Bật mí những thông tin liên quan đến giấy đề xuất mua hàng cho bạn

1. Khái niệm và lý do sử dụng giấy đề xuất mua hàng

1.1. Khái niệm giấy đề xuất hàng hóa cần mua là gì?

Giấy đề xuất mua hàng được hiểu đơn giản là những giấy tờ được lập ra nhằm thể hiện nội dung đề xuất các danh mục hàng hóa cần mua. Trong loại giấy tờ này, những mong muốn cùng hàng hóa cần bổ sung trong hoạt động vận hành của các doanh nghiệp. Nội dung trong giấy đề xuất sẽ được thể hiện một cách rõ ràng các thành phần bao gồm thông tin của người tạo lập, người đề xuất, hàng hóa đề xuất, lý do đề xuất và cuối cùng là xác nhận, phê duyệt đề xuất (chữ ký, con dấu,...). Vậy tại sao phải sử dụng loại giấy này?

1.2. Lý do sử dụng giấy đề xuất mua hàng

Đúng như tên gọi của nó, giấy tờ này được ra đời để thực hiện chức năng đưa ra những yêu cầu về việc bổ sung hàng hóa. Hoạt động vận hành là một hoạt động diễn ra liên tục và yếu tố hàng hóa trong hoạt động đó cũng cần có sự chuyển đổi không ngừng. Giấy đề xuất mua hàng thường được các doanh nghiệp sử dụng khi muốn bổ sung hàng hóa để phục vụ cho quá trình hoạt động.

Thông thường loại giấy này sẽ được thực hiện dựa trên hai trường hợp đó là để bổ sung thiết bị, vật liệu phục vụ cho công tác của các phòng ban trong doanh nghiệp. Trường hợp thứ hai là đề xuất để mua hàng hóa, nguyên liệu để phục vụ nhu cầu sản xuất và hoạt động vận hành. Dù ở trong trường hợp nào thì giấy đề xuất mua hàng cũng đều thực hiện một chức năng chính đó là đưa ra những mong muốn của các cấp, các phòng ban trong doanh nghiệp đến với các cấp lãnh đạo để được xét duyệt và quyết định mua hàng hóa bổ sung.

Xem thêm: Các hình thức thanh toán phổ biến hiện nay

2.  Đặc điểm và vai trò của giấy đề xuất mua hàng trong doanh nghiệp

2.1. Đặc điểm của giấy đề xuất mua hàng hóa

Như thông tin mà chúng tôi tìm hiểu khi tham khảo một số mẫu giấy đề xuất mua hàng thì có hai đặc điểm chính mà loại giấy tờ thể hiện đó là liệt kê và cung cấp thông tin.

2.1.1. Đặc điểm liệt kê

Đầu tiên là đặc điểm liệt kê trong giấy đề xuất. Tất cả các loại hàng hóa sau khi được lên danh sách để mua thì đều sẽ được điền đầy đủ thông tin và những mẫu giấy đề xuất này. Sự liệt kê không chỉ được thể hiện ở thông tin cơ bản như tên gọi, số lượng mà còn cần có sự rõ ràng về hàng cột và cách thức trình bày.

Khi tạo lập một mẫu giấy đề xuất mua hàng thì người thực hiện cũng cần bám sát vào đặc điểm này để cung cấp thông tin đầy đủ và trình bày một cách khoa học và chuyên nghiệp. Việc tạo lập loại giấy tờ này có thể được thực hiện dưới hình thức viết tay, đánh máy hoặc sử dụng trực tiếp những mẫu phiếu được cung cấp sẵn có trên các phần mềm quản lý mua hàng.

2.1.2. Đặc điểm cung cấp thông tin

Bên cạnh đặc điểm thể hiện sự liệt kê và trình bày khoa học thì giấy đề xuất mua hàng cũng mang đặc điểm cung cấp những thông tin cho những bên liên quan có thể tham khảo. Nhìn vào giấy đề xuất, chúng ta có thể thấy được thông tin của các chủ thể (người tạo, người đề xuất,...), thông tin về đặc điểm, số lượng cụ thể các mặt hàng cần mua, lý do mua hàng,... Đây cũng là đặc điểm tạo nên chức năng chính của giấy đề xuất, giúp các cấp lãnh đạo có cơ sở để phê duyệt những yêu cầu của cấp dưới. Góp phần làm cho quá trình làm việc được diễn ra một cách trôi chảy, mượt mà. Vậy cụ thể những vai trò của giấy đề xuất mua hàng là gì?

2.2. Vai trò của giấy đề xuất mua hàng

Nhiều người nghĩ rằng một văn bản nhỏ nhoi cũng chỉ có chức năng là thông báo đến cấp trên những mong muốn về việc bổ sung hàng hóa, thế nhưng bạn cứ thử nghĩ đến việc không có những giấy tờ này xem? Đó sẽ là một sự thiếu sót trong quá trình làm việc, làm giảm đi sự chuyên nghiệp hóa của quy trình nói riêng và doanh nghiệp nói chung 

Bên cạnh đó, tất cả quy trình mua hàng đều cần có sự bắt đầu của những ý kiến và việc lập danh sách cụ thể rõ ràng. Giấy đề xuất mua hàng chính là một yếu tố giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu đó. Quy trình được khởi động từ việc thu thập thông tin, thể hiện nó trên giấy tờ đề xuất với nội dung cụ thể sau đó sẽ được gửi lên lãnh đạo và được phê duyệt. Sau quá trình phê duyệt thì chúng ta mới tiếp tục thực hiện công việc tiếp theo như tìm kiếm nhà cung cấp, tham khảo giá cả và tiến hành đặt hàng.

Có thể nói giấy đề xuất mua hàng là một thành phần không thể thiếu trong quy trình bài bản này. Việc sử dụng loại giấy này trong hoạt động vận hành cũng phần nào thể hiện được sự tôn trọng, sự bài bản và tính chuyên nghiệp hóa mà doanh nghiệp nào cũng muốn hướng tới.

3. Giải pháp quản lý đề xuất tối ưu cho doanh nghiệp

Sử dụng giấy đề xuất mua hàng là một hình thức quen thuộc được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên việc này cũng tạo ra rất nhiều bất lợi nếu doanh nghiệp đó vẫn còn áp dụng các phương pháp thủ công như viết tay hoặc đánh máy để tạo lập. Quá trình này có thể sẽ gặp phải những sai sót trong quá tình nhập liệu và rườm rà khi thực hiện. Chưa kể đến những trường hợp các doanh nghiệp phải thu thập một lượng thông tin hàng hóa lớn hoặc cập nhật không kịp thời do phải thực hiện những thao tác thủ công mất thời gian.

Một giải pháp tối ưu được ra đời để giải quyết những vấn đề còn tồn đọng của các doanh nghiệp đó chính là sử dụng công nghệ phần mềm để quản lý toàn bộ quá trình mua hàng. Phần mềm này sẽ tóm tắt và tối ưu toàn bộ quá trình đề xuất cho bạn và việc bạn cần làm là cập nhật mỗi khi có đề xuất phát sinh. Sự tối ưu còn được thể hiện ở việc rút ngắn quá trình phê duyệt cho lãnh đạo khi bạn hoàn toàn có thể gửi file và lãnh đạo có thể phê duyệt mọi lúc mọi nơi thay vì phải gặp mặt thông qua những thủ tục không cần thiết.

Sản phẩm mà chúng tôi muốn giới thiệu mà chắc rằng sẽ đem lại sự hài lòng nếu bạn quyết định sử dụng đó chính là phần mềm Quản lý mua hàng 365. Đây là một sản phẩm mang lại những giá trị hoàn toàn miễn phí và tính năng thông minh được tối ưu giúp bạn hỗ trợ công việc một cách hiệu quả. Hy vọng với gợi ý trên, bạn đọc của chúng ta đã tìm kiếm cho mình được những giải pháp hợp lý đề đề xuất được thông qua một cách dễ dàng.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về giấy đề xuất mua hàng dành cho bạn. Với những thông tin trên, chúng tôi mong rằng bạn đã tìm được những điều hữu ích dành cho mình. Nếu còn bất cứ những thắc mắc nào thì đừng quên thường xuyên ghé thăm timviec365.vn để nhanh chóng tìm được cho mình “lời hồi đáp” chất lượng nhất nhé!