EDI là gì? Thông tin đầy đủ từ A đến Z cho bạn tham khảo

1. Trao đổi dữ liệu điện tử - EDI là gì?

EDI là gì? Viết đầy đủ là Electronic Data Interchange được hiểu là trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là trao đổi điện tử thông tin doanh nghiệp sử dụng định dạng chuẩn; một quy trình cho phép một công ty gửi thông tin đến một công ty khác bằng điện tử chứ không phải bằng giấy. Các thực thể kinh doanh tiến hành kinh doanh điện tử được gọi là đối tác kinh doanh thương mại.

Nhiều tài liệu kinh doanh có thể được trao đổi bằng EDI, nhưng hai loại phổ biến nhất là đơn đặt hàng và hóa đơn. Tối thiểu, EDI thay thế việc chuẩn bị và xử lý thư liên quan đến giao tiếp kinh doanh truyền thống. Tuy nhiên, sức mạnh thực sự của EDI là nó chuẩn hóa thông tin được truyền đạt trong các tài liệu kinh doanh, điều này có thể giúp trao đổi "không cần giấy tờ".

Hóa đơn truyền thống minh họa điều này có nghĩa là gì. Hầu hết các công ty tạo hóa đơn bằng hệ thống máy tính, in một bản sao của hóa đơn và gửi cho khách hàng. Khi nhận được, khách hàng thường xuyên đánh dấu hóa đơn và nhập nó vào hệ thống máy tính của riêng mình. Toàn bộ quá trình không gì khác hơn là chuyển thông tin từ máy tính của người bán sang máy tính của khách hàng. EDI cho phép giảm thiểu hoặc thậm chí loại bỏ các bước thủ công liên quan đến việc chuyển tiền này.

Những cải tiến quy trình mà EDI cung cấp rất quan trọng và có thể rất ấn tượng. Ví dụ, hãy xem xét sự khác biệt giữa đơn đặt hàng mua giấy truyền thống và đối tác điện tử của nó:

1.1. EDI là gì?

Trao đổi dữ liệu điện tử, hay EDI, đã được sử dụng trong nhiều thập kỷ - sớm nhất là vào cuối những năm 1960. Ở dạng cơ bản nhất, EDI là một máy tính trao đổi máy tính, giữa hai công ty, các tài liệu kinh doanh tiêu chuẩn ở định dạng điện tử. Có hai yếu tố chính trong EDI cơ bản. Thứ nhất, tài liệu điện tử thay thế tài liệu trên giấy.Thứ hai, việc trao đổi tài liệu diễn ra theo định dạng chuẩn. Sử dụng hai khái niệm cơ bản này, bất kỳ doanh nghiệp nào dù là doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp SME nào cũng có thể tham gia vào thế giới EDI và tận dụng tốc độ và tính kinh tế của Thương mại điện tử. 

EDI, hay Trao đổi dữ liệu điện tử, là một công nghệ giúp các đối tác và tổ chức thương mại hoàn thành công việc nhiều hơn, tăng tốc thời gian hậu cần và loại bỏ các lỗi thủ công bằng cách tự động hóa thông tin liên lạc giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B). EDI giúp nhiều tổ chức sản xuất, vận chuyển, mua và bán hàng hóa hoặc chăm sóc, từ các nhà bán lẻ và nhà sản xuất đến các công ty hậu cần, hãng hàng không, nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, công ty bảo hiểm và nhiều hơn nữa.

Mặc dù nó đã được sử dụng từ những năm 1960, EDI đang tìm kiếm cách sử dụng mới ngày nay, cho phép tự động hóa chuỗi cung ứng, chuyển đổi kỹ thuật số và thậm chí là một phần quan trọng của quy trình công việc và tự động hóa quy trình kinh doanh

Việc làm đại diện thương mại

1.2. Tại sao lại vần đến EDI trong trao đổi thông tin?

Khả năng trao đổi tài liệu điện tử có rất nhiều lợi ích, bao gồm tăng hiệu quả từ tự động hóa giao dịch, giảm lỗi từ nhập dữ liệu thủ công, xác thực nội dung (thông qua các tiêu chuẩn EDI và phần mềm nhận) để xác nhận các giao dịch chứa tất cả những gì họ cần để kích hoạt đúng xử lý, truy xuất nguồn gốc, giảm chi phí và xử lý nhanh hơn. Thay thế chính cho mô hình EDI là trao đổi thủ công các tài liệu trên giấy, dẫn đến lãng phí và không hiệu quả khi xử lý tài liệu. 

Để làm việc với các đối tác thương mại, nhà cung cấp và / hoặc nhà cung cấp cụ thể, bạn có thể được ủy quyền thực hiện EDI để bắt đầu hoặc tiếp tục mối quan hệ kinh doanh.

1.3. Tiêu chuẩn EDI là gì?

Các tiêu chuẩn EDI đã được thiết lập từ nhiều thập kỷ trước để xác định một tập hợp các trình giữ chỗ dữ liệu có cấu trúc chung và có thể lặp lại (dữ liệu nằm trong một trường cố định trong một bản ghi) và các quy tắc để tạo ra các tài liệu kinh doanh chung. Những tài liệu này bao gồm, nhưng không giới hạn, đơn đặt hàng, hóa đơn và thông báo giao hàng ở dạng điện tử. 

Lý do chính để tạo ra các tiêu chuẩn này là để giúp các doanh nghiệp tránh dành thời gian và nguồn lực quý giá để xác định bố cục của các tài liệu kinh doanh phổ biến. Kết quả cuối cùng cho các doanh nghiệp là giảm chi phí tích hợp tài liệu điện tử và quy trình thiết lập các thành phần tích hợp hiệu quả hơn. Xác định các tiêu chuẩn EDI là một quá trình đang diễn ra vì các yêu cầu kinh doanh được tinh chỉnh và mở rộng và do đó phải được ghi lại bằng ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu chung.

Việc làm quản trị kinh doanh tại Hồ Chí Minh

2. Làm thế nào để sử dụng EDI?

Khi công ty của bạn và đối tác thương mại của bạn quyết định rằng bạn muốn tiến hành kinh doanh bằng EDI, có một vài bước chung bạn có thể thực hiện để bắt đầu quy trình:

Có được Hướng dẫn triển khai EDI từ đối tác thương mại của bạn. Điều này sẽ xác định cách các tài liệu kinh doanh điện tử được lựa chọn của bạn sẽ được cấu trúc.

Khi phần mềm này được thiết lập, bạn và đối tác thương mại của bạn thường sẽ bắt đầu thử nghiệm trao đổi tài liệu.

Giao tiếp với đối tác thương mại của bạn để xác định cách trao đổi các tài liệu EDI của bạn. Các phương thức phổ biến nhất là thông qua Internet EDI, Mạng giá trị gia tăng (VAN) hoặc chuyển trực tiếp tài liệu điện tử một-một / ngang hàng. Giải pháp ePortal Kết nối eBridge sử dụng Internet EDI làm phương thức chính để trao đổi tài liệu kinh doanh với các đối tác thương mại. Chúng tôi cũng có thể trao đổi tài liệu với VAN như các kết nối.

Tiến hành một bộ thử nghiệm với nhà cung cấp giải pháp EDI của bạn để xác minh rằng phần mềm của bạn hoạt động chính xác và đối tác thương mại của bạn nhận được các tài liệu chính xác.

Thực hiện xử lý tài liệu song song trong đó bạn vẫn gửi và nhận tài liệu giấy của mình với đối tác thương mại.

Cuối cùng tắt trao đổi tài liệu kinh doanh giấy. Bạn sẽ thấy giảm đáng kể chi phí xử lý tài liệu, tăng đáng kể độ chính xác của dữ liệu, tốc độ trao đổi tài liệu kinh doanh, dòng tiền được cải thiện, giảm lỗi xử lý và tăng mức độ dịch vụ khách hàng.

Người tìm việc

3. So sánh quy trình giao dịch trên giấy và EDI

Một quy trình kinh doanh phổ biến là trao đổi đơn đặt hàng và hóa đơn. Vì vậy, hãy so sánh cách thực hiện bằng cách sử dụng giấy hoặc EDI.

3.1. EDI và giấy

Trong phương pháp dựa trên giấy, quy trình sau thường xảy ra:

- Hệ thống kiểm kê tự động thông báo cho người mua để đặt hàng hoặc sau khi truy vấn hệ thống kiểm kê, người mua xác định rằng đơn hàng cần được tạo.

- Người mua nhập dữ liệu lên màn hình của hệ thống mua hàng để tạo PO, in và gửi thư.

- Sau vài ngày, nhà cung cấp nhận được PO và nhập thủ công vào hệ thống đặt hàng.

- Nhà cung cấp in hóa đơn và gửi kèm theo lô hàng và / hoặc gửi riêng bằng thư.

- Người mua tự nhập hóa đơn vào hệ thống Tài khoản phải trả.

- Việc trao đổi các tài liệu giấy có thể thêm một tuần vào quy trình. Nếu có lỗi gây ra bởi nhập dữ liệu thủ công, thời gian có thể được tăng lên rất nhiều.

Bây giờ so sánh với quy trình EDI:

- Hệ thống mua sắm của người mua, sử dụng phần mềm EDI, tự động tạo và gửi PO định dạng EDI khi hàng tồn kho đạt đến mức quan trọng

- Trong vòng vài phút, hệ thống đặt hàng của nhà cung cấp, sử dụng phần mềm EDI, nhận EDI PO, thông báo cho bộ phận vận chuyển để vận chuyển hàng hóa và tạo hóa đơn EDI được truyền trực tiếp đến hệ thống phải trả của người mua

- Quá trình EDI có thể được hoàn thành trong vài giờ.

Việc làm nhân viên chuyển phát nhanh

3.2. Lợi ích của EDI bạn nên biết

EDI tiếp tục chứng minh giá trị kinh doanh chính của mình bằng cách giảm chi phí, cải thiện tốc độ, độ chính xác và hiệu quả kinh doanh. Những lợi ích EDI lớn nhất thường đến ở cấp độ kinh doanh chiến lược.

- Nhìn chung EDI rất tiết kiệm chi phí.

- EDI thường được có là tốc độ và độ chính xác cao đô.

Hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ được EDI là gì cùng những thông tin liên quan khác cho minh.