Mục đích của việc lưu trữ hồ sơ trong các cơ quan, tổ chức

1. Mục đích của việc lưu trữ hồ sơ là gì?

1.1. Cung cấp nguồn thông tin

Mục đích của việc lưu trữ hồ sơ trước tiên là để cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Những tài liệu, số liệu hay tư liệu được lưu trữ có mức độ tin cậy cao nhằm phục vụ cho các mục đích từ chính trị, kinh tế, văn hóa tới xã hội. Việc lưu trữ hồ sơ cũng giúp cho các cơ quan có thêm các thông tin từ quá khứ, có căn cứ hay bằng chứng phục vụ cho công tác quản lý. 

Đây cũng là nguồn thông tin hữu ích để các cơ quan có thể giáo dục cho các thế hệ nhân viên những truyền thống, quy định trong cơ quan. Đồng thời, lấy các tài liệu lưu trữ làm cơ sở, làm gương để rút ra những kinh nghiệm xương máu trong quá trình hoạt động, sản xuất hay kinh doanh

1.2. Nâng cao hiệu quả công việc

Việc lưu trữ hồ sơ còn giúp cho bộ phận cán bộ công nhân viên chức có thể nâng cao hiệu quả làm việc, tối ưu được thời gian giải quyết công việc, đáp ứng được yêu cầu của các tổ chức cá, nhân. Những cán bộ, công chức, viên chức có thể thông qua các hồ sơ lưu trữ để tìm hiểm, đúc rút ra những kinh nghiệm từ quá khứ để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình trong hiện tại. 

Trong yêu cầu cải cách hành chính của nước ta, việc nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của những người cán bộ công nhân viên chức cũng là một trong số mục tiêu quan trọng. 

Việc nâng cao hiệu quả hoạt động cũng được áp dụng trong đời sống hàng ngày. Ví dụ như việc lưu trữ lại những bản thiết kế các công trình kiến trúc, điện nước,... sẽ phục vụ cho những người thế hệ sau nghiên cứu và khôi phục lại những công trình kiến trúc, những hệ thống cấp thoát nước gặp vấn đề hư hỏng. Họ sẽ dễ dàng tìm ra mấu chốt của vấn đề và thực hiện sửa chữa. 

Sử dụng tài liệu lưu trữ trong trường hợp này vừa giúp cho những người làm việc vừa không mất quá nhiều thời gian để xác định vị trí, vừa tiết kiệm được nhân lực, vật tư cũng như đảm bảo tính thẩm mỹ của công trình, nhất là những công trình kiến trúc có liên quan đến lịch sử văn hóa của một quốc gia 

Nếu không có những hồ sơ lưu trữ trong quá trình xây dựng trước đó, khác nào người ta đang phải “vạch lá tìm sâu”, “mò kim đáy bể”, tốn nhiều thời gian trong việc xác định khuyết điểm để sửa chữa, có khi sẽ làm ảnh hưởng lớn tới chất lượng của công trình. 

1.3. Công cụ để kiểm soát thực thi

Ghi chú hồ sơ vẫn cần thiết để sử dụng như tài liệu chứng cứ kiểm soát hoạt động thực hiện tại các cơ quan và tổ chức. Lưu trữ hồ sơ giúp cho các cơ quan có đủ các thông tin, tài liệu cần thiết để phục vụ cho các hoạt động kiểm tra, thanh tra từ các cấp trên - sở, bộ ban ngành.

Với những cơ quan tổ chức liên quan đến pháp luật như các trụ sở công an, tòa án nhân dân,... việc lưu trữ hồ sơ sẽ giúp cho họ có căn cứ, bằng chứng để thực hiện những và giải quyết những vụ án hình sự, dân sự. Trong nhiều năm về sau, nếu có những vấn đề khúc mắc đều có thể tìm lật lại hồ sơ để giải quyết vấn đề, đảm bảo được sự công bằng, tin tưởng cho người dân và xã hội.

1.4. Bảo vệ bí mật thông tin

Việc lưu trữ hồ sơ còn nhằm mục đích bảo vệ bí mật của các tổ chức, cơ quan, quốc gia. 

Nhiều nhân viên của các cơ quan hiện nay thường bỏ hoặc bán đi những giấy tờ, hồ sơ cũ. Điều này không những làm cho cơ quan đó bị mất đi một nguồn thông tin dự trữ khi cần thiết mà còn có thể để lọt những thông tin quan trọng của cơ quan ra bên ngoài. Nhất là khi những văn bản đó bị rơi vào tay kẻ xấu, có những ý đồ bất chính sẽ gây ra những tác hại khó lường đối với hoạt động của cơ quan. 

Xem thêm: Phần mềm văn thư lưu trữ miễn phí chuyên nghiệp

1.5. Văn hóa 

Lưu trữ hồ sơ không những hướng tới mục đích phục vụ cho những hoạt động của quốc gia mà còn để gìn giữ những giá trị văn hóa của dân tộc. 

Những thông tin, sự kiện quan trọng trong một ngành, một lĩnh vực hay hoạt động trong các cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân sẽ được biên soạn lại như một nguồn di sản văn hóa, là tinh túy nhân loại. Ngoài những di sản văn hóa mà chúng ta vô cùng trân quý như các công trình kiến trúc, tượng điêu khắc, hội họa,... của người xưa thì những tài liệu lưu trữ càng khiến chúng ta cảm thấy tự hào hơn. 

Chắc chẳng ai trong chúng ta lại không biết đến bản tuyên ngôn độc lập hay bức thư mà vị lãnh tụ vĩ đại Hồ Chí Minh của chúng ta gửi tới các em học sinh nhân ngày khai trường. Tất cả những dịp quan trọng của đất nước chúng ta sẽ đều được nghe, cảm giác như được sống lại những cảm giác hào hùng khi đó. Chắc rằng các bạn ở đây ít nhiều đều cũng đã thuộc một vài câu trong bản tuyên ngôn độc lập, từng lời, từng câu in sâu vào máu, vào da thịt của người dân Việt Nam. Các văn bản đó còn được đưa vào trong sách vở như một tác phẩm nghệ thuật, một bài học to lớn cho các thế hệ học sinh.

Thử hỏi, nếu không có công tác lưu trữ thì làm sao các thế hệ sau có thể được đọc, được học, được trải nghiệm những cảm xúc của cha ông? 

Đặc biệt, công tác lưu trữ còn nhằm mục đích đánh giá được trình độ văn minh của mỗi quốc gia. Có thể các bạn đã biết, chữ viết chính là tiêu chí đánh giá về trình độ văn minh, quốc gia có chữ viết càng sớm, chứng tỏ họ đã có một nền văn hóa lâu đời. Những văn bản được ghi chép lại chính là quốc hồn quốc túy trong hành trình phát triển mỗi quốc gia. 

Xem thêm: Mã ngạch văn thư lưu trữ và xếp lương ngạch văn thư

2. Kết luận

Từ những mục đích được nêu ra ở phần 1, có thể thấy công tác lưu trữ sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động hành chính của một tổ chức, cơ quan và đất nước được hoạt động thông suốt, nâng cao hiệu quả và phát triển quốc gia. 

Vì vậy, bản thân mỗi cơ quan đều cần phải có nhận thức đúng đắn về vai trò, nhiệm vụ và yêu cầu công tác lưu trữ văn thư để hoàn thành đúng nhiệm vụ lưu trữ của mình. 

Đặc biệt, trong thời điểm hiện tại, công nghệ 4.0 vô cùng phát triển cũng đã giảm tải được phần nào gánh nặng công việc cho những người thực hiện công việc lưu trữ văn thư. Thông qua những phần mềm quản lý văn thư lưu trữ, họ có thể lưu trữ rất nhiều, rất nhiều thông tin với dung lượng lớn, dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết và không tốn nhiều diện tích cũng như chi phí đầu tư cho việc lưu trữ trên giấy tờ. Những rủi ro khách quan trong quá trình lưu trữ trên giấy tờ cũng được đảm bảo (chữ mờ dần theo thời gian, bị ngấm nước, động vật gặm nhấm cắn,...)

Trên đây là toàn bộ thông tin để giải thích cho câu hỏi mục đích của việc lưu trữ hồ sơ là gì. Chúc các bạn có có thêm hiểu biết và hoàn thành tốt nhiệm vụ của một người thực hiện công tác lưu trữ văn thư.