Tìm hiểu chi tiết về quy trình nhập kho vật tư trong ngành xây dựng

1. Tổng quan về quy trình nhập kho vật tư xây dựng

1.1. Hiểu đúng về quy trình nhập kho vật tư

Nhập kho vật tư là quy trình lưu trữ vật tư sẽ được phân phối ra công trường để phục vụ cho các dự án xây dựng. Vật tư trong ngành xây dựng có thể được lưu trữ trong nhiều loại nhà kho khác nhau tùy thuộc vào khối lượng, chủng loại và đặc tính của vật tư. Bất kỳ nơi nào thích hợp sử dụng để lưu trữ vật tư cũng có thể được lựa chọn để làm nhà kho. Tuy nhiên, việc lựa chọn nhà kho cũng phải đảm bảo yếu tố an toàn và tránh mất cắp, hư hại đến vật tư.

1.2. Tại sao việc thực hiện quy trình nhập kho vật tư quan trọng?

Quy trình nhập kho vật tư có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp trong ngành xây dựng. Có một vị trí để lưu trữ và bảo tồn vật tư giúp bạn kiểm soát số lượng vật tư của mình và giúp bạn đảm bảo rằng các dự án xây dựng sẽ không bị gián đoạn vì vấn đề thiếu hụt vật tư. Bên cạnh đó, việc lưu trữ vật tư cũng có thể giúp bạn tiết kiệm tiền và đảm bảo tiến độ thi công.

Cùng tìm hiểu tại sao quy trình nhập kho vật tư lại có ý nghĩa quan trọng đến thế nhé!

1.2.1. Phân phối vật tư một cách hiệu quả

Đối với những nhà thầu lớn thi công nhiều công trình cùng lúc, quy trình nhập kho vật tư giúp cho họ có phương án lưu trữ, vận chuyển và phân phối hàng vật tư từ một địa điểm duy nhất. Điều này giúp nhà thầu dễ dàng theo dõi và quản lý số lượng vật tư tồn kho của mình một cách hiệu quả.

1.2.2. Giảm rủi ro cho vật tư xây dựng

Việc nhập kho vật tư đồng nghĩa với việc bảo hiểm vật tư, tức là bạn sẽ có khả năng quản lý số lượng, loại hình và tình trạng của vật liệu xây dựng. Nếu những vật tư  này bị hư hỏng hoặc bị đánh cắp, bạn sẽ nhận được tiền bồi thường để giúp bạn bổ sung thêm nguồn vật tư mới trong kho. bên cạnh đó, vật tư được lưu giữ trong nhà kho sẽ  được kiểm soát tốt, giúp bảo vệ chúng khỏi bị hư hỏng và ngăn ngừa những thay đổi không mong muốn về màu sắc hoặc kết cấu.

2. Chi tiết quy trình nhập kho vật tư

Quy trình nhập kho vật tư, cũng tương tự như quy trình nhập kho chung, phụ thuộc vào quy mô của nhà kho, loại kho, nhiệt độ thích hợp để lưu trữ vật tư, bất kỳ yêu cầu pháp lý hiện hành nào và khối lượng vật tư nhập kho.

Nhìn chung, quy trình nhập kho vật tư bao gồm những công đoạn sau đây:

2.1. Tiếp nhận vật tư

Tiếp nhận vật tư là một trong những công đoạn quan trọng nhất trong quy trình nhập kho vật tư. Nó liên quan đến rất nhiều hoạt động về sau và bất kỳ sự gián đoạn nào trong bước này đều có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động nhập kho.

Đầu tiên, vật tư xây dựng sẽ được kiểm tra kỹ lưỡng để so sánh chủng loại, số lượng và tình trạng xem có bất kỳ sự khác biệt nào so với tài liệu mà nhà cung cấp chuyển đến hay không. Sau đó vật tư sẽ được kiểm tra thêm lần nữa xem có hư hỏng không. Nếu có bất kỳ thiệt hại vật chất nào, việc điều tra toàn bộ vật tư trong lô hàng sẽ được thực hiện. Sau khi kiểm tra, vật tư sẽ  được đưa đến khu vực chuẩn bị đưa về kho bãi.

2.2. Vận chuyển vật tư vào kho

Sau khi được kiểm tra xong, vật tư sẽ được vận chuyển từ khu vực nhận hàng đến nơi lưu trữ. Quá trình này liên quan đến việc tính toán và xác định các yêu cầu về tài nguyên và không gian cho mỗi danh mục vật tư khác nhau.

Các loại vật tư có tính chất tương tự nhau thường được lưu trữ cùng nhau để có thể định vị và phân phối dễ dàng hơn. Những người chịu trách nhiệm điều hành quy trình vận chuyển vật tư cần phải xác nhận rằng mỗi loại vật tư đã được sắp xếp vào vị trí lưu trữ chính xác.

Xem thêm: Sự khác nhau giữa tổng thầu và nhà thầu chính thế nào?

3. Tối ưu hóa quy trình nhập kho vật tư

Tối ưu hóa quy trình nhập kho vật tư sẽ giúp cho doanh nghiệp trong ngành xây dựng hợp lý hóa hoạt động kho hàng của mình, giảm chi phí và sai sót.

3.1. Tối ưu hóa tiếp nhận vật tư

Mục đích của việc tối ưu hóa tiếp nhận vật tư là nhằm tiếp nhận một cách hiệu quả, chính xác và tránh tích tụ tại các bến nhận hàng. Các giải pháp như xe nâng điện và băng tải sẽ cho phép bạn bốc dỡ vật tư và dọn dẹp các khu vực bến tàu nhanh hơn và hiệu quả hơn. Ngoài ra, máy đo kích thước tự động hóa việc nắm bắt trọng lượng và kích thước của bưu kiện và pallet sẽ giúp tăng tốc quá trình tiếp nhận vật tư.

Cuối cùng, một số phần mềm phần mềm quản lý cung ứng, chẳng hạn như phần mềm quản lý cung ứng xây dựng 365, sẽ giúp bạn phân bổ đúng số lượng nhân sự phù hợp bằng cách dự đoán chính xác các chuyến hàng sắp tới.

3.2. Tối ưu hóa bước vận chuyển vật tư vào kho

Mục đích của việc tối ưu hóa bước vận chuyển vật tư vào kho là di chuyển vật tư để lưu trữ đến vị trí tối của chúng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý không gian có chức năng tự động chỉ định không gian tối ưu cho mỗi loại vật tư để cho phép quá trình xếp dỡ được sắp xếp hợp lý và sử dụng không gian nhà kho một cách tối đa.

3.3. Tối ưu hóa quy trình lưu trữ vật tư

Việc tối ưu hóa quy trình lưu trữ chỉ có thể thực hiện được khi các thông số KPI được theo dõi đúng cách. Việc có một phần mềm tự động tính toán việc sử dụng kho lưu trữ của bạn và theo dõi KPI lưu trữ phù hợp sẽ cho phép bạn xác định mức độ hiệu quả của từng khía cạnh trong quy trình lưu trữ vật tư. Hệ thống tối ưu hóa rãnh cũng có thể giúp bạn bằng cách hỗ trợ phân bổ vị trí lưu trữ tốt nhất cho một loại vật tư nhất định. Cuối cùng, việc sử dụng hệ thống lưu trữ nhà kho phù hợp theo quy mô của nhà kho và các loại vật tư cho phép bạn tối đa hóa không gian theo chiều ngang và chiều dọc đồng thời cải thiện hiệu quả của nhà kho.

Như vậy là qua những thông tin được chia sẻ trong bài viết, bạn đã có một góc tiếp cận toàn diện hơn về quy trình nhập kho vật tư và những biện pháp giúp tối ưu hóa quy trình này dựa trên việc ứng dụng công nghệ thông tin. Quy trình nhập kho vật tư cũng cần phải được tính toán và điều chỉnh sao cho phù hợp nhất với điều kiện của từng doanh nghiệp.