Communication skills là gì? Tiết lộ cách giao tiếp công sở thành công!

Mục sư Joel Osteen có một câu nói nổi tiếng thế này “You can change your world by changing your words... Remember, death and life are in the power of the tongue”, hiểu sơ lược có thể là, bạn có thể thay đổi cả thế giới bằng những lời nói của bạn. Hãy nhớ rằng, sự sống và cái chết đôi khi rất mong manh và phụ thuộc vào lời nói của bạn. Điều mà mục sư Joel đang cố gắng truyền tải trong câu nói đó chính là sức mạnh của lời nói - một trong những thành tố quan trong cấu thành thuật ngữ communication . Nhưng giao tiếp là một nghệ thuật. Và trước khi đi lý giải xem vì sao communication là nghệ thuật và vai trò của nó thì cùng tìm hiểu communication skills là gì đã nhé.

Việc làm

1. Bạn đã hiểu rõ communication skills là gì?

Cuộc sống sẽ nhàm chán biết mấy nếu chúng ta không giao tiếp, không tương tác. Hãy tưởng tượng bạn đang ngồi giữa văn phòng và đùng một cái, sếp báo, dự án của bạn đang gặp trục trặc. Nhưng tiếc thay bạn không có một đồng nghiệp nào thân thiết. Bạn cực kỳ khó để mở lời và chấp nhận rằng, sự nhút nhát đó đó là "điều vốn có" trong bạn và không thể nào thay đổi. Thế nhưng, dù bạn có cố gắng để nghĩ tích cực như thế nào thì kết quả bạn đạt được sẽ chẳng hề khả quan. Không những thì bạn đang ôm một lỗ hổng to đùng trong công việc - communication skills - kỹ năng phục vụ cho công việc của bạn thêm phần thuận lợi. Vậy Communication skills là gì?

Trước hết ta hãy cùng tìm hiểu về thuật ngữ communication. Theo Cambridge dictionary, communication gồm 3 nghĩa “ the act of communicating with people”, a message or la letter” và “ the process by which messages or information is sent from one place or person to another or the message its self”. Nếu hiểu theo nghĩa thứ nhất, communication đơn giản là hành động giao tiếp giữa hai hay nhiều người với nhau. Theo nghĩa thứ hai, communication cũng có thể là thông điệp hoặc một lời nhắn nhưng chủ thể không rõ ràng. Và Communication đầy đủ nhất thuộc về nghĩa thứ ba để chỉ quá trình mà một thông điệp nào đó được truyền đi từ người này, địa điểm này sang người khác hoặc địa điểm khác. Đó cũng là quá trình thay đổi thông tin và phương thức bày tỏ cảm xúc dẫn đến quá trình mở mang tri thức. 

Học giả Mỹ Kinixti nói “ Sự thành công của một người chỉ khoảng mười lăm phần trăm dựa vào chuyên ngành, còn tám lăm phần trăm còn lại chính là mối quan hệ giao tiếp và kỹ năng ứng xử của người ấy như thế nào”. Thế nhưng, trên thực tế, communication không chỉ dừng lại ở kỹ năng giao tiếp bằng lời nói. Quá trình truyền tải này có 3 dạng gồm: Non-verbal communication, Written communication và verbal communication. Comunication skills được hiểu đơn giản là một soft skills truyền đạt thông tin và là sự kết hợp của 3 nhân tố này nhằm chia sẻ, truyền tải những ý kiến quan điểm tình cảm dẫn đến sự thấu hiểu nhau và đạt được hiệu quả trong công việc. Tuy nhiên, trên thực tế, không phải ai cũng hội tụ đầy đủ 3 nhân tố này. Ngay cả trong những bản CV cho mọi vị trí, yêu cầu về kỹ năng giao tiếp, communication skills được hiểu theo nghĩa kết hợp giữa non-verbal communication ( hành động không dùng lời nói nhưng truyền tải ngữ thông điệp, tình cảm, cảm xúc thông qua cử chỉ như nét mặt, cử chỉ, hành động) và verbal communication là dùng lời nói. 

Những người có kỹ năng giao tiếp tốt thường biết cách vận dụng khả năng của mình vào việc tạo dựng nên những mối quan hệ để thu về thành công về nhiều mặt, đặc biệt là trong công việc. Communication cũng là chìa khóa đầu tiên mở ra networking - một trong những nhân tố được The Street Journal đánh giá là  nằm ở 94% những người thành công. Tất các doanh nghiệp đều cần những người communicator hiệu quả không chỉ tạo nên lợi ích thúc đẩy quá trình làm việc, đặc biệt trong lĩnh vực ngoại giao mà còn tăng cường văn hóa doanh nghiệp. Theo phát biểu của nhiều chuyên gia trong lĩnh vực tuyển dụng : Communication skills là kỹ năng xếp hạng thứ hai sau các kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng cứng, chuyên môn. 

>> Xem thêm: Kỹ năng phân tích vấn đề

2. Những kỹ năng giao tiếp cần thiết nơi công sở

Hẳn là sau những giải thích ở phần một, bạn đã tìm thấy có mình một định nghĩa  về communication skills là gì đầy đủ và không phải bàn thêm về giá trị của communication skills trong đời sống và công việc. Tuy nhiên, có bao giờ bạn nghĩ tại sao có những người rất giỏi nói chuyện với mọi người, có kỹ năng giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp, rất hướng ngoại nhưng không thể làm sếp ưng lòng? Bạn có bao giờ tự hỏi, tại sao doanh nghiệp co nhiều người cực kỳ xuất sắc trong mắt lãnh đạo nhưng quyết định rời bỏ vị trí của họ chỉ vì mâu thuẫn với đồng nghiệp. Thực ra điều này, xuất phát từ một định nghĩa “ nghệ thuật giao tiếp nơi công sở” - những điều sẽ được Timviec365.vn bật mí cho bạn ngay sau đây:

2.1. Rõ ràng và ngắn gọn

Nhiều dân công sở có thể cố ý hoặc vô tình nhưng làm câu chuyện lời giải thích của mình trở nên phức tạp hơn bởi sự diễn đạt quá nhiều ý trong cùng một câu làm cho người nghe không thể bắt kịp. Hãy tưởng tượng, bạn đang trong một buổi phỏng vấn, khi được nhà tuyển dụng hỏi về kinh nghiệm làm việc. Bạn lại đêm cả quá trình thích nghi, chọn việc, vui buồn của nghề...mang ra kể...Điều này vừa không cần thiết vừa tốn nhiều thời gian. Thay vì thế, bạn chỉ cần nêu và rành mặt 3 ý lớn bao gồm: Tên công ty bạn từng gắn bó, thời gian làm việc tại đây, vị trí bạn đảm nhiệm và những công việc bạn phải làm trong vị trí đó gồm những gì. Tương tự khi viết CV xin việc - bản tóm lược thông tin chắt lọc liên quan đến công việc trên một đến tối đa 2 trang giấy, written communication skills của bạn phải cực kỳ tốt. Nó thể hiện ở sự ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc đủ để “thét vào tai” nhà tuyển dụng rằng: bạn chứ không phải ai khác là người hợp với vị trí họ đang tuyển dụng.

>> Xem thêm: Kỹ năng giám sát và quản lý sản xuất

2.2. Sự thân thiện

Chưa nói đến hiệu quả công việc bạn sẽ đạt được sau khi đã gắn bó với môi trường mới một thời gian cụ thể, sự thân thiện là nhân tố khởi phát để có một lần gặp gỡ hiệu quả. Không cần một giọng nói truyền cảm để chứng tỏ bạn là người cởi mở, bạn chỉ cần một nụ cười, một ánh nhìn và cử chỉ quan tâm đến đồng nghiệp mới, một câu chào lịch sự với bất kỳ ai trong lần đầu gặp mặt sẽ để lại một ấn tượng tốt và có tác dụng lớn trong việc thiết lập những mối quan hệ tốt đẹp sau đó. Dĩ nhiên, chúng ta chỉ có xu hướng tiếp xúc và trao đổi nhiều với những người mang lại cho ta cảm giác thoải mái. Do vậy, ở mọi trường hợp giao tiếp công sở, bạn hãy duy trì sự thân thiện trực tiếp như “ Hey, ya, what ‘re you doing”, “ Hôm nay, Linh thấy thế nào”. “ Nghe bảo hôm qua anh mệt hả, hôm nay, anh đỡ nhiều chưa?” hoặc gián tiếp qua cách trả lời tin nhắn và kết thúc mail dạng như: “ Chúc anh chị ngày làm việc vui vẻ, hiệu quả”...Nhiều khi chính những cử chỉ quan tâm nhỏ nhẹ không những đủ đề duy trì một mối quan hệ lâu dài mà còn nâng cao hiệu quả của việc cộng tác đến không ngờ. 

2.3. Biết lựa chọn phương thức giao tiếp đúng thời điểm

Tại sao người ta vẫn gọi “ giao tiếp là nghệ thuật” và điểm để đánh giá sự “skilled” trong “ Communication” nằm ở cách người đối diện biết lựa chọn đâu là thời điểm phù hợp để bắt chuyện, khi nào cần thể hiện cử chỉ, hành động để tăng sức diễn đạt và đâu là hình thức giao tiếp phù hợp nhất. Một ví dụ minh họa cho bạn dễ hiểu nhé. Trong môi trường công sở, không hiếm trường hợp, bạn bất hòa với đồng nghiệp hay phải chấp nhận những quan điểm trái ý của mình? Bạn sẽ làm gì trong những trường hợp đó. 

Điểm khác biệt, duy nhất giữa một người hiểu communication skills là gì chuẩn nhất chính là ở giới hạn trong giao tiếp. Đó là lúc ta quay lại và lý giải ngược đại ý trong câu nói của mục sư Joel đầu bài: “ Một lời nói có thể gói đủ sức mạnh để phá hỏng một mối quan hệ”. Giao tiếp tốt, không phải là nói nhiều, cũng không phải là cố gắng chứng mình là leader của ai đó mà thuyết phục được họ. Những cơn nóng giận và cái tôi có thể là kẻ thứ ba xen ngang mối quan hệ và hiệu quả công việc. Bạn cần kìềm chế cảm xúc nếu như xảy ra mâu thuẫn và lựa chọn thời điểm phù hợp để tiếp tục trao đổi khi cả bên đã bình tĩnh.

Việc làm marketing - pr

>> Xem thêm: Interpersonal skills là gì

2.4. Biết lắng nghe

 Một phần communication skills xuất phát từ thái độ biết lắng nghe. Trước hết hãy ghi nhớ rằng, communication là quá trình truyền tải thông tin đa chiều. Bạn nói có người khác nghe và ngược lại. Trong môi trường chuyên nghiệp như công sở, lại càng yêu cầu nhân tố này ở mức cao nhất. Khi bạn lắng nghe, có thể trong lúc đó, bạn không đồng ý với quan điểm của họ cho lắm, người đối diện sẽ cảm thấy rằng, họ đang được tôn trọng và cũng như để hiểu hết về ý đồ mà họ đang muốn truyền tải. Ở khía cạnh khác, lắng nghe người khác chỉ ra những điểm chưa tốt của mình để từ đó rút kinh nghiệm từ những sai lầm. Đó là điều quan trọng nhất. Trong môi trường công sở, mối quan hệ có thể tiến triển lâu dài chỉ khi các thành viên biết lắng nghe. 

2.5. Đưa ra phản hồi

Đối những nhà lãnh đạo tài ba thay vì chấn chỉnh nhân viên bằng cách quát mắng vô thưởng, vô phạt, họ chọn phương án đưa ra những góp ý cho nhân viên dưới quyền của họ để kích thích họ thay đổi và làm tốt hơn. Việc này trong communication skills có 2 tác dụng lớn: Làm giảm khoảng cách giữa sếp và nhân viên, tạo ra một môi trường công sở thân thiện thoải mái, công bằng đề nhân viên có thể sửa sai và cống hiến hết mình. Thứ hai, đưa ra những phản hồi tốt là cách thức hay để sếp có thể quản lý được chất lượng, tiến độ của dự án giao cho một cá nhân nào đó và căn cứ vào sự thay đổi và “thành quả nhân viên đạt được theo ý mình” để đánh giá chất lượng nhân viên và phân bổ vị trí phù hợp với năng lực của anh ta.

>> Xem thêm: Kỹ năng làm việc tích cực

3. Làm sao để trở thành một communicator xuất sắc?

Bạn vừa thu lượm được cả bồ tri thức về một số hình thức giao tiếp cần thiết nhất nơi công sở để có thể ứng dụng trong công việc, bạn hiểu nghệ thuật giao tiếp là gì nhưng vẫn đang loay hoay trong đống bí kíp làm sao để trở thành một người giao tiếp xuất sắc trong cuộc sống bộ bề hay môi trường công sở j=khi hợp ý, khi “lắm thị phi”? Nhưng tip sau đây sẽ giúp bạn.

3.1. Tạo ra phong cách tự tin

Dĩ nhiên, nếu bạn là người hướng ngoại, việc bắt chuyện với người khác và thân thiện hỏi thăm đồng nghiệp và sếp sẽ dễ dàng hơn rất nhiều so với một người hướng nội hay nhút nhát. Nhưng sự tự tin, bạn nên nhớ rằng, không phải bản năng mà qua một quá trình “từng trải”. Ngay cả những chuyên gia trong giới kinh doanh để có thể có một buổi thuyết trình kéo dài tầm 30 phút, trước đông đảo người xem trên diễn đàn Ted-talk, phải tốn nhiều thời gian để tập luyện. Bạn có nhìn thấy, những MC có thể tự tin kể từ câu chuyện này đến chuyện kia, tương tác người này đến người trên song truyền hình phải trải qua áp lực khủng khiếp trước đám đông. 

Độ áp lực là khác nhau, song, bạn và tôi, để có thể tự tin đứng trước các thành viên công ty giới thiệu về dự án hay gặp gỡ đối tác...bạn cần phải rèn luyện phong thái tự tin bằng nhiều cách: Luyện kỹ năng nói trước gương ở nhà, chỉn chu trong lựa chọn trang phù phù hợp với bối cảnh và sự kiện, tìm hiểu sơ qua về Gu của phần lớn đối tượng mục tiêu. 

3.2. “Non-verbal communication” và “verbal communication” - Song kiếm hợp bích

Bạn đừng nghĩ tạo ra phong cách tự tin bằng học học thuộc lòng cả bài nói có thể mang lại hiệu quả giao tiếp. Thực ra, độ trôi chảy, liền mạch là nhân tố hàng đầu trong written communication , nhưng chỉ là một trong những nhân tố làm nên một buổi hội thoại hiệu quả. Giữa các thành viên trong một buổi hội họp cần có sự tương tác. 

Đừng chỉ hoàn thành bài thuyết trình của mình bằng việc nhìn chằm chằm vào slide hay sàn nhà...mà hay sử dụng eye-contact ( tương tác mắt). Bằng cách đưa mắt nhìn tất cả mọi người vừa tạo cho bạn khả năng điều hướng dự án tốt vừa kiểm soát được số lượng người, thái độ của người khác về phong cách và bài làm của mình. 

Bên cạnh đó, nếu để ý kỹ, những chính trị gia tầm cỡ như Martin Luther King - khi phát biểu về giấc mơ Mỹ ( chấm dứt nạn phân biệt chủng tộc) có thể làm một bài phát biểu của họ trở nên hùng hồn và thuyết phục mọi người nghe bởi cách lên giọng, nhấn nhá.Yếu tố tạo nên sức mạnh của lời nói và truyền cảm của Verbal communication mà các loại khác không hề có được. Thêm vafo đó, bạn cần những cử chỉ như đưa tay m, dáng đứng, nét mặt phù hợp để thuyết phục công chúng hay cụ thể hơn là sếp hay đồng nghiệp của bạn.

3.3. Tư duy cởi mở

Có thể bạn nghĩ tôi “duy tâm”chăng? Khi xác định rằng, mọi hành động của con người đều khởi phát từ suy nghĩ. “Gieo suy nghĩ, gặt hành động”- Hành động của bạn thường thể hiện những gì bạn đã nghĩ trước đó. Ví dụ, khi còn nhỏ, ta được bố mẹ dạy rằng, về nhà muộn là không tốt. Điều này, ăn sâu tới mức, hết giờ tan học, dù bạn bè có rủ đi đâu đấy, bạn cũng sẽ cố gắng từ chối đề trở về nhà đúng giờ hoặc gọi điện xin phép. Nhưng lớn lên cụ thể trong công việc, suy nghĩ của bạn kiểm soát nhiều vấn đề, đặc biệt nó có ảnh hưởng đến hiệu quả công việc nghiêm trọng. Nói về communication skills, rèn luyện tư duy cởi mở là một trong những cách để rèn luyện communication hiệu quả nhất. Để tự tin, Bạn cần phải nghĩ thoáng rằng, bạn có thể làm được hay đứng trước đám đông không phải là vấn đề. Bạn muốn củng cố giao tiếp, không cách nào khác bạn phải bắt chuyện thật nhiều và dính vài 3 lần làm người khác thấy “nhiệt tình thái quá”.

Nhưng điều này để nói, việc thay đổi tư duy cởi mở hơn là điều vô cùng quan trọng. Ở nước ngoài có câu nói thế này “ “Always have something to say. The man who has something to say and who is known never to speak unless he has, is sure to be listened to”, đại ý là : Luôn có nhưng điều để nói. Một người không thể biết được họ có gì để nói trừ khi họ cất nên lời và chắc chắn rằng luôn có người lắng nghe họ nói.

Hi vọng những thông tin trên đây về xoay quanh communication skills là gì và một số bí quyết để nâng tầm nghệ thuật giao tiếp của bạn sẽ thật sự hữu ích với ích bạn trong việc tạo lập mối quan hệ tốt nhất trong công sở. Thân ái!

Việc làm telesales