Quay lại

Khám phá nội dung của biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho

Tác giả: Nga Nguyễn - 03/12/2021

Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng biên bản giao hàng song hành cùng phiếu xuất kho khi kinh doanh buôn bán. Hoặc doanh nghiệp có thể sử dụng biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho để đẩy nhanh hoạt động kinh doanh cũng như tiết kiệm chi phí. Vậy những nội dung nào cần có trong loại biên bản đặc biệt này? Cùng timviec365.vn khám phá chi tiết bạn nhé.

1. Tổng quan về biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho

Doanh nghiệp có thể sử dụng biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho để thực hiện quản lý hoạt động giao hàng và xuất kho hàng hóa. Khi sử dụng biên bản này thì bộ phận quản lý kho có thể nắm bắt được các thông tin xuất kho hàng hóa và bộ phận bán hàng, vận chuyển cũng quản lý được công việc của mình qua biên bản này.

Khái quát về biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho
Khái quát về biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho

1.1. Biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho là gì?

Biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho được hiểu là một biên bản giấy tờ thể hiện hoạt động xuất kho hàng hóa từ doanh nghiệp và giao hàng hóa cho khách hàng. Trên nội dung của biên bản phải thể hiện được thông tin của hàng hóa, đối tượng quản lý hàng hóa và thông tin về khách hàng, người nhận hàng.

Thông thường, doanh nghiệp có thể phân tách biên bản này thành hai giấy tờ là biên bản giao hàng và phiếu xuất kho hàng hóa. Tuy nhiên, vì tính chất của hai hoạt động này gần như tương đương nhau nên doanh nghiệp cũng có thể sử dụng 1 biên bản để tiện lợi cho việc quản lý.

1.1.1. Đối tượng sử dụng biên bản

Biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho là một dữ liệu quan trọng để quản lý kho hay bộ phận sản xuất kiểm kê, giám sát hàng hóa. Dựa trên biên bản này, bộ phận quản lý kho xác nhận được số hàng hóa được xuất kho trong một lần bán hàng.

Từ số liệu tổng hợp được từ các biên bản thì quản lý kho có thể nắm bắt được số lượng hàng hóa cụ thể được xuất kho từ đó thiết lập được báo cáo cũng như đề xuất lên kế hoạch sản xuất phù hợp.

Quản lý kho cần cập nhật biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho
Quản lý kho cần cập nhật biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho

Bộ phận bán hàng cũng sử dụng biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho để nắm bắt được số lượng hàng hóa giao cho khách hàng, kiểm soát việc thừa thiếu hàng hóa, đối chiếu với số lượng hàng hóa trong hợp đồng mua bán. Qua đó bộ phận kinh doanh cũng có thể xác định được doanh số bán hàng theo định kỳ.

Bộ phận giao nhận cũng làm việc dựa trên biên bản giao hàng và phiếu xuất kho. Dựa trên biên bản này thì bộ phận giao hàng xác định được số hàng hóa mình nhận từ kho và giao lại hàng hóa cho khách hàng, đối tác.

Bộ phận kế toán tại doanh nghiệp cũng sử dụng biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho để thực hiện các nghiệp vụ hạch toán của mình.

1.1.2. Phân biệt biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho

Biên bản giao hàng là một biên bản thể hiện sự giao hàng của bộ phận vận chuyển và sự nhận hàng của khách hàng. Căn cứ vào thông tin hàng hóa trên biên bản, thông tin người nhận hàng thì bộ phận giao nhận có thể vận chuyển hàng hóa và giao tận tay cho khách hàng.

Phiếu xuất kho là một loại giấy tờ thể hiện hàng hóa được xuất kho để kinh doanh, bán cho khách hàng. Thông thường, phiếu xuất kho sẽ bao gồm những nội dung về hàng hóa, bộ phận chịu trách nhiệm quản lý xuất kho, chủ thể nhận hàng.

Biên bản bao gồm nội dung xuất kho và giao hàng
Biên bản bao gồm nội dung xuất kho và giao hàng

Hai loại giấy tờ này có chức năng khác nhau, biên bản giao hàng thường được bộ phận kinh doanh và bộ phận giao nhận sử dụng còn phiếu xuất kho thì sẽ do bộ phận thủ kho và bộ phận kế toán sử dụng.

1.2. Tại sao lại sử dụng biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho?

Biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho là bằng chứng cụ thể cho việc xuất kho hàng hóa và giao nhận hàng hóa. Việc gộp hai loại biên bản lại với nhau giúp doanh nghiệp quản lý tối ưu hoạt động của các bộ phận có liên quan.

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, chi phí, nguồn lực trong hoạt động lập phiếu, báo cáo, tổng hợp, lưu trữ dữ liệu, biên bản. Thông qua việc sử dụng một loại biên bản thay vì hai loại biên bản khác nhau thì doanh nghiệp có thể rút ngắn được một bước nhỏ trong quy trình kinh doanh của mình.

Bên cạnh đó, khi sử dụng biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho thì doanh nghiệp có thể dễ dàng so sánh với nội dung của các hợp đồng thương mại để đảm bảo giao hàng đúng chủng loại, đúng số lượng cho khách hàng.

Doanh nghiệp có thể gộp biên bản giao hàng và phiếu xuất kho
Doanh nghiệp có thể gộp biên bản giao hàng và phiếu xuất kho

2. Nội dung chi tiết biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho

Biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho phải đề cập những thông tin cụ thể về loại hàng hóa được xuất kho, chủ thể nhận hàng, lý do xuất kho để giao hàng cùng những thông tin khác.

2.1. Phần đầu biên bản

Phần đầu của biên bản bao gồm các thông tin về các bên chủ thể có liên quan. Trong trường hợp bên giao nhận là bên thứ ba thì biên bản cần đề cập rõ ràng người gửi, người giao nhận và khách hàng nhận hàng.

Cụ thể, nội dung phần đầu biên bản bao gồm thông tin đơn vị, bộ phận lập biên bản và tên biên bản giao nhận kiêm phiếu xuất kho. Ngày tháng lập biên bản, số biên bản và tài khoản nợ có phát sinh từ giao dịch.

Thông thường các sản phẩm giao hàng xuất kho có thể là hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, vì xuất kho nên doanh nghiệp tiến hàng ghi có TK 156, 152, 153. Còn phần nợ tăng lên sẽ có thể là các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc khoản phải thu khách hàng nên sẽ ghi có TK 111, 112, 131.

Nội dung có trong biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho
Nội dung có trong biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho

Về thông tin của các bên chủ thể có thể là người nhận hàng, người xuất hàng, người giao nhận. Cần có địa chỉ của người nhận hàng, thông tin về ngăn, kệ địa điểm kho xuất hàng. Một số biên bản có thể đề cập nội dung về số hợp đồng mua bán hoặc số đơn đặt hàng, thông tin về người giao nhận hàng tại kho và thông tin về người nhận hàng cuối cùng.

2.2. Mô tả hàng hóa

Nội dung không thể thiếu trong biên bản đó là số thứ tự hàng hóa, tên hàng, mã số, quy cách, chủng loại hàng, đơn vị tính, số lượng của mỗi loại hàng hóa và ghi chú kèm theo nếu có. Thông thường, phần mô tả hàng hóa cũng sẽ bao gồm số lượng yêu cầu và số lượng thực xuất.

Một số phiếu xuất có thể đề cập thêm giá của mỗi đơn vị hàng và giá của tổng đơn hàng ở phần nội dung này. Đồng thời, các mô tả hàng hóa trong phiếu giao hàng kiêm xuất kho phải đúng với mô tả hàng hóa trong hợp đồng.

2.3. Phần ký tên và cam kết

Các bên được đề cập trong biên bản cần thống nhất về thông tin mô tả hàng hóa và cam kết đồng ý, xác nhận đảm bảo giao nhận đủ số lượng, đúng chủng loại được đề cập trên biên bản.

Các chủ thể có liên quan cần ký tên xác nhận trong biên bản
Các chủ thể có liên quan cần ký tên xác nhận trong biên bản

Thêm nữa, trên biên bản cũng cần được đề cập đến số bản được lập và giá trị pháp lý của mỗi bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho. Các chủ thể ký nhận bao gồm: Người lập phiếu, người nhận hàng, thủ kho, kế toán trưởng, quản lý hoặc giám đốc, người giao hàng (nếu có).

3. Một số chú ý khi sử dụng biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho

Bạn cần chú ý rằng nếu số lượng hàng hóa trong một lần xuất kho không tương ứng với số lượng hàng hóa trong hợp đồng hoặc đơn mua hàng thì bạn có thể tách riêng thành hai phiếu, một là biên bản giao hàng và một là phiếu xuất kho.

Hoặc nếu bạn vẫn quyết định sử dụng biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho thì bạn cần phải đảm bảo giao đúng, đủ số lượng cho mỗi hợp đồng hoặc mỗi đơn hàng. Tránh trường hợp, số liệu thực tế giao hàng khác với số trong biên bản.

Để có thể quản lý hiệu quả hoạt động kênh phân phối hàng hóa thì bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý kênh phân phối để đảm bảo được tính chính xác của hoạt động xuất nhập kho cũng như hoạt động giao nhận hàng tại doanh nghiệp.

Tối ưu hóa hoạt động phân phối tại các doanh nghiệp
Tối ưu hóa hoạt động phân phối tại các doanh nghiệp

Qua nội dung bài viết biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho trên đây, mong rằng bạn đọc đã biết được những thông tin cần thiết để phục vụ cho công việc của mình. Cũng qua đó, bạn cũng biết thêm được một số cách thức để nâng cao năng suất cũng như hiệu quả cho hoạt động của kênh phân phối tại các doanh nghiệp.

Mẫu phiếu xuất kho

Tham khảo thêm mẫu phiếu xuất kho để biết thêm những nội dung chi tiết trong phiếu xuất kho hàng hóa qua link bài viết dưới đây.

Mẫu phiếu xuất kho

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Hãy chat với chúng tôi
Chào bạn, Tìm việc 365 có thể hỗ trợ gì cho
bạn!
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype