Những thông tin về quản lý hợp đồng xây dựng bằng Excel

Quản lý hợp đồng là một nhiệm vụ tương đối quan trọng đối với nhiều Doanh nghiệp.Việc này nhằm giúp cho hợp đồng của công ty không bị thất lạc, hư hỏng, đồng thời còn giúp đảm bảo quá trình thực hiện hợp đồng diễn ra một cách thống nhất, đảm bảo chúng được thực hiện như đã ký kết. Từ đó làm giảm thiểu trường hợp nảy sinh tranh chấp và là cơ sở để hai bên thực hiện đúng vai trò và trách nhiệm của mình.

1. Thông tin về quản lý hợp đồng xây dựng bằng Excel

1.1. Các cách quản lý hợp đồng xây dựng

1.1.1. Quản lý hợp đồng xây dựng bằng Excel

Phần mềm Excel chính là một công cụ giúp cho các Doanh nghiệp thực hiện được các công việc một cách hiệu quả. Doanh nghiệp cần thực hiện một số lộ trình theo các bước như trên Excel bao gồm: Xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý; xây dựng danh mục, nhóm đối tượng cần quản lý; quản lý công văn đến, công văn đi; xây dựng công thức tính mã văn thư. Đó là những công việc mà bạn cần phải làm khi quản lý hợp đồng bằng Excel.

1.1.2. Quản lý hợp đồng xây dựng với phần mềm chuyên dụng

Nếu như quy mô công ty của bạn lớn và bạn muốn tìm kiếm công cụ quản lý hợp đồng tối ưu hơn thì có thể sử dụng công cụ quản lý hợp đồng trong phần mềm CRM. Chỉ mất 3 giây, bạn đã có thể tìm hiểu hết tất cả những thông tin liên quan đến khác và hợp đồng.

Đây chính là một giải pháp vô cùng tối ưu đối với các Doanh nghiệp có khối lượng hợp đồng lưu trữ lớn. Công việc quản lý, lưu trữ và bảo mật sẽ diễn ra đơn giản, nhanh chóng và bảo mật hơn rất nhiều. 

Như vậy, tùy thuộc vào đặc điểm công ty của bạn mà bạn sẽ lựa chọn cho mình một công cụ thích hợp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ nghiêng về quản lý hợp đồng xây dựng bằng công cụ Excel, từ chức năng, và tầm quan trọng của chúng trong Doanh nghiệp của bạn, cùng theo dõi thông tin bên dưới nhé!

1.2. Chức năng của quản lý hợp đồng xây dựng bằng Excel

Những chức năng và nhiệm vụ khi quản lý hợp đồng bằng Excel có thể được kể đến như:

- Quản trị khách hàng và nhà cung cấp;

- Quản trị các hợp đồng phát sinh;

- Theo dõi các phát sinh trong hợp đồng;

- Báo cáo trình trạng của hợp đồng.

1.3. Tầm quan trọng của quản lý hợp đồng xây dựng bằng Excel

1.3.1. Đối với doanh nghiệp

- Quản lý hợp đồng xây dựng bằng Excel giúp tạo một hệ thống duy nhất để quản lý hợp đồng;

- Giúp quản lý toàn bộ quy trình của hợp đồng từ việc tạo, xét duyệt,.. đến lúc kiểm toán và thanh lý hợp đồng. Điều này giúp tối ưu hóa việc tạo và kiểm duyệt hợp đồng tích hợp với việc đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng;

- Giúp kiểm soát một cách chặt chẽ và giảm thiểu được những lỗi phát sinh trong suốt quá trình của một hợp đồng.

1.3.2. Đối với người lãnh đạo có nhiệm vụ tạo và xét duyệt hợp đồng

- Chủ động tìm kiếm một cách nhanh chóng trong công việc thực hiện hợp đồng bằng các tính năng nhắc việc theo từng cột mốc quan trọng như ngày ký, ngày gia hạn hay ngày thanh lý hợp đồng.

- Đối với những người lãnh đạo có nhiệm vụ tạo và xét duyệt hợp đồng có thể tự tạo cho mình mẫu hợp đồng theo như quy định của Doanh nghiệp.

- Quản lý được tình hình thực hiện hợp đồng của nhân viên;

- Có thể tự động tạo ra các mẫu hợp đồng theo như quy định của Doanh nghiệp;

Nếu bạn đang tìm kiếm cho mình một File quản lý hợp đồng xây dựng bằng Excel, bạn có thể tham khảo ngay File Excel Quản lý hợp đồng cho Công ty Xây dựng ngay phía bên dưới nhé:

FILE QUAN LY HOP DONG XAY DUNG.xlsx

2. Những lưu ý cần thực hiện khi quản lý hợp đồng xây dựng 

2.1. Làm rõ các thông tin trong hồ sơ mời thầu

Ngay tại thời điểm đấu thầu, hồ sơ mời thầu cần phải có đầy đủ thông tin như: Ngôn ngữ chỉ đạo, chi tiết về bảo lãnh hợp đồng, chi tiết về thời hạn thi công, thời hạn thanh toán, trách nhiệm về quản lý từ thi công bên phía giao thầu, chi tiết thưởng phạt hợp đồng,..

Trong giai đoạn đấu thầu, tất cả các nhà thầu đều cần được phép đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu và việc này cần phải được gửi đến tất cả các nhà thầu.

Để đảm bảo công bằng cho các nhà thầu, không thực hiện thương thảo với các nhà thầu có giá trị thấp nhất về điều khoản hợp đồng sau khi đã đóng thầu. Chính vì vậy, tài liệu hợp đồng không được bao gồm các biên bản thương thảo hay bổ cung hợp đồng.

Mẫu hợp đồng thi công theo Thông tư 09 cần phải được áp dụng đối với công trình sử dụng nguồn vốn ngân sách và khuyến khích áp dụng đối với các công trình thuộc nguồn vốn khác.

2.2. Làm rõ các điều khoản chỉ dẫn

Các chỉ dẫn cũng như ý kiến của bên giao thầu cần phải được quy định một cách rõ ràng trong mẫu hợp đồng. Khi đó, các nhà thầu cần phải tuân thủ các chỉ dẫn của bên giao thầu và nếu chỉ dẫn này dẫn đến các công việc bổ sung thì bên giao thầu phải thực hiện thanh toán một cách đầy đủ.

Vấn đề quan trọng là bên giao thầu và nhà thầu cần phải thỏa thuận để có thể đạt được thỏa thuận về bất cứ một vấn đề nào. Nếu như không đạt được những thỏa thuận trong một thời gian nhất định thì bên giao thầu cần phải có quyền đưa ra quyết định trong một thời hạn nhất định. 

Trường hợp không có thỏa thuận và chỉ dẫn của bên giao thầu thì nhà thầu được phép yêu cầu bên giao thầu phải cân nhắc lại bằng cách nộp tài liệu minh chứng một cách chi tiết.

2.3. Các thủ tục đánh giá khi phát sinh

Theo quy định pháp luật của Việt Nam, khi phát sinh bất cứ một vấn đề gì cần phải điều chỉnh thì bên giao thầu và nhà thầu sẽ cần có một thỏa thuận về phạm vi điều chỉnh về giá và thời gian trước khi triển khai thực hiện.

2.4. Chuẩn hóa quy trình thanh toán

Quy trình thanh toán nên được quy định chi tiết, có sự linh hoạt về khối lượng công việc theo hợp đồng và giá của các công việc phát sinh. Nếu hai bên không thỏa thuận được tại thời điểm thanh toán thì khối lượng hợp đồng, giá trị khối lượng phát sinh phải được thanh toán tạm theo tính toán của bên giao thầu. Điều này sẽ giảm gánh nặng thu xếp tài chính cho nhà thầu và có thể giảm giá dự thầu vì nhà thầu giảm được chi phí tài chính.

Xem thêm: Phần mềm quản lý cung ứng vật tư xây dựng: https://phanmemquanlycungung.timviec365.vn/

2.5. Chi tiết về thủ tục công tác nghiệm thu

Các thông tin về thủ tục kiểm tra và nghiệm thu cần phải được công bố tại thời điểm đấu thầu bao gồm những thông tin để có thể chuẩn bị các công việc cũng như chi phí trước khi thực hiện và đưa vào trong giá dự thầu, về cơ quan thực hiện, thông báo đề nghị kiểm tra, thời điểm kiểm tra và những mục cần kiểm tra ngoài những yêu cầu theo hợp đồng được đưa ra.

Quy trình này kiểm tra công tác nghiệm thu của cơ quan quản lý Nhà nước phải được chuẩn hóa một cách rõ ràng, khi đó, việc kiểm tra công tác nghiệm thu của cơ quan thứ 3 nên được bỏ đi.

2.6. Đo lường, đánh giá hư hỏng công trình 

Hư hỏng công trình thường xuyên xuất hiện do nhiều nguyên nhân đồng thời cũng rất khó để có thể đánh giá bên nào sẽ là người chịu trách nhiệm. Do đó, cần phải tổ chức một hội đồng các chuyên gia có tính độc lập giữa các bên và sẽ là người quyết định khi có hư hỏng xảy ra khó đánh giá trách nhiệm của các bên liên quan.

Như vậy hôm nay, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về những thông tin liên quan đến quản lý hợp đồng xây dựng bằng Excel, và một số điểm cần lưu ý khi thực hiện hợp đồng xây dựng. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho các bạn những thông tin bổ ích và thú vị.

Xem thêm: Vật tư xây dựng gồm những gì? Phân loại chi tiết vật tư xây dựng