NDA là gì? Giải đáp những thắc mắc xoay quanh thỏa thuận NDA

1. Câu trả lời đúng nhất cho thắc mắc NDA là gì?

NDA là viết tắt của cụm từ “Non – disclosure agreement” – được hiểu là một loại thỏa thuận bảo mật thông tin giữa các bên hợp tác, làm việc chung hay các giao dịch giữa khách hàng với doanh nghiệp về các tài liệu, kiến thức hay những bí mật mà các bên không muốn chia sẻ nhưng vì công việc và mục đích chung nên muốn hạn chế tiết lộ ra bên ngoài.

Bên cạnh đó, thỏa thuận NDA còn được biết đến với một số cái tên khác như là:

- CA (confidentiality agreement) – thỏa thuận bảo mật

- CDA (confidential disclosure agreement) – thỏa thuận việc tiết lộ bí mật

- PIA ( proprietary information agreement) – thỏa thuận thông tin độc quyền

- SA (secrecy agreement) – thỏa thuận bí mật

Hiện nay, thỏa thuận NDA thường được biết đến với hình thức phổ biến là những thỏa thuận bảo mật thông tin khách hàng của hệ thống các ngân hàng thương mại, các bí mật trong hoạt động kinh doanh, các ý tưởng doanh nghiệp, tài liệu hay chiến lược phát triển của các doanh nghiệp,...

Thỏa thuận NDA hiện nay thông thường sẽ được ký kết và áp dụng thực hiện giữa 2 doanh nghiệp hay giữa các cá nhân, tổ chức đang tiến hành xem xét về hoạt động kinh doanh. Do đó, những đối tượng có liên quan cần phải hiểu rõ về ý nghĩa cũng như quy trình thực hiện các hoạt động kinh doanh của đối phương để có thể đánh giá được chính xác nhất về các mối quan hệ kinh doanh tiềm năng, mang lại lợi nhuận cho mình.

Việc làm chuyên viên kinh doanh

2. Vai trò của thỏa thuận bảo mật NDA

Thỏa thuận NDA có vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp, các cá nhân tham gia đàm phán về các điều khoản, hợp đồng, đặc biệt là những thông tin nhạy cảm không muốn tiết lộ ra bên ngoài. Theo đó, khi ký các thỏa thuận này thì 2 bên sẽ không được phép tiết lộ bất kỳ một thông tin nào và đôi bên lại có thể thoải mái chia sẻ về đời tư, về các chiến lược kinh doanh,... mà không sợ để lộ ra bên ngoài.

Thỏa thuận NDA được áp dụng và phục vụ cho rất nhiều mục đích khác nhau ở các doanh nghiệp. Cụ thể thì thỏa thuận này thường được đưa ra khi 2 doanh nghiệp hợp tác làm ăn với nhau, đàm phán về các kế hoạch phát triển, các chiến lược thúc đẩy kinh doanh,... nhưng lại muốn bảo vệ về lợi ích của họ cũng như những người có liên quan. Và trong các trường hợp này thì yêu cầu của thỏa thuận sẽ là các bên cần tiết lộ toàn bộ các thông tin có liên quan, cần thiết như quy trình thực hiện, các kế hoạch kinh doanh của đối phương để quá trình hợp tác được hiệu quả.

Bên cạnh đó, thỏa thuận NDA cũng được sử dụng khá phổ biến trong các cuộc đàm phán diễn ra giữa các doanh nghiệp, tổ chức về kêu gọi nguồn vốn từ các nhà đầu tư. Theo đó, việc ký thỏa thuận bảo mật NDA sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn được các đối thủ khác biết về các bí mật, các kế hoạch tài chính đầu tư, vấn đề về hoạt động thương mại,... của doanh nghiệp.

Như vậy, sau khi đã ký các thỏa thuận về bảo mật NDA thì cả 2 bên sẽ cần phải tuân thủ theo đúng các quy định đã đưa ra, nếu một bên vi phạm thì đối phương sẽ có thể gửi yêu cầu lên tòa án, đề nghị về việc ngăn chặn các thông tin bị tiết lộ ra bên ngoài, đồng thời có quyền được kiện phía bên vi phạm về các thiệt hại liên quan đến tài chính.

3. Các loại thỏa thuận bảo mật NDA hiện nay

3.1. Thỏa thuận NDA đơn phương

Các thỏa thuận NDA đơn phương là những thỏa thuận có liên quan đến 2 bên (có thể là doanh nghiệp, tổ chức hay các cá nhân) và có một bên có ý định sẽ tiết lộ các thông tin cho đối phương nhưng không muốn bị lộ ra bên ngoài. Theo đó, họ sẽ đưa ra yêu cầu bên đó cần phải thỏa thuận giữ bí mật cho các thông tin đó.

Ví dụ như 2 bên thỏa thuận việc duy trì giữ bí mật cho thông tin nhằm mục đích là đáp ứng về mặt luật sáng chế, pháp lý đối với các bí mật liên quan đến hoạt động thương mại, chiến lược hoạt động, kế hoạch phát triển của doanh nghiệp,... và toàn bộ sẽ cần phải được hạn chế tối đa việc tiết lộ ra bên ngoài trước khi họ quyết định công bố trên các thông cáo báo chí, các phương tiện truyền thông.

Do đó, hiểu một cách đơn giản thì khi ký thỏa thuận đơn phương, các bên cần phải đảm bảo rằng không được tiết lộ thông tin ra bên ngoài mà không chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho họ.

3.2. Thỏa thuận NDA song phương

Thỏa thuận bảo mật song phương cũng có liên quan đến 2 bên nhưng cả 2 sẽ thỏa thuận và tiết lộ những thông tin bí mật, cần thiết cho nhau. Theo đó, cả 2 bên sẽ đều yêu cầu đối phương cần giữ bí mật và nếu một trong 2 bên tiết lộ ra bên ngoài thì bên còn lại sẽ được quyền kiện và đòi bồi thường cho những thiệt hại họ phải chịu. Hiện nay, loại thỏa thuận NDA này khá phổ biến, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có ý định sáp nhập lại và hoạt động chung với nhau.

3.3. Thỏa thuận NDA đa phương

Đa phương có thể hiểu đơn giản đó là những thỏa thuận có liên quan đến từ 3 bên trở lên, trong đó sẽ có ít nhất là một bên sẽ có ý định tiết lộ các thông tin của mình cho các bên khác và có đưa ra các yêu cầu về bảo mật thông tin của họ.

Thỏa thuận NDA đa phương hiện nay có nhiều ưu điểm đó là có thể loại bỏ được những rắc rối, phức tạp có ở các thỏa thuận đơn phương hay song phương của các bên. Ví dụ như với một thỏa thuận NDA được ký kết bởi 3 doanh nghiệp và mỗi bên đều có ý định tiết lộ, chia sẻ thông tin đến 2 bên còn lại thì hoàn toàn có thể áp dụng những điều khoản, quy định của thỏa thuận đa phương thay thế cho thỏa thuận song phương riêng của doanh nghiệp 1 với doanh nghiệp 2, doanh nghiệp 2 với doanh nghiệp 3 và doanh nghiệp 3 với doanh nghiệp 1.

Như vậy, một thỏa thuận NDA đa phương sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn đối với các tổ chức, doanh nghiệp khi ký kết bởi họ có thể xem xét và thực thi trong một thỏa thuận chứ không cần phải một lúc đáp ứng theo 2 – 3 thỏa thuận khác nhau. Tuy nhiên, để có thể ký kết được một thỏa thuận NDA đa phương thì các bên cần phải thực hiện các cuộc đàm phán khá phức tạp để đi đến thống nhất, đồng thuận về một phương án tốt nhất cho tất cả các bên có liên quan.

Việc làm kỹ sư an toàn thông tin

4. Những thành phần cần thiết đối với một thỏa thuận NDA

Một thỏa thuận NDA cần phải thể hiện được đầy đủ các thông tin sau đây:

- Tên của những bên có tham gia vào các thỏa thuận.

- Đưa ra các yếu tố dẫn đến quyết định cần phải bí mật các thông tin giữa các bên ở từng trường hợp cụ thể.

- Đưa ra các loại trừ từ các quyết định bảo mật thông tin.

- Các tuyên bố cho việc được phép sử dụng các thông tin phù hợp và được tiết lộ.

- Đưa ra các khoảng thời gian cụ thể có liên quan về việc thực hiện thỏa thuận giữa các bên.

- Một số yêu cầu, quy định khác như là luật của từng địa phương được áp dụng cho thỏa thuận, chi phí cho luật sư khi có tranh chấp,...

5. Quy trình thực hiện thỏa thuận bảo mật NDA cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp, để có thể hoạt động tốt và mang lại hiệu quả kinh doanh cao thì chắc chắn sẽ phải có những chiến lược và mục tiêu phát triển riêng biệt cho từng bộ phận, quy trình thực hiện. Chính bởi vậy mà sẽ luôn có những yêu cầu đặt ra không chỉ đối với khách hàng, đối tác kinh doanh, nhà đầu tư mà ngay cả nhân viên cũng cần phải thực hiện, ký kết các thỏa thuận có liên quan đến việc bảo mật thông tin của doanh nghiệp. Vậy quy trình thực hiện các thỏa thuận đó diễn ra như thế nào?

5.1. Yêu cầu toàn bộ nhân viên ký thỏa thuận NDA

Theo quy định đã được đưa ra tại Luật lao động thì đối với mỗi nhân viên khi làm việc ở bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải đảm bảo việc giữ bí mật cũng như tài sản của doanh nghiệp đó. Chính bởi vậy mà nhân viên cũng cần ký kết vào các thỏa thuận mà doanh nghiệp đưa ra ngay từ khi được tuyển dụng hay thay đổi các vị trí, chức vụ mà vẫn được quyền truy cập, can thiệp vào các tài liệu, kế hoạch kinh doanh.

Trong trường hợp nhân viên nào vi phạm vào những thỏa thuận đã ký thì sẽ cần phải chịu các hình thức kỷ luật theo quy định, bị sa thải hay chịu bồi thường về những tổn thất đã gây ra đối với doanh nghiệp.

Tuyển dụng

5.2. Thực hiện việc bảo mật toàn bộ thông tin nội bộ

Bên cạnh việc ký thỏa thuận NDA theo quy định thì các nhân viên sẽ cần phải ký một số các thỏa thuận khác theo yêu cầu mà doanh nghiệp đưa ra để có thể đảm bảo tối đa về quyền lợi cùng các thông tin mật của doanh nghiệp.

Và để có thể tăng thêm được hiệu quả cho việc bảo vệ các dữ liệu thì hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều tạo thêm các phần mềm quản lý nghiêm ngặt cho các thông tin, dữ liệu tùy thuộc vào đặc thù, tính chất của từng hoạt động mà họ đang thực hiện. Theo đó, họ sẽ cần phải đảm bảo được rằng các thỏa thuận NDA được thực hiện nghiêm chỉnh, bảo mật đối với toàn bộ nhân viên, ngay cả những người đảm nhiệm chức vụ cao, thân cận nhất tại doanh nghiệp.

5.3. Phỏng vấn các nhân viên trước khi quyết định nghỉ việc

Việc thay đổi nhân sự là điều hết sức bình thường đối với các doanh nghiệp khi nhân viên có nhu cầu muốn xin nghỉ để tìm kiếm đến một công việc khác phù hợp hay các lý do nào khác. Do đó, các doanh nghiệp cần phải thực hiện việc phỏng vấn các nhân viên trước khi họ nghỉ việc, xác định được các thông tin cần thiết của nhân viên như là lý do nghỉ, địa điểm làm việc mới,... và thông qua đó tìm hiểu, đánh giá về những thông tin, dữ liệu của công ty mà nhân viên đó hiện đang có được, liệu có ảnh hưởng gì nếu bị tiết lộ ra bên ngoài hay không,...

Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng cần phải đảm bảo được sự an toàn đối với các dữ liệu mà mình thu hồi lại được từ các nhân viên đó, yêu cầu các nhân viên trước khi nghỉ cần ký kết thỏa thuận bảo mật và tuyệt đối không được chia sẻ, tiết lộ các thông tin của doanh nghiệp ra bên ngoài khi không được cho phép.

Người tìm việc

5.4. Thực hiện theo dõi toàn bộ hoạt động của nhân viên đã nghỉ việc

Nhân viên đã nghỉ việc mặc dù cũng đã ký kết các thỏa thuận nhưng để có thể đảm bảo được chắc chắn rằng họ không vi phạm về các điều khoản trong thỏa thuận NDA thì doanh nghiệp cũng cần có các biện pháp nhất định trong vấn đề theo dõi các hành động của nhân viên khi làm việc ở chỗ mới. Thông qua đó có thể đánh giá được việc thỏa thuận có đang được thực hiện một cách nghiêm chỉnh hay không, đồng thời có biện pháp xử lý kịp thời khi phát hiện ra bất kỳ điều gì đáng nghi ngờ.

Bài viết trên đây đã giải thích cho các bạn về khái niệm NDA là gì cùng các thông tin cần thiết có liên quan đến chủ đề này. Hy vọng các bạn có thể hiểu và áp dụng một cách hiệu quả nhất vào đời sống, công việc của mình về các thỏa thuận NDA nhé!