Bạn có hiểu hợp thức hóa lãnh sự là gì? Những thủ tục cần biết?

1. Hợp thức hóa lãnh sự thực chất là gì?

Hợp thức hóa lãnh sự là gì? Đây là một câu hỏi mà rất nhiều người thắc mắc và vẫn còn mơ hồ về thuật ngữ này! Để có thể hiểu được hợp thức hóa lãnh sự là gì thì chúng ta cần phải tìm hiểu rất sâu và từ nhiều nguồn mới có thể hiểu rõ được thuật ngữ hợp thức hóa lãnh sự là gì.

Trong bài viết này, Timviec365.vn xin chia sẻ cho bạn đọc những điều bạn cần nền biết về thuật ngữ hợp thức hóa lãnh sự là gì để có thêm hiểu biết và kiến thức về thuật ngữ này!

Hợp thức hóa lãnh sự là một văn bản có giá trị pháp lý được pháp luật công nhận. Khi một công dân sinh sống tại một đất nước muốn được công nhận một vấn đề nào đó được ghi ra thành văn bản và được các cơ quan chức trách có thẩm quyền xác nhận hay một văn bản pháp lý được các cơ quan chức trách có thẩm quyền bởi một nước khác công nhận và có hiệu lực pháp lý và có quyền sử dụng tại đất nước, quốc gia công nhận nó thì đó được gọi là hợp thức hóa lãnh sự

Hay có thể hiểu ở một nghĩa khác như sau: khi một tổ chức, cơ quan có thẩm quyền tại một quốc gia hay một đất nước nào đó cung cấp một văn bản hay giấy tờ có tính pháp lý và được công nhận hợp thức để sử dụng và một đất nước, quốc gia khác hợp thức văn bản đó thì được gọi là hợp thức hóa lãnh sự. Văn bản hay giấy tờ sau khi đã được một quốc gia hay một đất nước khác công nhận và hợp thức hóa nó thì nó có giá trị hiệu lực sử dụng tại quốc gia mà đã hợp thức hóa hay công nhân văn bản đó.

Có thể lấy ví dụ rất đơn giản để bạn đọc có thể hiểu hợp thức hóa lãnh sự là gì như sau: Nếu như bạn muốn đi du lịch từ Việt Nam sang một nước nào khác thì bạn phải làm thủ tục giấy tờ để xuất cảnh, trong những thủ tục giấy tờ đó bạn phải có một văn bản xác nhận bạn được phép xuất cảnh hợp pháp chứ không phải bỏ trốn hay bất ý đồ nào xấu khác. Văn bản sau khi được các cấp chính quyền của nước ta công nhận sau đó phải được các tổ chức, cơ quan có thẩm quyền của đất nước mà bạn muốn sang đi du lịch công nhận và hợp thức hóa thì văn bản được kèm theo thủ tục xuất cảnh của bạn mới có hiệu lực và được sử dụng. Từ đó bạn mới có thể sang nước ngoài du lịch và nghỉ dưỡng cũng như sử dụng giấy tờ và văn bản của mình tại đất nước mà bạn sang du lịch. Và tất nhiên khi một người nước ngoài muốn sang nước ta thì các văn bản, giấy tờ mà họ muốn được sử dụng tại nước ta thì cũng phải cần được các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tại nước ta công nhận và hợp pháp hóa thì những giấy tờ, văn bản của người nước ngoài đó mới có thể được lưu hành và sử dụng hợp pháp.

Tât nhiên hợp thức hóa lãnh sự không chỉ đơn giản là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền công nhận hay hợp pháp hóa văn bản, giấy tờ cho công dân của một nước khác trong việc sử dụng để du lịch, xuất cảnh mà nó còn được áp dụng rộng rãi ở rất nhiều văn bản, giấy tờ khác có liên quan ví dụ như: hợp thức hóa lãnh sự văn bản đăng kí kết hôn, hợp thức hóa lãnh sự văn bản xác nhận độc thân, hợp thức hóa lãnh sự văn bản giấy khai sinh, hợp thức hóa lãnh sự tiếng anh,… miễn sao nó là một băn bản, giấy tờ hợp pháp của công dân tại một đất nước được hợp pháp hóa tại một đất nước khác thì được gọi là hợp pháp hóa lãnh sự.

Xem thêm: Chế tài là gì? Kiến thức về chế tài bạn cần lưu ý

Tìm kiếm việc làm

2. Địa chỉ giải quyết các thủ tục hợp thức hóa lãnh sự hay chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam

Để có thể được hợp pháp hóa lãnh sự một văn bản hay một giấy tờ thủ tục nào đó công đơn giản là bạn mang giấy tờ hay văn bản đến các cơ quan tổ chức có thẩm quyền là họ sẽ xác nhận và hợp thức hóa lãnh sự cho bạn. Vì vậy, sau đây Timviec365.vn xin chia sẻ cho bạn đọc các quy trình thủ tục để được hợp pháp hóa lãnh sự cũng như muốn được hợp pháp hóa lãnh sự cần chuẩn bị những gì!

Để có thể hợp pháp hóa lãnh sự một văn bản hay một giấy tờ nào đó thì tất nhiên trước tiên ta phải được các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ta công nhận và xác nhận giấy tờ đó hợp pháp và được sử dụng. Vì vậy các bạn cần chuẩn bị hồ sơ để được hợp pháp hóa lãnh sự rồi mang đến những cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tại Việt Nam chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hay chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam. Sau đây Timviec365.vn xin chia sẻ cho bạn đọc một số thông tin của các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giải quyết các thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hay chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam. Mong rằng những thông tin dưới đây có thể giúp ích cho bạn đọc!

2.1. Bộ Ngoại Giao Hà Nội

 Cục Lãnh Sự hay còn được gọi là Bộ Ngoại Giao Hà Nội hiện nay đang có địa chỉ là: Số 40, Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội và thời gian làm việc của Cục Lãnh Sự là từ thứ 2 đến thứ 6, sáng thứ 7 và trừ ngày chủ nhật. Đây là một thông tin rất hữu ích cho bạn đọc muốn được công nhận văn bản, giấy tờ thủ tục để được hợp pháp hóa lãnh sự để có thể xem xét các ngày Bộ Ngoại Giao Hà Nội làm việc để mang hồ sơ đến nộp. Tránh trường hợp bị chậm trễ việc xác nhận gây ảnh hưởng đến mọi công việc về sau.

2.2. Sở ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh

Đây cũng là một tổ chức, cơ quan nhà nước có thẩm quyền chịu trách nhiệm trong việc giải quyết các thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hay chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam. Địa chỉ của Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh có địa chỉ là: số 184, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh. Cũng tương tự như Bộ Ngoại Giao Hà Nội thì Sở Ngoại vụ tại Thành phố Hồ Chi Minh cũng làm việc các ngày trong tuần từ thứ 2 cho đến thứ 6 và sáng ngày thứ 7, trừ ngày chủ nhật và các ngày Tết

2.3. Các trụ sở của các tổ chức, cơ quan Ngoại vụ địa phương có thẩm quyền

Ở đây có thể hiểu đó là các tổ chức, cơ quan Ngoại vụ tại địa phương được cơ quan tổ chức có thẩm quyền là Bộ Ngoại giao ủy quyền và trách nhiệm cho các cơ quan, tổ chức tại địa phương có thầm quyền và hoạt động theo đúng quy định của pháp luật có trách nhiệm là tiếp nhận và xử lý các hồ sơ có liên quan đến việc công nhận và chứng nhận lãnh sự hay còn được hiểu là hợp pháp hóa lãnh của người dân tại chính địa phương 

Việc làm luật - pháp lý tại hà nội

3. Những thủ tục văn bản, hồ sơ cần có để được chứng nhận hay hợp thức hóa lãnh sự tại Việt Nam

3.1. Những thủ tục văn bản, hồ sơ chứng nhận hay hợp thức hóa lãnh sự tại Việt Nam

Đối với ở Việt Nam, những thủ tục hay hồ sơ để được hợp pháp hóa lãnh sự cần có:

Hồ sơ thứ 1 gồm có: Tờ khi chứng nhận hay tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo đúng quy định của pháp luật về mẫu mã cũng như cách trình bày theo mẫu số LS/HPH-2024/TK. Đối với to2wf khai này bạn có thể in từ trang cổng thông tin điện tử của Công tác lãnh sự - Bộ Ngoại giao để có thấy lấy mẫu làm tờ khai

 

Hồ sơ thứ 2 gồm có: các giấy tờ tùy thân của bạn và đặc biệt lưu ý các giấy tờ này phải đầy đủ và có thể liệt kê ở đây đó là : giấy chứng minh nhân dân của chính chủ hay thẻ căn cước ngoài ra nếu có hộ chiếu hay các giấy tờ có giá trị liên quan đến hộ chiếu thì bạn cũng phải chuẩn bị trong hồ sơ và đây là những giấy tờ gốc (bản chính) của bạn! Ngoài ra có một cách khác để chuẩn bị hồ sơ thứ 2 đó là bạn có thể chụp lại những giấy tờ trên nếu trong trường hợp bạn ở quá xa so với địa chỉ những nơi chứng thực, hợp pháp hóa lãnh sự cho bạn và bạn phải nộp qua đường bưu điện, đặc biệt lưu ý những bản chụp này không đòi hỏi bạn phải chứng thực

Hồ sơ thứ 3 bao gồm: các văn bản, giấy tờ thủ tục, những tài liệu có liên quan để đề nghị các tổ chức, cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự cho bạn

Hồ sơ thứ 4 mà bạn cần chuẩn bị sẽ gồm: 1 bản có nội dung là bản chụp lại các giấy tờ cũng như tài liệu có liên quan đến việc đề nghị các tổ chức, cơ quan có thẩm quền chứng nhận lãnh sự cho bạn

Và hồ sơ cuối cùng mà bạn phải chuẩn bị đó là một phong bì và trong phong bì đó bạn phải ghi rõ đầy đủ địa chỉ thường trú của bạn. Đây là hồ sơ giành cho những người ở xa so với những địa chỉ của các tổ chức, cơ quan có thẩm quyền xác nhận và công nhận cũng như hợp thức hóa lãnh sự mà người đó phải gửi các hồ sơ qua đường bưu điện.

Chú ý: Trong trường hợp đặc biệt, nếu các tổ chức, cơ quan có thẩm quyền muốn kiểm tra, xác thực lại thủ tục, giấy tờ của một người nào đó để hợp pháp hóa lãnh sự, người đó sẽ nhận được yêu cầu văn bản để bổ sung thêm các văn bản, giấy tờ, thủ tục liên quan và một bản sao các văn bản, giấy tờ và thủ tục đó.

Việc làm sinh viên luật mới ra trường

3.2. Những thủ tục văn bản, hồ sơ chứng nhận hay hợp thức hóa lãnh sự  của nước ngoài muốn được công nhận và sử dụng tại Việt Nam

Hồ sơ thứ 1 gồm có: Tờ khi chứng nhận hay tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo đúng quy định của pháp luật về mẫu mã cũng như cách trình bày theo mẫu số LS/HPH-2024/TK. Đối với tờ khai này bạn có thể in từ trang cổng thông tin điện tử của Công tác lãnh sự - Bộ Ngoại giao để có thấy lấy mẫu làm tờ khai

Hồ sơ thứ 2 đó là gồm có các loại giấy tờ, văn bản tùy thân tương tự như hồ sơ thứ 2 ở phần trên đó là: các giấy tờ tùy thân của bạn và đặc biệt lưu ý các giấy tờ này phải đầy đủ và có thể liệt kê ở đây đó là : giấy chứng minh nhân dân của chính chủ hay thẻ căn cước ngoài ra nếu có hộ chiếu hay các giấy tờ có giá trị liên quan đến hộ chiếu thì bạn cũng phải chuẩn bị trong hồ sơ và đây là những giấy tờ gốc (bản chính) của bạn! Ngoài ra có một cách khác để chuẩn bị hồ sơ thứ 2 đó là bạn có thể chụp lại những giấy tờ trên nếu trong trường hợp bạn ở quá xa so với địa chỉ những nơi chứng thực, hợp pháp hóa lãnh sự cho bạn và bạn phải nộp qua đường bưu điện, đặc biệt lưu ý những bản chụp này không đòi hỏi bạn phải chứng thực.

 

Hồ sơ thứ 3 bao gồm các giấy tờ hay tài liệu để đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự đã được các tổ chức, cơ quan pháp luật có thẩm quyền đó là bộ ngoại giao, sở ngoại vụ, các cơ quan tổ chức có thẩm quyền và có trách nhiệm thực hiện và đảm nhiệm các vấn đề liên quan đến hợp pháp hóa lãnh sự công nhận và được phép sử dụng như một văn bản pháp lý

Hồ sơ thứ 4 bao gồm: văn bản là bản chụp giấy tờ hay văn bản, tài liệu hợp pháp hóa lãnh sự

Hồ sơ thứ 5 gồm có: 1 bản dịch văn bản, giấy tờ hay tài liệu mà bạn đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại một đất nước khác và dịch văn bản, giấy tờ hay tài liệu đó sang tiếng Việt Nam hoặc tiếng Anh và chú ý bản dịch này không cần phải chứng thực tuy nhiên người nộp hồ sơ để đủ điều kiện được hợp pháp hóa lãnh sự phải có trách nhiệm đảm bảo tính chính xác của bản dịch hay văn bản này.

Hồ sơ thứ 6 sẽ là một bản chụp các giấy tờ và tài liệu

Và hồ sơ cuối cùng bao gồm 1 phong bì trong đó có ghi sẵn địa chỉ cơ quan, tổ chức pháp quyền có trách nhiệm xử lý các vấn đề liên quan đến hợp pháp hóa nếu trong trường hợp người phải gửi cái hồ sơ, văn bản, giấy tờ thông qua đường bưu điện do cá nhân ở xa so với địa chỉ của các cơ quan, tổ chức đó.

Một lưu ý trong trường hợp này đó là nếu như các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cần thêm các thông tin, bằng chứng để chứng minh danh tính hợp pháp của cá nhân cũng như làm cơ sở tiền đề để hợp pháp hóa lãnh sự thì các cá nhân đó sẽ được nhận thông báo để chuẩn bị xuất trình và bổ sung thêm các văn bản, giấy tờ phục vụ cho công việc đó!

Xem thêm: Đi tìm câu trả lời chính xác, đầy đủ cho điều tra viên là gì?

4. Thời gian giải quyết hợp thức hóa lãnh sự là bao lâu?

Một trong những câu hỏi và rất nhiều người thắc mắc đó là thời gian để giải quyết vấn đề hợp thức hóa lãnh sự là bao lâu? Timviec365.vn xin trả lời thắc mắc đó cho bạn đọc như sau:

Thứ 1, thời gian để giải quyết vấn để hợp thức hóa lãnh sự thường có thời hạn là 1 ngày kể từ khi các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nhận đầy đủ mọi thủ tục hồ sơ có liên quan để giải quyết vấn đề.

Thứ 2, nếu trong trường hợp các cá nhân cần xác hợp thức hóa lãnh sự mà chuẩn bị hồ sơ có giấy tờ, văn bản với tổng số lượng từ 10 giấy tờ, văn bản trở lên thì thời gian giải quyết vấn đề hợp thức hóa lãnh sự sẽ lâu hơn và nhiều nhất là 5 ngày kể từ ngày các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền và trách nhiệm nhận đầy đủ hồ sơ.

Thứ 3, trong trường hợp các văn bản và giấy tờ của cư dân nước ngoài có dấu cũng như chức danh thuộc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài ký kết và đánh dấu công nhận thì sẽ cần thời gian để các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền và trách nhiệm hợp thức hóa lãnh sự xác nhận xem các văn bản này có hợp lệ hay không, xác minh tính đúng sai, thật giả của các giấy tờ và văn bản. Việc này sẽ đòi hỏi thêm thời gian để xác minh, thời gian cụ thể sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp và mức độ nghiêm trọng của vấn đề. Nhưng sau khi có thể xác nhận và xác minh được kết quả có tính hợp lệ về mặt pháp lý thì các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền và chịu trách nhiệm trong vấn đề hợp thức hóa lãnh sự sẽ tiến hành giải quyết thủ tục và hồ sơ ngay lập tức cho các cá nhân để việc hợp thức hóa lãnh sự cho cá nhân đó được thực hiện nhanh chóng.

Tìm việc làm nhân viên tư vấn luật

5. Khi làm thủ tục hợp thức hóa lãnh sự có cần phải nộp lệ phí hay không?

Với câu hỏi trên, Timviec365.vn xin trả lời với bạn đọc rằng khi bạn làm các thủ tục liên quan đến hợp thức hóa lãnh sự bạn sẽ phải nộp tiền lệ phí,  ngoài khoản lệ phí cho việc hợp thức hóa lãnh sự  thì bạn phải nộp thêm tiền lệ phí cho con dấu và chữ kí xác thực văn bản, giấy tờ được hợp thức hóa lãnh sự để văn bản và giấy tờ đó trở thành văn bản, giấy tờ hợp pháp và có thể sử dụng được

Lệ phí giành cho việc hợp pháp hóa lãnh sự sẽ là 10 USD/bản/ lần đây là quy định của pháp luật theo thông tư số 236/2024/BTC được ban hành vào ngày 15/12/2024 do Bộ tài chính đề ra và hướng dẫn các quy định về việc thu, nộp, sử dụng và quản lý khoản lệ phí giành cho việc hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam tại nước ngoài

Lệ phí cho việc xác nhận con dấu và chữ kí để giấy tờ, văn bản được hợp pháp hóa và có thể đưa vào sử dụng là: 2 USD/bản/lần được quy định theo thông tư số 236/2024/BTC ban hành vào ngày 15/12/2024 trong việc quy định về mức thu, nộp cũng như sử dụng và quản lý khoản lệ phí cho việc xác nhận con dấu và chữ kí trong việc hợp thức hóa lãnh sự Việt Nam tại nước ngoài.

6. Các nhiệm vụ liên quan đến việc xác thực pháp lý của nhiệm vụ lãnh sự

Việc giải quyết hợp thức hóa lãnh sự không chỉ là việc của cá nhân người mong muốn được hợp thức hóa lãnh sự mà còn là công việc của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Tại các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đồng đều chịu trách nhiệm trong việc hợp thức hóa lãnh sự Việt Nam đòi hỏi nhiều bộ phận để cùng nhau xử lý hồ sơ, giấy tờ của các cá nhân. Do đó, có rất nhiều công việc liên quan đến vấn đề hợp thức hóa lãnh sự tại Việt Nam, bao gồm: nhân viên tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, nhân viên xử lý hồ sơ, nhân viên bưu điện chuyển giao hồ sơ, văn bản cần xác nhận, thư ký trợ lý, nhân viên tư vấn pháp luật. luật sư,… Là các luật sư hay nhân viên tư vấn thì các vấn đề về pháp luật cần nắm rõ, các thủ tục quy trình, các bộ luật.

Hiện nay một số công việc vừa nêu trên cũng như những công việc liên quan đến việc giải quyết các vấn đề hợp thức hóa lãnh sự đang được tuyển dụng rất nhiều qua các trang web tìm việc uy tín, chất lượng. Bạn cũng có thể tìm kiếm các công việc đó ngay trên trang Timviec365.vn tại https://timviec365.vn/tim-viec-lam.html chúng tôi tin chắc rằng bạn sẽ rất hài lòng về những lợi ích mà Timviec365.vn mang lại và dễ dàng giúp bạn tìm kiếm công việc phù hợp với khả năng của bản thân mình!

Trên đây là bài viết của Timviec365.vn chia sẻ về vấn đề hợp thức hóa lãnh sự mong rằng sẽ giúp cho bạn đọc hiểu thêm về vấn đề này cũng như biết thêm các thông tin có thể tìm kiếm việc làm có liên quan đến việc giải quyết các vấn đề hợp thức hóa lãnh sự tại Việt Nam trên trang Timviec365.vn

Xem thêm: Cảnh sát kinh tế làm gì? Những điều liên quan đến nghề cảnh sát