Cách phát biểu trước cuộc họp - Thể hiện bản lĩnh của bạn

Trên thực tế, kỹ năng phát biểu trước đám đông không phải là một kỹ năng dễ học. Nếu đã là một người trưởng thành, bạn có thể cảm thấy khó khăn khi buộc phải phát biểu trước đồng nghiệp, bạn bè hay cấp trên của mình, đặc biệt trong những cuộc họp hoặc hội nghị. Ví dụ này có thể được lấy trong công ty của Hạ Linh đang làm việc, mặc dù cuộc họp giao ban được diễn ra hàng tuần. Tuy nhiên, những cuộc họp cứ thể trôi qua một cách căng thẳng, không có phản biện, không có tranh luận. Dường như chỉ có mỗi cấp trên, lãnh đạo dưới vai trò là người tổ chức và điều hành cuộc họp lên tiếng.

Rất nhiều môi trường làm việc khác đa phần các cuộc họp đều chìm đắm trong không gian và bầu không khí độc thoại của một số cá nhân đang nắm giữ những vai trò trọng yếu. Ngoại trừ những nhân viên năng động, tự tin, có nhiều đóng góp, thì những nhân viên còn lại chỉ ngồi để “bị hỏi” và “được trả lời”. Tình trạng này thực sự làm cho những cuộc họp kém phần dân chủ, không mang lại hiệu quả cao. Với những nhân viên không biết cách phát biểu trước cuộc họp, đa phần đều ra về với thái độ ấm ức, còn nhiều vấn đề bỏ ngỏ chưa được giải quyết.

Cách phát biểu trước cuộc họp không chỉ là một kỹ năng của những người lãnh đạo, mà còn là kỹ năng của mọi người. Nếu bạn đang mắc kẹt trong tình trạng này, hãy áp dụng một vài giải pháp sau nhé!

1. Chủ động trong việc tập luyện

Không ai có thể làm tốt một việc gì nếu họ không trải qua một thời gian tập luyện trước đó, dù ngắn dù dài. Quá trình tập luyện thiết lập nên sự hoàn hảo, ở bất kỳ tình huống nào, đặc biệt trong những cuộc họp, đối diện với một đám đông nhiều thành phần. Tập luyện thực sự cần thiết và hữu ích với những ai không có sự tự tin sẵn có, rụt rè nhưng buộc phải có ý kiến trong các cuộc họp.

Thực tế và rất nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng, cách phát biểu trước cuộc họp hiệu quả nhất dành cho những cá nhân nhút nhát là chủ động và thường xuyên tập luyện trước đó. Nếu ngày mai có một cuộc họp quan trọng, bạn cần phát biểu trong cuộc họp, hãy dành thời gian để tập luyện nội dung cần phát biểu trước khi buổi họp diễn ra. Hay bạn cũng có thể cải thiện kỹ năng phát biểu trong cuộc họp thường xuyên hơn bằng cách chủ động, tích cực tham gia vào những cuộc tranh luận hay những lần tương tác ở môi trường làm việc. Đó là một giải pháp rất hữu ích giúp bạn xác định được bạn đang gặp phải vấn đề gì, và cảm thấy không thoải mái ở đâu.

Bạn có thể tập luyện bằng cách nói về một chủ đề trước gương khi mỗi buổi sáng thức dậy. Hãy thử cảm nhận nét mặt, biểu hiện, thần thái của mình qua gương để kịp thời điều chỉnh. Kiên trì tập luyện trong khoảng thời gian từ 10 - 20 ngày chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả rõ rệt.

Nếu việc tập luyện được triển khai đúng cách, nghiêm túc và tự giác, việc phát biểu, trình bày trước cuộc họp đối với bạn sẽ trở nên nhẹ nhàng và dễ dàng hơn rất nhiều. Do đó, hãy cố gắng thể hiện suy nghĩ, quan điểm của mình trước khi thực hiện chúng một cách chính thức, có nhiều người chứng kiến bạn nhé!

Xem thêm: CV xin việc làm chuẩn thiết kế mới nhất

2. Cách phát biểu trước cuộc họp - Chuẩn bị trước khi cuộc họp diễn ra

Tương tự như tập luyện, muốn phát biểu suôn sẻ, bạn cũng cần chuẩn bị một vài thứ trước khi cuộc họp chính thức bắt đầu. Cố gắng xem trước những tài liệu, nội dung liên quan đến cuộc họp. Nếu khi cuộc họp bắt đầu diễn ra, bạn mới gấp rút nghiên cứu, xem xét những vấn đề trong cuộc họp thì sẽ chẳng thể có vấn đề gì để phát biểu. Không chỉ không có thời gian trong việc trình bày, góp ý, thể hiện quan điểm cá nhân, mà việc không nghiên cứu trước tài liệu sẽ tạo ấn tượng không hề đẹp trong mắt cấp trên, người điều hành cuộc họp.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chủ động yêu cầu, đề xuất với người điều hành cuộc họp, rằng bạn có thời gian chuẩn bị trong khoảng bao lâu để phát biểu và trình bày ý kiến của mình. Khi đã xác định được những gì mình cần nói, bạn cần đầu tư vào công tác chuẩn bị, sao cho thật kỹ lưỡng để đạt hiệu quả cao nhất có thể nhé.

Tham khảo: Bí quyết trở thành người chủ trì cuộc họp thành công

3. Cố gắng đi thẳng vào vấn đề

Cách phát biểu trước cuộc họp hiệu quả là hãy đi thẳng vào vấn đề bằng một cách nào đó, đừng lan man, đừng dài dòng và cũng đừng dẫn dắt quá nhiều bạn nhé. Tốt nhất, hãy chỉ nên tập trung vào trọng tâm của ý kiến cần phát biểu, nghĩa là vấn đề cần được giải quyết trong bất cứ một cuộc họp nào. Bài phát biểu của bạn cần đảm bảo sự cô đọng, súc tích nhưng vẫn có sức lôi cuốn nhất định. Thông điệp của bạn nhờ vào cách phát biểu, sẽ được truyền đi và lan tỏa một cách dễ dàng hơn, tránh bị cấp trên hoặc những đồng nghiệp khác hiểu lầm bạn đang cố tình vòng vo, khoe khoang.

Tuy nhiên trên thực tế, rất ít người học được cách nói chuyện cô đọng. Do đó, với những ai có phong cách phát biểu gián tiếp, dài dòng, cần dẫn dắt, hãy cố gắng cải thiện mỗi ngày. Chẳng hạn như, bạn có thể tưởng tượng bạn đang tóm tắt một cuốn sách, cuốn sách có thể dài vài trăm trang, nhưng đoạn tóm tắt chỉ nên cô đọng trong khoảng vài gạch đầu dòng. Một chuyên gia tư vấn người Mỹ cho rằng, khi một thông điệp không thể gói gọn trong khoảng 140 ký tự, đồng nghĩa với việc thông điệp đó đang lan man, dài dòng và cần được gọt tỉa lại.

Chính vì lẽ đó, nếu như trong trường hợp bạn buộc phải trình bày hay phát biểu một chủ đề hơi dài dòng. Hãy cố gắng làm cho bản thân có thể tự tin, đứng vững và bình tĩnh trong suốt quá trình phát biểu bắt đầu, và đến khi kết thúc. Điều này có tác dụng gì? Đó là cách để những người tham dự cuộc họp không cảm thấy bạn cố tình nói dài dòng, mà bạn đang cố gắng khai thác, làm rõ vấn đề ở nhiều khía cạnh nhất có thể. Trong trường hợp bạn không muốn bị chen ngang khi đang phát biểu, hãy mở đầu bài phát biểu của mình với các câu nói như: “Tôi có một vài vấn đề cần làm rõ như sau, cụ thể một là, hai là,....”

4. Sử dụng các phương tiện minh họa hoặc hỗ trợ

Sử dụng các phương tiện minh họa hoặc hỗ trợ cũng là cách phát biểu trước cuộc họp hay. Những tiện ích này nên được tận dụng trong trường hợp bạn thực sự không có kinh nghiệm triển khai các vấn đề cần phát biểu bằng lời nói thuần túy. Bạn có thể sử dụng biểu đồ, đèn chiếu, bảng viết, thước, bút,... Chứng minh cho thấy khi chúng ta cầm nắm một vài phương tiện hoặc công cụ trong lúc phát triển, chúng sẽ giúp bản thân quên đi sự mất bình tĩnh, đỡ lúng túng hơn và từ đó phát biểu một cách thuận lợi hơn.

Dành thời gian xây dựng một lộ trình phát biểu, để có thể xác định được vấn đề nào cần phát biểu trước, vấn đề nào cần phát biểu sau.

Xem thêm: bí quyết tăng hiệu quả các cuộc họp

5. Tự tin và bình tĩnh

Trong mọi tình huống, hãy cố gắng giữ vững sự tự tin và bình tĩnh. Chắc chắn, trong các cuộc họp, bạn sẽ không thể tránh khỏi việc bị người khác chen ngang, chất vấn ý kiến hoặc tranh luận qua lại. Nếu bạn tỏ ra bản thân sợ hãi, cố tình trốn tránh vấn đề, đồng nghĩa với việc bạn thực sự là một kẻ thua cuộc. Bạn sẽ ngồi xuống và ra về cuộc họp với cảm giác xấu hổ cứ đeo bám mãi. Do đó, đứng để cảm giác này thống trị bạn bằng cách bình tĩnh đối diện với vấn đề, tự tin phản biện, đừng ấp úng, đừng có những hành động như gãi đầu, bấm tay,...

Tất nhiên, nếu những ý kiến phản hồi mang tính cạnh tranh. Lúc này, bạn cần tập trung vào ý kiến tranh luận, hiểu rõ vấn đề của mình để chuẩn bị một số chứng cứ nhằm chắc rằng những gì bạn tranh luận lại hoàn toàn có căn cứ.

6. Nhấn mạnh những giá trị từ phát biểu của bạn

Nếu bạn đã hoàn thành xong ý kiến của mình, nhưng vấn không có một ai tranh luận lại, phản hồi lại hoặc đơn giản là có phản ứng về những vấn đề, đóng góp mà bạn đã đưa ra. Hãy cố gắng bình tĩnh, đừng để bản thân giận dữ hay chán nản. Cách phát biểu trước cuộc họp chuyên nghiệp đề cập đến việc bạn nên nhấn mạnh những giá trị từ ý kiến hay thông điệp của bạn. Để mọi người xung quanh quan tâm về ý kiến của bạn, hãy nói rằng bạn thực sự biết ơn khi họ đã lắng nghe và có mặt ở cuộc họp này. Giữ tâm thế bĩnh tĩnh, thể hiện câu từ rõ ràng, mạch lạc,... đó là cách mọi người thấy bạn thực sự chuyên nghiệp trong cuộc họp.

Xem thêm: 10 bí quyết học cách ăn nói lưu loát bạn không nên bỏ qua

7. Một số mẹo về cách phát biểu trước cuộc họp khác

- Thứ nhất, học hỏi: Bạn có thể rèn luyện kỹ năng phát triển trong cuộc họp bằng cách quan sát và học hỏi những người khác. Tất nhiên hãy đảm bảo những người đó làm tốt hơn bạn rất nhiều, hoặc họ là “bậc thầy” trong việc phát biểu trước đám đông.

- Thứ hai, thở bằng bụng: Có thể việc phát biểu trước một cuộc họp nhiều thành viên sẽ khiến bạn trở nên căng thẳng. Tuy nhiên, đừng bao giờ để sự căng thẳng của bạn bị người khác nhìn thấy. Do đó, áp dụng giải pháp thở bằng bụng sẽ giúp bạn có thêm năng lượng cùng sự tự tin. Hít vào bằng bụng bằng cách thở vào một cách dài, sâu, rồi sử dụng cơ hoành để phát âm.

- Thứ hai, đừng quên ngôn ngữ cơ thể: Chứng minh bạn là một người có kỹ năng giao tiếp bậc thầy thông qua hệ thống ngôn ngữ cơ thể. Trong lúc phát biểu, hãy thử: Ngồi thẳng lưng, mặt hướng đến phía trước với đôi mắt kiên định và nghiêm túc; hơi ngả người vào trong; đặt hai tay lên bàn; mỉm cười; giữ tương tác với mọi người bằng ánh mắt,...

Hy vọng những mẹo về cách phát biểu trước cuộc họp trên đây sẽ mang lại cho bạn hiệu quả công việc bất ngờ!