Hướng dẫn cách xây dựng hệ thống năng lực cho doanh nghiệp

1. Tìm hiểu về khái niệm năng lực?

Doanh nghiệp chính là tập hợp của những cá nhân kết hợp với nhau trong công việc nhằm hướng tới việc đạt được mục đích và những mục tiêu chung nhất định nào đó. Vì vậy, năng lực của doanh nghiệp chính là nguồn năng lực của từng cá nhân được tạo nên sau khi đã tiến hành một quá trình chọn lọc, bồi dưỡng cũng như khai thác theo những tiêu chuẩn chung đã có sẵn. Và khi doanh nghiệp tiến hành tối ưu những quy trình về tuyển dụng cũng như quản trị nhân sự thì nhất thiết không thể nào thiếu được công cụ hỗ trợ là bộ từ điển năng lực. Vậy thì nên hiểu từ năng lực theo ý nghĩ, giá trị như thế nào?

1.1. Năng lực là gì?

Chẳng hạn như khi công ty đăng tin tuyển dụng quản trị kinh doanh thì với danh sách ứng viên bạn có được, ban đầu bạn khó phán đoán hết năng lực mà họ thể hiện được có được như họ ghi trong hồ sơ hay không. Do đó mà bạn cần kiểm chứng qua quá trình tiếp xúc phỏng vấn và cả khi họ làm việc tại công ty. 

Năng lực có tên tiếng Anh là Competency, được hiểu là những kiến thức, khả năng - kỹ năng cũng như hành vi mà những người lao động cần tới để có thể đáp ứng được yêu cầu trong công việc. Và đó chính là yếu tố để giúp cho cá nhân có thể làm việc hiệu quả hơn so với những người không có năng lực. Năng lực mà con người có được ví giống như tảng băng trôi vậy. Nó bao gồm hai phần là phần chìm và phần nổi. Trong đó phần nổi chỉ chiếm rất ít, khoảng 10 đến 20%. Phần nổi chính là nền tảng đến từ nền giáo dục, sự đào tạo, đến từ kỹ năng, kinh nghiệm, những cảm xúc thật,... và có thể nhìn thấy được thông qua những hình thức như phỏng vấn, quan sát, sự theo dõi,...Còn phần chìm sẽ chiếm phần nhiều từ 80 đến 90%l. Đó chính là những yếu tố thuộc về đặc tính ở bên trong như phong cách tư duy, sở thích nghề nghiệp, hành vi, sự phù hợp trong công việc... Những đặc tính này là giá trị tiềm ẩn, và chúng chỉ được phát huy cũng như được người khác phát hiện trong quá trình làm việc.

Việc làm quản lý nhân sự

1.2. Từ điển năng lực là gì? Vì sao các doanh nghiệp cần đến từ điển năng lực?

Nói tới từ điển năng lực thì đó chính là một bộ tập hợp những nguồn năng lực được chuẩn hóa, áp dụng trong tất cả mọi chức danh ở doanh nghiệp. Từ đó đảm bảo được mức độ phù hợp với những giá trị cốt lõi, với đặc thù công việc và văn hóa doanh nghiệp. Từ điển năng lực chính là một công cụ hỗ trợ hết sức đắc lực dành cho người quản trị nhân sự ở trong doanh nghiệp và là cơ sở để thực hiện những mục đích sau:

• Hoặc định nhân sự: dựa trên cơ sở năng lực về sự tiêu chuẩn, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đánh giá được những chất lượng của nguồn nhân sự hiện tại. Từ đó có thể xác định dược kế hoạch và mục tiêu trong việc nâng cao các yếu tố năng lực cho đội ngũ ở trong tương lai.
• Tuyển dụng: bên bộ phận hành chính nhân sự sẽ sử dụng những tiêu chí có trong bộ từ điển về năng lực để đăng tin tuyển dụng, tiến hành phỏng vấn cũng như đánh giá nguồn ứng viên dựa theo khung năng lực nhằm đảm bảo tìm kiếm được những người nhân viên tiềm năng có các yếu tố phù hợp với doanh nghiệp cũng như với công việc. Nhất là khi bộ từ điển về năng lực được coi là một kênh để giúp các bạn có thể tham chiếu và xác định xem đâu mới là người ứng viên tiềm năng mà doanh nghiệp mong muốn tiếp cận.
• Đào tạo nhân viên: Phát triển năng lực nhân viên là mục tiêu cần phải đi sắt với lộ trình chung mà doanh nghiệp đã đặt ra. Vấn đề xác định nhu cầu, đối tượng cần đào tạo sẽ trở nên chính xác hơn nếu như nhà quản trị có được một bộ từ điển năng lực chuẩn hóa trong khâu xây dựng hệ thống năng lực cho doanh nghiệp.
• Đánh giá nhân viên: có thể nói từ điển năng lực chính là tiêu chí, là cơ sở để có thể đánh giá nhân viên một cách khách quan nhất về mức độ hoàn thành của công việc và sự tiến bộ của họ.

>>> Xem thêm: Khởi nghiệp thành công - Tiền đẻ ra tiền

2. Kết cấu trong bộ từ điển năng lực khi xây dựng hệ thống từ điển năng lực cho doanh nghiệp

Hầu hết những bộ từ điển năng lực được người ta sử dụng phổ biến nhất trong thời đại này đều được xây dựng dựa theo mô hình tiêu chuẩn nghề nghiệp ASK. Mô hình này gồm ba nhóm năng lực chính:  

2.1. Nhóm kiến thức (Knowledge) : năng lực tư duy

Đây là sự hiểu biết thông qua sự giáo dục hoặc là training, có sự liên quan trực tiếp tới việc đọc – hiểu , ứng dụng, các kỹ năng phân tích tổng hợp cũng như sự đánh giá những dữ kiện và thông tin từ nguồn tin có sẵn. Và đây cũng chính là một dạng năng lực hết sức cơ bản mà bất cứ cá nhân nào cũng đều cấn phải có khi họ bắt đầu một công việc nào đó. Nhiệm vụ việc làm càng phức tạp thì những cấp độ yếu cầu về những năng lực này lại càng cao. Nói chung thì có thể chia kiến thức thành 3 loại năng lực chủ yếu đó là: hiểu biết về nghiệp vụ chuyên môn, hiểu biết về mặt kinh doanh và trình độ ngoại ngữ.

Việc làm quản lý kinh doanh

2.2. Kỹ năng ( Skill ): năng lực thuộc về thao tác

Kỹ năng là khả năng giúp con người thực hiện mọi nhiệm vụ. Đồng thời kỹ năng sẽ giúp biến những kiến thức học hỏi được thành hành động. Chẳng hạn như chúng ta có kỹ năng về tổ chức  cũng như quản lý thời gian hiệu quả, Tạo sức ảnh hưởng, giải trình,... Những sự phân chia về mức độ ở trong từng mức năng lực này không chỉ là sự hiểu biết mà nó còn có sự gắn bó mật thiết đối với những biểu hiện về hành vi ở trong quá trình làm việc.

2.3. Thái độ/ Phẩm chất (Attitude): Phạm vi tình cảm, cảm xúc

Bao gồm những nhân tố nằm trong thế giới quan tiếp nhận , phản ánh lại thực tế, xác định những giá trị ưu tiên và cách để chúng ta thể hiện những động cơ cũng như thái độ của bản thân mình đối với công việc.

Chẳng hạn chúng ta có thể xây dựng hệ thống năng lực cho doanh nghiệp như sau:

- Knowledge : Nhân viên có sự hiểu biết nghiệp vụ, chuyên môn

- Skill : Nhân viên có kỹ năng giao tiếp

- Skill: Nhân viên  có kỹ năng làm việc nhóm

- Skill : Nhân viên có kỹ năng về quản lý thời gian

- Attitude: Phẩm chất trung thực

- Attitude: Tính cách cẩn thận, tỉ mỉ

>>> Tìm hiểu ngay:  Những tin tuyển dụng việc làm quản lý điều hành tại Đà Nẵng hot nhất việc làm với mức lương cực kỳ hấp dẫn.

Người tìm việc

3. Kết cấu trong từng chuẩn năng lực bạn cần biết

Đối với mỗi tiêu chuẩn năng lực trong hệ thống từ điển năng lực cho doanh nghiệp, đều cần những cơ chế cụ thể và minh bạch để đánh giá hiệu quả. Mỗi chuẩn năng lực ở trong bộ từ điển năng lự bao gồm:

1. Định nghĩa: đưa khái niệm chính xác về năng lực

2. Biểu hiện hành vi theo 5 mức độ giảm dần – đi kèm với hành vi cụ thể

3. Biểu hiện hành vi của kỹ năng làm việc nhóm

4. Bộ câu hỏi phỏng vấn

Bộ câu hỏi phỏng vấn thường hướng tới việc sử dụng những câu hỏi về hành vi để mục đích xác định xem người ứng viên có thực sự chân thành và có được những kỹ năng cần thiết đối với công việc tuyển dụng hay không? Các câu hỏi vẫn sẽ được đưa ra dựa vào những mức độ trong những nội dung được nêu ở trên. Chẳng hạn khi xây dựng được bộ câu hỏi phỏng vấn về khả năng làm việc nhóm của ứng viên, các bạn có thể sử dụng những câu hỏi như sau:Bạn cảm thấy điều gì khi công ty yêu cầu bạn phải làm việc theo nhóm? Khi làm việc theo nhóm, bạn thường đảm nhận vai trò gì?

• Hãy mô tả lại một lần đội nhóm/ taem của bạn phải đối mặt với một công việc khó khăn. Nhóm của bạn đã vượt qua thử thách như thế nào?
• Chia sẻ về những trải nghiệm bạn không mong muốn trong khi làm việc nhóm.
• Bạn sẽ làm điều gì nếu như thấy ở trong nhóm của bạn có hai thành viên mâu thuẫn với nhau?
• Khi làm việc theo nhóm, đã bao giờ bạn chưa hoàn thành nhiệm vụ được giao phó hay chưa? Việc không hoàn thành nhiệm vụ đó đã diễn ra như thế nào?
• Nêu ra những hình dung của bạn về một nhóm làm việc thực sự lý tưởng.
• Ví dụ như bạn phải làm việc cùng một nhóm với người đồng nghiệp có tính cách khó chịu như quá tiêu cực, hách dịch, luôn gây hấn với mọi người,... Vậy bạn sẽ làm những gì để công việc của bạn đảm bảo hiệu quả?
• Hãy mô tả lại nhóm làm việc nào đó mà bạn đã từng tham gia và làm việc hiệu quả. Bạn đã đóng góp để tạo nên sự hiệu quả đó như thế nào?

Cần tìm việc làm

4. Quy trình xây dựng từ điển năng lực cho doanh nghiệp

Bước 1 – Lên danh sách các tiêu chuẩn năng lực.

Cần đưa ra những tiêu chuẩn chung và tiêu chuẩn riêng mà các doanh nghiệp cần phải có. Các tiêu chuẩn này cần phải phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp và những yêu cầu phát triển của doanh nghiệp

Bước 2 – Định nghĩa cho từng năng lực.

Bạn cần phải đưa ra những định nghĩa rõ ràng đối với từng dạng năng lực để tránh việc trùng lặp và gây ra những sự nhầm lẫn giữa những năng lực có đặc điểm tương tự và gần giống nhau. Chẳng hạn như kỹ năng xây dựng – phát triển đội nhóm gần giống với kỹ năng làm việc nhóm.

Bước 3 – Xác định được 5 mức độ biểu hiện của hành vi.

Các mức độ này cần phải được xác định từ cao đến thấp. Đồng thời xây dựng nên những mô tả cụ thể cho mỗi một cấp độ đó.

Bước 4 – Lên danh sách những câu hỏi phỏng vấn phù hợp đối với mỗi một năng lực.

Bước 5 – đánh giá kết quả áp dụng tiêu chuẩn năng lực.

Nói chung việc xây dựng từ điển năng lực cho doanh nghiệp đòi hỏi mỗi một nhà quản trị nhân sự cần phải dựa vào một nền tảng về kiến thức nhất định đối với việc quản trị doanh nghiệp, các chiến lược về việc tuyển dụng ở trong kỷ nguyên thời đại 4.0. Ngoài ra cũng cần phải hiểu rõ tâm lý về hành vi của người ứng viên, có kinh nghiệm áp dụng những chuẩn năng lực. Những quy trình này chẳng hề dễ dàng, đơn giản một chút nào đâu nhe thế nhưng nếu như bạn kỳ công để xây dựng nên một bộ chuẩn năng lực thì có lẽ cũng không quá khó để thực hiện.