Mách bạn bí quyết giúp quản lý nhân viên trong cuộc họp

1. Tại sao cần phải quản lý nhân viên trong cuộc họp?

Cuộc họp nào cũng có một vai trò hết sức quan trọng. Tính chất là nghiệm thu kết quả, bàn bạc, đánh giá những vấn đề đã thực hiện trước đó và nêu hướng giải quyết, đánh giá công việc. Tất cả đều nhằm mục đích tạo ra được những hiệu quả tốt đẹp sau đó. Khó khăn ở đâu thì khắc phục, ưu điểm thì phát huy.

Đối với công ty đang có kế hoạch tuyển thêm nhân viên thì việc chiêu mộ người tìm việc làm với hồ sơ ấn tượng sở hữu những kỹ năng mà công ty cần có định hướng cụ thể. Vấn đề này cũng cần lên kế hoạch trước để cuộc họp diễn ra suôn sẻ.

Tuy nhiên, cuộc họp nào cũng vậy, do đông người tham gia nên sự điều hành của phía lãnh đạo sẽ gặp khó khăn. Số đông làm cho sự quy củ, trật tự bị đảo lộn. Sau mỗi bất đồng ý kiến, mọi người đều đưa ra những tranh luận của riêng mình nhưng không theo trình tự. Ai cũng muốn được nói, ai cũng muốn đưa ý kiến. Khi đó, liệu bạn có chấp nhận chứng kiến cảnh "kiến vỡ tổ" như vậy? Và kết quả buổi bàn luận sẽ đi đến đâu. Chính vì vậy, bạn cần có bí quyết quản lý nhân viên trong buổi họp. Hãy học hỏi những thông tin chúng tôi chia sẻ bên dưới. 

2. 8 lý do khiến cho cuộc họp trở lên không hiệu quả

2.1. Quá phụ thuộc vào slide thuyết trình

Việc sử dụng slide để thuyết trình có lễ là một trong những điều không thể thiếu trong các buổi họp hiện nay, thế nhưng bạn cũng cần phải nên biết răng nó không phải là phương án duy nhất để các nhân viên có thể thể hiện quan điểm của bản thân họ. Nên việc bạn quá bắt bẻ về slide trong cuộc họp có thể sẽ là nguyên nhân khiến cho các nhân viên của mình không thể phát huy được quá nhiều các quan điểm cá nhân và tư duy phản biện của riêng bản thân họ

Việc làm thuyết trình viên

2.2. Chờ đầy đủ mọi người rồi mới bắt đầu

Không chỉ tại các cuộc họp mà ở nhiều các sự kiện khác thì vấn đề về thời gian luôn là một trong những điều khiến nhiều người điều hành phải trở lên đau đầu. Vì việc chờ đợi các thành viên đến đầy đủ để bắt đầu cuộc họp hay nên bắt đầu cuộc họp đúng giờ theo thời gian quy định trước đó với họ luôn là một câu hỏi khó. Nhưng phải nhìn nhận một cách thực tế rằng, để có thể đảm bảo cuộc họp diễn ra theo đúng tiến độ, đem lại kết quả tốt nhất và quan trọng nhất là có thể thiết lập được phong cách làm việc chuyên nghiệp cho các nhân viên của mình thì bạn nên bắt đầu nó theo đúng giờ đã quy định trước đó  

2.3. Nỗi ám ảnh mang tên “sự im lặng”

Một cuộc họp mà không có sự đóng góp xây dựng từ các thành viên tham dự cuộc họp đó

thì nó được coi là một buổi họp thất bại. Có thể vì nhiều các lý do khác nhau như: ngại ngần góp ý, sợ bị các thành viên khác đánh giá, sợ mọi người cho rằng đó là những phát biểu quan điểm cá nhân,… mà có thể nhiều người đã không dám thể hiện ý kiến, quan điểm của bản thân mình. Điều này không chỉ khiến cho cuộc họp diễn ra trong một cách vô nghĩa

Việc làm quản lý nhân sự

2.4. Không có bản tổng hợp cuộc họp

Trước mỗi cuộc họp bạn nân có một biên bản để tổng kết lại những vấn đề tồn đọng hay những vấn đề đã được giải quyết và các nhiệm vụ sẽ phải thực hiện cụ thể cho từng thành viên trong thời gian sắp tới, để từ đó những người tham gia cuộc họp sẽ xác định được chính xác nhiệm vụ của mình sau cuộc họp và những thành viên vắng mặt trong cuộc họp cũng có thể cập nhập được những nhiệm vụ và không có căn cứ để không thực hiện theo những quyết định đó.

2.5. Không chịu lắng nghe

Đây là một trong những vấn đề phổ biến thường xuyên diễn ra trong các cuộc họp, khi mỗi người một ý kiến, một quan điểm khác nhau và chẳng ai chịu lắng nghe những ý kiến, quan điểm của người khác cả. Bạn cần biết răng việc tham gia cuộc họp không có nghĩa là việc bạn chỉ cần trình bày các quan điểm của bạn thân mà còn là việc bạn cần lắng nghe các quan điểm của những người khác nữa và ngược lại cuộc họp cũng chính là nơi để mọi người có thể lắng nghe các ý kiện của bạn. Việc bạn chẳng thèm lắng nghe ý kiến của mọi người trong cuộc họp sẽ chỉ khiến cho cuộc họp trở nên lộn xộn, mất trật tự và không đi đến được những mục tiêu chung.

2.6. Thời gian họp hành quá lâu

 Một trong những hạn chế khiện cho cuộc họp trở lên lan man và không đi đến được hồi kết, khiến cho mọi người trở lên ngao ngán chính là việc thời gian họp quá lâu. Những cuộc họp như vậy không chỉ lãng phí nguồn lực và thời gian của các thành viên trong tổ chức, hiệu suốt làm việc của mọi người mà nó còn thể đem lại những nguy cơ nghiêm trọng hơn như làm giảm sút tinh thần làm việc và hủy hoại các cảm hứng sáng tạo làm việc của nhân viên.

2.7. Sử dụng điện thoại

Việc sử dụng điện thoại để chơi game hay lướt mạng có lẽ không còn phải là thực trangj còn quá xa lạ trong các cuộc họp hiện nay, điều này đặc biệt phổ biến trong các cuộc họp đông người, hay thời gian họp quá lâu. Không chỉ làm mất sự tập trung của mọi người mà nó còn ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả mà cuộc họp mong muốn đạt được.

2.8. Điều hành kém hiệu quả

Người quản lý, điều hành cuộc họp cũng chính là người sẽ giữ vai trò trong việc chủ trì và kiểm soát các nội dung sẽ được triển khai trong buổi họp đó, cũng như việc tạo dựng không khí của buổi họp đó. Bởi thế ngoài việc tổng hợp ý kiến của các thành viên trong cuộc họp để đưa ra quyết định tối ưu tất cả được những mong muốn của các thành viên thì họ cũng đồng thời phải luôn là người làm chủ được không khí trong buổi họp, xử lý linh hoạt các tình huống nhằm tránh nảy sinh mâu thuẫn giữa các thành viên trong cuộc họp. Và chỉ là một sự điều hành yếu kém cũng có thể khiến cuộc họp đó bị lệch hướng khỏi những kế hoạch ban đầu đã định mà thay vào đó còn có thể dập tắt đi tinh thần cùng sự sáng tạo của đội ngũ các thành viên

Việc làm giám đốc điều hành

3. Bí quyết quản lý nhân viên trong cuộc họp dành cho nhà lãnh đạo

3.1. Đưa ra quy định thực hiện đúng nội quy cuộc họp

Một cuộc họp trang trọng cần nhân viên phải nghiêm túc thực hiện đúng những nội quy cơ bản nhất. Sự mở đầu với đông đủ nhân viên sẽ cho cuộc họp trôi chảy từ đầu đến cuối. Do đó, đòi hỏi nhân viên phải đi họp đúng giờ. Thông thường, để tránh bị trễ giờ họp, mỗi nhân viên nên chủ động đến phòng họp sớm hơn từ 5 đến 10 phút, chuẩn bị tinh thần thoải mái và tổng hợp lại một vài ý kiến quan trọng sẽ đưa ra.

>>> Xem thêm: Cách dùng nhân viên có nhiều yêu cầu

3.2. Yêu cầu chuẩn bị tài liệu đầy đủ trước buổi họp

Ở các doanh nghiệp chuyên nghiệp, chúng ta thường thấy trước khi diễn ra buổi họp nào đó thì trên bàn họp luôn có sẵn đầy đủ tài liệu đặt vào từng vị trí. Vì thế, nếu là lãnh đạo, bạn cũng nên quy định cho nhân viên của mình làm điều đó để tính chất cuộc họp được nâng cao hơn, mọi người cũng sẽ cảm thấy bản thân mình cần nghiêm túc hơn khi họp. Mẫu giấy mời họp cũng thường xuyên được sử dụng tại các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp có tính chuyên nghiệp cao. 

Quán triệt làm việc riêng, nêu cao tinh thần tập trung trong cuộc họp và những chuẩn bị kỹ lưỡng mọi thứ sẽ là yếu tố giúp cuộc họp trở nên chuyên nghiệp, hiệu quả. Chúc các bạn có được những cuộc bàn luận về công việc hiệu quả. 

3.3. Phong cách và tạo ra bầu không khí thoải mái

Để trở thành một lãnh đạo tốt, ngoài việc bạn phải đảm bảo được đúng các yếu tố, vấn đề cần thiết sẽ được triển khai trong cuộc họp thì bạn cũng cần phải duy trì được không khí của cuộc họp đó một cách gần gũi nhất, điều nay không chỉ tạo ra được bầu không khí thoải mái giữa các thành viên mà nó cũng là động lực cho nhiều các ý tưởng khác nảy sinh, sáng tạo hơn. Tùy từng tính cách của mỗi người quản lý mà bầu không khí như thế có thể được tạo dựng bằng nhiều cách khác nhau như: tổ chức các buổi liên hoan nhỏ, tổ chức đi chơi định kỳ, tổ chức những buổi họp chính thức hay không chính thức …

Tìm việc

3.4. Những quyết định chính xác

Để có thể khẳng định được sự uy tín với các nhân viên của mình, thì ngoài viện bạn cần phải chứng minh được bạn là người nói được và làm được, thì bạn cũng cần phải có những quyết định để có thể đảm bảo quyền lợi cho tập thể của mình một cách tốt nhất.

Trên đây là một số những chia sẻ của Timviec365.vn về chủ để “quản lý nhân viên trong cuộc họp”, hy vọng rằng sau những kiến thức được chia sẻ trong bài viết đã có thể phần nào tìm được cho mình một giải pháp tối ưu nhất để có thể giải quyết được những vấn đề còn tồn đọng trong việc quản lý nhân viên trong cuộc họp nhé.

• Tham khảo thêm những kỹ năng khi ghi biên bản họp giúp bạn tổng hợp đầy đủ và nhanh chóng những thông tin quan trọng trong các cuộc họp.
• Những tin tức tuyển dụng việc làm quản lý điều hành tại Hồ Chí Minh mới nhất, hot nhất mà bạn không nên bỏ lỡ