Hướng dẫn cách đọc hóa đơn điện tử XML trên các thiết bị thông dụng

1. Tổng quan về hóa đơn điện tử XML

Bộ Tài chính đã có những quy định cụ thể đối với định dạng hóa đơn điện tử. Trong đó, hóa đơn định dạng XML là bắt buộc. Hóa đơn điện tử bao gồm hai thành phần: thành phần chứa những dữ liệu liên quan đến quá trình giao dịch mua/ bán và thành phần chứa chữ kỹ số của các bên liên quan và đôi khi còn chứa cả mã của cơ quan thuế.

Khi lưu trữ hóa đơn điện tử, cần lưu trữ cả hai bản định dạng XML và PDF, trong đó, bản định dạng XML mới là bản có giá trị pháp lý. Nhà cung cấp cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử XML trên hệ thống thông tin của mình và phải lưu trữ trong thời gian là 10 năm.

2. Hướng dẫn cách đọc hóa đơn điện tử XML chi tiết nhất

Thông thường, các nhà cung cấp có nghĩa vụ gửi hóa đơn theo thời gian thực cho khách hàng của mình. Định dạng hóa đơn điện tử thường được sử dụng nhất đó là XML. Hóa đơn điện tử XML bao gồm tất cả dữ liệu liên quan đến giao dịch mua/ bán đã được mã hóa. Để đọc được hóa đơn loại này, bạn cần cài đặt sẵn các phần mềm hỗ trợ đọc hóa đơn, hay có một cách khác đó là sử dụng các công cụ đọc hóa đơn điện tử XML online.

2.1. Đọc hóa đơn điện tử XML trên máy tính

2.1.1. Đọc hóa đơn điện tử XML trên máy tính Windows

Nếu bạn muốn mở và xem hóa đơn điện tử định dạng XML trên PC chạy Windows, bạn có thể sử dụng những phần mềm hỗ trợ được thiết kế đặc biệt cho mục đích này.

Có nhiều phần mềm không chỉ được thiết kế cho hệ điều hành của Microsoft mà còn cho cả macOS và Linux.

Bạn có thể tải các phần mềm đó về máy tính của mình, cài đặt và sử dụng chúng để đọc hóa đơn điện tử XML. Những phần mềm này thông thường sẽ hỗ trợ cả tính năng lưu hóa đơn dưới định dạng tệp HTML thông dụng hơn hoặc tính năng in hóa đơn.

Ngoài ra, để quản lý hóa đơn điện tử một cách có hiệu quả hơn, bạn có thể sử dụng kết hợp với các phần mềm quản lý hóa đơn, chẳng hạn như phần mềm quản lý hóa đơn 365.

Một số phần mềm hỗ trợ đọc hóa đơn điện tử thông dụng trên PC:

- Phần mềm Itaxviewer: Đây là phần mềm hỗ trợ đọc hóa đơn điện tử XML được cung cấp bởi Tổng cục Thuế. Bên cạnh tính năng trên, Itaxviewer còn có thể được các doanh nghiệp sử dụng để nộp tờ khai. Điểm hạn chế duy nhất đó là phần mềm này chỉ có thể hoạt động trên hệ điều hành Windows.

- Phần mềm MISA meInvoice: Phần mềm này hỗ trợ đọc hóa đơn điện tử dưới định dạng XML, PDF và cả các tem vé điện tử thông dụng hiện nay. người dùng cũng có thể kiểm tra lại hóa đơn điện tử thông qua phần mềm này.

- Sử dụng phần mềm đọc hóa đơn điện tử XML được cung cấp bởi nhà cung cấp hóa đơn. Mỗi nhà cung cấp sẽ có công cụ đọc được file XML riêng biệt.

2.1.2. Đọc hóa đơn điện tử XML trên macOS

Các bước để mở và đọc tệp hóa đơn điện tử định dạng XML trên macOS nhìn chung khá giống với cách đọc hóa đơn điện tử trên máy tính Windows. Bạn chỉ cần cài đặt sẵn các phần mềm hỗ trợ đọc hóa đơn điện tử XML và nhập hóa đơn vào là phần mềm sẽ hiển thị chi tiết hóa đơn trên màn hình.

Tuy nhiên, phương pháp cài đặt và mở phần mềm đọc hóa đơn điện tử trên macOS có đôi chút khác biệt so với máy tính chạy hệ điều hành Windows. Bạn cần khởi động phần mềm bằng cách nhấp chuột phải vào biểu tượng của nó trên màn hình và chọn “Open twice in a row” (thao tác này chỉ cần thiết trong lần khởi động đầu tiên và có tác dụng giúp vượt qua các hạn chế của macOS đối với các ứng dụng từ các nhà phát triển không được chứng nhận).

Một số phần mềm yêu cầu có cả “Java Runtime Environment”. Bạn chỉ cần tải xuống và cài đặt “Java Runtime Environment”, và khi hoàn tất, hãy khởi động lại phần mềm.

2.2. Đọc hóa đơn điện tử XML trên điện thoại hay máy tính bảng

2.2.1. Đọc hóa đơn điện tử XML trên thiết bị Android

Nếu bạn có muốn mở tệp hóa đơn điện tử XML trên điện thoại di động hay máy tính bảng Android, bạn cũng cần đến sự hỗ trợ của các ứng dụng. Một trong những ứng dụng thường được sử dụng nhất đó là Electronic Voice Reader đang được cung cấp miễn phí tại Play Store.

Sau khi cài đặt, chỉ cần mở tệp XML mà bạn quan tâm, nhấn vào bản xem trước của nó và chỉ định cho điện thoại hay máy tính bảng mở tệp bằng Electronic Voice Reader là được.

Phần mềm này cũng cho phép bạn xem và chia sẻ hóa đơn dưới dạng PDF.

2.2.2. Đọc hóa đơn điện tử XML trên iPhone

Có một số ứng dụng có thể mở tệp hóa đơn điện tử XML trên iPhone, nhưng lại có khá ít ứng dụng có thể xử lý hóa đơn điện tử đúng cách.

Để đọc hóa đơn điện tử XML trên iPhone, bạn có thể tham khảo ứng dụng “XMLtoPDF” được chia sẻ miễn phí trên App Store. Ứng dụng này cho phép chuyển đổi các tệp XML thành tệp định dạng PDF. Tuy nhiên, nếu cần, bạn cũng có thể sử dụng nó như một trình xem hóa đơn điện tử đơn giản.

Ứng dụng này cũng hỗ trợ hóa đơn điện tử lên iCloud. Để có thể thực hiện điều này, hãy nhấn vào nút chia sẻ trên ứng dụng “XMLtoPDF” và tại tùy chọn “Save to file” bạn có thể chọn nơi lưu là iCloud.

Như vậy, thông qua những thông tin đã được chia sẻ trong bài viết, bạn đọc đã có cái nhìn cụ thể hơn về hóa đơn điện tử và cách đọc hóa đơn điện tử XML trên các nền tảng và thiết bị khác nhau. Hóa đơn điện tử XML có giá trị pháp lý và được sử dụng để chứng minh tính hợp lệ của hóa đơn, vì vậy đây là một tài liệu rất quan trọng đối với cả nhà cung cấp và bên mua hàng.