[Head office là gì?] Thông tin về trụ sở chính có thể bạn chưa biết!

1. Head office là gì?

“Head office” được hiểu là trụ sở chính – là địa điểm liên lạc của các doanh nghiệp và có địa chỉ cụ thể, chính xác về số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố, phường, thị trấn, quận, thị xã, thành phố, số điện thoại,...

Các doanh nghiệp, công ty, Corporate, JSC khi đăng ký trụ sở chính thì tối thiểu phải cung cấp được chính xác về địa chỉ cấp 4 cho sở kế hoạch đầu tư để họ xét duyệt. Nếu như doanh nghiệp cung cấp sai thông tin thì sẽ không thể thành lập được doanh nghiệp một cách hợp pháp. Và khi quyết định thành lập công ty, các doanh nhân cần phải có sự lựa chọn phù hợp cho trụ sở chính làm sao đáp ứng được về những điều kiện kinh doanh, thuận lợi trong các thủ tục kê khai nộp thuế hay các khoản bảo hiểm xã hội,...

Và khi có bất kỳ sự thay đổi nào về trụ sở chính thì các doanh nghiệp cần phải thực hiện một số thủ tục hành chính để thay đổi về địa chỉ, đăng thông báo về việc thay đổi địa điểm mới cho doanh nghiệp. Toàn bộ những thủ tục chuyển đổi này cũng sẽ mất một khoản phí tương đương với khoản tiền để đăng ký trụ sở chính lần đầu. Chính vì vậy mà các doanh nhân cần phải có sự tính toán tỉ mỉ, kỹ lưỡng trước khi quyết định thành lập doanh nghiệp tại một địa điểm nào đó.

>> Xem thêm: Xí nghiệp là gì

2. Những quy định về việc đặt trụ sở chính doanh nghiệp

- Trụ sở chính của các doanh nghiệp là địa điểm thuộc lãnh thổ đất nước và có địa chỉ được xác định cụ thể là số nhà, ngõ, hẻm, đường phố, thị trấn, quận huyện, thành phố, thông tin số điện thoại, số fax,...

- Cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp nhà nước sẽ có thẩm quyền về việc liên hệ đến các doanh nghiệp thông qua công văn tiếng anh, giấy tờ và gửi đến địa chỉ của trụ sở chính, do đó, doanh nghiệp cần phải đảm bảo được địa chỉ đăng ký trụ sở chính phải thật rõ ràng để không gây ảnh hưởng đến việc liên lạc với các cơ quan nhà nước khi cần thiết.

- Một điều quan trọng là địa điểm để trụ sở chính của các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh không được đặt tại các chung cư, căn hộ có chức năng chỉ để ở. Các cơ quan thẩm quyền của nhà nước sẽ không chấp nhận việc cũng như không cấp giấy phép hoạt động và đăng ký kinh doanh cho các doanh nghiệp đặt trụ sở tại căn hộ chung cư.

- Địa chỉ mà doanh nghiệp đăng ký cần phải đáp ứng được đầy đủ những điều kiện hợp pháp để kinh doanh. Đặc biệt, đối với những ngành nghề kinh doanh thì cần phải có giấy phép con trước khi doanh nghiệp chính thức hoạt động và địa chỉ của trụ sở chính cần phải liên quan tới những điều kiện được giấy phép kinh doanh. Ví dụ như giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp cần phải liên quan đến ngành kinh doanh xăng dầu thì bạn cần phải lựa chọn địa điểm cho trụ sở chính có thể đáp ứng được toàn bộ những điều kiện về kho chứa xăng.

Việc làm quản trị kinh doanh tại Hồ Chí Minh

3. Một số lưu ý cho doanh nghiệp khi chọn trụ sở chính

Có thể thấy, trụ chính có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự hình thành cũng như phát triển của doanh nghiệp. Bởi đây được xem là nơi hoạt động việc kinh doanh, lưu giữ lại toàn bộ những thông tin và là điểm để kết nối, liên lạc giữa các doanh nghiệp đối với các cơ quan nhà nước. Do đó, việc lựa chọn một địa điểm để là trụ sở chính sao cho thuận lợi và phù hợp nhất theo đúng quy định của nhà nước chính là tiền đề quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp sau này. Vậy doanh nghiệp khi lựa chọn trụ sở cần phải lưu ý những gì?

3.1. Doanh nghiệp cần phải xác định thật cụ thể về thông tin địa chỉ của trụ sở chính

Các doanh nhân khi quyết định thành lập doanh nghiệp cho mình cần phải lưu ý lựa chọn một địa điểm thật cụ thể đúng theo quy định của nhà nước về việc đăng ký trụ sở chính. Bởi đây là địa điểm để đảm bảo được tính pháp lý cũng như duy trì được sự tương tác của doanh nghiệp đối với nhà nước, do đó, cần phải hết sức lưu ý về vấn đề này.

Ví dụ như, doanh nghiệp của bạn có địa chỉ là một căn nhà riêng lẻ và có đầy đủ số nhà thì có thể đăng ký địa chỉ như sau: Công ty Cổ phần Thanh toán Hưng Hà – B50 Lô 6, Khu đô thị Định Công, Hoàng Mai, Hà nội, Việt Nam.

Còn nếu doanh nghiệp của bạn được đặt tại một tòa nhà văn phòng, workspace nào đó thì có thể đăng ký như sau: Công ty Cổ phần Thanh toán Hưng Hà – tầng 8 tòa nhà Az Sky, Khu đô thị Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội.

Nếu như doanh nghiệp của bạn đặt tại một địa điểm không có số nhà cụ thể thì có thể đăng ký là : Công ty Cổ phần Thanh toán Hưng Hà – thôn Thanh Miếu, xã Việt Hưng, huyện Văn Lâm, tỉnh Hưng Yên.

>> Xem thêm: Mẫu biên bản giải trình

3.2. Doanh nghiệp tuyệt đối không đặt trụ sở chính của doanh nghiệp tại các căn hộ chung cư hay nhà tập thể

Như quy định đã nêu trên, trụ sở chính của doanh nghiệp sẽ không được phép đặt tại các căn hộ chung cư hay nhà tập thể để kinh doanh mà chỉ được dùng để ở và không được phép sử dụng vào mục đích kinh doanh ở bất kỳ hình thức nào, cũng không phân biệt quy mô các doanh nghiệp là lớn hay nhỏ.

Với quy định này có phần gây ra sự bất tiện cho các doanh nghiệp đã có sẵn nhà ở mà vẫn phải đi thuê mặt bằng khác kinh doanh. Tuy nhiên, đây là một quy định rất hợp lý, có thể  đảm bảo được sự an toàn cho cuộc sống trong vấn đề sử dụng nhà chung cư, nhà ở các khu tập thể cùng với lợi ích của người dân sinh sống xung quanh đó. Nhà chung cư được xây dựng với mục đích chỉ để ở, nếu như có thêm hoạt động kinh doanh chắc chắn sẽ dẫn đến tình trạng quá tải trọng lượng khi sử dụng, sẽ ảnh hưởng vấn đề sử dụng điện, nước, diện tích để xe,...

Việc làm quản trị kinh doanh tại Hà Nội

Đối với trường hợp này, có khá nhiều doanh nghiệp vẫn cố tình lách luật và không kê khai địa chỉ chính xác của doanh nghiệp. Điều này sẽ dẫn đến khá nhiều hậu quả khác nhau như:

- Các doanh nghiệp có thể sẽ gặp khá nhiều khó khăn khi cơ quan thuế của nhà nước hay cơ quan quản lý địa phận đến kiểm tra, xác minh về thông tin của trụ sở.

- Các chi phí thuê  của doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ.

- Doanh nghiệp đó sẽ không đủ điều kiện để các cơ quan thuế đồng ý, chấp nhận cho phép sử dụng các hóa đơn giá trị gia tăng.

Cũng chính vì quy định trên mà các doanh nghiệp trước đây đã đăng ký trụ sở chính tại căn hộ chung cư trước ngày 25/11/2024 đều phải làm thủ tục để chuyển đổi địa điểm kinh doanh theo các điều khoản mà pháp luật nhà nước đưa ra.

Việc làm nhân viên tư vấn thuế

3.3. Địa chỉ để đặt trụ sở chính của doanh nghiệp cần phải đáp ứng một số điều kiện khác

Các doanh nghiệp kinh doanh một số ngành nghề đặc thù thì bên cạnh những lưu ý trên còn cần phải chú ý đáp ứng những yêu cầu khác có liên quan.

Ví dụ như doanh nghiệp của bạn kinh doanh về dịch vụ Karaoke thì địa điểm đặt trụ sở chính cần phải đáp ứng những điều kiện là:

- Phòng karaoke cần phải có diện tích lớn hơn 20m2 và đảm bảo về vấn đề cách âm, phòng và chống cháy nổ.

- Cửa phòng karaoke cần phải đáp ứng đúng yêu cầu là kính không có màu, bên ngoài có thể nhìn thấy được toàn bộ phía bên trong và diện tích của khung cửa không được phép vượt quá 15% diện tích của phòng.

- Địa điểm kinh doanh karaoke cần phải được đặt cách xa các khu như trường học, bệnh viện hay các cơ sở có liên quan và ảnh hưởng đến tôn giáo, tín ngưỡng, các cơ quan làm việc trong hành chính của nhà nước,...

Còn nếu như doanh nghiệp của bạn kinh doanh về các dịch vụ lưu trú, khách sạn, nhà nghỉ,... thì cần đáp ứng được những điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật,... như sau:

- Cần có hệ thống điện đầy đủ, an toàn, nước sạch và có thoát nước.

- Khách sạn, nhà nghỉ cần có ít nhất là 10 phòng ngủ, có đầy đủ quầy lễ tân, khu công trình phụ,...

- Địa điểm kinh doanh cần có nơi để xe cho khách đến lưu trú, nghỉ dưỡng.

- Có đầy đủ các dịch vụ ăn uống, trang thiết bị phục vụ cho khách khi nghỉ dưỡng, lưu trú,...

Việc làm kinh doanh khách sạn

Với những chia sẻ trên đây của Timviec365.vn, hy vọng các bạn đã hiểu rõ về head office là gì cùng những thông tin có liên quan đến head office. Từ đó các doanh nhân có thể lựa chọn được địa điểm chính xác, đúng theo quy định và thành lập doanh nghiệp của mình hoạt động, phát triển tốt nhất nhé!