Thông tin liên quan đến quản lý công trình xây dựng bằng Excel

1. Khái niệm và chức năng của quản lý công trình bằng Excel

1.1. Khái niệm quản lý công trình xây dựng bằng Excel

Quản lý công trình xây dựng là một công việc quan trọng và được các doanh nghiệp ngành nghề này đặc biệt quan tâm. Quản lý công trình xây dựng bằng Excel là sử dụng phần mềm Excel trong hoạt động đánh giá dự án xây dựng, thiết kế giám sát, tạo lập những danh mục cần thiết trong từng giai đoạn khi doanh nghiệp thực hiện công việc thi công công trình xây dựng.

Bên cạnh đó, quản lý công trình xây dựng bằng Excel thì người thực hiện cũng cần có cho mình những hạng mục cụ thể liên quan đến quản lý chi phí, quản lý thiết bị vật tư, quản lý nhân công, quản lý tiến độ công việc thi công,... Trên thực tế, phần mềm Excel cũng cung cấp đầy đủ những tính năng cần thiết để các doanh nghiệp có thể tự tạo lập và quản lý một cách hiệu quả. Đó cũng là lý do vì sao mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức này để quản lý công trình xây dựng. Vậy những chức năng mà quản lý công trình xây dựng bằng Excel đem lại là gì?

1.2. Chức năng của quản lý công trình xây dựng bằng Excel

1.2.1. Kiểm soát và theo dõi tiến độ công việc

Chức năng đầu tiên của việc sử dụng file Excel khi quản lý công trình xây dựng đó là kiểm soát số liệu và giúp các nhà quản lý theo dõi sát sao tiến độ thực tiễn của công việc. Chức năng này được thực hiện dựa trên việc xây dựng và thống kê số liệu của người thực hiện bằng những file Excel cụ thể. Đó là những danh mục về yêu cầu, đề xuất nguyên vật liệu và hàng hóa xây dựng, kế hoạch liên quan đến vật tư, thiết bị phân tích số liệu kho, kế hoạch theo dõi số liệu liên quan đến chi phí thi công công trình,... Và mỗi hạng mục này sẽ được những nhà quản lý của chúng ta tạo lập và kiểm soát một cách riêng biệt nhưng vẫn đảm bảo một hệ thống nhất định.

Nhìn vào những bảng biểu được xây dựng, nhà quản lý, chủ đầu tư có thể theo dõi được tiến độ triển khai của dự án thi công theo cam kết của nhà thầu, theo sát quá trình thực hiện công việc xây dựng công trình của những bên liên quan cũng như nhân công xây dựng. Ngoài ra, quản lý công trình xây dựng bằng Excel còn cho phép nhà quản lý triển khai những chi phí liên quan đến vật liệu, nhân công,.. theo những số liệu về thời gian cụ thể. Kết quả của quá trình tạo lập, thống kê, nhập liệu để kiểm soát này sẽ giúp các doanh nghiệp tính toán và quyết đoán được tất cả những chi phí cần thiết, cho phí phát sinh. Đồng thời giúp các doanh nghiệp định hướng được kinh phí cũng như sự phát triển và kết quả thực tiễn của công trình đang được xây dựng.

1.2.2. Báo cáo kết quả nghiệm thu sau khi thực hiện việc kiểm soát

Chức năng thứ hai cũng quan trọng mà công việc quản lý công trình xây dựng bằng Excel này đem lại đó chính là báo cáo kết quả công việc sau khi thực hiện công việc kiểm soát và theo dõi tiến độ. Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng Excel để tính toán, phân tích và đưa ra kết luận để báo cáo số liệu cho cấp trên hoặc những bên liên quan (nhà thầu, chủ đầu tư,...). Mặt khác, việc quản lý công trình xây dựng bằng Excel này còn giúp các doanh nghiệp thống kê và tổng hợp được toàn bộ các hao phí nảy sinh trong hoạt động thi công. Từ đó đưa ra phương hướng, kế hoạch cụ thể để điều chỉnh sao cho phù hợp nhằm tiết kiệm chi phí và đem lại hiệu quả công việc cao nhất.

Xem thêm: Mẫu báo cáo giám sát thi công chuẩn nhất!

2. Cách thức để quản lý công trình xây dựng bằng Excel

Để có thể quản lý công trình xây dựng bằng Excel thì bạn có thể tham khảo và thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Thực hiện công việc xác định những cấp độ quản lý công trình xây dựng. Xác định những đối tượng cụ thể (chi phí, nhân công, vật liệu,,,,), các danh mục, tài nguyên,... để có thể thiết lập file Excel với những hạng mục rõ ràng, phù hợp.

Bước 2: Sử dụng Excel để thiết lập những tính năng cần thiết liên quan đến việc tính toán, xác định thời gian, sự liên kết giữa các hạng mục.

Bước 3: Thực hiện sắp xếp công việc theo trình tự nhất định. Điều này cần được dựa trên trình tự thực tiễn của kế hoạch thi công công trình xây dựng.

Bước 4: Theo sát tiến độ công trình, thực hiện công việc phân tích và đánh giá và điều chỉnh để phù hợp với những điều kiện thực tế.

Trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể sử dụng những hàm tính và chức năng có sẵn trong Excel để tiến hành tạo lập hiệu quả. Những hàm tính phổ biến được sử dụng trong Excel có thể kể đến đó là hàm tính tổng (Sumifs), hàm tìm kiếm theo cột (Vlookup), hàm xử lý lỗi công thức (tìm kiếm theo cột), Sumifs (hàm tổng) và cuối cùng là hàm Iferror (hàm xử lý lỗi công thức),...

Khi sử dụng Excel để quản lý công trình xây dựng, người thực hiện cần chú trọng đến những thao tác nhập liệu. Hãy đảm bảo sự cẩn thận và chắc chắn để không xảy ra những sai sót không đáng có trong quá trình thi công. Bên cạnh đó, dù là một phần mềm quản thuộc nhưng Excel cũng còn tồn tại một số những hạn chế nhất định về việc bảo mật thông tin cũng như dữ liệu có thể bị mất do những tác động khách quan bên ngoài (thiết bị sử dụng bị mất cắp, hỏng hóc,...).

Nhìn chung, quản lý công trình xây dựng là một công việc với khối lượng dữ liệu tương đối lớn đòi hỏi người quản lý phải “hao tâm tổn sức” khá nhiều nếu muốn đạt được hiệu quả cao. Để giải quyết vấn đề này, hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp đã sáng tạo ra những phần mềm quản lý dự án công trình hữu ích để hỗ trợ công việc một cách hiệu quả.

Một trong số đó có thể kể đến phần mềm Quản lý công trình 365. Đây là một sản phẩm công nghệ phần mềm được thiết lập với những tính năng vô cùng nổi bật có thể giúp đỡ những nhà quản lý ngành nghề xây dựng giải quyết được rất nhiều vấn đề gây đau đầu trong quá trình làm việc. Sở hữu giao diện thân thiện cùng việc cung cấp những giá trị hoàn toàn miễn phí, chắc chắn đây sẽ là cái tên không để cho bạn phải thất vọng khi trao đi niềm tin và lựa chọn sử dụng trong công việc của mình.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về quản lý công trình xây dựng bằng Excel. Thông qua bài viết, chúng tôi hy vọng bạn đã tìm cho mình được những cách thức, phương án để quản lý công trình xây dựng một cách hiệu quả. Nếu bạn vẫn còn những khúc mắc khác chưa được giải đáp thì đừng quên tìm đến timviec365.vn để có cho mình những “tín hiệu” hữu ích nhất nhé!