Hướng dẫn viết mẫu biên bản giải trình cho công việc chuẩn nhất

1. Khái quát về mẫu biên bản giải trình

Trong công việc, có đôi khi chúng ta gặp phải sai phạm nào đó gây ảnh hưởng tới công việc chung, lúc này cấp trên/doanh nghiệp/đơn vị yêu cầu chúng ta giải trình về vấn đề sai phạm hay các sự việc có ảnh hưởng tới doanh nghiệp, công ty.

Mẫu biên bản giải trình chính là văn bản được sử dụng tại các doanh nghiệp, cơ quan hành chính để người vi phạm có thể giải trình, trình bày về vấn đề vi phạm của mình. Mẫu biên bản giải trình cũng gần tương tự với nội dung của bản tường trình nhận lỗi được thực hiện một cách trực tiếp đối với các trường hợp vi phạm.

Mẫu biên bản giải trình có giá trị quan trọng đối với những cá nhân tham gia giải trình trong công việc, giúp cho quá trình làm việc đươc rõ ràng đối với các vấn đề sai phạm. Mẫu biên bản giải trình trực tiếp sẽ ghi chép tất cả những sự việc cần được giải trình.

Xem thêm: Mẫu biên bản họp xử lý kỷ luật sa thải

2. Những trường hợp nào cần làm biên bản giải trình?

Mẫu biên bản giải trình được lập ra dành cho những trường hợp cá nhân/đối tượng yêu cầu thực hiện xử lý các vi phạm của mình, đồng thời các mẫu biên bản giải trình này sẽ có những vấn đề cụ thể giúp cho các cá nhân nhận được những cơ hội để giải trình sự việc được thuận lợi và rõ ràng.

Từ đó các doanh nghiệp, đơn vị, cơ quan có thể nắm bắt được cụ thể ai là người cần phải giải trình sai phạm và sự việc cụ thể được diễn ra như thế nào?

Những trường hợp mắc lỗi nghiêm trọng hoặc không nghiêm trọng mà được yêu cầu giải trình thì cần phải giải trình theo mẫu văn bản giải trình được ban hành kèm với văn bản pháp luật là Thông tư số 166/2013/TT-BTC được ban hành bởi Bộ tài chính.

Nếu bạn được yêu cầu viết biên bản giải trình thì bạn hãy tham khảo hướng dẫn viết mẫu biên bản giải trình qua những thông tin dưới đây:

3. Hướng dẫn chi tiết cách viết mẫu biên bản giải trình

Trong mẫu biên bản giải trình, tất cả các thông tin cần được nêu chi tiết và rõ ràng các phần, các mục cụ thể, do đó các bạn cần phải nắm được những thông tin về mẫu biên bản giải trình để có thể tạo ra được mẫu biên bản giải trình chuẩn chỉnh và phù hợp nhất trong từng trường hợp cụ thể.

3.1. Tìm hiểu hình thức mẫu biên bản giải trình

Trong các mẫu biên bản giải trình thì người giải trình cần phải xác định rõ ràng các phần để có thể đưa vào các nội dung phù hợp trong từng phần của mẫu biên bản giải trình. Theo đó, các phần trong mẫu biên bản giải trình mà bạn cần nắm được sẽ bao gồm các phần chính sau đây:

- Phần đầu của biên bản giải trình: gồm Tên của cơ quan đơn vị, số mục của giải trình, quốc hiệu tiêu ngữ, tên của biên bản và các căn cứ pháp lý đối với trường hợp cần giải trình. Ngoài ra, phần đầu của biên bản giải trình cần phải trình bày kỹ các thông tin cá nhân của người tiếp nhận giải trình và của người có trách nhiệm giải trình.

- Phần nội dung của biên bản giải trình bao gồm: Các ý kiến của người tiếp nhận giải trình. Ý kiến của bên vi phạm hoặc là người đại diện.

- Phần kết thúc bản giải trình gồm chữ ký của người giải trình và chữ ký xác nhận của người tiếp nhận giải trình.

Bạn đọc có thể quan tâm xem thêm: Thông tin tuyển dụng việc làm hành chính văn phòng mới nhất hiện nay được đăng tuyển bởi các nhà tuyển dụng hàng đầu, môi trường làm việc năng động, mức lương hấp dẫn. 

Đó là các phần cơ bản của một mẫu biên bản giải trình cụ thể, sau đây chúng ta hãy đi vào trình bày chi tiết từng phần trong mẫu biên bản giải trình.

3.2. Hướng dẫn trình bày chi tiết mẫu biên bản giải trình

Trình bày từng phần trong mẫu biên bản giải trình để làm rõ các phần nội dung trong mẫu biên bản giải trình.

3.2.1. Phần mở đầu của mẫu biên bản giải trình

Khi vào phần mở đầu chúng ta cần trình bày tên của cơ quan đơn vị đang quản lý người vi phạm, tên của cơ quan tiến hành lập biên bản. Đồng thời cùng với tên của quốc hiệu và tiêu ngữ sẽ được trình bày trong hai ô ở trên cùng của biên bản.

Lưu ý rằng những dòng chữ này sẽ dược viết bằng chứ in hoa và bôi đậm, trừ dòng chữ Tiêu ngữ thì không cần in hoa mà chỉ cần bôi đậm và cách nhau bởi dấu gạch ngang.

Ở phía dưới của tên cơ quan đơn vị thì các bạn cần ghi tên số hiệu của mẫu biên bản giải trình.

Tiếp theo, bạn cần ghi tên của mẫu biên bản giải trình, tên biên bản cần viết in hoa và bôi đậm, đồng thời căn giữa, ở ngay phía dưới các bạn cần ghi rõ nội dung giải trình về việc gì.

Tiếp đến, bên dưới của tên biên bản thì các bạn sẽ cần ghi rõ các căn cứ pháp luật có liên quan để xử lý các vụ việc cụ thể.

Đối với các phần thông tin cá nhân của những người có liên quan trọng bản tường trình thì các bạn hãy ghi rõ các thông tin chi tiết: họ tên đầy đủ của người có thẩm quyền giải quyết vấn đề tường trình kèm với chức vụ và tên cơ quan đơn vị của người đó.

Đồng thời ghi rõ các tên của người cần phải giải trình, năm sinh, quê quán, nghề nghiệp đang làm, địa chỉ chỗ ở, số CMND hoặc căn cước công dân, nơi cấp và ngày cấp...

Bạn đọc có thể tham khảo thêm: Thư giải trình tiếng anh là gì? giải đáp chi tiết và chính xác từ timviec365.vn

3.2.2. Trình bày nội dung của biên bản giải trình

Sau khi đã khai báo đầy đủ các thông tin trong phần đầu rồi thì người viết tiến hành viết nội dung của bản tường trình như sau:

- Thứ nhất trình bày về ý kiến của người đang có thẩm quyền để xử phạt các trường hợp vi phạm: Phần này thì người có thẩm quyền sẽ ghi vào trong biên bản:

+ Các ý kiến của mình và căn cứ pháp lý có liên quan, đưa ra những bằng chứng để chứng minh vụ việc có sai phạm, đưa ra những quyết định và phương án giải quyết vấn đề.

- Thứ hai, trình bày về ý kiến của người giải trình trong biên bản: Nêu rõ ý kiến về việc vi phạm vấn đề trong công việc của cá nhân, tổ chức; sau đó cần ghi rõ về sự việc diễn ra, tình hình sự việc và mức độ ảnh hưởng của sự việc tới doanh nghiệp và tập thể.

Sau đó ghi thông tin về thời gian viết tường trình, ghi rõ các yếu tố có trong biên bản giải trình, có bao nhiêu bản, những cá nhân trong biên bản có công nhận hay không, lưu biên bản ở đâu?...

Xem thêm: Mẫu thông báo nội bộ

3.2.3. Trình bày phần kết thúc của mẫu biên bản giải trình

Kết thúc của biên bản giải trình là chữ ký của các bên liên quan gồm: người giải trình, người có thẩm quyền tổ chức giải trình (cần ghi rõ họ tên và chức vụ), người ghi biên bản giải trình (Nếu có).

>>> Tải về mẫu biên bản giải trình: 

Tải xuống ngay

Tải xuống ngay

Tải xuống ngay

Tải xuống ngay

Như vậy, trên đây là thông tin chi tiết về hướng dẫn các bạn cách trình bày mẫu biên bản giải trình để bạn có thể vận dụng bất cứ khi nào trong quá trình làm việc mà mắc sai phạm.