Khám phá nội dung của biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho

1. Tổng quan về biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho

Doanh nghiệp có thể sử dụng biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho để thực hiện quản lý hoạt động giao hàng và xuất kho hàng hóa. Khi sử dụng biên bản này thì bộ phận quản lý kho có thể nắm bắt được các thông tin xuất kho hàng hóa và bộ phận bán hàng, vận chuyển cũng quản lý được công việc của mình qua biên bản này.

1.1. Biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho là gì?

Biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho được hiểu là một biên bản giấy tờ thể hiện hoạt động xuất kho hàng hóa từ doanh nghiệp và giao hàng hóa cho khách hàng. Trên nội dung của biên bản phải thể hiện được thông tin của hàng hóa, đối tượng quản lý hàng hóa và thông tin về khách hàng, người nhận hàng.

Thông thường, doanh nghiệp có thể phân tách biên bản này thành hai giấy tờ là biên bản giao hàng và phiếu xuất kho hàng hóa. Tuy nhiên, vì tính chất của hai hoạt động này gần như tương đương nhau nên doanh nghiệp cũng có thể sử dụng 1 biên bản để tiện lợi cho việc quản lý.

1.1.1. Đối tượng sử dụng biên bản

Biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho là một dữ liệu quan trọng để quản lý kho hay bộ phận sản xuất kiểm kê, giám sát hàng hóa. Dựa trên biên bản này, bộ phận quản lý kho xác nhận được số hàng hóa được xuất kho trong một lần bán hàng.

Từ số liệu tổng hợp được từ các biên bản thì quản lý kho có thể nắm bắt được số lượng hàng hóa cụ thể được xuất kho từ đó thiết lập được báo cáo cũng như đề xuất lên kế hoạch sản xuất phù hợp.

Bộ phận bán hàng cũng sử dụng biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho để nắm bắt được số lượng hàng hóa giao cho khách hàng, kiểm soát việc thừa thiếu hàng hóa, đối chiếu với số lượng hàng hóa trong hợp đồng mua bán. Qua đó bộ phận kinh doanh cũng có thể xác định được doanh số bán hàng theo định kỳ.

Bộ phận giao nhận cũng làm việc dựa trên biên bản giao hàng và phiếu xuất kho. Dựa trên biên bản này thì bộ phận giao hàng xác định được số hàng hóa mình nhận từ kho và giao lại hàng hóa cho khách hàng, đối tác.

Bộ phận kế toán tại doanh nghiệp cũng sử dụng biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho để thực hiện các nghiệp vụ hạch toán của mình.

1.1.2. Phân biệt biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho

Biên bản giao hàng là một biên bản thể hiện sự giao hàng của bộ phận vận chuyển và sự nhận hàng của khách hàng. Căn cứ vào thông tin hàng hóa trên biên bản, thông tin người nhận hàng thì bộ phận giao nhận có thể vận chuyển hàng hóa và giao tận tay cho khách hàng.

Phiếu xuất kho là một loại giấy tờ thể hiện hàng hóa được xuất kho để kinh doanh, bán cho khách hàng. Thông thường, phiếu xuất kho sẽ bao gồm những nội dung về hàng hóa, bộ phận chịu trách nhiệm quản lý xuất kho, chủ thể nhận hàng.

Hai loại giấy tờ này có chức năng khác nhau, biên bản giao hàng thường được bộ phận kinh doanh và bộ phận giao nhận sử dụng còn phiếu xuất kho thì sẽ do bộ phận thủ kho và bộ phận kế toán sử dụng.

1.2. Tại sao lại sử dụng biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho?

Biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho là bằng chứng cụ thể cho việc xuất kho hàng hóa và giao nhận hàng hóa. Việc gộp hai loại biên bản lại với nhau giúp doanh nghiệp quản lý tối ưu hoạt động của các bộ phận có liên quan.

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, chi phí, nguồn lực trong hoạt động lập phiếu, báo cáo, tổng hợp, lưu trữ dữ liệu, biên bản. Thông qua việc sử dụng một loại biên bản thay vì hai loại biên bản khác nhau thì doanh nghiệp có thể rút ngắn được một bước nhỏ trong quy trình kinh doanh của mình.

Bên cạnh đó, khi sử dụng biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho thì doanh nghiệp có thể dễ dàng so sánh với nội dung của các hợp đồng thương mại để đảm bảo giao hàng đúng chủng loại, đúng số lượng cho khách hàng.

2. Nội dung chi tiết biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho

Biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho phải đề cập những thông tin cụ thể về loại hàng hóa được xuất kho, chủ thể nhận hàng, lý do xuất kho để giao hàng cùng những thông tin khác.

2.1. Phần đầu biên bản

Phần đầu của biên bản bao gồm các thông tin về các bên chủ thể có liên quan. Trong trường hợp bên giao nhận là bên thứ ba thì biên bản cần đề cập rõ ràng người gửi, người giao nhận và khách hàng nhận hàng.

Cụ thể, nội dung phần đầu biên bản bao gồm thông tin đơn vị, bộ phận lập biên bản và tên biên bản giao nhận kiêm phiếu xuất kho. Ngày tháng lập biên bản, số biên bản và tài khoản nợ có phát sinh từ giao dịch.

Thông thường các sản phẩm giao hàng xuất kho có thể là hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, vì xuất kho nên doanh nghiệp tiến hàng ghi có TK 156, 152, 153. Còn phần nợ tăng lên sẽ có thể là các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc khoản phải thu khách hàng nên sẽ ghi có TK 111, 112, 131.

Về thông tin của các bên chủ thể có thể là người nhận hàng, người xuất hàng, người giao nhận. Cần có địa chỉ của người nhận hàng, thông tin về ngăn, kệ địa điểm kho xuất hàng. Một số biên bản có thể đề cập nội dung về số hợp đồng mua bán hoặc số đơn đặt hàng, thông tin về người giao nhận hàng tại kho và thông tin về người nhận hàng cuối cùng.

2.2. Mô tả hàng hóa

Nội dung không thể thiếu trong biên bản đó là số thứ tự hàng hóa, tên hàng, mã số, quy cách, chủng loại hàng, đơn vị tính, số lượng của mỗi loại hàng hóa và ghi chú kèm theo nếu có. Thông thường, phần mô tả hàng hóa cũng sẽ bao gồm số lượng yêu cầu và số lượng thực xuất.

Một số phiếu xuất có thể đề cập thêm giá của mỗi đơn vị hàng và giá của tổng đơn hàng ở phần nội dung này. Đồng thời, các mô tả hàng hóa trong phiếu giao hàng kiêm xuất kho phải đúng với mô tả hàng hóa trong hợp đồng.

2.3. Phần ký tên và cam kết

Các bên được đề cập trong biên bản cần thống nhất về thông tin mô tả hàng hóa và cam kết đồng ý, xác nhận đảm bảo giao nhận đủ số lượng, đúng chủng loại được đề cập trên biên bản.

Thêm nữa, trên biên bản cũng cần được đề cập đến số bản được lập và giá trị pháp lý của mỗi bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho. Các chủ thể ký nhận bao gồm: Người lập phiếu, người nhận hàng, thủ kho, kế toán trưởng, quản lý hoặc giám đốc, người giao hàng (nếu có).

Xem thêm: Cách quản lý công nợ hiệu quả

3. Một số chú ý khi sử dụng biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho

Bạn cần chú ý rằng nếu số lượng hàng hóa trong một lần xuất kho không tương ứng với số lượng hàng hóa trong hợp đồng hoặc đơn mua hàng thì bạn có thể tách riêng thành hai phiếu, một là biên bản giao hàng và một là phiếu xuất kho.

Hoặc nếu bạn vẫn quyết định sử dụng biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho thì bạn cần phải đảm bảo giao đúng, đủ số lượng cho mỗi hợp đồng hoặc mỗi đơn hàng. Tránh trường hợp, số liệu thực tế giao hàng khác với số trong biên bản.

Để có thể quản lý hiệu quả hoạt động kênh phân phối hàng hóa thì bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý kênh phân phối DMS365 để đảm bảo được tính chính xác của hoạt động xuất nhập kho cũng như hoạt động giao nhận hàng tại doanh nghiệp.

Qua nội dung bài viết biên bản giao hàng kiêm phiếu xuất kho trên đây, mong rằng bạn đọc đã biết được những thông tin cần thiết để phục vụ cho công việc của mình. Cũng qua đó, bạn cũng biết thêm được một số cách thức để nâng cao năng suất cũng như hiệu quả cho hoạt động của kênh phân phối tại các doanh nghiệp.