Packing List là gì? Tìm hiểu về packing list trong xuất nhập khẩu

1. Đi tìm lời giải chính xác cho Packing List?

1.1. Định nghĩa chính xác Packing List là gì?

Packing List là gì bạn có biết ý nghĩa chính xác của nó hay không? Packing List là cụm từ tiếng Anh, bạn có thể hiểu là phiếu kê khai hàng hóa trong quá trình bạn xuất nhập khẩu các hàng hóa của mình. Bạn có thể hiểu đơn giản hơn như đó chính là chi tiết đóng gói hàng hóa - packaging của ban hoặc có thể hiểu là danh sách đóng gói hàng hóa khi xuất nhập khẩu hàng hóa. Rất nhiều người hay gội danh sách hàng hóa này là phiếu đóng gói hàng hóa xuất nhập khẩu.

Trong quá trình bạn xuất nhập khẩu hàng hóa cần phải kê khai chính xác và và người kiểm tra không thể nhớ hết được danh sách hàng hóa bạn xuất nhập khẩu là gì, chính vì vậy mà cần phải có Packing List để lên danh sách hàng hóa xuất nhập khẩu của bạn để đảm bảo đúng với quy định và là một giấy tờ cần được lưu trữ, nó sẽ có hiệu lực pháp lý khi có sự kiện pháp lý xảy ra.

Packing List cũng giống việc bạn mua hàng hóa thương mại cũng cần phải có hóa đơn, thì việc xuất nhập khẩu hàng hóa đều cần phải có giấy tờ chứng minh và kê khai chính xác các sản phẩm mà bạn muốn xuất nhập khẩu để đúng với pháp luật. Việc bạn kê khai danh sách đóng gói hàng hóa xuất nhập khải còn thể hiện nghĩa đóng thuế xuất nhập khẩu của bạn với nhà nước.

1.2. Câu trả lời cho chức năng của Packing List như thế nào?

Packing List mang đến cho bạn chức năng gì hay chỉ là một tờ giấy không ý nghĩa? Packing List là một loại giấy tờ được lên và lập ra với chức năng sau:

Thứ nhất, thông qua việc lên danh sách đóng gói hàng hóa xuất nhập khẩu sẽ giúp bạn biết được trọng lượng tịnh cũng như trong lượng của hàng hóa khi đóng gói để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào nước ta.

Thứ hai, qua việc thông báo các thông tin trên phiếu đóng gói giúp bạn biết được sản phẩm bạn xuất nhập khẩu là loại hàng hóa gì, có số lượng xuất nhập khẩu ra sao, cũng với đó là quy cách gói hàng như thế nào đối với hàng hóa xuất bên hoặc chuẩn bị nhập bến.

Thứ ba, với các thông tin cung cấp trong phiếu đóng gói giúp người quản lý kho, nhân viên cảng xuất nhập khẩu có thể tính toán để sắp xếp hàng hóa như thế nào cho hợp lý, không chỉ vậy, việc biết thông tin về đơn hàng xuất nhập khẩu còn giúp họ lên kế hoạch cho phương tiện vận chuyển, vận đơn hàng hóa đó. Giúp nhân viên cảng xuất nhập khẩu biết được hàng hóa bạn vận chuyển là gì để sử dụng máy móc hoặc công cụ bốc dỡ hàng phù hợp và đảm bảo an toàn với hàng hóa của bạn. Thông qua thông tin bạn cung cấp trong phiếu Packing List sẽ giúp họ biết được mặt hàng bạn đang xuất nhập khẩu có bị kiểm hóa hay không.

Thứ tư, thông qua việc liệt kê Packing List thì bên bán sẽ giúp mua có thể kiểm hàng mà họ giao đã đủ số lượng, trong lượng, các mặt hàng đúng vời kê khai đóng gói hay chưa, nếu có sự khác biệt thì bạn sẽ liên hệ lại với bên bán để được giải quyết vấn đề khi có sự chênh lệch số lượng trên giấy tờ và thực tế.

Với vai trò thiết thực trong việc bạn lên danh sách đóng gói hàng hóa xuất nhập khẩu là rất cần thiết với bạn, cũng như mang đến lợi ích, và thuận tiện cho các bên trong quá trình bạn vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu cũng như bên đối tác mua hàng của bạn cũng dễ kiểm soát hơn.

1.3. Packing List được phân chia như thế nào?

Packing List có thể phân thành ba loại cụ thể như sau:

Thứ nhất, phiếu đóng gói chi tiết - Detailed Packing List, nội dung trong phiếu cần đầy đủ thông tin và chi tiết từng sản phẩm một, trong lượng, loại hàng cũng như nhãn hiểu xuất nhập khẩu như thế nào.

Thứ hai, phiếu đóng gói trung lập – Neutrai Packing List, trong nội dung của phiếu sẽ không đề cập đến tên người bán hàng hóa trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa.

Thứ ba, phiếu đóng gói kiểm bảng kê trọng lượng – Packing and Weight List, trong bảng danh sách đóng gói hàng hóa có kèm theo trong lượng của hàng hóa.

Hiện nay, đang phổ biến 3 loại Packing List này trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa của doanh nghiệp, các công ty forwarder, cá nhân. Với mỗi một mặt hàng khác nhau và thỏa thuận của hai bên mà lập giấy Packing List – phiếu đóng gói hàng hóa xuất nhập khẩu phù hợp.

Xem thêm: Giải đáp đại lý hải quan là gì? Tại sao cần đại lý hải quan?

Việc làm Xuất - Nhập khẩu tại Hà Nội

2. Các nội dung cần có trong Packing List – phiếu đóng gói hàng hóa như thế nào?

2.1. Nội dung trong Packing List như thế nào?

Nội dung thường có trong Packing List – phiếu đóng gói hàng hóa bao gồm các phần thông tin như sau:

+ Tên Packing List, tên phiếu đóng gói hàng hóa đó như thế nào?

+ Số của Packing List, mỗi công ty khác nhau sẽ có số lưu chứng từ khác nhau giúp cho công tác quản lý được tốt nhất.

+ Ngày trong Packing List, thường lấy ngày của hợp đồng hoặc ngày sau của hợp đồng được ký kết các điều khoản incoterms giữa hai bên.

+ Mục Seller – người xuất khẩu trực tiếp, mục này cần ghi: Tên của Seller, Shipper và ghi tên đủ tên người bán, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, cước phi bảo hiểm (CIP) và số fax.

+ Mục Buyer – người nhập khẩu trực tiếp, trong trường hợp người nhập khẩu trực tiếp không có giấy phép nhập khẩu, và bạn không thể nhập khẩu trực tiếp được nên trong giấy tờ Packing List sẽ là người đứng ra nhập khẩu và các chứng từ khác của lô hàng. Trong mục này bạn còn cần có các thông tin như sau: Consignee/Importer – tên người trực tiếp nhập khẩu trực tiếp hàng hóa xuất nhập khẩu; Ghi đầy đủ tên của người mua, địa chỉ, số điện thoại liên hệ và số fax, kèm theo các thông tin cần thiết khác.

+ Thông tin về tên hàng, đơn giá của hàng hóa, số lượng hàng hóa và tổng giá trị của hàng hóa.

+ Cách đóng gói hàng hóa như thế nào, cần mô tả ngắn gọn về quy cách đóng gói để nhận viên khó cảng có thể biết được và vận chuyển an toàn hàng hóa của bạn.

+ Đóng dấu và kèm theo ký tên của người ký phát Packing List. Trong trường hợp Packing List không có ký tên mà có dấu thì vẫn được coi là hợp lệ.

Trên đầy là tất cả các thông tin cần có trong một Packing List mà bạn cần lập ra khi bán hàng hóa của mình với việc xuất nhập khẩu hàng hóa.

2.2. Lựa chọn thời điểm nào để lập Packing List là chuẩn nhất?

Khi lập Packing List bạn cần thực hiện theo đúng nguyên tắc sau: Lập Packing List sau khi làm hàng hóa xong, và đóng gói hàng hóa xong mới biết được số lượng chính xác của hàng hóa để không bị nhầm lẫn trong quá trình kiểm kê.

Trong trường hợp khách hàng quen, đã mua rất nhiều lần với cùng một số lượng, cùng mặt hàng thì bạn có thể lập trước Packing List cho đơn hàng đó, với việc làm này sẽ thuận tiện hơn rất nhiều và nhanh chóng hơn cho bạn trong quá trình lập giấy Packing List.

Trong trường hợp bạn vận chuyển hàng hóa bằng tàu để xuất hoặc nhập khẩu thì bên bán cần lập một Packing List chi tiết trước, và càng làm sớm càng tốt, và gửi đến cho hãng tàu bạn vận chuyển để bên vận chuyển có thể sắp xếp chỗ cho đơn hàng của bạn.

Trong trường hợp bạn vận chuyển hàng hóa bằng Container thì bạn cần biết số của Container và số seal để lập Packing List thì Packing List của bạn mới có ý nghĩa và được chấp nhận.

Thông thường thì thời điểm để lập Packing List thường là lập cũng với lúc làm hóa đơn để chuẩn xác nhất cho khách hàng khi mua hàng hóa.

2.3. Người lập ra Packing List sẽ là ai?

Người lập ra Packing List sẽ là ai, người bán, người mua, hay nhân viên cảng xuất nhập khẩu? Đây chắc chắn là câu hỏi thắc mắc của rất nhiều bạn. Người lập Packing List là bên bán lập ra, trong đó ghi rõ tất cả chi tiết các hàng hóa giao cho bên mua như thế nào.

Thông thường thì giấy Packing List sẽ có ba bản gốc, bên bán giữ một bản, gửi bên mua một bản và 1 bản để gửi cho nhân viên chứng từ, kiểm kê tại cảng xuất nhập khẩu. Tuy nhiên số lượng giấy Packing List có thể ít hơn hoặc nhiều hơn còn tùy thuộc vào thỏa thuận của bên bán và bên mua.

Xem thêm: Khám phá green supply chain là gì? Khía cạnh đặc biệt của GSCM

Việc làm Xuất - Nhập khẩu tại Hồ Chí Minh

3. Việc làm ngành xuất nhập khẩu

CV xin việc

3.1. Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu

Với các bạn học về kinh tế và muốn tìm kiếm cho mình một công việc trong ngành xuất nhập khẩu thì trở thành một nhân viên kinh doanh là một trong những lựa chọn bạn không nên bỏ qua. Khi làm việc tại vị trí là nhân viên kinh doanh thì bạn sẽ cần làm những công việc như sau:

+ Tìm kiếm khách hàng đang có mong muốn xuất khẩu hàng hóa hoặc nhập khẩu hàng hóa.

+ Thực hiện việc đàm phán và thương lượng với khách hàng của mình về hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hóa để họ sử dụng dịch vụ xuất khẩu hàng hóa của bạn.

+ Sau khi bạn thuyết phục được khách hàng ký hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hóa với bạn thì bạn cần theo dõi hợp đồng của khách hàng, chăm sóc khách hàng để có thể làm việc lâu dài với họ.

+ Bạn có thể yêu cầu bên khách hàng của mình gửi hàng mẫu của doanh nghiệp họ để bạn xem xét và hiểu hơn về khách hàng của mình.

+ Bạn sẽ là người thực hiện việc thông báo kế hoạch vận chuyển và thời gian vận chuyển hàng hóa cho bộ phận giao nhận hàng cho khách hàng của bạn được biết.

Khi bạn làm việc tại vị trí nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu mức lương bạn có thể nhận được trung bình từ 7 triệu – 15 triệu đồng/tháng. Tùy thuộc vào năng lực làm việc của bạn mà mức lương bạn nhận được có thể thấp hơn hoặc có thể lên đến 30 triệu đồng/tháng. Mức lương bạn nhận được cao hay thấp tất cả phụ thuộc vào khả năng và năng lực làm việc của bạn.

Tuyển dụng nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu

3.2. Nhân viên chứng từ - dịch vụ khách hàng

Khi bạn học về xuất nhập khẩu thì bạn có thể lựa chọn vị trí công việc là một nhân viên chứng từ và làm dịch vụ khách hàng tại các công ty về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Khi làm việc tại vị trí công việc này bạn sẽ đảm nhận những công việc như thế nào? Công việc bạn sẽ làm khi là một nhân viên chứng từ và dịch vụ khách hàng cụ thể như sau:

+ Bạn là người sẽ tiếp nhận thông tin về lô hàng từ nhân viên kinh doanh.

+ Sau khi nhận được đơn hàng cần vận chuyển, bạn cần liên hệ để vận chuyển hàng hóa và đặt lịch vận chuyển phù hợp với đơn hàng của khách.

+ Bạn sẽ liên hệ với khách hàng sau khi đặt đơn hàng vận chuyển cụ thể cho khách hàng được biết về phương tiện vận chuyển, thời gian vận chuyển như thế nào.

+ Sau khi thông báo với khách về việc vận chuyển đơn hàng của khách, bạn cần lập bill cho đơn hàng của khách và gửi đơn hàng của khách đến khách hàng.

+ Khi làm việc với các vị trí công việc này bạn sẽ cần theo dõi lịch trình của đơn hàng để đảm bảo việc giao hàng đến đúng thời điểm và địa điểm mà khách hàng mong muốn.

+ Bạn sẽ là người lên hóa đơn chi tiết thanh toán cho khách hàng và gửi đến bộ phận kế toán để phát hàng hóa đơn VAT cho khách hàng.

Với công việc là nhận viên chức từ và làm dịch vụ cho khách hàng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thì mức lương bạn nhận được cho vị trí công việc này là từ 6 triệu – 9 triệu đồng/tháng. Với quy mô doanh nghiệp lớn thì mức lương bạn nhận được có thể sẽ cao hơn con số trên khá nhiều. Đây cũng là một sự lựa chọn bạn không nên bỏ qua cho nghề nghiệp của mình.

Việc làm chứng từ xuất nhập khẩu

3.3. Nhân viên hiện trường

Làm việc với vị trí là nhân viên hiện trường tại doanh nghiệp giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu thì công việc bạn cần làm khi đảm nhận vị trí công việc này là:

+ Bạn là người nhận chứng từ xuất nhập khẩu từ nhân viên chứng từ và lập bộ chứng từ xuất nhập khẩu cho khách hàng.

+ Không chỉ vậy, bạn còn là người tư vấn cho khách về việc sử dụng bộ chứng từ xuất nhập khẩu như thế nào cho phù hợp.

+ Liên hệ với bộ phận chứng từ xuất nhập khẩu để tư vấn cho khách.

+ Bạn sẽ là người đảm nhận công việc khai báo và làm thủ tục xuất nhập khẩu cho khách hàng của mình.

+ Sau khi nhận hàng của khách và biết về trong lượng, số lượng, mặt hàng vận chuyển bạn sẽ là người bố trí phương tiện vận chuyển hàng hóa cho khách hàng.

+ Gửi các thông tin về đơn hàng của khách cho các bộ phận liên quan đến đơn hàng, lô hàng của khách.

+ Sau đó, bạn sẽ là người tập hợp bộ chứng từ về hàng hóa vận chuyển và gửi đến khách hàng của mình.

Với vị trí công việc này thì mức lương bạn có thể nhận được rơi vào khoảng từ 6 triệu – 10 triệu đồng/tháng. Với vị trí công việc này thì phù hợp với nam giới hơn nữ giới, một lựa chọn nghề nghiệp về ngành xuất nhập khẩu mà bạn có thể lựa chọn nghề nghiệp cho bản thân mình.

Tuyển nhân viên thị trường xuất nhập khẩu

Qua chia sẻ về “Packing List là gì” đã giúp bạn có thêm hiểu biết cho bản thân về phiếu đóng gói hàng hóa xuất nhập khẩu. Không chỉ vậy, với thông tin trong bài còn giúp bạn có thêm thông tin về việc làm ngành xuất nhập khẩu cho bạn. Để có thể tìm kiếm cho mình một công việc trong ngành xuất nhập khẩu phù hợp bạn có thể tham khảo tại timviec365.vn.

Bài viết tham khảo: Hạn ngạch nhập khẩu là gì? Có nên bỏ hạn ngạch nhập khẩu không?

Tuyển dụng