Tầm hạn quản trị là gì? Đặc trưng của tầm hạn quản trị

1. Tầm hạn quản trị là gì?

1.1. Định nghĩa tầm hạn quản trị

Tầm hạn quản trị là một cách gọi khác của tầm hạn kiểm soát. Vậy tầm hạn quản trị là gì? Nội dung bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu để trả lời cho câu hỏi tầm hạn quản trị là gì.

Tầm hạn quản trị là một khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà nhà quản trị có trách nhiệm quản lý, dựa vào quy mô công ty, định hướng phát triển của công ty ta có tầm hạn quản trị hẹp và tầm quản trị rộng, với những vị trí này đều có nhiệm vụ bảo và trách nhiệm của người quản lý, họ giao việc cho nhân viên, kiểm tra, hướng dẫn, lãnh đạo... Những nhân viên dưới quyền để có kết quả tốt nhất.

Về mặt tổ chức: có thể nói tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số lượng các tầng nấc trung gian trong một doanh nghiệp, Với những công ty doanh nghiệp có tầm hạn quản trị rộng sẽ có ít tầng nấc trung gian, còn đối với những công ty doanh nghiệp có tầm hạn quản trị hẹp sẽ có nhiều tầng nấc trung gian.

1.2. Tầm hạn quản trị rộng

Là số lượng nhân viên mà nhà quản trị có thể điều khiển một cách hữu hiệu cao.

Ngoài ra nó còn là số lượng nhân viên có mối quan hệ báo cáo với cấp trên nhiều, nhưng số cấp quản trị lại ít.

Điều kiện của tầm hạn quản trị rộng:

- Nhà quản trị có đầy đủ năng lực

- Cấp dưới có trình độ làm việc tốt

- Công việc của người cấp dưới ổn định

- Công việc được lập kế hoạch

- Công việc ít thay đổi

- Nhà quản trị cấp dưới đã được nhà quản trị cấp trên ủy quyền hành động

Việc làm quản trị văn phòng

1.3. Tầm hạn quản trị hẹp

- Nó phụ thuộc vào số lượng nhan viên mà nhà quản trị có thể điều khiển một cách hữu hiệu thấp

- Điểm đặc biệt là tỷ lệ số thuộc cấp có mối quan hệ báo cáo với cấp trên ít, nhưng số lượng cấp quản trị lại nhiều

Tầm hạn quản trị tốt nhất là tư 3 đến 9 nhân viên

Đối với những hoạt động đơn giản thì từ 12 đến 15 nhân viên.

Đối với những hoạt động mang tính chất khó khăn phức tạp 2 đến 3 nhân viên

2. Ưu nhược điểm của tầm quản trị rộng và tầm quản trị hẹp

Có thể nói tầm quản trị rộng hay hẹp cũng đều có những ưu nhược điểm khác nhau chính vì vậy mà người quản trịSẽ chọn phương pháp quản lý phù hợp nhất với cấu trúc và quy mô công ty, cũng như số lượng nhân viên để đem lại lợi ích tối đa cho quản lý tầm hạn.

2.1. Ưu điểm và nhược điểm của tầm quản trị rộng

2.1.1. Ưu điểm của tầm quản trị rộng

Với tầm quản trị rộng thì ưu điểm nổi bật sẽ là ít cấp quản trị. Với việc ít cấp quản trị sẽ giảm được chi phí, tiết kiệm chi phí thuê nhà quản trị về làm việc, khoản này cũng tiết kiệm được khá nhiều cho công ty doanh nghiệp.

Việc chuyền tải thông tin của tầm quản trị hẹp sẽ nhanh chóng hơn

Việc giám sát và kiểm soát cũng được thực hiện chặt chẽ và đơn giản hơn.

2.1.2. Nhược điểm của tầm quản trị rộng

Tầm quản trị trọng có chính sách rõ ràng, cùng với đó là người quản trị đòi hỏi phải có trình độ và kỹ năng chuyên môn cao, có kiến thức và có khả năng lãnh đạo quán xuyến tốt mọi việc mới có thể thực hiện tốt công việc của mình.

2.2. Ưu điểm và nhược điểm của tầm quản trị hẹp

2.2.1. Ưu điểm của tầm quản trị hẹp

Cùng với đó là việc phân chia quyền hạn cũng, các công việc được phân chia rõ ràng hơn, số lượng thành viên trong nhóm để quản trị cũng không nhiều nên dễ kiểm soát mọi việc.

2.2.2. Nhược điểm của tầm quản trị hẹp

Dễ can thiệp sâu vào công việc của cấp dưới, Khó kiểm soát và cùng với đó là nhà quản trị phải giỏi

Cùng với đó là quyết định thông tin chậm.

3. Đặc trưng của tầm hạn quản trị

Nội dung bên dưới đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về những đặc trưng của tầm hạn quản trị, Ta có thể thấy được đặc trưng đầu tiên được kể đến đó chính là tầm hạn quản trị có thể thay đổi tùy theo nội dung công việc của người bị quản trị nó có thể là đơn giản hay phức tạp, nó có thể là giống hay khác nhau.

Tùy thuộc vào đối tượng và quy mô mà người ta có tầm hạn quản trị khác nhau, với những tổ chuyên viên thông thường có từ 6 đến 10 người, nhưng đối với những tổ học sinh, sinh viên sẽ được giáo viên chủ nhiệm phân từ 10 đến 15 bạn một tổ, do độ khó dễ khác nhau mà số lượng này không có quy định chung và bắt buộc.

Một điều quan trọng khác cần phải đề cập đến đó chính là nếu sản xuất dây chuyền với công nghệ đơn giản thì tầm kiểm soát có thể tăng lên, có nghĩa là một người quản lý có thể giám sát được số lượng công nhân nhiều hơn. Như vậy, khi tầm kiểm soát rộng hơn, số cấp quản lý sẽ giảm đi và ngược lại, khi tầm kiểm soát hẹp hơn, số cấp quản lý sẽ tăng lên. Điều này cũng là một đặc trưng cơ bản của tầm kiểm soát.

Để hiểu hơn đặc điểm này chúng ta có thể đi vào phân tích ví dụ sau đây. Một doanh nghiệp có số lượng nhân viên là 30 người và tầm hạn quản trị ở đây là 30 người thì mỗi người chỉ có một quản trị viên. Nếu cũng 30 người đó những tầm hạn quản trị là 6 tức mỗi nhà quản trị chỉ quản lý 5 người thì doanh nghiệp cần thêm ít nhất là cấp quản trị viên và thêm ít nhất 1 người để quản lý 4 người này. Tứ là tăng thêm 1 cấp quản trị.

Việc làm quản lý điều hành tại Hồ Chí Minh

Từ những ví dụ trên đã minh chứng và khẳng định cho chúng ta thấy được cùng với một số lượng nhân viên những người quản trị có thể chia số lượng người đó khác nhau. Nhưng nếu tầm hạn quản trị rộng thì doanh nghiệp sẽ có ít tầng trung gian, nhưng nếu tầm quan trị doanh nghiệp hẹp đồng nghĩa với việc nhiều tầng trung gian xuất hiện.

Thông thường trong các doanh nghiệp, công ty người ta không thích những bộ máy tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian, vì khi có nhiều tầng lớp trung gian như vậy nó sẽ làm chậm trễ và lệch lạc sự thông đạt cũng như tiến trình giải quyết công việc trong xí nghiệp, khi một thông tin được truyền từ cấp trên, phải quan rất nhiều khâu trung gian dẫn đến thông tin truyền tải bị sai lệch. Chính vì vậy mà tầm quản trị rộng được ưu tiên vì những bộ máy tổ chức gọn nhẹ, đơn giản, dễ truyền tải thông tin. Tuy nhiên do một số yếu tố khác đã đề cập ở trên nó không đơn thuần là việc có bao nhiêu tầng lớp trung gian mà nó liên quan đến tầm hạn quản trị. Nếu tầm hạn quản trị rộng sẽ ít tầng nấc, chính vì vậy mà doanh nghiệp cần phải xác định tầm xem doanh nghiệp mình phù hợp với tầm quản trị nào, để từ đó có những lựa chọn đúng nhất.

Tầm hạn quản trị rộng không hề đơn giản, nó yêu cầu nhà quản trị rất nhiều kỹ năng và trình độ, nó chỉ thuận lợi khi nhà quản trị có kinh nghiệm, có kỹ năng, có trình độ chuyên môn, có năng lực hoặc khi cấp dưới có trình độ làm việc khá, sự động đều về kiến thức và kỹ năng của cấp dưới, cũng như kế hoạch và công việc của cấp dưới phải ổn định và ít thay đổi thì người làm quản lý điều hành mới thuận lợi và dễ quản lý.

4. Những yếu tố ảnh hưởng tới tầm hạn quản trị

Có rất nhiều yếu tố dẫn đến việc tầm hạn quản trị bị ảnh hưởng, dưới đây là một số yếu tố ảnh hưởng tới tầm hạn quản trị bạn nên biết.

Năng lực và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị và nhân viên, chúng ta có thể thấy rằng với những nhà quản trị có trình độ chuyên môn giỏi, có năng lực và có kỹ năng họ có thể quản lý được rất nhiều nhân viên mà  không có trở ngại gì. Nhưng đối với những người quản trị còn non trong kỹ năng nghề nghiệp thì việc quan trị số lượng nhân viên quá đông sẽ tạo ra áp lực cho người quản trị, nếu số lượng nhân viên quá đông mà năng lực của người quản trị không đáp ứng thì hậu quả để lại rất nghiệm trọng cho công ty, cho doanh nghiệp. Ngược lại với những nhân viên có trình độ chuyên môn tốt, làm những công việc tương đồng nhau thì người quản trị cũng dễ dàng quản lý hơn.

Tầm hạn quản trị còn phụ thuộc vào tính chất công việc của nhân viên. Ví dụ trong một doanh nghiệp, sản xuất may mặc có đến hàng trăm công nhân, họ cùng sử dụng các thiết bị máy móc hiện đại tiên tiến và làm cùng một công việc thì số lượng nhân viên được chia trong các nhóm sẽ nhiều hơn, tầm quản trị sẽ rộng.

 Phạm vi rõ ràng của các tiêu chuẩn và nguyên tắc cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng tới tầm hạn quản trị.

Tuy nhiên tầm quan trọng rộng hay hẹp không phụ thuộc hoàn toàn vào tính đồng nhất công việc của đối tượng quản trị. Chúng ta thấy được tính đồng nhất trong công việc mà cao thì tầm hạn quản trị càng rộng, ngược lại thì tầm quản trị hẹp.

Việc làm quản lý điều hành tại Hà Nội

5. Biện pháp để gia tăng tầm hạn quản trị

Để gia tăng tầm hạn quản trị chúng ta có rất nhiều biện pháp dưới đấy là một số biện pháp tiêu biểu để gia tăng tầm hạn quản trị bạn nên biết.

Để gia tăng tầm hạn quản trị, người quản lý cần phải nâng cao năng lực, rèn luyện và nâng cao trình độ chuyên môn. Luôn luôn học hỏi để nâng cao kiến thức của bản thân, chỉ khi người quản trị có kiến thức có tầm nhìn thì mới gia tăng được tầm hạn quản trị.

Một biện pháp nữa để gia tăng tầm hạn quản trị, thay vì quan tâm đến người quản lý chúng ta nên quan tâm đến chất lượng nhân sự, nâng cao kiến thức và kỹ năng cho nhân viên.

Việc làm quản lý nhân sự

Tóm lại dưới đây là tóm tắt đơn giản nhất về tầm hạn quản trị để bạn đọc có thể dễ nắm bắt được thông tin một cách đầy đủ và ngắn gọn nhất.

- Tầm hạn quản trị rộng sẽ có ít tầng nấc trung gian trong bộ máy tổ chức số lượng nhân sự quản trị ít, nhóm quản trị, thông tin phổ biến và phản hồi trong nội bộ nhanh chóng với những tầm hạn quản trị rộng việc truyền thông tin sẽ ít bị tam sao thất bản, ít tốn kém chi phí trong quản trị.

- Tầm hạn quản trị hẹp sẽ có nhiều tầng nấc trung gian trong bộ máy tổ chức, chia nhỏ để kiểm soát nhân viên,chính vì vậy mà khi thông tin được truyền tải từ cấp trên xuống phải qua nhiều khâu trung gian, dẫn đến thông tin thường bị tam sao thất bản, cần chi phía cáo cho quản lí do đó tính hiệu quả thấp.