Một công ty, tổ chức hay doanh nghiệp muốn phát triển thì cần phải có bản phân tích công việc cụ thể nhằm tổ chức nguồn nhân lực hiệu quả. Vậy bản phân tích công việc là gì mà có tầm quan trọng đến vậy? Hãy cùng timviec365.vn theo dõi ngay bài viết bên dưới đây để có cho mình câu trả lời nhé.
Để có thể hiểu phân tích công việc là gì thì trước hết ta cần biết công việc là gì? Công việc thực chất là những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động
Từ đó ta có thể hiểu phân tích công việc tức là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến một công việc cụ thể trong công ty, doanh nghiệp nhằm làm rõ bản chất của từng công việc. Từ đó đưa ra những định hướng để có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả và tối ưu nhất.
Một bản phân tích công việc phải trả lời được những câu hỏi như sau:
Người lao động cần phải thực hiện những nhiệm vụ gì?
Tại sao cần thực hiện những nhiệm vụ đó?
Tiến hành thực hiện các nhiệm vụ đó ở đâu
Thực hiện các nhiệm vụ đó bằng cách nào?
Khi nào thì các nhiệm vụ đó hoàn thành?
Người lao động cần có những yêu cầu thể lực và trí lực gì để hoàn thành công việc đó?
Với nhiệm vụ của mình, phân tích công việc là bản thông tin không thể thiếu, nắm giữ vai trò quan trọng trong đời sống hàng ngày. Không chỉ mang đến hiệu quả cho từng cá nhân mà thậm chí những bản phân tích công việc quan trọng còn là bước đi, định hướng, quyết định đến sự phát triển của cả một công ty hay doanh nghiệp. Các vai trò cụ thể của bản phân tích công việc bao gồm:
- Xác định rõ nhiệm vụ, vai trò của mỗi cá nhân khi tiến hành công việc. Từ đó xây dựng được đội ngũ nhân viên vững mạnh, tận dụng được đúng khả năng của mỗi người. Đồng thời đưa ra mức lương hợp lý phù hợp với năng lực nghề nghiệp và tiến hành điều chỉnh khi cần thiết
- Giúp quá trình tuyển dụng được định hướng rõ ràng hơn. Thông qua bản phân tích công việc, các doanh nghiệp sẽ biết mình cần những nhân tố nào, để đưa ra kế hoạch tuyển dụng và hoàn thiện việc bố trí nhân viên.
- Phân tích các đặc điểm mang tính kỹ thuật, kỹ năng chuyên môn là các kỹ năng cứng cùng với các kỹ năng mềm để sắp xếp nhân lực cho hợp lý. Đảm bảo tối đa hiệu suất cũng như tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc
- Bản phân tích công việc cũng là cơ sở để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc, từ đó giúp nhà quản trị, trưởng nhóm - team leader dễ dàng làm kế hoạch và phân chia thời biểu công tác. Thông qua đó, giúp nhận định tính chất công việc, có độc hại hay không? Nếu nhận thấy vấn đề thì tiến hành sửa đổi cho phù hợp
- Xây dựng mối liên hệ giữa các công việc với nhau, tạo cơ sở, tiền đề để các quản trị viên có cơ hội học hỏi, đoàn kết với nhau hơn
- Trong bản phân tích công việc, các doanh nghiệp sẽ đưa ra những phẩm chất, năng lực mà người nhân viên phải có để tiến hành lựa chọn cho phù hợp
- Mục đích cụ thể của bản phân tích công việc là để xây dựng bản tiêu chuẩn công việc và bản mô tả công việc
Tóm lại, phân tích công việc giữ một vai trò quan trọng mà nếu các doanh nghiệp thiếu nó sẽ không thể tạo ra được sự phối hợp giữa các bộ phận trong cơ cấu doanh nghiệp
2. Thuận lợi và khó khăn trong phân tích công việc
Thuận lợi và khó khăn trong phân tích công việc
Mang trong mình sứ mệnh quan trọng, nhưng bản phân tích công việc cũng có những thuận lợi và khó khăn riêng:
2.1. Thuận lợi
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã cho phép người dùng có thể thu thập được các thông tin liên quan đến công việc dễ dàng hơn nhiều. Khoảng cách địa lý, thời gian không còn ảnh hưởng quá nhiều đến việc thu thập và xử lý thông tin nữa từ đó nâng cao chất lượng hoạt động phân tích
Ngày nay, việc trao đổi thông tin trở nên dễ dàng hơn, thậm chí, người dùng có thể thông qua các cuộc họp trực tuyến để bàn bạc, đưa ra ý kiến đóng góp hợp lý. Hình thức này tương đối nhanh chóng và bảo mật cao. Qua đó,vấn đề kiểm tra thông tin và trao đổi giữa các thành viên được thuận lợi hơn rất nhiều
Trên thế giới hiện nay có rất nhiều công ty, tổ chức chuyên về nhân sự và phân tích công việc chuyên sâu. Bởi vậy cho phép người làm quản trị nhân lực có thể học hỏi nhiều kinh nghiệm, đưa ra những phương pháp phù hợp, tối ưu nhất, đồng thời đáp ứng được các yêu cầu phân tích.
Đối với mỗi công việc, vị trí khác nhau thì đều có mẫu bản phân tích công việc riêng, bởi vậy, vấn đề xây dựng bản phân tích không còn quá khó khăn, phức tạp như trước đây. Nhà quản trị chỉ cần dựa vào tình hình công ty, thị trường để đưa ra những ý tưởng phù hợp
Con người chính là nhân tố chính để phát triển doanh nghiệp. Bởi vậy hiện nay các nhà quản trị rất quan tâm đến việc sắp xếp, đánh giá năng lực nhân viên nhằm đáp ứng nhu cầu công việc đã đề ra. Từ đó mà hoạt động phân tích nhân lực chắc chắn sẽ phát triển mạnh mẽ, tạo điều kiện cho những tài liệu, công trình nghiên cứu được nâng cao, việc tham khảo và sử dụng sẽ thuận tiện hơn
2.2. Khó khăn
Bên cạnh những thuận lợi đó thì phân tích công việc cũng gặp rất nhiều khó khăn trong thời kỳ kinh tế xã hội phát triển:
Mỗi quốc gia trên thế giới có nền kinh tế, văn hóa, tôn giáo khác nhau nên việc xây dựng bảng tiêu chuẩn công việc là không hề dễ dàng. Cần phải được nghiên cứu kỹ lưỡng để đưa ra những quyết định phù hợp
Muốn phân tích công việc thì đòi hỏi người quản trị nhân lực phải có tầm nhìn và những kỹ năng riêng biệt.... Điều này gây ảnh hưởng rất lớn đến những công ty có nguồn nhân lực hạn chế.
Muốn đánh giá năng lực, phẩm chất, đạo đức, kỹ năng của một người thì cần phải có thời gian dài để tìm hiểu, quan sát, thử thách rồi tiến hành đối chiếu. Điều này mang đến những khó khăn vô cùng to lớn đối với những người làm phân tích công việc bởi các yếu tố tác động trong đầu vào và sự thay đổi liên tục của chúng
Người tiến hành thiết kế trong quản trị nguồn nhân lực phải có khả năng về trình độ thu thập phân tích và tổng hợp mới có thể đưa ra những kết luận chính xác và phù hợp. Bởi họ là người nắm rõ yêu cầu, quy trình công việc, từ đó nhận định, đau là cái cần ưu tiên làm trước, để việc vận hành đạt hiệu quả tốt nhất.
Phân tích công việc nhằm giúp cho công tác quản trị nhân lực được thực hiện một cách nghiêm túc, có hiệu quả. Thông qua đó giúp các tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo hoạt động tốt hơn, hiệu quả hơn. Hệ thống sản xuất, làm việc trong các tổ chức, doanh nghiệp là hoạt động không thể tách rời vì vậy sẽ rất khó khăn nếu như hoạt động không có sự kết nối , thiếu sự hiểu biết về bản chất công việc của cả dây chuyền, hệ thống. Bởi vậy, đòi hỏi người làm công tác phân tích phải nắm được quy trình thực hiện, quy trình công nghệ yêu cầu kỹ năng để từ đó xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Đây là một trong những khó khăn rất lớn của hoạt động phân tích công việc hiện nay
Phân tích công việc đặc biệt quan trọng với những công ty mới thành lập, hoặc đang trong giai đoạn “chuyển mình”. Vì thế trách nhiệm, áp lực của những người làm công việc này là rất lớn. Việc đưa ra các chế độ đãi ngộ, thi đua, khen thưởng cũng trở nên khó khăn hơn từ phía đối tượng bị phân tích. Đặc biệt, đối với những công ty đi theo lĩnh vực mới thì việc tìm tư liệu để tiến hành phân tích càng trở nên khó khăn hơn.
Sau khi tiến hành phân tích thì nhà quản trị nhân lực sẽ đưa ra một bản mô tả công việc cụ thể để giúp ích cho việc tuyển dụng. Vậy bản mô tả công việc là gì?
Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể
Một bản phân tích mô tả công việc thì cần gồm 3 nội dung như sau:
Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), mã số của công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương… Phần này cũng còn thường bao gồm một hoặc vài câu tóm tắt về mục đích hoặc chức năng của công việc.
Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: là phần tường thuật viết một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc. Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó.
Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất (các máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan. Bản mô tả công việc nên ngắn gọn, súc tích, và nên sử dụng các động từ hành động có tính quan sát để mô tả từng hoạt động cụ thể của từng nghĩa vụ chính. Nói chung, không có một hình thức cụ thể nào được coi là tốt nhất mà các công ty khác nhau sẽ sử dụng các hình thức khác nhau để mô tả về các công việc.
Muốn làm nhà quản trị tốt thì bạn phải biết phân tích công việc tốt, như vậy mới có thể tự tin lãnh đạo công ty, doanh nghiệp của mình ngày càng phát triển, đi lên vươn ra thị trường quốc tế. Bạn phải không ngừng học hỏi cố gắng, đồng thời tích lũy cho mình những kỹ năng để hoàn thiện bản thân. Chỉ cần có ước mơ, có niềm tin, biết phấn đấu thì nhất định sẽ thành công
Mong rằng qua những chia sẻ trên đây của timviec365.vn sẽ giúp người đọc hiểu: Phân tích công việc là gì? Từ đó đưa ra những quyết định, ý tưởng và hướng đi đúng đắn cho bản thân mình
