Cách gửi hồ sơ xin việc qua email hiệu quả

Nộp hồ sơ xin việc qua email gồm những gì? 

Nộp hồ sơ xin việc qua email cần những gì luôn là thắc mắc của nhiều người đang có nhu cầu xin việc, đặc biệt là các bạn sinh viên mới ra trường, thông thường khi nộp hồ sơ qua email các bạn cần chuẩn bị những tài liệu sau: 

CV xin việc 

CV xin việc đóng vai trò quan trọng nhất trong bộ hồ sơ xin việc online của bạn nên chính vì thế mà hầu hết khi nhà tuyển dụng nhận được một bộ hồ sơ ứng tuyển của ứng viên mà không có đính kèm CV họ thường sẽ bỏ qua hồ sơ đó, và bạn đã bị trượt. 

Nói đến CV xin việc, không phải ai cũng đã có nhiều kinh nghiệm trong việc trình bày một bản CV xin việc làm hoàn hảo, chính vì thế để nhanh chóng mà vẫn hiệu quả, các bạn có thể lựa chọn các trang web hỗ trợ tạo CV online uy tín từ những mẫu cv xin việc hoàn chỉnh như timviec365.vn. Với kho CV mẫu đa dạng, phong phú theo nhiều phong cách, được thiết kế chuyên nghiệp, chắc chắn các bạn sẽ có được một bản CV độc đáo, giúp chinh phục nhà tuyển dụng một cách tuyệt đối nhất. 

Đơn xin việc 

Thông thường đơn xin việc sẽ xuất hiện ở dạng nội dung trong email nên chính vì thế mà các bạn không cần phải hoàn thiện ra file riêng để đính kèm theo mail. Trong trường hợp các bạn muốn có đơn xin việc trang trọng hơn hay công ty tuyển dụng yêu cầu thì bạn có thể đính kèm file PDF. 

Đơn xin việc hay thư xin việc sẽ bổ trợ cho việc tăng tính thuyết phục với nhà tuyển dụng. Với đơn xin việc bạn có thể trình bày mong muốn của bản thân được đóng góp cống hiến cho sự phát triển chung của công ty như thế nào, mong muốn gì trong công việc như lộ trình thăng tiến, lưu ý là tuyệt đối không nên trình bày nguyện vọng về mức lương nếu không muốn bị mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Trong việc trình bày đơn xin việc, cần viết ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu, tránh sự lan man và không tập trung vào những điều không quan trọng, đồng thời không sử dụng viết tắt. 

Khi tải hồ sơ xin việc trên mạng về bạn cũng cần chú ý trau chuốt lại nội dung. Hoàn thiện trên những mẫu cv online hay chỉnh sửa đơn xin việc online với những thông tin phù hợp với nhu cầu tuyển dụng đồng thời thể hiện được giá trị của bạn đối với công việc mà mình ứng tuyển.

>> Xem thêm: Đơn xin việc có cần công chứng không

Hình ảnh cá nhân 

Có nhiều nhà tuyển dụng cũng yêu cầu ứng viên gửi kèm ảnh cá nhân trong file đính kèm, do đó các bạn cần chuẩn bị sẵn cho mình một bức ảnh phù hợp, thấy rõ mặt, có chất lượng độ phân giải tốt, tránh trường hợp bị vỡ ảnh khi gửi. Cần chú ý việc chọn hình ảnh phải phù hợp với vị trí công việc mà bạn đang ứng tuyển. 

Trong trường hợp bạn nộp cùng hồ sơ xin việc cho vị trí marketing hay nhân viên sáng tạo, thiết kế đồ họa thì có thể được chấp nhận những hình ảnh phá cách ấn tượng đẹp, còn lại không nên quá đà trong việc chỉnh sửa ảnh, như vậy sẽ khiến cho nhà tuyển dụng khó có thiện cảm tốt với bạn ngay từ những ấn tượng đầu tiên. 

Các sản phẩm cá nhân đã hoàn thành 

Nếu bạn ứng tuyển vào các vị trí nhân viên thiết kế đồ họa, nhân viên Content, nhân viên Marketing ... thì các nhà tuyển dụng thường yêu cầu bạn đính kèm sản phẩm của bạn đã thực hiện vào trong bộ hồ sơ xin việc online để nhà tuyển dụng đánh giá được khả năng, trình độ chuyên môn trong đơn xin việc của bạn. Bạn nhớ chuyển sang định dạng JPG, PDF, PNG để file nhẹ hơn trước khi gửi qua email hay qua hệ thống tuyển dụng.

Khi gửi kèm các sản phẩm cá nhân là bạn đã có những dẫn chứng xác thực để minh chứng cho khả năng của chính bản thân mình, khiến nhà tuyển dụng bị thuyết phục tuyệt đối, đánh giá bạn là ứng viên tiềm năng hơn hẳn những ứng viên khác. Do đó đừng quên những thành tích mà mình đã đạt được thông qua sự nỗ lực cố gắng và bằng chính khả năng của mình, hãy phô chúng ra để thể hiện bản thân một cách tốt nhất. 

>>> Tìm hiểu thêm: Cần có những kĩ năng gì trong hồ sơ xin việc

Một số tài liệu khác 

Tùy thuộc vào từng nhà tuyển dụng mà các bạn sẽ được yêu cầu gửi bằng khen, chứng chỉ hay bảng điểm cá nhân để xác nhận thêm các thông tin. Đừng nên cho rằng đó là những tài liệu không quá quan trọng mà bạn chủ quan trình bày cẩu thả. Hãy scan tất cả thành dạng file mềm, định dạng PDF để luôn sẵn sàng bổ sung khi cần bạn nhé. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao những ứng viên chuẩn bị đầy đủ và cẩn thận theo đúng yêu cầu. 

Cách gửi hồ sơ xin việc qua email 

Tiêu đề email 

Về tiêu đề email của hồ sơ xin việc các bạn cần chú ý bắt đầu với form cơ bản như "ỨNG TUYỂN VỊ TRÍ...- NGUYỄN VĂN A"

Hiện nay do có nhiều thư rác, email marketing được gửi vào trong hòm thư của nhà tuyển dụng nên bạn cần phải tạo một tiêu đề rõ ràng, nổi bật và ấn tượng, đừng nên viết kiểu chung chung là "đơn xin việc" mà hãy miêu tả cụ thể như form mẫu đã trình bày, đồng thời nhớ viết hoa tiêu đề để thu hút sự chú ý hơn. 

Có như vậy đảm bảo khả năng cao thư của bạn được nhà tuyển dụng nhận định là loại thư đúng mục đích ứng tuyển và xem xét, xử lý nhanh chóng nhất. Làm được như vậy là cơ hội có được việc làm của bạn đã gần hơn một bước rồi phải không nào, các bạn nhớ chú ý nhé. 

Nội dung email 

Trong thông điệp của bạn phải thể hiện rõ bản thân, đề cập đến vị trí ứng tuyển, khả năng phù hợp với vị trí đó, và cam kết làm việc tốt cho vị trí đó...

+ Bắt đầu thư sẽ là một lời chào: Kính gửi...(người nhận email)... Nếu có thể, hãy viết rõ tên và chức vụ người mà bạn muốn gửi email tới. 

Điều này sẽ giúp bạn tạo được thiện cảm với nhà tuyển dụng thay vì cách gửi mail xin việc chung chung không để lại nhiều dấu ấn như “Kính gửi Quý công ty” hay “Kính gửi ông/bà”. 

+ Phần giới thiệu bản thân: 5 thông tin quan trọng nhất mà bạn không được bỏ sót là tên; ngày, tháng, năm sinh; số điện thoại; email và nơi ở hiện nay.

Sử dụng hai đến ba câu ngắn gọn cho biết từ đâu mà bạn biết đến thông tin tuyển dụng này.

+ Nói rõ mục đích và mong muốn, quyết tâm xin việc của mình. Đây cũng chính là cơ hội để ứng viên thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách viết email và thu hút nhà tuyển dụng bằng những ưu điểm, kinh nghiệm làm việc của mình.

Nhiều ứng viên có thể biến đơn xin việc của mình thành nội dung email để gửi tới nhà tuyển dụng cũng là một cách làm hợp lý, khi đó sẽ không phải đính kèm file riêng, tránh sợ quên, hay nhầm lẫn mà hiệu quả thì vẫn không đổi. 

Cuối thư bạn nên khẳng định bản thân mình phù hợp với vị trí công việc ứng tuyển như thế nào và mong muốn được tham gia phỏng vấn vào một ngày gần nhất. Đừng quên dành lời cảm ơn cho nhà tuyển dụng đã đọc email của mình. 

Định dạng file 

Các file đính kèm: CV xin việc, đơn xin việc,... các bạn nên chú ý định dạng fiel PDF tránh trường hợp để file Word khi truyền tải qua máy tính khác sẽ bị lỗi font chữ khiến bạn bị mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. 

Bên cạnh đó với các tài liệu theo yêu cầu của từng nhà tuyển dụng như: bằng cấp, bẳng điểm, hộ khẩu gia đình,... các bạn chú ý scan cẩn thận, lưu dưới định dạng PDF rõ ràng, sắc nét đảm bảo hình hiển thị không bị mờ, thể hiện sự chỉn chu cẩn thận trong quá trình chuẩn bị hồ sơ xin việc. 

Chữ ký trong email 

Một chứ ký chuẩn cần gồm các thông tin cá nhân của đồng chí bao gồm: họ tên, số điện thoại cá nhân, và một số thông tin khác như Skype, trang web cá nhân,... Các thông tin này sẽ giúp nhà tuyển dụng tiếp cận và lưu trữ thông tin của đồng chí một cách thuận tiện, giúp họ có thể tìm kiếm và liên hệ với đồng chí nhanh chóng khi cần thiết. 

>>> Xem thêm: Không phải chờ đợi quá lâu, bạn có thể nhanh chóng có được việc làm Vĩnh Phúc hot nhất khi click ngay tại đây!

Lưu ý khi gửi hồ sơ xin việc qua email 

Cách thức viết email 

Hãy nhớ rằng việc bạn nộp hồ sơ xin việc là một quá trình và bạn nên thể hiện một cách nghiêm túc nhất thông qua email. Bạn nên sử dụng tên của cá nhân để xưng hô, còn trong trường hợp không biết tên người phụ trách, bạn có thể sử dụng "Dear Sir/Madam" 

+ Trong email bạn nên viết câu và ngữ pháp đầy đủ, tuyệt đối không được sử dụng những từ viết tắt khiến nhà tuyển dụng mất ấn tượng ban đầu khi đọc nó. 

+ Nếu bạn đang ứng tuyển cho một công việc cụ thể, hãy nêu lên vài điểm mạnh trong email của bạn để chứng minh sự phù hợp của bạn theo các tiêu chí lựa chọn mà nhà tuyển dụng đã đề ra.

+ Thể hiện sự quan tâm và lý do tại sao bạn phù hợp với vị trí công việc đó. Nhà tuyển dụng luôn muốn biết rằng bạn có thực sự quan tâm đến vị trí đó hay không.

+ Hãy kết thúc email của mình với lời chào lịch sự như “Tôi mong tin từ bạn” hơn là “Cảm ơn”.

+ Luôn kiểm tra lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp trong email và bất kỳ file đính kèm nào của bạn một cách cẩn thận. Lỗi chính tả là một điều không thể chấp nhận được.

+ Khi bạn gửi CV là một tập tin đính kèm, luôn luôn ghi nhãn đính kèm với tên và thông tin đầy đủ. Bạn cũng có thể nêu tên vị trí ứng tuyển công việc. Điều này đảm bảo rằng CV của bạn sẽ dễ dàng xác định và rõ ràng.

+ Không sử dụng địa chỉ email hiện tại của bạn. Vì thế, bạn hãy lập một địa chỉ email cá nhân dành cho công việc.

Tài liệu đính kèm 

Khi gửi email có kèm các file đính kèm thì bạn cần kiểm tra cẩn thận lại định dạng để chúng có thể tương thích với các phần mềm cơ sở dữ liệu của nhà tuyển dụng, tốt nhất là bạn nên sử dụng phông chữ và những định dạng theo đúng tiêu chuẩn Word, lưu dưới dạng PDF. 

Nếu bạn muốn gửi một CV có dung lượng lớn, bạn có thể lưu nó ở dạng PDF, điều này giúp nó duy trì bố cục một cách chính xác. Tuy nhiên, bạn vẫn sẽ cần phải kiểm tra xem CV của bạn có được tải lên ở định dạng này cho trang web tuyển dụng. 

Một số lưu ý khác 

+ Tên hồ sơ xin việc bạn nên lưu lại tên file có chứa tên bạn, chẳng hạn như NguyenVanACV.pdf,....bằng cách này nhà tuyển dụng sẽ biết được chắc chắn đó là CV của bạn, không mất thời gian tìm kiếm. 

+ Không sử dụng tài khoản email làm việc của bạn, dùng email làm việc để xin việc là hành động không thông minh vì gây ra những ấn tượng không tốt đối với nhà tuyển dụng. Làm sao họ có thể chắc chắn là bạn sẽ không làm điều tương tự như vậy trong tương lai khi sử dụng trang thiết bị, phần mềm trong công ty.

+ Làm theo các hướng dẫn. Nhà tuyển dụng muốn ứng viên thực hiện theo những gì họ yêu cầu và sẵn sàng loại bỏ những hồ sơ không làm theo các hướng dẫn. Vì thế, bạn hãy đọc kĩ hướng dẫn của họ và làm theo, ví dụ nếu họ yêu cầu bạn gửi CV bằng file PDF, đừng gửi CV bằng file Word mà hãy chuyển đổi theo đúng định dạng.

Nhà tuyển dụng luôn đánh giá cao những ứng viên làm theo đúng và đầy đủ những yêu cầu mà họ đưa ra, do đó đừng nên sáng tạo quá mức hay thể hiện quá lố những điều mà nhà tuyển dụng không yêu cầu. Đó chưa chắc đã là những sáng tạo cần thiết và đem lại hiệu quả cao cho bạn, biết đâu tác dụng ngược lại sẽ khiến bạn mất điểm một cách không thương tiếc phải không nào. 

Với những thông tin hữu ích được chia sẻ trong bài viết trên, hy vọng rằng các bạn đã biết cách gửi hồ sơ xin việc qua email hiệu quả. Chúc các bạn tìm việc nhanh và thành công trong cuộc sống!