Friday , 15/03/19
NEWS

Những quy trình tạo danh sách thả xuống trong excel nhanh chóng

Có lẽ những vấn đề về tạo danh sách thả xuống trong excel luôn làm khó bạn trong công việc thường ngày. Để giúp bạn không mắc khó khăn hôm nay chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn những quy trình cơ bản với các công cụ trong excel. Cùng đồng hành để khám phá cách làm này thôi nào.

Tìm hiểu kỹ năng này và những kỹ năng liên quan sử dụng trong excel thành thạo để thực hiện công việc một cách tốt nhất. Đây là một việc cần thiết khi muốn tìm việc làm nhân viên văn phòng thành công đồng thời sẽ giúp bạn phục vụ cuộc sống!

Tạo danh sách thả xuống trong excel là gì? 

Đây là một trong những cách làm nhằm sử dụng những danh sách từ trong một ô đã được tạo để có thể chọn những mục từ danh sách đó. Excel ra đời cung cấp tính năng mới này giúp cho người dùng có thể dễ dàng thu thập các dữ liệu, dễ dàng trong việc chọn lựa những mục liên quan thay vì mất hàng giờ đồng hồ ngồi thủ công mà hình thức tự động này mang lại giúp bạn có thể tiết kiệm thêm nhiều thời gian hơn để làm việc.

Tạo danh sách thả xuống trong excel là gì?

 

Tạo danh sách thả xuống trong excel là một cách làm đem lại sự thuận tiện hơn trong công việc cũng như góp phần giải quyết công việc một cách hiệu quả hơn. Thuận tiện hơn trong cuộc sống và công việc. Bạn có thể bắt gặp những trường hợp liên quan đến chọn lịch làm việc, hay cơ bản là chọn những phần như mục nam , nữ trong phần điền giới tính. Bạn không cần nhập mà có thể lựa chọn nhanh chóng. Thay vì phải lựa chọn chúng bằng tay bạn cần thực hiện tạo một danh sách thả xuống đề tự động chọn ngày cụ thể. Cách làm này duy nhất chỉ có trong bảng tính của excel mới làm được.

Cách tạo danh sách thả xuống trong excel theo từng office

Tạo danh sách thả xuống trong excel 2016

Về cơ bản có thể thực hiện công thức này rất dễ dàng đối với những người đã từng làm nhiều lần. Nhưng một số người theo những phiên bản khác nhau lại không biết cách thực hiện tạo danh sách thả xuống trong excel theo những phiên bản mới. đối với excel 2016 bạn chưa biết thực hiện thì có thể học theo những các bước dưới đây nhé.

Để làm được cách làm này bạn có thể thực hiện chúng tuần tự theo các bước như:

- Lập một vùng có chứa dữ liệu và đặt tên

- Nhập dữ liệu vào data Validation

- Điền những dữ liệu vào vùng Data Validation vừa tạo

- Tạo những thông báo cho Data validation.

Bây giờ chúng ta sẽ tiến hành lần lượt thực hiện các bước như đã nêu trên để tạo những danh sách thả xuống đơn giản và tiện lợi này nhé.

Bước 1: Lập một vùng có chứa dữ liệu và đặt tên

Để bắt đầu trước hết hãy mở một trang tính trong excel, bắt đầu công việc đầu tiên thôi nào. Cách để tiến hành tạo vùng dữ liệu mới này bạn cần tạo một danh sách thả xuống từ Data validation. Tuy nhiên bạn có thể tạo danh sách này trong cùng một bảng tính cũng được hoặc mở thêm một vùng trang tính khác nếu muốn. Quy định vùng có chứa dữ liệu đó và kẻ một bảng nhất định chứa dữ liệu mà mình sắp đặt vào. Điều bạn cần nhớ là đặt tên cho vùng dữ liệu bây giờ bạn vừa tạo xong.

>>> Xem thêm: Tổng hợp công thức in hai mặt trong excel 2010 cực hữu ích

Lập một vùng có chứa dữ liệu và đặt tên

Tên của dải ô thả xuống trong excel sẽ là tên mà bạn muốn lập cho mục gì. Nếu công việc của bạn là tạo danh sách thả xuống trong excel cho ngày tháng năm sinh bạn có thể đặt tên vùng đó là năm sinh. Nếu bạn tạo danh sách về vấn đề chọn nam, nữ hãy đặt tên nó là giới tính. Tùy vào mục đích tạo mà chọn những nội dung đúng với chủ đề để đặt tên cho thích hợp nhất.

Để đặt tên bạn cần tiến hành nhấn chuột trái vào góc bên trái của bảng tính và chọn Name box sau đó nhấn phím Enter. Như vậy bước đầu tiên là nhập dữ liệu vào và đặt tên bạn đã thực hiện xong xuôi mà không gặp những khó khăn nào rồi.

Bước 2: Nhập dữ liệu vào Data Validation

Tiếp theo chúng ta đến với bước thứ 2 là tiến hành nhập những dữ liệu mà bạn muốn tạo. Để thực hiện một bảng tính mà bạn vừa tạo có chứa danh sách thả xuống hãy sử dụng lệnh Data Validation. Để tìm kiếm được lệnh này bạn cần click vào Data sau đó chọn Data Tools và lệnh Data Validation sẽ hiện ra. Làm như vậy để có thể kiểm soát những vùng có chứa dữ liệu bạn vừa nhập để không bị mất hoặc bị sai lệch. Tránh tình trạng làm đến nửa chừng lại phải làm lại từ đầu.

Sau khi bước 2 hoàn thành tiến hành tiếp tục công việc của bước 3.

Bước 3: Điền những dữ liệu vào vùng Data Validation vừa tạo

Vừa trong phần bước 1 bạn đã tạo một vùng dữ liệu như mong muốn. Sang đến bước 3 này bạn sẽ cần thêm những vùng dữ liệu tại bước 1 vào trong Data Validation vừa tìm được ở bước 2.

Cách thêm được thực hiện như sau:

Mở hộp thoại Data Validation vừa tìm được sau đó chọn Settings. Data Validation criteria có những mục Allow, Source. Việc bạn cần làm là điền những thông tin vào mục này.

iền những dữ liệu vào vùng Data Validation vừa tạo

Đối với mục Allow: chọn mục List để tạo danh sách thả xuống

Trong mục Ignore blank và In- cell dropdown bạn tích để chọn chúng là mặc định hoặc không chọn nếu không cần nó ở trong phần vừa tạo của mình.

Đối với Source: Bạn hãy điền = Food

Sau đó nhấn vào OK. Vậy là bạn đã tạo được danh sách trong mục Data Validation rồi đấy.

Bước 4: Tạo những thông báo cho Data validation.

Đây là khâu cuối cùng trong cách tạo danh sách thả xuống trong Excel. Để tạo được thông báo khi có người chọn danh sách hiển thị bạn vừa tạo bạn có thể thực hiện các bước dưới đây:

Nếu bạn muốn tạo một danh sách, chọn hộp Show input message when the cell is selected sau đó nhấp vào tab Input Message, sau đó tiến hành tìm hộp thoại Title và Input message.

Ngoài ra, khi bạn muốn có những thông báo hiển thị  khi có ai đó nhấp vào mục này, hãy chọn tab Error Alert. Sau đó tiến hành bước chọn lệnh Show Error alert after invalid data is entered,  tiếp theo nên chọn Style và điền Title và Error message. Sau khi các thủ tục hoàn tất bạn đã chắc chắn với phần mình vừa làm hãy  nhấn OK để lưu lại. Sau khi đã thực hiện xong xuất hiện một mũi tên và tiến hành chọn ô có chứa những danh sách thả xuống mà bạn vừa tạo. Tùy vào danh sách bạn vừa tạo sẽ có những nội dung khác nhau như mong muốn. Mếu dữ liệu bạn vừa tạo quá nhiều, bạn cần kéo chuẩn để chọn tiếp những mục mình đang tìm kiếm nhé. Dữ liệu nhiều nên khi bấm vào phím mũi tên sẽ không thể hiển thị hết được.

Cách tạo danh sách thả xuống trong excel 2007

Đối với office 2007 hiện nay tạo danh sách thả xuống trong excel như thế nào cho đúng? Bạn đã tự biết cách tạo phương pháp làm với cách này hay chưa? Nếu bạn biết làm với những phiên bản đời cao hơn mà chưa biết cách dùng với excel 2007 thì có thể tham khảo các bước làm của chúng tôi bây giờ nhé.

Để tạo danh sách thả xuống trong excel  bạn cần tiến hành căn bản theo những bước nhỏ dưới đây.

Bước 1: Bạn tìm kiếm Developer để tìm kiếm cũng như hiển thị lệnh này. Nếu máy của bạn không có sẵn bạn cần vào Options trong excel sau đó chọn Customize Ribbon sau đó chọn Developer. Sau khi đã chọn xong rồi tiến hành bấm Ok để hoàn tất. Vậy là bạn đã hiển thị được nút này ra ngoài khi làm việc.

Bước 2: Trong Excel 2007, để tạo tiếp các bước cho việc tạo danh sách thả xuống bạn cần chọn Popular sau đó trong hộp thọai Top options for working with excel bạn  chọn Show Developer tab in the Ribbon, tiếp đó nhấn nút Ok để chọn lựa kiểu hiển thị.

Sau khi đã thực hiện xong một cửa sổ mới xuất hiện tại Developer bạn bấm chọn lệnh Insert sau đó nhấn vào các tùy chọn khác có dấu ... ở mục cuối của bảng Form Controls.

Cách tạo danh sách thả xuống trong excel 2007

Bước 3: Trong mục nhiều hơn More Controls bạn tiếp tục sử dụng tìm kiếm và chọn Microsoft date and Time Picker Control 6.0 (SP6). Sau đó bấm Ok.

Bước 4: Để thiết kế một danh sách thả xuống bạn có thể hiển thị những thông báo hoặc thay đổi những thông báo đó.

Bước 5: Sau khi đã hoàn thành bước 4 bạn thực hiện tiếp bước 5 bằng cách ra ngoài trang tính sau đó bấm chuột phải vào danh sách  mình vừa tạo được. Có các nút lệnh hiện ra, bạn chọn Properties sau đó nhập vào một ô cụ thể tại hộp thoại Linkedcell. Trong ô linkedcell, bạn nên để ý mục này. Khi bạn nhập tại đây một địa chỉ là A1 tức thì dữ liệu bạn vừa chọn sẽ được hiển thị tại đây.

Sau đó bạn có thể thấy máy tính của mình hiện lên một thông báo có vẻ như thông báo lỗi. Không cần quan tâm đến nó đâu nhé. Bạn chỉ cần tắt nó đi bằng cách nhấn Ok là ổn rồi.

Ngược lại nếu bạn không cho nhập dữ liệu trong phần mình vừa tạo trên bạn có thể bấm bào Help để hủy bỏ tất cả nhé.

Sau khi đã tạo xong bạn có thể nhấn mũi tên vào địa chỉ trong bảng tính. Phần bạn vừa tạo đã được hoàn thành. Vùng dữ liệu này có thể tự động hiển thị lưu trong máy của bạn trừ khi bạn tắt chúng đi hoặc xóa bỏ nhé. Nếu bạn muốn lưu phần tạo danh sách thả xuống bạn có thể lưu vào máy để nếu có việc dùng đến thì lấy nó ra làm nhé.

Như vậy với hai bản Office 2016 và 2007 bạn hoàn toàn có thể tạo danh sách thả xuống trong Excel mà không có gì khó khăn cả.

Hướng dẫn bạn cách chỉnh sửa khi tạo danh sách thả xuống trong excel

Cũng giống như rất nhiều thao tác khác khi thực hiện cách tạo danh sách thả xuống, trong excel khi thực hiện bạn cũng cần thực hiện các chức năng như chỉnh sửa, xóa bỏ, thêm mới, tạo... Khi đã thực hiện xong rồi thì làm thế nào để chỉnh sửa nhỉ? Bạn có thể tiến hành những bước này đơn giản và dễ dàng với các thức sau:

Thay đổi, thêm mới, xóa vùng dữ liệu theo nhu cầu

Để thay đổi những vùng dữ liệu bạn mong muốn bạn có thể tùy chọn vào mục Name manager để chỉnh sửa, xóa, hay tạo mới.

Thay đổi, thêm mới, xóa vùng dữ liệu theo nhu cầu

Cách  làm tuần tự các bước như sau: Chọn  Formulas sau khi chọn xong sẽ có một hộp thoại mở ra là Defined Names, sau đó chọn Name Manager. Để tiến hành thay đổi tên của dải ô bạn có thể chọn vào mục Name trong danh sách vừa tạo, sau đó nhấp vào Edit. Tiến hành chỉnh sửa như mong muốn, sau khi hoàn tất bấm OK.

Bên cạnh đó bạn cũng có thể xóa mục con trong phần danh sách những phần bạn không muốn cài hoặc cài lỗi bạn có thể xóa chúng đi bằng cách bấm vào Delete để xóa những mục bạn không muốn.

Nếu bạn muốn xóa danh sách thả xuống tại một ô mà không phải tất cả bạn có thể bấm và lựa chọn mở hộp thoại Data Validation để tùy chọn, mặc định chúng và bấm nút Clear All. Như vậy bạn đã hoàn tất một thủ tục xóa một danh sách trong một ô mình không muốn tạo. Khi bạn xóa xong ở địa chỉ ô đó một địa chỉ danh sách khác sẽ mặc định thay thế trong ô bạn vừa xóa.

Như vậy, không chỉ việc tạo danh sách thả xuống mới cần chỉnh sửa mà đối với việc tạo danh sách thả xuống trong google sheet hay trong trang tính cũng cần thiết. Bạn cũng thực hiện tương tự như những bước trong excel ở trên thôi, không có gì phải vướng mắc cả. Tất cả được thực hiện thành công hay không là ở bạn.

Cách để tạo một danh sách thả xuống cố định

Nếu như thay vì bạn kích vào mục giới tính hiện lên hai phần nam, nữ. Bạn muốn chọn mặc định là nam cho tất cả những phần sau thì thực hiện như thế nào nhỉ. Hãy tiến hành tạo một danh sách thả xuống luôn mặc định theo ý bạn thì hãy tiến hành quay lại danh sách mình vừa tạo ở những bước đầu tiên, sau đó bạn có thể tạo những danh sách thả xuống theo ý muốn. Nó có thể là cố định nếu bạn đặt nó là cố định. Bạn nên chọn phần cửa sổ chính Favorite Food nếu đã có sẵn thì không cần chọn, nhưng nếu chưa có bạn có thể bấm để nó hiện lên nhé. Bạn có thể tạo thêm những danh sách mà nó có phần bạn thích sau đó cho vào đó. Cũng tiến hành tuần tự như những bước trên bạn có thể đặt tên cho chúng bằng cách nhấn chọn Enter và thay đổi tên nếu không thích,...

cách tạo danh sách thả xuống cố định

Tên của danh sách cũng cần phù hợp với yêu cầu, nếu bạn chọn nó mặc định ví dụ như mặc định của bạn là giới tính nam bạn có thể đặt tên nó là giới tính nam,... như vậy để có thể dễ dàng sử dụng hơn.

Cách sao chép danh sách sổ xuống đơn giản

Khi bạn đã tạo danh sách thả xuống trong Excel hoàn tất rồi việc bạn muốn làm tiếp theo đó là sao chép nó hoặc di chuyển đến một vùng khác trong ô bạn cần làm như thế nào nhỉ. Cách làm nào bây giờ, yên tâm đi hôm nay tôi sẽ giúp bạn công thức di chuyển hay copy đến một vùng dữ liệu khác.

Bạn có thể làm chỉ với thao tác chuột phải bằng cách bôi đen toàn bộ vùng cần copy đến những vị trí khác trong trang vừa tạo. Sau đó nhấn chuột phải. Chọn lệnh Copy. Tiếp đến di chuyển chuột đến vùng cần đặt dữ liệu và bấm chuột phải sau đó nhấn phím Paste. Vậy là bạn đã di chuyển danh sách thả xuống vừa tạo của mình đến một vùng dữ liệu mới rồi đấy nhé.

Thay vì bấm chuột bạn cũng có thể dùng tổ hợp phím  để di chuyển đến những vị trí khác bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + C hay Ctrl+ V để sao chép và dán đến những vị trí mà mình yêu cầu. Cách làm như vậy là đã có thể làm bạn yên tâm hơn trong việc di chuyển phần mình vừa làm rồi đúng không.

Giúp bạn cách làm mũi tên xuất hiện trong danh sách thả xuống.

Nếu bạn muốn hình mũi tên luôn luôn xuất hiện khi chọn để thuận tiện hơn thay vì không chọn nó lại biến mất thì bạn có thể đặt nó cố định tại những vị trí đó. Cách làm như vậy bạn có thể tiến hành với việc hãy chụp lại những tấm ảnh màn hình có chứa mũi tên sau đó copy để lấy được hình mũi tên đó, chèn hình ảnh vừa copy được về bảng tính của mình ở vị trí bên phải danh sách sổ xuống. Như vậy, bạn sẽ thấy nút mũi tên kể cả trong trường hợp bạn không chọn danh sách sổ xuống. Khi chọn hay bấm vào lựa chọn các mục trong danh sách sổ xuống, nút mũi tên sẽ hiển thị khi bạn chèn chúng cố định ở đó mà không sợ mất đi.

Giúp bạn cách làm mũi tên xuất hiện trong danh sách thả xuống.

Để tiến hành bạn có thể tải tệp bằng cách nhấn chuột phải vào địa chỉ liên kết bạn vừa tạo về, sau đó nhấn để lưu vào máy. Có thể bấm Save link as để lưu lại đơn giản nhất. Chọn ô phía bên phải sau đó tìm đến mục chứa lệnh Insert. Tại đó bạn có thể bấm chọn vào mục ảnh để tìm kiếm những bức ảnh mình vừa lưu về có chứa hình mũi tên,  sau đó di chuyển nó đến những vị trí muốn chèn và bấm Insert. Tiếp đến bạn có thể hoàn tất việc lựa chọn của mình bằng nút lệnh Insert tiếp theo để có định nút mũi tên tại đó.

Tạo một mũi tên xuất hiện cố định cũng đơn giản như việc sao chép hay xóa một danh sách. Vì vậy bạn rất dễ dàng để thực hiện nó.

Cách tạo danh sách thả xuống trong excel rất dễ nhưng nó lại là khó nếu bạn không biết cách tạo. Hôm nay khi bạn đã học được xong cách tạo này bạn sẽ cảm thấy nó không phức tạp như mình nghĩ. Giờ thì bạn có thể hoàn toàn yên tâm với những cách làm này rồi nhé. Chúc bạn tạo được một cách làm thành công nhất và hiệu quả nhất.

 

Tác giả: Vi Linh



Chủ đề có thể bạn quan tâm