Quay lại

Những bí quyết tăng hiệu quả các cuộc họp bạn nên nắm được

Tác giả: Timviec365.vn Saturday , 26/09/20

Hoạt động họp hành thảo luận là thời điểm để bộ phận lãnh đạo doanh nghiệp có thể nắm bắt rõ ràng hơn về tiến độ và quy trình làm của nhân viên. Vậy làm thế nào để có một cuộc họp đạt kết quả hoàn hảo như mong đợi? Tham khảo ngay bài viết của ứng viên tìm việc dưới đây để đúc kết thêm kinh nghiệm.

Việc làm Quản lý điều hành

1. Giá trị của mỗi cuộc họp

Ở bất kỳ một công ty nào cũng vậy, mỗi cuộc họp đều mang giá trị cần thiết và quan trọng trong quá trình phát triển công ty. Những nhà quản lý cần phải biết rõ: họp để làm gì? Khi nào thì cần họp? Để bám sát tiến trình công việc? Điều đó càng chứng tỏ cuộc họp mang đến giá trị lớn, giúp mọi người tổng hợp lại tất cả vấn đề đã thực hiện trước đó. Ngồi lại với nhau, cùng nhìn lại vấn đề và phân tích hiệu quả và tồn đọng, khó khăn vướng mắc. Như thế, cả đội ngũ lãnh đạo cho đến những người nhân viên mới đưa ra được định hướng phát triển khắc phục mọi vấn đề. Nhất là đối với những ai làm công việc, việc làm kinh doanh thì vai trò của những cuộc họp sẽ trở nên càng quan trọng hơn bao giờ hết khi chính nó sẽ đem lại sự sống còn cho một doanh nghiệp mà được thể hiện rõ nhất qua danh số bán hàng của toàn công ty. Bởi vậy, đòi hỏi cao ở người lãnh đạo phải quản lý tốt tiến trình cuộc họp và quan trọng hơn nữa, họ phải nắm rõ bản thân mình cần gì, nên tránh những gì?

 kỹ năng quản lý tổ chức cuộc họp

Mỗi cuộc họp đều mang tới cho công ty nhiều nghiệm thu. Do vậy, cuộc họp cần tới sự nghiêm túc,mang tính chuyên nghiệp cao. Buổi họp có suôn sẻ hay không phần lớn phụ thuộc vào trách nhiệm của người quản lý. Ngoài việc họ cần nắm trong tay bí quyết để quản lý nhân viên trong cuộc hợp ra thì những người làm sếp còn phải biết điều gì nên thể hiện, điều gì không nên. Muốn nhận thức đúng giá trị của cuộc hợp thì nhất thiết bạn cần phải biết được đâu là những điều cần tránh.

Việc làm quản lý điều hành tại Hà Nội

2. Những điều nên tránh trong cuộc họp

2.1. Không làm việc riêng khi tham gia họp

Đã là người thủ lĩnh, mọi hành vi của bạn sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến những người cấp dưới. Nếu như bạn đã đưa ra quy định nhân viên không được làm việc riêng trong buổi họp thì bạn cần là người thực hiện điều đó trước tiên. Có như vậy, nhà lãnh đạo mới đủ tư cách để nhắc nhở nhân viên của mình. Nếu là người đưa ra luật mà không thực hiện luật, thử hỏi còn ai tôn trọng lời nói và những quy định mà bạn đưa ra.

 kỹ năng quản lý

2.2. Tránh nổi nóng khi không nhận được kết quả như mong muốn

Có rất nhiều vị sếp thường nổi nóng và quát tháo nhân viên. Có lẽ đó là điều ngu ngốc nhất mà họ không hề lường tới. Tại sao vậy, khi bạn là sếp, bạn chưa đặt mình vào vị trí của nhân viên thì đương nhiên bạn sẽ không biết được những khó khăn mà họ gặp phải trong quá trình làm việc. Việc bạn chỉ nhìn về kết quả và đòi hỏi kết quả đó phải tốt có nghĩa rằng bạn đang rất cực đoan. Trong buổi họp, khi nghe nhân viên trình bày kết quả không như mong đợi, bạn nên kìm chế sự nổi nóng hay tức giận. Thay vào đó cố gắng suy xét nguyên nhân và cùng hợp lực để tìm ra giải pháp giải quyết vấn đề.

Việc làm giám đốc điều hành

2.3. Tránh thể hiện thái độ thiên vị

Một vị sếp thông minh sẽ không để nhân viên có cảm giác bị thiên vị. Bạn có thể yêu mến đặc biệt một ai đó bởi tài năng của họ nhưng cũng phải cân bằng và công tâm trong công việc. Một môi trường công bằng sẽ dễ dàng cho mọi người nhận được cảm giác bình đẳng. Nhân viên của bạn vì thế mà làm việc tốt hơn thay vì dành thời gian suy nghĩ, ganh tị, bất hòa.

3. 3 nguyên tắc vàng để tổ chức cuộc họp hiệu quả

Cuộc họp là cơ chế không thể thiếu của tất cả các công ty. Bởi tại cuộc họp người ta có thể tổng kết các vấn để, có thể đưa ra ý kiến tranh luận, bàn bạc. Vì vậy dù diễn ra trong thời gian không dài nhưng mỗi một cuộc họp đều cần chuẩn bị thật kỹ càng. Cuộc họp thành công là cuộc họp giải quyết được vấn đề quan trọng nhằm mục đích tìm ra các giải pháp thiết thực để đưa công ty thêm phần phát triển. Dưới đây chính là 3 nguyên tắc chuẩn mực để tham gia cuộc họp.

3.1. Nguyên tắc lên kế hoạch họp cụ thể

Chúng tôi không nhắc tới những cuộc họp khẩn cấp. Ở đây là nói đến một cuộc họp đã được định sẵn, tức là đã có kế hoạch họp. Ví dụ như cuộc họp định kỳ tổng kết mỗi tuần, cuộc họp hàng tháng, cuộc họp thường niên. Những cuộc hợp này đều mang tính cố định và có hoạch định sẵn thời gian thực hiện được phổ biến tới toàn thể nhân viên trong công ty. Vì vậy, những cuộc họp như vậy thì nên được chuẩn bị kỹ lưỡng. Trước khi bước vào cuộc họp, mọi thứ đều sẵn sàng thì sẽ giúp các thành viên kịp chuẩn bị tâm thế, ý tưởng, sáng kiến. Vậy, hãy thông báo trước về kế hoạch họp cho toàn công ty hay những phòng ban trong cả công ty bạn. Điều này còn giúp cuộc họp có đầy đủ thành viên. Do đã được thông báo trước nên mọi người sẽ chủ động về việc sắp xếp thời gian tham gia 

>>> Xem thêm: Mẫu giấy mời họp để chuẩn bị cuộc họp chuyên nghiệp hơn và đạt được những mục đích đề ra trong kế hoạch họp

3.2. Tuân thủ nguyên tắc đúng giờ

Ở bất cứ phân khu công việc, ngành nghề nào cũng vậy, tất cả chúng ta đều tôn trọng sự đúng giờ. Và với 1 cuộc họp, sự có mặt đúng giờ càng đóng vai trò quan trọng. Nó chứng minh cho sếp thấy rằng, bạn đang nghiêm túc với công việc. Đúng giờ sẽ tăng thêm cho bạn tác phong chuyên nghiệp. Nhìn vào tính chất cuộc họp, mọi vấn đề nội dung quan trọng sẽ được đưa ra bàn bạc. Do đó, bạn cần có mặt ngay từ đầu buổi họp để nghe được trọn vẹn nội dung.  Khi đi họp, nếu như bạn vào muộn làm cho sự tiếp thu nội dung bị gián tiếp.

Việc làm hành chính nhân sự

Nguyên tắc tổ chức cuộc họp

Hơn nữa gây ra những ảnh hưởng tới  người khác. Tất nhiên, nghiêm trọng hơn nữa là cái nhìn của sếp. Một người lãnh đạo bất kỳ nào cũng thế, chẳng ai thích một nhân viên thiếu tác phong chuyên nghiệp. Nhất là thiếu chuyên nghiệp trong việc chuẩn bị và tham gia họp. Nếu nắm bắt toàn bộ cuộc họp, chắc chắn bạn sẽ đưa ra được những sáng kiến hay nhất để góp ý. Sếp của bạn rất cần những sáng kiến như vậy để phát triển công ty.

3.3. Nguyên tắc nói không với điện thoại trong cuộc họp

Điện thoại gây cho bạn mất tập trung khi tham gia buổi họp công ty. Đồng thời, nếu bạn sử dụng điện thoại khi cuộc họp thì người những người khác sẽ cảm thấy bị thiếu tôn trọng và khó chịu. Người nói cần có người nghe và góp ý. Bạn thử nghĩ mà xem, cuộc họp có 9 người, 1 người nói và 8 người còn lại ngồi làm việc riêng với chiếc điện thoại cá nhân. Vậy ai là người nghe và cuộc họp sẽ đi tới đâu.

Chính vì giá trị của những nguyên tắc này rất lớn cho nên để công việc hiệu quả, chúng ta cần phải tổ chức được những cuộc họp có hiệu quả. Đi từ việc nắm bắt nguyên tắc, bạn hãy hành động để có được một cuộc họp thành công nhé.

4. Bí quyết tăng hiệu quả của các cuộc họp dành cho nhà lãnh đạo

4.1. Lên kế hoạch cho thời gian họp

Dựa vào nghiên cứu đến từ nhiều doanh nghiệp mà timviec365.vn đã tổng hợp được thì các doanh nghiệp có những cuộc họp diễn ra theo thời gian định kỳ sẽ thường thu về những kết quả tốt đẹp hơn các doanh nghiệp thường đột xuất tổ chức họp. Tình trạng thường xuyên xảy ra những cuộc họp mang tính đột xuất xảy ra khi người lãnh đạo, người làm công tác quản lý không đưa ra lời thông báo từ trước nào cho nhân viên khiến những vấn đề còn khá nhiều vướng mắc và khó khăn không đưa note lại một cách bao quát và chi tiết, rõ ràng, khiến cho tính chất cuộc họp trở nên lộn xộn và có thể sẽ thiếu những mấu chốt quan trọng. Vậy nên việc lên kế hoạch trước về thời gian diễn ra cuộc họp và thông báo trước kế hoạch của cuộc họp là điều nên làm để có sự chuẩn bị tốt nhất.

Kiếm việc làm

4.2. Nên đưa ra mục đích cuộc họp rõ ràng

Nếu muốn mọi công việc, nhiệm vụ được tiến hành và giải quyết ổn thỏa trong mỗi buổi họp, người làm lãnh đạo cần đưa ra những mục tiêu họp rõ ràng cuộc thảo luận này để giải quyết cho vấn đề gì và làm như nào. Đây là điều giúp cho nội dung buổi họp cùng tập trung về một hướng, đồng thời mang đến những nhận định được phân tích chuyên sâu để giải quyết vấn đề. Khi không có mục đich trước, các nội dung được nêu trong cuộc họp sẽ rất nhiều và đi linh tinh chỉ có ở bề nổi mà không thể hoàn toàn giải quyết vấn đề.

4.3. Bắt đầu họp và kết thúc họp đúng giờ

Bí quyết tăng hiệu quả của các cuộc họp

Nhiều đơn vị sự nghiệp doanh nghiệp còn có tình trạng trì hoãn cuộc họp vì nhiều nguyên nhân nhưng đây là biểu hiện của cách làm không chuyên nghiệp. Hãy bắt đầu cuộc họp của bạn đúng giờ và kỷ luật những ai đến muộn nếu không đưa ra được lý do chính đáng. Như vậy sẽ khiến những cá nhân đó e ngại và ý thức hơn trong công tác thực hiện, hoàn thành công việc được đảm bảo trong quỹ thời gian quy định. Ngay cả khi cuộc họp kết thúc cũng vậy, ai cũng có công việc của mình nên hãy giải quyết các vấn đề nhanh và dứt khoát để tạo áp lực cho nhân viên của bạn khiến họ phải trình bày đúng với trọng tâm vấn đề nhanh nhất.

4.4. Không sử dụng các thiết bị điện tử khi họp

Trong mỗi cuộc họp trừ máy tính và máy chiếu để trình bày nội dung thì bạn cần cấm tất cả các loại thiết bị thông minh khác được sử dụng trong thời gian này. Nếu nhân viên của bạn dùng điện thoại khi họp chắc hẳn họ sẽ chẳng để tâm đến nội dung người đang nói là gì. Cũng như vậy dù họ không dùng điện thoại mà dùng laptop thì cũng có thể vô tư làm việc khác mà bạn không thể nào hay biết. Việc không sử dụng các thiết bị smartphone, laptop sẽ giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc nên bạn hãy áp dụng ngay nó cho công ty của mình.

Ngoài ra các cuộc họp quan trọng sẽ luôn cần có biên bản ghi chép lại tất cả các thông tin của cuộc họp về nội dung chính cũng  như những người tham gia cuộc họp và vai trò, tham khảo ngay mẫu biên bản họp, cách giúp bạn tổng hợp thông tin cuộc họp nhanh chóng và đầy đủ  nhất. Bên cạnh đó còn nhiều kỹ năng quản trị doanh nghiệp cho những nhà lãnh đạo tài ba tại website tuyển dụng nhanh của chúng tôi. Hãy truy cập để biết thêm thông tin chi tiết.

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV -Tâm sự Nghề nghiệp -Cẩm Nang Tìm Việc -Kỹ Năng Tuyển Dụng -Cẩm nang khởi nghiệp -Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm -Kỹ năng ứng xử văn phòng -Quyền lợi người lao động -Bí quyết đào tạo nhân lực -Bí quyết lãnh đạo -Bí quyết làm việc hiệu quả -Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép -Bí quyết viết thư xin thôi việc -Cách viết đơn xin việc -Bí quyết thành công trong công việc -Bí quyết tăng lương -Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên -Kỹ năng đàm phán lương -Kỹ năng phỏng vấn -Kỹ năng quản trị doanh nghiệp -Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội -Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng -Mẹo viết hồ sơ xin việc -Mẹo viết thư xin việc -Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng -Định hướng nghề nghiệp -Top việc làm hấp dẫn -Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông -Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng -Tư vấn việc làm ngành Báo chí -Tư vấn tìm việc làm thêm -Tư vấn việc làm ngành Bất động sản -Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin -Tư vấn việc làm ngành Du lịch -Tư vấn việc làm ngành Kế toán -Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật -Tư vấn việc làm ngành Sư phạm -Tư vấn việc làm ngành Luật -Tư vấn việc làm thẩm định -Tư vấn việc làm vị trí Content -Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn -Tư vấn việc làm quản lý -Kỹ năng văn phòng -Nghề truyền thống -Các vấn đề về lương -Tư vấn tìm việc làm thời vụ -Cách viết Sơ yếu lý lịch -Cách gửi hồ sơ xin việc -Biểu mẫu phục vụ công việc -Tin tức tổng hợp -Ý tưởng kinh doanh -Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing -Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương -Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh -Mẹo viết Thư cảm ơn -Góc Công Sở -Câu chuyện nghề nghiệp -Hoạt động đoàn thể -Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch -Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự -Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics -Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng -Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng -Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật -Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe -Quản trị nhân lực -Quản trị sản xuất -Cẩm nang kinh doanh -Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất -Mô tả công việc ngành Kinh doanh -Mô tả công việc ngành Bán hàng -Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng -Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng -Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán -Mô tả công việc ngành Marketing - PR -Mô tả công việc ngành Nhân sự -Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin -Mô tả công việc ngành Sản xuất -Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải -Mô tả công việc Kho vận - Vật tư -Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics -Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn -Mô tả công việc ngành Hàng không -Mô tả công việc ngành Xây dựng -Mô tả công việc ngành Y tế - Dược -Mô tả công việc Lao động phổ thông -Mô tả công việc ngành Kỹ thuật -Mô tả công việc Nhà nghiên cứu -Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo -Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính -Mô tả công việc Biên - Phiên dịch -Mô tả công việc ngành Thiết kế -Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình -Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh -Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực -Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo -Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern -Mô tả công việc ngành Freelancer -Mô tả công việc Công chức - Viên chức -Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý -Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng -Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận -Hồ sơ doanh nhân -Việc làm theo phường - Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Đăng bình luận.
captcha
Đăng bình luận thành công!
Liên hệ qua skype Liên hệ qua skype