh nghiệp chú trọng. Vậy doanh nghiệp có thực sự cần phải xây dựng tài liệu truyền thông nội bộ hay không?

1. Thực trạng truyền thông nội bộ hiện tại

Theo số liệu thống kê mới nhất từ từ công ty tư vấn DG&A của Mỹ mới đây về truyền thông nội bộ về chất lượng nhân sự trong công ty thì chỉ có khoảng 37% nhân viên trong công ty khi được hỏi đã nắm rõ mục đích và lý do của công ty đang thực hiện và theo đuổi.

Trong khi đó, số nhân viên khi được hỏi đã hiểu được tầm quan trọng của bản thân đối với công ty là gì thì chỉ có khoảng 20% và chỉ có 1/3 số nhân viên trả lời rằng họ muốn đóng góp hết sức mình cho sự phát triển chung của doanh nghiệp.

Truyền thông nội bộ hiện tại của doanh nghiệp

Mặt khác, thống kê cũng đưa ra các con số nhân viên có thói quen trốn tránh trách nhiệm công việc khi được giao hay khi gặp lỗi lên đến 50% và có đến 20% người được hỏi không thực sự muốn tham gia và các hoạt động vui chơi của doanh nghiệp.

Từ các con số này có thể thấy, các doanh nghiệp đang gặp vấn đề khá nghiêm trọng trong truyền thông và xây dựng văn hóa nội bộ. Thực chất, đa phần các doanh nghiệp vẫn chưa đề cao truyền thông nội bộ. Điều này dẫn đến hiệu quả kết nối giữa nhân viên và công ty tương đối thấp.

Mà như chúng ta đã biết, doanh nghiệp muốn phát triển và duy trì hoạt động hiệu quả thì cần phải có nền tảng kết nối đoàn kết và bền chặt với nhân viên trong công ty. Thực trạng này cho thấy điều đáng lo lại và cũng dễ hiểu khi tỷ lệ nhân viên bỏ việc lại cứ tăng lên như thế.

Các con số đáng lo ngại về truyền thông nội bộ

Và từ thực trạng trên cũng đặt ra một yêu cầu cấp thiết đến doanh nghiệp và các tổ chức, cần phải nâng cao hơn nữa chất lượng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp. Không chỉ xây dựng văn hóa nội bộ bằng các quy chế và mối quan hệ giao tiếp, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc xây dựng tài liệu truyền thông nội bộ bên trong.

2. Giá trị mà tài liệu truyền thông nội bộ mang đến

Tài liệu truyền thông nội bộ có thực sự mang lại giá trị thiết thực trong việc củng cố mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhân viên. Trước tiên bạn cần hiểu khái quát về tài liệu truyền thông nội bộ là những tư liệu, quy tắc ứng xử và được lưu hành bằng một phương thức chung nào đó như văn bản giấy, qua văn bản dạng mềm, qua hình ảnh,.... nhằm thiết lập một giá trị văn hóa chung giữa các phòng ban và các nhân viên với nhau trong cùng một doanh nghiệp.

2.1. Tài liệu truyền thông nội bộ giúp nhân viên nắm bắt tốt hơn

Như những con số đáng báo động mà bạn có thể thấy ở thực trạng truyền thông nội bộ của các doanh nghiệp hiện nay thì thấy một điều rõ ràng rằng nhân viên chưa thực sự hiểu truyền thông nội bộ doanh nghiệp là gì. Họ không có tình cảm và gắn kết với doanh nghiệp, qua đó làm việc chỉ mang tính chất hời hợt, không hăng say và rất dễ tìm cách xin nghỉ việc khi gặp bất kỳ đả kích nào.

Vấn đề mấu chốt là nhân viên khó có thể nhớ hết tất cả các vấn đề truyền thông trong nội bộ mà cấp trên ban hành hoặc không thực sự lưu tâm, vì đôi khi chỉ là một lời nói sẽ mau quên. Chính vì thế, tài liệu truyền thông nội bộ ra đời giúp nhân viên nắm bắt tốt hơn thông điệp văn hóa mà doanh nghiệp hướng đến.

Thông qua hình ảnh, âm thanh và một văn bản màu sắc được dán tại những nơi đông nhân viên qua lại thường xuyên thì sẽ là một cách thụ động như vô tình cũng như cố tình để nhân viên tiếp thu vào trong tiềm thức.

Một cách khác, khoa học chứng minh rằng, não bộ của con người thường có xu hướng nhìn nhận và nhớ hình ảnh nhanh hơn là con chữ, vì vậy doanh nghiệp có thể sử dụng hình ảnh để làm tài liệu truyền thông giúp nhân viên nắm bắt tốt hơn.

2.2. Tài liệu truyền thông nội bộ mang đến sự chuyên nghiệp

Như một phương thức gián tiếp, văn hóa truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp cũng chính là hình ảnh hiện hữu để khách hàng và đối thủ cạnh tranh đánh giá sự thành công của một doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thật sự thành công và phát triển tốt thì hoạt động truyền thông nội bộ bên trong doanh nghiệp cũng phải chuyên nghiệp.

Khi nhân viên tuân thủ theo một quy tắc văn hóa chung trong tài liệu truyền thông nội bộ thì sẽ tạo ra sự đồng nhất và đồng bộ. Hãy thử tưởng tượng một đội quân đi đều răm rắp dưới sự lãnh đạo của chỉ huy thì có chuyên nghiệp hay không? Tất nhiên là có. Và đó chính là giá trị chuyên nghiệp mà tài liệu truyền thông nội bộ doanh nghiệp mang lại.

2.3. Tài liệu truyền thông nội bộ giúp thiết lập quy tắc

Một quy tắc chung là mục tiêu mà mọi doanh nghiệp hướng tới. Bằng cách xây dựng bộ tài liệu chuyên nghiệp thì doanh nghiệp sẽ vô hình chung đưa các nhân viên của mình đi theo một khuôn khổ và quy tắc lập ra.

Như vậy có thể thấy tài liệu truyền thông nội bộ mang lại rất nhiều giá trị thiết thực và cần thiết trong văn hóa truyền thông nội bộ của tổ chức. Và qua đây, cũng có thể khẳng định rằng doanh nghiệp nên xây dựng tài liệu truyền thông nội bộ cho tổ chức của mình. Dù doanh nghiệp có quy mô lớn hay bé thì sự quy củ và đoàn kết gắn bó giữa hai bên doanh nghiệp và công ty đều sẽ mang đến những lợi ích tích cực cho mục tiêu phát triển lâu dài của tổ chức.

3. Nên bắt đầu xây dựng tài liệu truyền thông nội bộ từ đâu?

Để thực hiện xây dựng tài liệu truyền thông nội bộ hiệu quả thì doanh nghiệp cần phải chú ý một số vấn đề như sau:

3.1. Quan sát và xác định tình hình doanh nghiệp

Đầu tiên doanh nghiệp cần tìm hiểu thực tại vấn đề truyền thông nội bộ của doanh nghiệp nằm ở đâu và các vấn đề tồn đọng đang xảy ra.

Điều này rất quan trọng vì khi xác định được tình hình truyền thông nội bộ đúng cách thì doanh nghiệp mới có thể đưa ra chiến lược và xây dựng tài liệu phù hợp.

Các nhà quản lý nên lắng nghe tâm sự của nhân viên, họ đang gặp phải rắc rối gì, họ phàn nàn về điều gì,... bởi lẽ họ chính là những khách hàng quan trọng mà doanh nghiệp cần phải giữ chân và phát triển.

3.2. Chọn phương tiện xây dựng tài liệu truyền thông đúng cách

Thứ hai là lựa chọn phương tiện để xây dựng tài liệu truyền thông nội bộ. Khi doanh nghiệp xác định được thực tại tình hình của doanh nghiệp và đề ra phương án phù hợp thì cần phải có cách thức xây dựng. Một số doanh nghiệp lựa chọn hình thức là văn bản, trông sẽ thật nhàm chán và cảm giác bắt buộc.

Thay vì vậy, doanh nghiệp có thể tham khảo xây dựng tài liệu thông qua hình ảnh minh họa đầy màu sắc và hài hước, hay làm video ngắn gọn tài liệu truyền thông để nhằm mục đích khơi gợi sự hứng thú của nhân viên, làm cho họ chủ động phải đọc, phải nghe, phải xem thay vì ép buộc họ.

3.3. Chọn kênh xây dựng tài liệu truyền thông

Cuối cùng là chọn kênh xây dựng tài liệu truyền thông đúng cách, nếu muốn gia tăng sự mật thiết và thảo luận giữa cộng đồng nội bộ thì doanh nghiệp cần sử dụng kênh tài liệu hợp lý. Ở đây có nghĩa là cách hay địa điểm mà nhân viên tiếp xúc với tài liệu truyền thông.