Project management là gì? Chức năng của Project management

1. Khái niệm project management

“Project management” hay quản lý dự án là việc áp dụng những kiến thức, kỹ năng, những công cụ, kỹ thuật nhất định vào hoạt động của dự án để đáp ứng được nhu cầu hoàn thiện các giai đoạn của dự án được giao. Thực chất, có thể hiểu đây là việc tạo lập những kế hoạch, thực hiện và kiểm tra, giám sát cũng như hoàn thiện mọi công việc của dự án để đạt được những mục tiêu đã đặt ra. Và việc quản lý các dự án được thực hiện thông qua những ứng dụng tối ưu, phù hợp cùng với các quy trình quản lý xác định để mang lại cho dự án những hiệu quả tốt nhất.

Trong đó, “project” – dự án là những nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ nhất định. Ví dụ như:

- Triển khai phát triển hợp chất mới cho thị trường.

- Thực hiện việc cải thiện quy trình trong kinh doanh tại một tổ chức.

- Nghiên cứu, sáng tạo và phát triển một quy trình sản xuất mới.

- Sáng tạo một ứng dụng phần mềm nào đó.

Project management hiện nay không phải là một khái niệm mới mà đã ra đời và được sử dụng từ rất lâu về trước và thu được rất nhiều thành tựu lớn tại Việt Nam, nổi bật phải kể đến đó là:

- Dự án Địa đạo Củ Chi

- Dự án đầu tư xây dựng tòa nhà Landmark 81

- Dự án sân vận động quốc gia Mỹ Đình

- Dự án Bitexco Financial Tower tại TPHCM

Tìm việc làm

2. Chức năng của project management

Tất cả những thành tựu có được là nhờ vào các nhà quản lý dự án, nhà lãnh đạo biết cách nghiên cứu và áp dụng thực tiễn những chức năng của Project management, đó là:

- Chức năng tạo lập kế hoạch: Đây là việc xác định những mục tiêu, khối lượng công việc cũng như dự tính trước những nguồn lực cần thiết cho dự án. Kể cả các dự án đầu tư công hay dự án BT cũng cần kế hoạch.

- Chức năng tổ chức dự án: Điều này được thể hiện qua việc phân công các đầu công việc và các nguồn lực khác nhau như: tài chính, nguồn lao động, các công việc cụ thể, các trang thiết bị, công cụ điều phối và quản lý thời gian. Thông thạo các phương pháp tính toán công việc, nhân lực như Gantt chart, dùng các phần mềm quản lý: basecamp, redmine,.. 

- Chức năng lãnh đạo dự án thực hiện theo kế hoạch và hoàn thành mục tiêu ban đầu đã đề ra.

- Project management thực hiện chức năng kiểm soát tất cả các hoạt động diễn ra trong dự án. Nó bảo gồm việc theo dõi toàn bộ quá trình, kiểm tra tiến độ dự án, thực hiện phân tích kỹ lưỡng tình hình thị trường, sau đó tổng hợp, đánh giá và tiến hành báo cáo những kết quả đã thực hiện. Bên cạnh đó, quản lý dự án còn đề xuất ra những phương án, giải pháp để xử lý, giải quyết những khó khăn, những vấn đề phát sinh trong khi thực hiện dự án.

- Chức năng phối hợp với các bộ phận, nguồn lực khác để tiến hành theo dõi và thực hiện dự án thật tốt, mang lại hiệu quả cao.

Xem thêm: Cách viết hợp đồng tư vấn quản lý dự án chuẩn nhất!

Tìm việc làm quản lý dự án

3. Quy trình của project management

Việc làm project management là việc thực hiện toàn bộ những công việc được vạch ra trong theo quy trình nhất định của các nhà quản lý dự án. Vòng đời của một dự án bao gồm rất nhiều giai đoạn khác nhau, từ khi phát triển các ý tưởng đến khi triển khai chúng nhằm mục đích đạt được kết quả tốt cho dự án. Thông thường, quy trình của dự án diễn ra theo 4 giai đoạn sau:

- Giai đoạn hình thành dự án: Đây là giai đoạn đề xuất ra những ý tưởng và khởi xướng dự án. Giai đoạn này tập trung vào các mục tiêu cụ thể như quản lý quy mô, mục tiêu dự án, xem xét tính khả thi và đưa ra những ước tính ban đầu. Từ đó đánh giá những khả năng có thể thực hiện của dự án và đưa ra quyết định có triển khai thực hiện hay không. Đối với giai đoạn này, khả năng thành công chiếm khoảng 70%.

- Giai đoạn tiếp theo là phát triển dự án: Giai đoạn này bao gồm những công việc về thiết kế và đánh giá cho dự án. Các nhà quản lý sẽ xây dựng và lên kế hoạch để thực hiện cũng như phân bổ nguồn lực phù hợp cho dự án, đưa ra những dự toán và kế hoạch đầu tiên.

- Giai đoạn thứ ba là trưởng thành: Các công việc của giai đoạn này là thực hiện đào tạo, thông tin và đưa ra những quy hoạch hay thiết kế chi tiết cho các hoạt động của dự án, thực hiện triển khai các công việc. Sau đó liên tục theo dõi tiến trình diễn ra của dự án, quản lý cũng như phục hồi. Đối với giai đoạn này, dự án cần được khống chế ở mức khoảng 5%.

- Cuối cùng là giai đoạn kết thúc dự án: Đây là giai đoạn mà chúng ta cần phải hoàn thành toàn bộ các công việc và phải đạt được những mục tiêu đã đề ra. Bên cạnh đó cần chuyển giao lại nhân sự, tiến hành tổng kết và đánh giá kết quả cuối cùng của dự án vừa hoàn thành.

Như vậy, thông qua các giai đoạn của dự án, ta có thể quản lý dự án theo 5 nhóm công việc sau đây:

- Khởi tạo dự án – quy trình bắt đầu dự án và đặt nền móng đầu tiên cho những hoạt động sau này.

- Lên kế hoạch cho dự án – đây là giai đoạn bạn thể hiện tất cả những kỹ năng quản lý của mình để đưa ra những ý tưởng cho dự án. Tức là người quản lý dự án sẽ chia nhỏ các đầu công việc và lên kế hoạch cụ thể cho từng hoạt động rồi bàn giao các công việc đó cho từng cá nhân, từng nhóm thực hiện.

- Sau đó sẽ là việc thực hiện dự án - thời điểm mà các công việc cụ thể sẽ được thực hiện theo kế hoạch đã được đề ra.

- Quy trình theo dõi và điều khiển thực hiện: quy trình này giúp bạn có thể nhận biết và xem xét lại tiến độ diễn ra của dự án như thế nào, xác định các rủi ro, sự cố phát sinh và đảm bảo kiểm soát tốt dự án.

- Cuối cùng là đóng dự án: Đây là lúc nhà quản lý dự án phải xem xét, đánh giá và rút ra những bài học cho mình sau dự án cũng như bàn giao lại nguồn nhân lực, các thiết bị và chuẩn bị cho dự án tiếp theo.

Tìm việc làm giám đốc dự án

4. Mô hình tổ chức project management

Có rất nhiều hình thức và mô hình project management – quản lý dự án được áp dụng ở các doanh nghiệp hiện nay. Nổi bật nhất phải kể đến là 3 mô hình dưới đây:

- Project management – hình thức các chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án: Đây là mô hình quản lý mà các nhà chủ đầu tư sẽ sử dụng bộ máy có sẵn để trực tiếp quản lý các hoạt động, tiến trình của dự án hay lập ra những bộ phận quản lý riêng cho từng dự án khác nhau như giám đốc dự án quản lý các phòng ban dưới.

- Project management – các chủ nhiệm điều hành dự án: Đây là mô hình mà các chủ đầu tư sẽ giao quyền quản lý cho các bộ phận quản lý chuyên nghiệp hoặc là thuê một doanh nghiệp khác để quản lý chứ không trực tiếp điều hành. Ví dụ Ban quản lý dự án được thuê, điều phối viên dự án (project coordinator),...

- Project management – mô hình chìa khóa trao tay: Tức là các chủ đầu tư sẽ giao dự án cho một hoặc nhiều nhà thầu liên kết với nhau để cùng thực hiện toàn bộ các công việc của dự án. Sau khi đã hoàn thành thì sẽ giao lại cho nhà đầu tư để họ khai thác, sử dụng.

5. Bí kíp để quản lý dự án tốt hơn

Trong một xã hội mà sự tập trung làm việc đang hướng dần theo các dự án thì vấn đề làm sao để quản lý dự án được hiệu quả nhất đang trở thành mối lo ngại của nhiều nhà quản lý. Vậy bí kíp để quản lý dự án tốt hơn là gì? Cùng theo dõi những chia sẻ dưới đây nhé!

5.1. Luôn nắm bắt tốt phạm vi của dự án

Mỗi dự án cần được thực hiện một cách cẩn thận và tập trung, do đó, Quý vị quản lý dự án cần phân chia chúng thành các dự án nhỏ để quản lý và thực hiện chúng một cách dễ dàng và đúng thời hạn hơn. Và điều quan trọng để quản lý dự án hiệu quả đó là phải nắm bắt được những phạm vi có thể thực hiện dự án,từ đó nghiên cứu, đánh giá và tiến hành triển khai những kế hoạch theo phạm vi đó.

5.2. Biết phân chia công việc cụ thể, rõ ràng

Cách để tạo ra thành công cho các dự án đó là phân chia lượng công việc một cách hợp lý nhất cho các nguồn lực. Người quản lý cần biết nắm bắt số lượng các nhóm thực hiện và sắp xếp công việc cho từng nhóm cũng như các thành viên để hoàn thành các đầu công việc tốt nhất. Bên cạnh đó, việc quá đông người thực hiện cũng tạo sự bất lợi cho các dự án, khiến cho việc giám sát, kiểm tra hay khuyến khích các cá nhân hướng vào dự án cũng gặp nhiều khó khăn hơn. Mỗi công việc chỉ nên để một người phụ trách chính, tránh trường hợp có nhiều ý kiến, quan điểm khác nhau và khó thực hiện dự án theo ý định đã triển khai.

5.3. Huy động tối đa nguồn lực cho dự án

Để có thể đảm bảo cho dự án được thực hiện một cách suôn sẻ và đạt hiệu quả cao, người quản lý dự án cần phải huy động tối đa các nguồn lực trong doanh nghiệp từ nhiều bộ phận liên quan khác nhau, khẳng định tính chất quan trọng của dự án. Ví dụ trong lĩnh vực công nghệ thông tin, muốn có được đội ngũ nhân viên giỏi nhất và có ý tưởng cho những dự án mới lạ, doanh nghiệp cần phải đầu tư, cung cấp cho nhân viên những nguồn lực cần thiết giống như bộ phận kinh doanh. Và điều đó được quản lý chặt chẽ qua phần mềm quản lý của các doanh nghiệp.

Xem thêm: PMP là gì? Mọi thông tin nên biết nếu muốn có chứng chỉ PMP

5.4. Thiết lập bộ phận luôn kiểm soát dự án

Các dự án khi tiến hành thực hiện luôn cần phải có bộ phận kiểm soát hàng ngày, đi theo từng bước của dự án để xem xét các chính sách, định hướng các chiến lược cũng như giải quyết kịp thời những vướng mắc, sự cố phát sinh trong khi thực thi dự án. Những vấn đề này cần phải đưa ra trong các cuộc họp ban quản lý, ban lãnh đạo và đề xuất phương án, phân chia cho các thành viên trong bộ phận kiểm soát tiến hành giải quyết ngay và dứt điểm để dự án được tiếp tục thực hiện. 

5.5. Không tạo quá nhiều áp lực công việc

Trong bất kỳ công việc nào cũng có những áp lực riêng, đặc biệt đối với việc quản lý và thực hiện các dự án thì những áp lực thường xuyên xảy ra từ những nhà lãnh đạo đến đội ngũ nhân viên. Chính vì vậy, các nhà quản lý cần chú ý quan sát và tránh gây thêm các áp lực cho bản thân cũng như nhân viên. Công việc là hết sức quan trọng nhưng cũng cần dành cho bản thân, cho nhân viên những khoảng thời gian nhất định để nghỉ ngơi, thư giãn, đừng quá ép buộc phải liên tục thực hiện các dự án liên tiếp nhau. Điều đó không những không tạo ra hiệu quả tốt mà còn gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ và sự thành công của dự án và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

5.6. Luôn tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên ngoài

Một cách để có thể giảm được áp lực công việc đó là tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia bên ngoài. Việc có thể nghĩ ra và lên ý tưởng cho các dự án là một điều bất kỳ doanh nghiệp nào cũng khuyến khích, tuy nhiên không phải lúc nào cũng có ý tưởng hay, mới lạ, sáng tạo để thực hiện dự án. Bên cạnh việc thúc đẩy các nhóm thực hiện dự án, thì việc tìm kiếm một sự tư vấn từ bên ngoài cũng là một sáng kiến hay, mang lại nhiều ý tưởng có giá trị cho doanh nghiệp. Có thể thuê các tư vấn viên quản lý dự án (PMC) bởi họ là những người chuyên môn nắm rõ pháp luật.

Bài viết trên đây đã chia sẻ những thông tin quan trọng về project management – quản lý dự án và bí kíp để quản lý dự án tốt nhất, mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh. Hy vọng đây sẽ là những kiến thức bổ ích giúp các bạn nắm bắt và vận dụng vào công việc một cách hợp lý, tạo ra sự thành công trong sự nghiệp của mình.

Việc làm quản lý điều hành tại Hà Nội