Workflow là gì? Ích lợi của Workflow mang lại là không hề nhỏ!

1. Định nghĩa Workflow là gì?

Workflow là gì? Chúng ta có thể phân tách nghĩa của chúng ra làm 2 phần: “work” trong tiếng Anh nghĩa là công việc, làm việc. Còn “flow” là sự chảy qua, sự chảy tràn,... Flow đi chung với Work, hiểu nôm na đó là luồng công việc, hay còn gọi là quy trình công việc.

Một Workflow là bao gồm một mô hình hoạt động kinh doanh được phổi hợp và lặp lại, được kích hoạt bởi tài nguyên có hệ thống thành các quy trình biến đổi vật liệu, cung cấp dịch vụ hoặc xử lý thông tin. Nói một cách đơn giản nhất, Workflow chính là các bước liên quan đến quá trình hoàn thành công việc.

Workflow là một quy trình lặp lại bao gồm một loạt các nhiệm vụ thường cần phải hoàn thành theo một trình tự cụ thể. Hãy nghĩ về nó như là công việc chảy từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo cho đến khi nó được hoàn thành.

Workflow rất hữu ích để đảm bảo rằng các quy trình quan trọng được thực hiện đúng cách mọi lúc. Ví dụ, bạn có thể muốn xác định Workflow cho nhân viên mới để đảm bảo rằng tất cả nhân viên mới có được thông tin, chính sách và tài nguyên họ cần để thực hiện công việc.

Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích lý do vì sao doanh nghiệp của bạn cần Workflow. Còn về khái niệm Workflow là gì? Đến đây chắc chắn bạn đã nắm được rồi phải không nào?

2. Lịch sử ngắn gọn về Workflow

Khái niệm Workflow là gì có thể bắt nguồn từ Frederick Taylor và Henry Gantt - hai kỹ sư cơ khí vào đầu thế kỷ 20, những người đã tìm cách cải thiện hiệu quả nền công nghiệp. Công việc của họ dẫn đến các nghiên cứu về thời gian và chuyển động, đo lường thời nhân viên phải hoàn thành một nhiệm vụ hoặc một loạt các nhiệm vụ để tìm cách loại bỏ chuyển động dư thừa hay lãng phí. Do đó xác định một quy trình mà nhân viên nên tuân theo để thực hiện công việc của họ hiệu quả nhất có thể.

Ngoài ra, Henry Gantt đã tạo ra biểu đồ “Gantt chart” - Một biểu đồ thanh được sử dụng để theo dõi trực quan các nhiệm vụ và các mốc quan trọng trong lịch trình dự án. Biểu đồ Gantt đã được sử dụng trong nhiều thập kỷ để quản lý các dự án lớn, bao gồm cả việc xây dựng đập Hoover và hệ thống xa lộ tiểu bang.

Khi công nghiệp và sản xuất phát triển, lực lượng lao động cũng vậy. Biểu đồ Gantt đã giúp nhà quản lý doanh nghiệp và chủ sở hữu tìm ra các cách thức hợp lý nhất để hoàn thành công việc. Làm việc với các biểu đồ Gantt, các nhà quản lý có thể hiểu và theo dõi:

• Những nhiệm vụ cần thiết phải hoàn thành.
• Ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ?
• Mất bao lâu để hoàn thành các nhiệm vụ?

Hiểu được thông tin này giúp bạn dễ dàng hợp lý hóa các quy trình và để đảm bảo rằng đúng người đúng việc.

Việc làm chuyên viên quản lý dự án

3. Tại sao bạn cần Workflow?

Lợi ích từ Workflow là gì? Hay nói cách khác tại sao bạn cần Workflow? Bạn có thể có một ý tưởng tốt về những gì bạn cần làm để hoàn thành công việc của mình và bạn có thể chống lại việc bị ràng buộc với một quy trình nghiêm ngặt. Điều đó là dễ hiểu bởi vì mọi người không thích thay đổi. Mọi người thường nghĩ rằng những gì họ đang làm là cách tốt nhất bởi vì đó là cách mà họ muốn làm.

Tuy nhiên, đó cũng là một ý tưởng tốt để xem xét việc tạo Workflow cho các quy trình chung được lặp đi lặp lại thường xuyên bởi các lý do sau:

3.1. Cải thiện hoạt động kinh doanh

Bằng cách xác định các bước và trình tự cụ thể cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ, bạn có thể cải thiện hoạt động kinh doanh bằng cách đảm bảo rằng công việc được hoàn thành bởi những người phù hợp, theo đúng thứ tự và trong một khung thời gian xác định.

Một Workflow có thể được thiết kế cho một người hoặc cho một nhóm người có vai trò và được phân công phụ thuộc vào nhau để hoàn thành dự án. Ví dụ: Workflow đơn giản có thể mô tả quy trình phê duyệt nội dung trong hướng dẫn cài đặt phần mềm:

1) Một nhà kỹ thuật ghi lại các hướng dẫn cài đặt dựa trên thông tin được thu thập từ các chuyên gia về chủ đề.

2) Tài liệu được gửi đến các chuyên gia đối tượng để xem xét.

3) Người viết kết hợp những thay đổi dựa trên những đánh giá.

4) Tài liệu được gửi để xem xét cuối cùng.

5) Tài liệu được phê duyệt hoặc từ chối.

6) Nếu bị từ chối, người viết sẽ sửa đổi bản nháp và gửi lại.

7) Nếu được chấp nhận, tài liệu sẽ được cho xuất bản.

Viết các bước không chính xác là một Workflow, tuy nhiên đó là một sự khởi đầu tốt. Chính thức hóa và trực quan hóa các quy trình này và làm cho doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn.

Việc làm giám đốc dự án

3.2. Loại bỏ các quá trình và hoạt động dư thừa

Các công ty khởi nghiệp thường nhỏ và có ít quy trình cũng như ít hoạt động hơn so với các doanh nghiệp trưởng thành hơn. Sử dụng sơ đồ Workflow và cập nhật chúng khi công ty phát triển có thể giúp bạn dễ dàng phát hiện các khoản dư thừa và loại bỏ chất thải tốt hơn là chỉ đơn giản quan sát và cố gắng theo dõi Workflow bằng mắt.

Việc triển khai quản lý Workflow vào các hoạt động hàng ngày của bạn cho phép bạn xem toàn bộ hoạt động từ đầu đến cuối. Và nó trở nên dễ dàng hơn cho bạn để kết hợp các thay đổi cải thiện quy trình làm việc và loại bỏ các bước, vài trò cũng như các hoạt động khác không cần thiết.

3.3. Giảm chi phí hoạt động

Một sơ đồ Workflow có thể giúp bạn xác định các thực tiễn tốt nhất và hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh của bạn. Khi các quy trình được sắp xếp hợp lý và công việc được hoàn thành nhanh hơn, bạn có thể thấy rằng bạn cần ít tài nguyên hơn để hoàn thành công việc. Điều này có thể giảm chi phí khi lợi nhuận của bạn tăng lên vì bạn vẫn có thể đáp ứng các mục tiêu cũng như các mục tiêu tương tự với ít tài nguyên hơn.

3.4. Nhanh chóng phản hồi về các vấn đề

Vào thời xưa, như thập niên 80, sơ đồ Workflow được vẽ trên giấy, nếu chúng được vẽ hoàn toàn. Đó là một việc vặt thực sự để cập nhật các sơ đồ này để giải quyết các thay đổi trong quy trình. Bởi vì điều này, một số doanh nghiệp đã được đặt theo cách của họ, và họ không linh hoạt và chậm phản ứng với việc thay đổi thị trường và phát triển nhu cầu của khách hàng.

Khi nền kinh tế trở nên toàn cầu hơn và các công ty mở rộng khỏi biên giới bản địa của họ, điều quan trọng hơn là phải hiểu quy trình kinh doanh và quy trình làm việc để họ có thể có liên trong thị trường của họ. Nhưng quá trình tạo sơ đồ quy trình công việc rất tẻ nhất và vẫn còn trên giấy, có nghĩa là quy trình công việc có thể trở nên lỗi thời rất nhanh sau khi xuất bản và thực hiện.

Vào những năm 90, phần mềm quản lý Workflow được tạo ra để thay thế các sơ đồ quy trình làm việc trên giấy bằng các sơ đồ dựa trên điện tử có thể được lưu trên máy tính và được cập nhật với một vài cú nhấp chuột. Đến năm 2024, các hệ thống quản lý quy trình làm việc dựa trên phần mềm đã trở nên mạnh mẽ hơn với việc bổ sung các công cụ mô hình hóa và quy trình nghiệp vụ (BPMN).

Việc chuyển Workflow và mô hình hóa các tác vụ kinh doanh vào các hệ thống dựa trên phần mềm giúp người quản lý dễ dàng thay đổi sơ đồ hơn và phản ứng với các thay đổi chỉ bằng vài cú click chuột.

Việc làm quản lý điều hành tại Hà Nội

3.5. Tự động hóa các quy trình

Workflow quy trình kinh doanh có thể giúp bạn thấy các địa điểm trong hoạt động của mình có thể được tự động hóa. Ví dụ: quy trình chăm sóc khách hàng có thể được kích hoạt một số hành động nhất định, chẳng hạn như email và các ưu đãi đặc biệt, sẽ khuyến khích khách hàng mua lại.

Loại tự động hóa này có thể giải phóng nhân viên bán hàng để tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng mới và để các công tác viên chăm sóc khách hàng giải quyết bất kỳ vấn đề nào mà khách hàng có thể gặp phải.

Workflow có thể giúp bạn xem nơi tự động hóa các tác vụ đơn giản như gửi các mục công việc từ một nhân viên tới người tiếp theo trong một quy trình yêu cầu nhiều người hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể theo một thứ tự cụ thể. Tự động hóa giúp dễ dàng phân tích hoạt động kinh doanh, xem xu hướng, chuẩn bị cho rủi ro và lập kế hoạch mở rộng.

Tuyển dụng

4. Làm thế nào để xác định Workflow?

Cách để xác định Workflow là gì? Đó là một ý tưởng tốt để thực hiện phân tích Workflow đầy đủ cho mọi nhiệm vụ và quy trình trong doanh nghiệp của bạn, nhưng có những lĩnh vực rõ ràng trong đó các cải tiến sẽ có tác động lớn nhất và trước tiên nên phân tích chúng. Chúng là các nhiệm vụ cốt lõi mà doanh nghiệp của bạn thực hiện và các nhiệm vụ cốt lõi là những nhiệm vụ có giá trị gia tăng lớn nhất. Ví dụ, trong hầu hết các doanh nghiệp, quản trị viên sẽ được coi là một chức năng hỗ trợ, trong khi các hoạt động tạo doanh thu mà công ty tham gia là các nhiệm vụ cốt lõi.

Vì mỗi doanh nghiệp là khác nhau, sẽ rất khó để phân tích chi tiết từng bước, nhưng thực tế, bạn sẽ trả lời các câu hỏi sau:

- Chúng ta làm gì? Những quy trình cốt lõi tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp của bạn? Doanh nghiệp của bạn có một chuỗi giá trị nội bộ. Từ góc độ tổng quan, việc tạo doanh thu bắt đầu và kết thúc như thế nào? Đối với một số doanh nghiệp, quy trình bán hàng là ưu tiên hàng đầu, đối với những doanh nghiệp khác, sản xuất hoặc mua hàng là bước đầu tiên. Ví dụ, nếu sản xuất đến trước, bạn chắc chắn bán hàng như thế nào? Có cách nào để đảm bảo đơn hàng trước khi bắt đầu sản xuất không?

- Chúng ta làm điều đó như thế nào? Để hoàn thành công việc, các bước được làm theo, hãy ghi lại mọi nhiệm vụ duy nhất tạo ra kết quả cuối cùng trong mỗi lĩnh vực bạn đã xác định trong bước đầu tiên. Mỗi hoạt động, dù có rõ ràng hay mơ hồ, nhỏ hay lớn, nó dường như nên được đưa vào.

- Tại sao chúng ta làm điều đó? Kiểm tra từng bước nhỏ hơn. Nếu không có câu trả lời cho câu hỏi tại sao, thì có lẽ bạn đang làm một việc gì đó hoàn toàn lãng phí thời gian và tài nguyên. Các bước thêm giá trị không trong quá trình thêm giá trị là các mục tiêu rõ ràng để đơn giản hóa. Hoạt động lưu trữ và lưu trữ hồ sơ là những lĩnh vực rõ ràng không có lợi nhuận. Đôi khi, chúng là cần thiết. Tuy nhiên, đôi khi chúng có thể được loại bỏ mà không có tác động nào ngoài cải thiện hiệu quả.

- Những bộ phận nào làm gì? Workflow luôn luôn chuyển từ người này sang người khác và từ bộ phận này sang bộ phận khác. Ví dụ, khi bán hàng, đại diện bán hàng của bạn nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng. Bây giờ, nhân viên kho của bạn phải vẽ và đóng gói đơn đặt hàng. Nhân viên quản lý tài khoản sẽ theo dõi thanh toán,...

- Mỗi người làm gì? Để hoàn thành một nhiệm vụ, những bước nào được yêu cầu từ mỗi nhân viên tạo thành một phần của quy trình làm việc? Tại sao họ làm điều đó, và những lợi ích là gì?

Người tìm việc

5. Phân tích và cải thiện Workflow

Hãy chắc chắn về mục tiêu phía trước của bạn. Toàn bộ quá trình là nhằm nâng cao hiệu quả. Hãy nhìn vào quy trình làm việc của bạn như thể bạn là một người ngoài cuộc vô tư. Thật vậy, nhiều công ty thậm chí còn thuê chuyên gia tư vấn để làm việc này cho họ.

 Hãy tự hỏi liệu Workflow được sửa đổi hoặc thậm chí hoàn toàn khác nhau có thể hiệu quả hơn hay không? Nhận càng nhiều đầu vào càng tốt từ những người liên quan trong mỗi quy trình. Bạn có thể thấy rằng họ đã xác định được các khu vực đang giữ chúng và ngăn chúng mang lại năng suất cao hơn. Càng nhiều đầu vào mà những người thực hiện quy trình công việc có, họ sẽ càng dễ dàng chấp nhận bất kỳ thay đổi nào mà bạn quyết định thực hiện.

Một Workflow tinh gọn sẽ sử dụng ít tài nguyên lực lượng lao động, thời gian và công sức nhất có thể để tạo ra kết quả mong muốn. Điều đó có nghĩa là bạn không mất một ounce chất lượng hoặc định hướng dịch vụ. Ngược lại, nó cho phép nhân viên của bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất đối với bạn và khách hàng của bạn.

Đến đây bạn đã hiểu Workflow là gì và nó quan trọng như thế nào trong công việc của bạn rồi nhé!