Tạo thiện cảm với khách hàng nhờ quy tắc phiên dịch viên Tiếng Anh

1. Quy tắc nghề nghiệp trước khi đến buổi phiên dịch tiếng Anh

Một phiên dịch viên tiếng Anh thành công thì cần có nguyên tắc làm việc chuyên nghiệp không chỉ trong buổi phiên dịch mà được thể hiện qua phong tác làm việc trước khi thực hiện công việc. Để tạo ấn tượng tốt và tính chuyên nghiệp, tỉ mỉ của bản thân thì bạn cần phải cho khách hàng nhìn thấy sự chuẩn bị kỹ càng của mình trước khi bắt đầu phiên dịch thông qua những quy tắc sau:

1.1. Đến địa điểm công việc sớm hơn giờ hẹn

Khi bắt đầu một buổi phiên dịch tiếng Anh thì bạn cần phải có sự chuẩn bị kỹ càng và chỉn chu vậy nên bạn cần phải đến sớm trước giờ buổi dịch bắt đầu để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ và thuận lợi cũng như để hạn chế các vấn đề xảy ra khi di chuyển như tắc đường, hỏng xe, mưa bão,...

Khi bạn đến sớm thì sẽ có nhiều thời gian để chuẩn bị cho buổi phiên dịch hơn, trong trường hợp bạn ngồi dịch trong cabin thì phải kiểm tra kỹ lưỡng các thiết bị hỗ trợ như tai nghe, mic, bàn điều chỉnh,.. để đảm bảo không để bất kỳ sự cố kỹ thuật nào xảy ra trong quá trình bạn phiên dịch.

Hơn nữa, rất có nhiều vấn đề có thể phát sinh xảy ra hay thay đổi về tài liệu của buổi phiên dịch thì đến sớm giờ khiến bạn có thời gian làm quen, nghiên cứu lại cũng như ổn định tâm lý trước khi bắt đầu cũng như trao đổi và làm quen với các nhân vật xuất hiện trong buổi đó.

Xem thêm: Mẫu cv xin việc đẹp

1.2. Nghiên cứu tài liệu liên quan đến chủ đề dịch

Sau khi nhận công việc, bạn sẽ được khách hàng gửi cho outline về buổi phiên dịch cũng như nội dung chính sẽ thực hiện, các chủ đề của buổi phiên dịch có thể không nằm trong phạm vi hiểu biết của phiên dịch viên vậy nên ngay khi nhận được thông tin chi tiết công việc hãy tiến hành nghiên cứu những tài liệu liên quan đến chủ đề dịch.

Mỗi chủ đề thì sẽ có những thuật ngữ chuyên ngành riêng bạn cần chuẩn bị thật kỹ ngoài những thuật ngữ được khách hàng đưa ra trong tài liệu thì để đảm bảo việc dịch thuật của bạn thuận lợi và dễ dàng hơn thì nên nghiên cứu cả những thông tin liên quan và tìm hiểu ý nghĩa trong lĩnh vực đó.

Một trong những quy tắc của phiên dịch viên tiếng Anh cần có chính là sự chuẩn bị cơ bản như giấy, bút và từ điển để trong trường hợp có bất kỳ thuật ngữ chuyên ngành nào “khó nhằn” thì còn kịp ứng biến. Điều này giúp cho bạn hiểu được mục đích của buổi phiên dịch và định hướng chủ đề chính được nhắc tới nhờ vậy mà bạn sẽ không bị bỡ ngỡ và hòa nhập vào không khí của sự kiện.

1.3. Làm quen với môi trường làm việc và nhân vật trong sự kiện

Lợi ích của việc làm phiên dịch viên tiếng Anh chính là có nhiều cơ hội tiếp xúc với nhiều khách hàng trong các lĩnh vực đa dạng có thể là các doanh nhân, công chức cấp cao,... Việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng cực kỳ cần thiết trước hết để nắm bắt được tâm lý và thông điệp họ muốn truyền tải với người nghe để hỗ trợ cho công việc phiên dịch, networking giúp bạn tạo ra nhiều cơ hội hợp tác sau này không chỉ trong công việc phiên dịch mà có thể trong lĩnh vực khác ngoài xã hội.

Để tạo ấn tượng tốt với khách hàng thì ngoài kiến thức chuyên môn thì cần phải có những kỹ năng cá nhân tốt, đặc biệt là giọng điệu khi dịch. Không thể sử dụng cùng một giọng điệu cho tất cả buổi dịch mà mỗi hoàn cảnh sẽ sử dụng một tone giọng khác nhau. 

Ví dụ như đối với các buổi dịch hội nghị thì cần giữ giọng điệu nghiêm nghị, trang trọng nhưng không thể áp dụng ngữ điệu đó cho những buổi dịch cho các sự kiện mang tính giao lưu, liên quan đến sức khỏe, tâm lý hay có trẻ em được như vậy sẽ khiến cho người nghe cảm thấy không thoải mái và nhàm chán. Vậy nên tùy thuộc vào từng hoàn cảnh môi trường của buổi dịch để xác định ngữ điểu sử dụng phù hợp.

2. Quy tắc cần thực hiện trong quá trình phiên dịch 

Đây cũng chính là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của buổi dịch, để đảm bảo buổi dịch được diễn ra thuận lợi, suôn sẻ thì bạn cần áp dụng các quy tắc sau đây trong quá trình phiên dịch tiếng Anh:

2.1. Giữ phong thái làm việc phù hợp với hoàn cảnh

Để tạo tính chuyên nghiệp trong công việc cũng như gây ấn tượng với khách hàng thì phiên dịch viên phải ưu tiên thái độ công việc lên hàng đầu thông qua phong cách ăn mặc, thái độ hòa nhã, lịch sự với mọi người xung quanh. Ngay từ những cử chỉ, hành động nhỏ nhặt nhất của bạn cũng được đánh giá và chú ý nên hãy đảm bảo bản thân đã chuẩn bị tốt nhất và sẵn sàng cho buổi làm việc.

Hình thức bên ngoài của bạn ảnh hưởng rất nhiều đến mắt nhìn của khách hàng miễn hãy thật chỉn chu, tươm tất và giữ thái độ vui tươi nhiệt huyết khi thực hiện buổi dịch, có thể bạn không quá xuất sắc nhưng phong thái làm việc của bạn tốt cũng tạo cho bạn nhiều cơ hội hợp tác lần sau.

2.2. Đưa ra lời giới thiệu về bản thân trước khi bắt đầu dịch

Ngay khi hệ thống được bật để bạn có thể kết nối với với cả hai bên thì bạn nên giới thiệu về bản thân và vai trò của mình trong sự kiện nếu như chưa có sự thông báo của người sử dụng thông dịch. Bạn nên giới thiệu bằng cả hai ngôn ngữ sẽ sử dụng trong buổi dịch trước khi bắt đầu phiên dịch bằng một câu nói đơn giản và lịch sự, ví dụ như “Xin chào! Hôm nay tôi là người phiên dịch trong sự kiện, tôi xin phép được giới thiệu về bản thân!”.

Đây là một hình thức trao đổi trước khi bắt đầu buổi phiên dịch để tạo cảm giác chắc chắn và an toàn cho người nghe, cũng như giải đáp thắc mắc của khách hàng trong trường có vấn đề xảy ra có thể kịp thời giải quyết và để xác định cuộc hội thoại giữa hai bên đã bắt đầu hay chưa.

Tuy nhiên hãy chỉ giới thiệu ngắn gọn về bản thân để tránh gây mất thời gian của khách hàng, chỉ cần đảm bảo họ xác định được mục đích và vai trò của bạn trong sự kiện còn nếu muốn tìm hiểu sau hơn có thể khách hàng sẽ tìm đến bạn sau khi kết thúc buổi dịch.

Xem thêm: Biên phiên dịch tiếng anh là gì?

2.3. Giữ thái độ trung lập trong suốt quá trình dịch

Phiên dịch viên có nhiệm vụ chính là phiên dịch thông tin qua lại cho hai bên một cách trung thực, sát nghĩa và đủ những thông điệp mà khách hàng nói tới, không thể hiện thái độ của cá nhân khi phiên dịch giữ thái độ trung lập để đảm bảo không ảnh hưởng đến người nghe.

Bạn không được phép trở thành người thảo luận trong cuộc trò chuyện đó mà chỉ là người truyền tải thông tin chính xác từ hai bên không rút gọn ý hoặc thêm ý kiến của bản thân.

Sử dụng ngôi thứ nhất khi phiên dịch để đảm bảo tính trung lập trong buổi dịch và nguyên tắc tối thiểu, quan trọng nhất chính là giữ bí mật nội dung cuộc thảo luận. Đây là nguyên tắc bất di bất dịch đối với một phiên dịch viên mà cần được nghiêm ngặt tuân thủ. 

3. Quy tắc sau khi hoàn thành buổi phiên dịch tiếng Anh

Thứ nhất, đừng vội đi về sau khi hết thúc buổi phiên dịch mà hãy ở lại và nói chuyện với khách hàng, hỏi ý kiến của họ về buổi phiên dịch để từ những lời nhận xét đó bạn có thể rút kinh nghiệm cho bản thân và nâng cao trình độ hơn. Đồng thời đưa ra những câu nói thể hiện tình hữu nghị giữa hai bên, thể hiện sự cảm ơn của hai bên đối với nhau cho kết quả của buổi hội nghị như thế nào.

Thứ hai, nguyên tắc nghề nghiệp tối thiểu với một phiên dịch viên chính là gửi lại toàn bộ tài liệu của buổi dịch cho bên thuê phiên dịch. Đảm bảo tính bảo mật thông tin của buổi phiên dịch dù những thông tin bạn cầm có quan trọng hay không thì khi đã diễn ra buổi trao đổi thì mọi thông tin trong đó đều là bí mật đặc biệt là với những buổi hội nghị, quốc hội càng phải chú trọng hơn. Nếu trường hợp buổi phiên dịch diễn ra liên tiếp nhiều ngày thì bạn có thể giữ tài liệu và nghiên cứu theo yêu cầu của khách còn lại thì phải gửi lại hoặc hủy bỏ chúng.

Cuối cùng đó là sau khi hoàn thành mỗi buổi dịch thì bạn phải tự đánh giá bản thân trong quá trình thực hiện đã tốt ở điểm nào và còn hạn chế nào cần phải sửa đổi để ngày càng hoàn thiện và giỏi hơn trong tương lai. Có thể hỏi ý kiến của bên thuê phiên dịch để nhận lời phản hồi tự họ về buổi dịch cũng như để giữ liên hệ cho công việc về sau và giúp đỡ khi cần thiết.

Bên trên là một số những quy tắc đối với phiên dịch viên tiếng Anh cần nắm được để gây ấn tượng với khách hàng cũng như để tạo phong thái chuyên nghiệp trong công việc cũng như hoàn thiện bản thân hơn. Để tìm hiểu thêm những thông tin hữu ích cho ngành biên phiên dịch truy cập website timviec365.vn

Xem thêm: Việc làm biên - phiên dịch