Những bí quyết tăng hiệu quả các cuộc họp bạn nên nắm được

1. Giá trị của mỗi cuộc họp

Ở bất kỳ một công ty nào cũng vậy, mỗi cuộc họp đều mang giá trị cần thiết và quan trọng trong quá trình phát triển công ty. Những nhà quản lý cần phải biết rõ: họp để làm gì? Khi nào thì cần họp? Để bám sát tiến trình công việc? Điều đó càng chứng tỏ cuộc họp mang đến giá trị lớn, giúp mọi người tổng hợp lại tất cả vấn đề đã thực hiện trước đó. Ngồi lại với nhau, cùng nhìn lại vấn đề và phân tích hiệu quả và tồn đọng, khó khăn vướng mắc. Như thế, cả đội ngũ lãnh đạo cho đến những người nhân viên mới đưa ra được định hướng phát triển khắc phục mọi vấn đề. Nhất là đối với những ai làm công việc, việc làm kinh doanh thì vai trò của những cuộc họp sẽ trở nên càng quan trọng hơn bao giờ hết khi chính nó sẽ đem lại sự sống còn cho một doanh nghiệp mà được thể hiện rõ nhất qua danh số bán hàng của toàn công ty. Bởi vậy, đòi hỏi cao ở người lãnh đạo phải quản lý tốt tiến trình cuộc họp và quan trọng hơn nữa, họ phải nắm rõ bản thân mình cần gì, nên tránh những gì?

Mỗi cuộc họp đều mang tới cho công ty nhiều nghiệm thu. Do vậy, cuộc họp cần tới sự nghiêm túc,mang tính chuyên nghiệp cao. Buổi họp có suôn sẻ hay không phần lớn phụ thuộc vào trách nhiệm của người quản lý. Ngoài việc họ cần nắm trong tay bí quyết để quản lý nhân viên trong cuộc hợp ra thì những người làm sếp còn phải biết điều gì nên thể hiện, điều gì không nên. Muốn nhận thức đúng giá trị của cuộc hợp thì nhất thiết bạn cần phải biết được đâu là những điều cần tránh.

Việc làm quản lý điều hành tại Hà Nội

2. Những điều nên tránh trong cuộc họp

2.1. Không làm việc riêng khi tham gia họp

Đã là người thủ lĩnh, mọi hành vi của bạn sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến những người cấp dưới. Nếu như bạn đã đưa ra quy định nhân viên không được làm việc riêng trong buổi họp thì bạn cần là người thực hiện điều đó trước tiên. Có như vậy, nhà lãnh đạo mới đủ tư cách để nhắc nhở nhân viên của mình. Nếu là người đưa ra luật mà không thực hiện luật, thử hỏi còn ai tôn trọng lời nói và những quy định mà bạn đưa ra.

2.2. Tránh nổi nóng khi không nhận được kết quả như mong muốn

Có rất nhiều vị sếp thường nổi nóng và quát tháo nhân viên. Có lẽ đó là điều ngu ngốc nhất mà họ không hề lường tới. Tại sao vậy, khi bạn là sếp, bạn chưa đặt mình vào vị trí của nhân viên thì đương nhiên bạn sẽ không biết được những khó khăn mà họ gặp phải trong quá trình làm việc. Việc bạn chỉ nhìn về kết quả và đòi hỏi kết quả đó phải tốt có nghĩa rằng bạn đang rất cực đoan. Trong buổi họp, khi nghe nhân viên trình bày kết quả không như mong đợi, bạn nên kìm chế sự nổi nóng hay tức giận. Thay vào đó cố gắng suy xét nguyên nhân và cùng hợp lực để tìm ra giải pháp giải quyết vấn đề.

• Xem thêm:  Những phương pháp giúp sếp tối đa hóa năng lực của nhân viên

Việc làm giám đốc điều hành

2.3. Tránh thể hiện thái độ thiên vị

Một vị sếp thông minh sẽ không để nhân viên có cảm giác bị thiên vị. Bạn có thể yêu mến đặc biệt một ai đó bởi tài năng của họ nhưng cũng phải cân bằng và công tâm trong công việc. Một môi trường công bằng sẽ dễ dàng cho mọi người nhận được cảm giác bình đẳng. Nhân viên của bạn vì thế mà làm việc tốt hơn thay vì dành thời gian suy nghĩ, ganh tị, bất hòa.

3. 3 nguyên tắc vàng để tổ chức cuộc họp hiệu quả

Cuộc họp là cơ chế không thể thiếu của tất cả các công ty. Bởi tại cuộc họp người ta có thể tổng kết các vấn để, có thể đưa ra ý kiến tranh luận, bàn bạc. Vì vậy dù diễn ra trong thời gian không dài nhưng mỗi một cuộc họp đều cần chuẩn bị thật kỹ càng. Cuộc họp thành công là cuộc họp giải quyết được vấn đề quan trọng nhằm mục đích tìm ra các giải pháp thiết thực để đưa công ty thêm phần phát triển. Dưới đây chính là 3 nguyên tắc chuẩn mực để tham gia cuộc họp.

3.1. Nguyên tắc lên kế hoạch họp cụ thể

Chúng tôi không nhắc tới những cuộc họp khẩn cấp. Ở đây là nói đến một cuộc họp đã được định sẵn, tức là đã có kế hoạch họp. Ví dụ như cuộc họp định kỳ tổng kết mỗi tuần, cuộc họp hàng tháng, cuộc họp thường niên. Những cuộc hợp này đều mang tính cố định và có hoạch định sẵn thời gian thực hiện được phổ biến tới toàn thể nhân viên trong công ty. Vì vậy, những cuộc họp như vậy thì nên được chuẩn bị kỹ lưỡng. Trước khi bước vào cuộc họp, mọi thứ đều sẵn sàng thì sẽ giúp các thành viên kịp chuẩn bị tâm thế, ý tưởng, sáng kiến. Vậy, hãy thông báo trước về kế hoạch họp cho toàn công ty hay những phòng ban trong cả công ty bạn. Điều này còn giúp cuộc họp có đầy đủ thành viên. Do đã được thông báo trước nên mọi người sẽ chủ động về việc sắp xếp thời gian tham gia 

>>> Xem thêm: Mẫu giấy mời họp để chuẩn bị cuộc họp chuyên nghiệp hơn và đạt được những mục đích đề ra trong kế hoạch họp

3.2. Tuân thủ nguyên tắc đúng giờ

Ở bất cứ phân khu công việc, ngành nghề nào cũng vậy, tất cả chúng ta đều tôn trọng sự đúng giờ. Và với 1 cuộc họp, sự có mặt đúng giờ càng đóng vai trò quan trọng. Nó chứng minh cho sếp thấy rằng, bạn đang nghiêm túc với công việc. Đúng giờ sẽ tăng thêm cho bạn tác phong chuyên nghiệp. Nhìn vào tính chất cuộc họp, mọi vấn đề nội dung quan trọng sẽ được đưa ra bàn bạc. Do đó, bạn cần có mặt ngay từ đầu buổi họp để nghe được trọn vẹn nội dung.  Khi đi họp, nếu như bạn vào muộn làm cho sự tiếp thu nội dung bị gián tiếp.

Việc làm hành chính nhân sự

Hơn nữa gây ra những ảnh hưởng tới  người khác. Tất nhiên, nghiêm trọng hơn nữa là cái nhìn của sếp. Một người lãnh đạo bất kỳ nào cũng thế, chẳng ai thích một nhân viên thiếu tác phong chuyên nghiệp. Nhất là thiếu chuyên nghiệp trong việc chuẩn bị và tham gia họp. Nếu nắm bắt toàn bộ cuộc họp, chắc chắn bạn sẽ đưa ra được những sáng kiến hay nhất để góp ý. Sếp của bạn rất cần những sáng kiến như vậy để phát triển công ty.

3.3. Nguyên tắc nói không với điện thoại trong cuộc họp

Điện thoại gây cho bạn mất tập trung khi tham gia buổi họp công ty. Đồng thời, nếu bạn sử dụng điện thoại khi cuộc họp thì người những người khác sẽ cảm thấy bị thiếu tôn trọng và khó chịu. Người nói cần có người nghe và góp ý. Bạn thử nghĩ mà xem, cuộc họp có 9 người, 1 người nói và 8 người còn lại ngồi làm việc riêng với chiếc điện thoại cá nhân. Vậy ai là người nghe và cuộc họp sẽ đi tới đâu.

Chính vì giá trị của những nguyên tắc này rất lớn cho nên để công việc hiệu quả, chúng ta cần phải tổ chức được những cuộc họp có hiệu quả. Đi từ việc nắm bắt nguyên tắc, bạn hãy hành động để có được một cuộc họp thành công nhé.

• Tìm kiếm  việc làm lương cao tại Hà Nội với rất nhiều tin tuyển dụng đang được timviec365 tổng hợp tại đây.

4. Bí quyết tăng hiệu quả của các cuộc họp dành cho nhà lãnh đạo

4.1. Lên kế hoạch cho thời gian họp

Dựa vào nghiên cứu đến từ nhiều doanh nghiệp mà timviec365.vn đã tổng hợp được thì các doanh nghiệp có những cuộc họp diễn ra theo thời gian định kỳ sẽ thường thu về những kết quả tốt đẹp hơn các doanh nghiệp thường đột xuất tổ chức họp. Tình trạng thường xuyên xảy ra những cuộc họp mang tính đột xuất xảy ra khi người lãnh đạo, người làm công tác quản lý không đưa ra lời thông báo từ trước nào cho nhân viên khiến những vấn đề còn khá nhiều vướng mắc và khó khăn không đưa note lại một cách bao quát và chi tiết, rõ ràng, khiến cho tính chất cuộc họp trở nên lộn xộn và có thể sẽ thiếu những mấu chốt quan trọng. Vậy nên việc lên kế hoạch trước về thời gian diễn ra cuộc họp và thông báo trước kế hoạch của cuộc họp là điều nên làm để có sự chuẩn bị tốt nhất.

Kiếm việc làm

4.2. Nên đưa ra mục đích cuộc họp rõ ràng

Nếu muốn mọi công việc, nhiệm vụ được tiến hành và giải quyết ổn thỏa trong mỗi buổi họp, người làm lãnh đạo cần đưa ra những mục tiêu họp rõ ràng cuộc thảo luận này để giải quyết cho vấn đề gì và làm như nào. Đây là điều giúp cho nội dung buổi họp cùng tập trung về một hướng, đồng thời mang đến những nhận định được phân tích chuyên sâu để giải quyết vấn đề. Khi không có mục đich trước, các nội dung được nêu trong cuộc họp sẽ rất nhiều và đi linh tinh chỉ có ở bề nổi mà không thể hoàn toàn giải quyết vấn đề.

4.3. Bắt đầu họp và kết thúc họp đúng giờ

Nhiều đơn vị sự nghiệp doanh nghiệp còn có tình trạng trì hoãn cuộc họp vì nhiều nguyên nhân nhưng đây là biểu hiện của cách làm không chuyên nghiệp. Hãy bắt đầu cuộc họp của bạn đúng giờ và kỷ luật những ai đến muộn nếu không đưa ra được lý do chính đáng. Như vậy sẽ khiến những cá nhân đó e ngại và ý thức hơn trong công tác thực hiện, hoàn thành công việc được đảm bảo trong quỹ thời gian quy định. Ngay cả khi cuộc họp kết thúc cũng vậy, ai cũng có công việc của mình nên hãy giải quyết các vấn đề nhanh và dứt khoát để tạo áp lực cho nhân viên của bạn khiến họ phải trình bày đúng với trọng tâm vấn đề nhanh nhất.

4.4. Không sử dụng các thiết bị điện tử khi họp

Trong mỗi cuộc họp trừ máy tính và máy chiếu để trình bày nội dung thì bạn cần cấm tất cả các loại thiết bị thông minh khác được sử dụng trong thời gian này. Nếu nhân viên của bạn dùng điện thoại khi họp chắc hẳn họ sẽ chẳng để tâm đến nội dung người đang nói là gì. Cũng như vậy dù họ không dùng điện thoại mà dùng laptop thì cũng có thể vô tư làm việc khác mà bạn không thể nào hay biết. Việc không sử dụng các thiết bị smartphone, laptop sẽ giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc nên bạn hãy áp dụng ngay nó cho công ty của mình.

Ngoài ra, việc lưu ý đến việc ghi chép lại thông tin quan trọng trong các cuộc họp luôn là điều cần thiết, bao gồm cả nội dung chính của cuộc họp cũng như thông tin về những người tham dự và vai trò của họ. mẫu biên bản họp, cách giúp bạn tổng hợp thông tin cuộc họp nhanh chóng và đầy đủ  nhất. Bên cạnh đó còn nhiều kỹ năng quản trị doanh nghiệp cho những nhà lãnh đạo tài ba tại website tuyển dụng nhanh của chúng tôi. Hãy truy cập để biết thêm thông tin chi tiết.