Kiểm soát nội bộ là gì? Các loại kiểm soát nội bộ của một tổ chức

1. KSNB – Kiểm soát nội bộ là gì?

1.1. Khái niệm

Đối với bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần phải được đảm bảo hệ thống nội bộ vững chắc thì mới làm nền tảng để xây dựng, phát triển và giữ vững được vị trí trên thương trường khắc nghiệt. Và kiểm soát nội bộ - KSNB, các bạn có thể hiểu đơn giản, đây là việc thiết lập hệ thống dựa trên các thủ tục, quy định hay quy trình được doanh nghiệp đề ra liên quan đến quản lý doanh nghiệp, tài chính, nhân lực, sản xuất – kinh doanh… Nhờ vào việc kiểm soát nội bộ mà các doanh nghiệp đã tránh được những rủi ro, tối giản được phần nào về chi phí thất thoát. Đồng thời cũng đã nâng cao được sự tin cậy, khách quan và minh bạch trong các bản báo cáo tài chính, và điều này đã phần nào thể hiện được sự tuân thủ pháp luật hiện hành cùng với quy chế nội bộ của công ty.

Điều này, chứng tỏ rằng kiểm soát nội bộ có vai trò vô cùng quan trọng đối với trong quá trình hình thành và phát triển của một doanh nghiệp, đặc biệt là một doanh nghiệp mới còn trẻ tuổi. Bởi việc kiểm soát được rủi ro và nâng cao được hiệu quả kinh doanh chính là yếu tố cấp bách mà tổ chức cần phải thực hiện. Và kiểm soát nội bộ là một trong những kỹ năng mà một nhà quản lý cần phải nắm được, bởi họ chính là người trực tiếp điều hành bộ máy hoạt động. Là người cần phải nắm rõ được tình hình hoạt động và dựa vào đó để có được cách kiểm soát nội bộ: Xây dựng sơ đồ kiểm soát, quy trình xây dựng hệ thống, xác định nguy cơ và đánh giá mức độ rủi ro của quá trình sản xuất kinh doanh.

Việc làm quản lý điều hành tại Hồ Chí Minh

1.2. Những yếu tố cốt lõi trong quá trình xây dựng, thực hiện kiểm soát nội bộ

Đối với mỗi doanh nghiệp thì đều có những quy định, phương pháp định hướng phát triển hay quản lý nội bộ khác nhau. Tuy nhiên để có thể thực hiện được hệ thống kiểm soát nội bộ ưng ý thì các bạn cũng sẽ phải đảm bảo được các yếu tố như:

- Môi trường làm việc: khách quan, minh bạch, chính trực, phân công trách nhiệm rõ ràng;

- Quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ: được phổ biến rộng rãi toàn bộ công ty một cách rõ ràng bằng văn bản và toàn bộ công nhân viên cần phải tuân thủ theo đúng với quy định;

- Các hoạt động rủi ro: Phân tích chi tiết từng công nhân viên; mọi giao dịch thực hiện đều cần dựa trên sự uỷ quyền thích hợp; giao dịch quan trọng thì cần được ghi chép, thể hiện lại bằng văn bản

1.3. Vai trò của kiểm soát nội bộ

Dựa theo nội dung đã được quy định tại bộ Luật Doanh nghiệp Việt Nam, thì các Công ty TNHH và CP nếu có trên 11 cổ đông thì phải thành lập Ban Kiểm soát. Điều này cũng đã phần nào thấy được vai trò cũng như mức độ quan trọng của một hệ thống kiểm soát nội bộ đối với bất cứ một doanh nghiệp nào. Vậy vai trò cụ thể của KSNB – Kiểm soát nội bộ là gì?

Đầu tiên sẽ là tuân thủ được các quy trình, chính sách của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty; cũng như các chính sách và quy trình kế toán. Cụ thể như: báo cáo tài chính và báo cáo quản trị kinh doanh…

Điều thứ hai là phải xác định các rủi ro, rồi đưa ra nguyên nhân và hướng giải quyết của những rủi ro đó.

Thông thường các kiểm soát nội bộ sẽ thực hiện nhiệm vụ báo cáo lên cán bộ cấp cao hơn về hiệu quả làm việc của hệ thống kiểm soát nội bộ. Bởi đây là yếu tố mà các doanh nghiệp cần phải được cập nhập thường xuyên.

1.4. Điều gì sẽ xảy ra khi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp vững mạnh?

Có lẽ những nội dung được chia sẻ ở trên cũng đã là một ý có thể trả lời được câu hỏi này rồi, tuy nhiên đó chưa phải là câu trả lời đầy đủ và chính xác nhất. Bởi bất cứ một doanh nghiệp nào cũng vậy, có hệ thống nội bộ vững mạnh thì cũng có nghĩa tổ chức đó đang có nền móng rất tốt, có thể dựa vào để xây dựng, duy trì và phát triển thành một tổ chức hoàn hảo.

Tuy nhiên chỉ với những nội dung đó chưa thực sự thuyết phục được bạn đúng không? Dưới đây Thanh Hồng sẽ chia sẻ đến bạn những lợi ích mà hệ thống kiểm soát nội dung mang đến cho doanh nghiệp bạn:

- Đảm bảo tính khách quan, chính xác và rõ ràng trong của con số trong báo cáo tài chính;

- Giảm bớt rủi ro: gian lận/ trộm cắp (bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty), sai sót; không tuân thủ quy trình, quy định kinh doanh bộ máy doanh nghiệp… gây tổn hại cho công ty.

- Nâng cao sự tin tưởng đối với cổ đông, nhà đầu tư bên ngoài.

Việc làm nhân viên tư vấn tài chính

2. Các loại và giải pháp tương ứng của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

2.1. Kiểm soát bán hàng và giao hàng

- Cam kết hợp lý về lịch giao hàng: Trước khi cam kết về ngày giao hàng hoặc một cách thức khác thì Nhân viên bán hàng cần được phê duyệt.

- Nhận đơn đặt hàng đúng với điều khoản và điều kiện: Mẫu đơn đặt hàng chuẩn và có đánh số trước cùng chữ ký duyệt của người có thẩm quyền khi chấp nhận đơn đặt hàng.

- Áp dụng những chính sách bán chịu và kiểm tra chất lượng tín dụng hợp lý: Nhân viên bán hàng và người phê duyệt hạn mức bán không được là một người. Cần tách biệt vai trò cũng như chức năng của hai vị trí này.

- Giao chính xác số lượng và loại sản phẩm cho đúng khách hàng: Phiếu giao hàng nên đánh số, ngoài ra nên có thể một bản ghi về số lượng hàng đã giao và để người giao hàng có thể thêm thông tin.

- Hạch toán đầy đủ và chính xác bán hàng bằng tiền mặt: Khuyến khích khách hàng chuyển khoản để thanh toán tiền, kiểm tra độc lập về các quỹ tiền mặt, ghi chép các nghiệp vụ phát sinh về thu tiền, sử dụng máy đếm tiền để đo lường chính xác…

Việc làm kiểm soát nội bộ

2.2. Kiểm soát nội bộ là gì trong khâu mua hàng?

- Chỉ người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng: Chuẩn hoá và đánh số Phiếu, chữ ký duyệt của người có thẩm quyền; đối chiếu đến tài khoản trên sổ cái.

- Ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp: Tách biệt chức năng đặt hàng và đề nghị mua hàng, phòng thu mua sẽ độc lập với các phòng khác, đơn đặt hàng phải được đánh số…

- Kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp: Áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập; hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng sau một khoảng thời gian nhất định; đưa ra chính sách kỷ luật chặt chẽ nếu có hành vi vi phạm quy định.

- Nhận đúng hàng: Tách chức năng nhận hàng với mua hàng; biên bản nhận hàng được đánh số từ trước nên được lập mỗi khi nhận hàng từ nhà cung cấp; đo lường hàng hoá; kiểm tra chất lượng; biên bản nhận hàng gửi cho phòng kế toán với đầy đủ chữ ký.

- Ngăn chặn hoá đơn đúp/ giả do nhà cung cấp: Hoá đơn nên được đánh số theo thứ tự và số tham chiếu của đơn đặt hàng.

- Thanh toán mua hàng chính xác: Phòng mua hàng nên có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán các vấn đề liên quan đến thanh toán (chiết khấu, hàng mua bị trả lại,…); séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước, phân biệt các hóa đơn đã hoặc chưa thanh toán.

2.3. Kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định

- Bảo vệ hàng tồn kho: Kế toán hàng tồn kho và thủ quỹ phải được tách biệt chức năng; hàng hoá/ sản phẩm nhập và xuất kho phải có phiếu nhập và xuất hàng kèm chữ ký thủ kho, nên dán nhãn hàng tồn kho để hàng hoá không thất lạc, sử dụng phiếu lưu chuyển sản phẩm; phát hiện chênh lệch thì kiểm tra kỹ càng.

- Lưu giữ bản đăng ký tài sản cố định đầy đủ: Phòng kế toán nên lưu giữ bản đăng ký tài sản cố định để đối chiếu với bản đăng ký tài sản cố định; tiến hành kiểm kê tất cả tài sản cố định theo định kỳ; cập nhật bản đăng ký TSCĐ.

Việc làm kế toán doanh nghiệp

2.4. Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng

- Kiểm soát tiền mặt: Tạo sổ quỹ ghi thu - chi tiền mặt và quản lý tiền mặt; đưa ra hạn mức thanh toán tiền mặt; Thường xuyên kiểm tra số dư tiền mặt trên sổ cái với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ lập; Kế toán và thủ quỹ làm việc minh bạch.

- Đối chiếu ngân hàng: Đối chiếu số dư trên sổ phụ ngân hàng với số dư trên sổ sách kế toán bởi người có thẩm quyền kiểm tra (không được tham gia vào việc xử lý hoặc hạch toán). Phát hiện chênh lệch thì phải đối chiếu ngay với các chứng từ thu chi liên quan để có biện pháp xử lý.

- Kiểm soát nhân viên thực hiện việc chuyển khoản/ rút tiền ngân hàng mà không được phép: Tăng công đoạn chữ ký cho việc chuyển tiền vượt quá một khoản nào đó (Kế toán Trưởng/ Giám đốc Tài chính/ Tổng Giám đốc).

2.5. Kiểm soát hệ thống thông tin

- Uỷ quyền tiếp cận tài liệu của công ty: Đồng bộ tài khoản của nhân viên, mỗi người sử dụng một tài khoản để thực hiện thao tác; mỗi người được quyền truy cập vào từng mục khác nhau tùy vào vị trí công việc; lưu trữ lại toàn bộ lịch sử thực hiện các thao tác sửa/ xóa/ thêm hoặc có thể chặn các quyền không liên quan để không ảnh hưởng đến quá trình kiểm soát nội bộ.

- Bảo vệ cơ sở dữ liệu và tài liệu của công ty: Lập bản sao dự phòng Các tệp tin và bản ghi; Quy trình lập bản sao dự phòng cần được lên kế hoạch chi tiết; Các dữ liệu quan trọng nên được cất giữ ở máy chủ trung tâm, hệ thống lưu giữ mạng (sử dụng RAID); và không nên lưu giữ ở các máy tính riêng lẻ.

- Bảo vệ hệ thống máy tính: Cài đặt phần mềm diệt virus, không chạy phần mềm nào khi không có bản quyền/ tự chạy mà không được sự phê chuẩn của bộ quản lý IT phù hợp.

Cần tìm việc làm

Mỗi doanh nghiệp đều lựa chọn cho riêng mình cách kiểm soát nội bộ khác nhau, miễn sao nó phù hợp với văn hóa, quy định cùng với mục đích kinh doanh của tổ chức. Tuy nhiên với những thông tin chia sẻ ở trên về Kiểm soát nội bộ là gì? hy vọng đã mang lại hữu ích với bạn!