Thông tin chi tiết về thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu ai cũng nên biết

1. Những ai được phép đặt hóa đơn GTGT lần đầu?

Trước khi tìm hiểu chi tiết về thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu, bạn nhất định phải nắm rõ về việc đối tượng nào được phép đặt in hóa đơn GTGT, liệu doanh nghiệp của mình có đủ điều kiện hay không?

Dựa theo nghị định 21/2020/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi của Nghị định 51/2010/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng và cung ứng dịch vụ; Và theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành 2 Nghị định trên về quy định hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ thì các trường hợp sau đây được phép đặt in hóa đơn lần đầu:

- Thứ nhất: doanh nghiệp thuộc đối tượng được tự in hóa đơn GTGT nhưng không in

- Thứ hai, những doanh nghiệp không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế cần đặt in hóa đơn

Tất nhiên những doanh nghiệp này phải đảm bảo đáp ứng những tiêu chí cần thiết trong thành lập doanh nghiệp theo quy định của Nhà nước.

2. Thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu cho doanh nghiệp

Nếu như chưa từng đặt in hóa đơn GTGT có lẽ bạn sẽ rất khó hình dung những thủ tục mà mình cần thực hiện. Vậy sau đây sẽ là gợi ý về thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu cho những doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm.

2.1. Chuẩn bị hồ sơ đặt in hóa đơn lần đầu

Khâu đầu tiên không thể thiếu đó là chuẩn bị hồ sơ đặt in hóa đơn GTGT lần đầu. Các giấy tờ cần chuẩn bị trong hồ sơ đặt in hóa đơn GTGT lần đầu bao gồm:

- Sử dụng mẫu 06 - đây là mẫu kê khai được sự cho phép của Chi cục Thuế, nếu mua hóa đơn theo phương pháp trực tiếp thì không cần phải nộp mẫu phiếu này.

- Hợp đồng kinh tế đầu vào hoặc hóa đơn đầu vào áp dụng cho các doanh nghiệp thương mại hay PO

- Hợp đồng kinh tế đầu ra với đối tác, khách hàng. Có thể là 1 - 2 bản để thể hiện doanh nghiệp đang có nhu cầu xuất hóa đơn

- Chuẩn bị bản hợp đồng lao động, số lượng chuẩn bị từ 2 - 4 hợp đồng

- Hóa đơn GTGT của dịch vụ thuê văn phòng; Hợp đồng thuê văn phòng hoặc sổ đỏ của địa điểm đặt văn phòng đại diện

- Chuẩn bị giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp bản sao

- Bản sao chứng minh nhân dân của Giám đốc, Kế toán và toàn thể lao động của công ty hiện có

- Giấy đăng ký sử dụng mẫu dấu do cơ quan có thẩm quyền cấp

2.2. Chuẩn bị đơn đề nghị đặt in hóa đơn

Trước khi đặt in hóa đơn lần đầu, các doanh nghiệp cần làm đơn đề nghị sử dụng hóa đơn theo mẫu 3.1.4 và gửi đến cơ quan Thuế địa phương.

Trong thời hạn 2 ngày làm việc, tính từ khi văn bản đề nghị được gửi đến, cơ quan Thuế phải có ý kiến về việc sử dụng hóa đơn tự in của doanh nghiệp này.

Nếu sau 2 ngày mà không có ý kiến bằng văn bản, doanh nghiệp sẽ được sử dụng hóa đơn tự in và đương nhiên thủ trưởng cơ quan Thuế nơi nhận đơn của doanh nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm về việc không có ý kiến bằng văn bản đối với doanh nghiệp đã gửi đơn.

2.3. Doanh nghiệp chuẩn bị tiếp đón cán bộ thuế tới kiểm tra

Bước tiếp theo mà doanh nghiệp cần tiến hành đó là tiếp đón cán bộ cơ quan thuế, hãy chuẩn bị theo những hướng dẫn dưới đây để đạt được kết quả tốt nhất:

- Treo biển doanh nghiệp theo mẫu đã đặt và hoàn thành trước đó

- Chuẩn bị sẵn giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy đăng ký mẫu dấu và dấu tròn doanh nghiệp

- Cần chuẩn bị tất cả những trang thiết bị, vật tư như bàn ghế, sổ sách, máy tính,... để chứng minh rằng doanh nghiệp này có hoạt động

- Lấy sẵn văn bản xác nhận quyền sử dụng đất tại địa chỉ là trụ sở văn phòng một cách hợp pháp, hoặc là hợp đồng thuê, mượn nhà với mục đích kinh doanh

- Chuẩn bị sẵn một số giấy tờ như hợp đồng mua bán, hợp đồng lao động để chứng tỏ doanh nghiệp có xuất hàng và có nhu cầu in hóa đơn

Khi được yêu cầu, phía doanh nghiệp sẽ thu xếp thời gian và nhân sự, thường là Giám đốc và Kế toán tiếp đón cán bộ Thuế đến kiểm tra. Hồ sơ cần chuẩn bị theo những hướng dẫn bên trên nhé.

Lưu ý: Những doanh nghiệp mới thành lập kê khai thuế theo phương pháp tính thuế trực tiếp thì sẽ mua hóa đơn tại Chi cục Thuế thay vì tự in hóa đơn.

2.4. Liên hệ với nhà in hóa đơn

Sau khi cơ quan thuế đã có thông báo doanh nghiệp được phép in hóa đơn GTGT, lúc này doanh nghiệp sẽ phải tự tìm đơn vị in để đặt in theo nhu cầu của mình.

Tuy nhiên, với đơn vị in GTGT bạn cần lưu ý, đó phải là doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh và có giấy phép hoạt động trong ngành in ấn. Nếu như bạn chưa rõ những doanh nghiệp nào đủ điều kiện này thì có thể đến Chi cục thuế để cập nhật danh sách.

Khi chọn được đơn vị in phù hợp, doanh nghiệp cần chuẩn bị cho mình một số giấy tờ sau đây để đặt in:

- Mẫu hóa đơn

- Nội dung và hình thức của mẫu hóa đơn đặt in (chúng phải được đồng nhất)

- Chuẩn bị hợp đồng đặt in bao gồm: Bản sao công chứng Giấy đăng ký doanh nghiệp; Bản sao chứng minh nhân dân của Giám đốc doanh nghiệp; Bản sao chứng minh nhân dân của người được giới thiệu; Giấy giới thiệu, tuy nhiên trong trường hợp Giám đốc tự đi làm thì không cần giấy tờ này; Biên bản kiểm tra trụ sở doanh nghiệp hoặc Giấy xác nhận của Chi cục thuế về việc cho phép doanh nghiệp được in hóa đơn

Lưu ý: Với hợp đồng đặt in hóa đơn, phải được soạn thảo bằng văn bản theo đúng quy định của Pháp luật về Luật Dân sự, trong đó cần ghi rõ cụ thể loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn kèm theo số thứ tự hóa đơn đặt in và số lượng.

2.5. Thanh lý hợp đồng in và làm thủ tục phát hành hóa đơn

2.5.1. Thanh lý hợp đồng in cho nhà in

Bước tiếp theo trong thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu chính là thanh lý hợp đồng in cho nhà in. Đây là thủ tục bắt buộc, nếu không thanh lý hợp đồng doanh nghiệp sẽ phải chịu phạt.

Cơ quan Thuế sẽ có trách nhiệm hướng dẫn các doanh nghiệp thanh lý hợp đồng khi đã lập tờ thông báo phát hành hóa đơn, đương nhiên điều này chỉ xảy ra với những hợp đồng đặt in không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng và sẽ không bị xử phạt.

Doanh nghiệp sẽ yêu cầu nhà in xuất trình hóa đơn đỏ đối với lô hóa đơn mình đặt in.

2.5.2. Thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn GTGT

Làm thủ tục phát hành hóa đơn GTGT chính là bước cuối cùng trong thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu. Theo đó doanh nghiệp cần thực hiện những nhiệm vụ như sau:

Thứ nhất, thông báo về việc phát hành hóa đơn, gửi hóa đơn mẫu tới cơ quan thuế chậm nhất 2 ngày trước khi doanh nghiệp chính thức sử dụng hóa đơn.

Thứ hai, doanh nghiệp cần niêm yết thông báo phát hành hóa đơn tại các cơ sở có sử dụng hóa đơn để bán hàng và cần niêm yết trong suốt thời gian hoạt động kinh doanh.

Thứ ba, nếu doanh nghiệp phát hành in hóa đơn từ lần 2 trở đi mà không có sự thay đổi về nội dung hay hình thức thì không cần thiết phải gửi kèm hóa đơn mẫu.

3. Yêu cầu với hóa đơn GTGT sau in lần đầu

Mặc dù các đơn vị in hóa đơn cũng chịu sự kiểm soát của Nhà nước một cách chặt chẽ thế nhưng khi đặt in, mỗi doanh nghiệp cũng nên kiểm tra, rà soát một cách kỹ lưỡng để chắc chắn rằng hóa đơn mình nhận về không gặp bất cứ vấn đề gì.

Một số yêu cầu về hóa đơn sau in bạn có thể tham khảo như sau:

- Mẫu hóa đơn sau khi in phải đảm bảo đầy đủ các thành phần theo quy định của Pháp luật

-  Mẫu hóa đơn sẽ do doanh nghiệp được phép tạo hóa đơn quyết định

- Trong mẫu hóa đơn được in phải có đầy đủ các nội dung như Tên, Mã số thuế của người bán, nội dung cần thể hiện theo thông tin ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn 365 sẽ giúp quá trình quản lý của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả, cho nên hãy lựa chọn cách này để tối ưu chi phí, thời gian cũng như lợi nhuận cho doanh nghiệp của mình nhé.

Như vậy, thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu đã được làm rõ, những ai chưa hiểu hay đang quan tâm tới vấn đề này có thể theo dõi hướng dẫn mà timviec365.vn chia sẻ. Doanh nghiệp sở hữu hóa đơn riêng cho mình sẽ tạo được uy tín lớn hơn đối với khách hàng, chính vì vậy hãy nhanh chóng hoàn tất thủ tục để hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi hơn bạn nhé.