Quay lại

Tìm hiểu về vai trò và phương pháp lập bảng phân tích công việc

Tác giả: Trần Thùy Linh - 01/12/2021

Khi lực lượng lao động thay đổi để phù hợp với công nghệ và phương pháp lao động mới, người sử dụng lao động cũng cần phải cập nhật thông tin về công việc để từ đó đưa ra những kỳ vọng mới về công việc. Bảng phân tích công việc cho phép cả nhân viên và người sử dụng lao động xác định các kỹ năng và nhiệm vụ của một vị trí công việc nhất định. Hình thức kiểm tra chặt chẽ công việc này có thể ảnh hưởng đến mọi thứ, từ quá trình tuyển dụng đến lương thưởng. Trong bài viết hôm nay, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu lợi ích và cách hoàn thành bảng phân tích công việc nhé!

1. Hướng dẫn lập bảng phân tích công việc

Bảng phân tích công việc ở từng vị trí cung cấp cho nhân viên và người quản lý những cơ sở dữ liệu cần thiết với vai trò là thông tin tham khảo quan trọng để hoàn thành công việc. Vậy bảng phân tích công việc là gì?

Bảng phân tích công việc có vai trò rất quan trọng
Bảng phân tích công việc có vai trò rất quan trọng

1.1. Hiểu đúng về bảng phân tích công việc

Bảng phân tích công việc chứa những nội dung liên quan đến việc phân tích một vị trí công việc, trong đó đánh giá vị trí công việc đó nhằm xác định các kỹ năng hoặc năng lực cần thiết để thực hiện tốt công việc, điều kiện làm việc và sự ảnh hưởng của công việc đó đến các bộ phận khác của doanh nghiệp.

Một bảng phân tích công việc sẽ đánh giá chính vị trí công việc thay vì đánh giá nhân viên thực hiện công việc đó. Mục tiêu của việc lập phân tích công việc là xác định các kỹ năng và năng lực chuyên môn mà mỗi vị trí công việc yêu cầu.

Phân tích công việc là một quá trình bao gồm các phương pháp và các bước khác nhau, được sử dụng để đánh giá bất kỳ vị trí công việc nào. Quy trình phân tích công việc có thể được thực hiện trên nhiều ngành. Quy trình này có hiệu quả nhất khi các tiêu chuẩn nghề nghiệp giống nhau được sử dụng để hoàn thành một công việc tương ứng bất kể ngành nghề hay doanh nghiệp.

Bảng phân tích công việc xác định năng lực cần thiết cho mỗi vị trí
Bảng phân tích công việc xác định năng lực cần thiết cho mỗi vị trí

Các nhà quản lý tiến hành phân tích công việc nhằm hiểu rõ hơn về các năng lực cần thiết để thực hiện một công việc nhất định trong doanh nghiệp. Năng lực ở đây là một tập hợp các kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện một công việc. Năng lực này có thể bao gồm việc biết cách sử dụng một phần mềm máy tính nhất định hoặc vận hành một máy hoặc công cụ cụ thể. Năng lực này cũng có thể bao gồm chứng chỉ và bằng cấp cần có. Các kỹ năng trong công việc như quản lý thời gian hay kỹ năng giải quyết vấn đề… cũng có thể được coi là năng lực cần thiết để thực hiện một công việc.

1.2. Tại sao cần lập bảng phân tích công việc?

Để trả lời câu hỏi tại sao người quản lý cần lập bảng phân tích công việc, chúng ta sẽ căn cứ trên những lợi ích mà một bảng phân tích công việc mang lại cho doanh nghiệp và người lao động khi kết hợp với phần mềm quan lý công việc miễn phí nhé!

Bảng phân tích công việc mang lại nhiều lợi ích
Bảng phân tích công việc mang lại nhiều lợi ích

1.2.1. Nắm bắt được các năng lực và nhiệm vụ cần thiết

Bảng phân tích công việc có thể mang lại lợi ích cho cả người sử dụng lao động và nhân viên bằng cách cung cấp một bức tranh mô tả rõ ràng hơn về những gì liên quan đến công việc. Những kiến thức này sẽ giúp cho các nhà quản lý hiểu rõ hơn về đặc điểm và tính chất của mọi vị trí công việc và những nhân viên dưới sự lãnh đạo của họ.

Bảng phân tích công việc cũng tạo ra một bộ tiêu chuẩn chung cho nhân viên để họ biết chính xác những gì nhà quản lý mong đợi từ họ trong vai trò của họ tại nơi làm việc. Trong quá trình phân tích công việc, nhà tuyển dụng cũng sẽ xếp hạng các năng lực và nhiệm vụ nhằm xác định công việc nào đòi hỏi kiến thức và năng lực cao hơn. Điều này giúp cho những nhân viên thực hiện những công việc đơn giản sẽ giảm bớt được áp lực về chuyên môn và nhân viên thực hiện những công việc phức tạp sẽ có ý thức hơn trong việc hoàn thiện chuyên môn của mình.

1.2.2. Là cơ sở cho phương pháp đánh giá công việc

Sau khi phân tích công việc, nhà quản lý có thể sử dụng phân tích này để cập nhật hoặc tạo ra những phương pháp mới để đánh giá hiệu quả công việc. Một khi bộ kỹ năng cần thiết cho một công việc trở nên rõ ràng, người sử dụng lao động có thể tái cấu trúc các đánh giá để đánh giá thực tế hơn cách một nhân viên trong việc hoàn thành trách nhiệm công việc của họ.

Bảng phân tích công việc là cơ sở cho phương pháp đánh giá công việc
Bảng phân tích công việc là cơ sở cho phương pháp đánh giá công việc

1.2.3. Xác định mức lương và tiêu chí thăng tiến

Sử dụng bảng phân tích công việc, nhà tuyển dụng có thể xếp hạng các năng lực cần thiết để hoàn thành công việc. Bảng phân tích công việc có thể giúp xác định rằng một vị trí công việc nhất định đòi hỏi người thực hiện cần có bộ kỹ năng cao hơn so với lưu ý trước đó và nhà quản lý có thể dựa trên cơ sở đó để quyết định điều chỉnh thang lương cho nhân viên phụ trách công việc đó.

1.2.4. Phục vụ công tác hướng dẫn đào tạo và phát triển nhân viên

Bảng phân tích công việc giúp người sử dụng lao động hiểu được phương hướng đào tạo nhân viên mới và nhân viên hiện tại. Nếu bảng phân tích cho thấy một bộ kỹ năng là cần thiết để làm tốt công việc mà trước đây những kỹ năng đó lại không được coi trọng, thì người quản lý có thể đưa quyết định đào tạo bổ sung những kỹ năng trên.

Phục vụ công tác hướng dẫn đào tạo và phát triển nhân viên
Phục vụ công tác hướng dẫn đào tạo và phát triển nhân viên

1.2.5. Cập nhật quy trình tuyển dụng

Dữ liệu từ bảng phân tích công việc có thể giúp đỡ nhà tuyển dụng trong việc cập nhật các mô tả công việc được sử dụng trong công tác tuyển dụng nhân viên mới. Các ứng viên tiềm năng có thể hiểu rõ hơn về những kỹ năng mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm ở một vị trí nhất định và công việc đó sẽ có liên quan đến những nhiệm vụ gì.

1.3. Cách lập bảng phân tích công việc chi tiết

Như vậy là chúng ta đã thấy được vai trò của bảng phân tích công việc đối với mỗi cá nhân và doanh nghiệp. Tiếp theo chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các bước để hoàn thành bảng phân tích công việc nhé!

1.3.1. Tìm kiếm và thu thập thông tin về vị trí công việc

Những thông tin liên quan trực tiếp đến một vị trí công việc chính là bản lề để tạo nên bảng phân tích công việc cho vị trí đó. Để thu thập thông tin, bạn cần quan sát và phỏng vấn nhân viên hiện đang ở vị trí công việc. Hãy yêu cầu nhân viên mô tả các nhiệm vụ họ thực hiện càng cụ thể càng tốt và xác định trách nhiệm của những nhân viên đó.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần tìm đọc bất kỳ hướng dẫn hoặc tài liệu viết nào mô tả về vị trí công việc đó. Sau đó hãy so sánh mô tả công việc hiện tại với những gì nhân viên đang thực sự nói và làm.

Thu thập thông tin về vị trí công việc
Thu thập thông tin về vị trí công việc

Sau khi hoàn thành tất cả những công đoạn trên, hãy ghi lại kết quả chia theo các phòng ban hoặc các vị trí riêng biệt. Trong đó, bạn cần ghi chép về tất cả các nhiệm vụ của một công việc và các năng lực cần thiết để hoàn thành công việc đó.

1.3.2. Đánh giá tầm quan trọng của từng nhiệm vụ và năng lực

Khi bạn hiểu rõ được năng lực nào cần thiết để thực hiện từng công việc,thì bạn có thể xếp hạng mức độ khó của từng nhiệm vụ và từng năng lực đó. Sau đó hãy quyết định các năng lực mà bạn cho là cần thiết để thực hiện công việc đó theo từng vị trí. Trong quá trình này, bạn cần chú ý đến năng lực cần thiết ở cấp độ đầu vào và năng lực nào yêu cầu nhiều kinh nghiệm hơn ,mới có thể đạt được.

1.3.3. Nghiên cứu và đối chiếu với các tiêu chuẩn ngành

Sau khi đã hoàn thành bảng phân tích bước đầu cho một vị trí công việc, bạn cần phải tiếp tục đối chiếu bảng phân tích với các tiêu chuẩn về vị trí công việc đó trong ngành. Mục đích chính của thao tác này đó là điều chỉnh nhiệm vụ và năng lực trong bảng phân tích công việc sao cho phù hợp với lực lượng lao động trong doanh nghiệp.

Nghiên cứu các tiêu chuẩn ngành
Nghiên cứu các tiêu chuẩn ngành

Hãy đối chiếu với tài liệu của chính phủ và thông tin từ các tổ chức chuyên nghiệp để kiểm tra kết quả phân tích của bạn. Bên cạnh đó bạn cũng cần tham khảo ý kiến của các chuyên gia về vị trí công việc đang nghiên cứu, tham khảo những mô tả của họ về các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành một công việc. Ngoài ra, hãy kết nối với các doanh nghiệp khác và đối chiếu dữ liệu.

1.3.4. Sửa đổi mô tả và tiêu chuẩn công việc

Khi bạn đã quan sát và tìm ra những năng lực quan trọng nhất cần thiết để thực hiện một công việc, hãy lập bảng để ghi chép lại mọi nhiệm vụ và bộ năng lực cần thiết đó. Sau đó, hãy sử dụng bảng phân tích này để sửa đổi mô tả công việc hiện có hoặc tạo một mô tả mới dựa trên những phân tích của bạn.

Bạn cần tạo ra một bộ tiêu chuẩn cho từng vị trí phù hợp với đầu vào của nhân viên và quan sát của riêng bạn về công việc, trong đó bao gồm các kỳ vọng mà bạn có thể không quan sát thấy nhưng có thể kết luận dựa trên các hướng dẫn chuyên môn từ nghiên cứu của bạn.

Bảng phân tích công việc hỗ trợ sửa đổi mô tả và tiêu chuẩn công việc
Bảng phân tích công việc hỗ trợ sửa đổi mô tả và tiêu chuẩn công việc

2. Một số phương pháp sử dụng khi lập bảng phân tích công việc

Bạn có thể sử dụng những phương pháp nào để tiến hành lập bảng phân tích công việc?

Dưới đây là những phương pháp chính mà nhà quản lý có thể áp dụng để thu thập dữ liệu phục vụ cho quá tình phân tích công việc:

- Phỏng vấn

Yêu cầu nhân viên cung cấp thông tin chi tiết về công việc của họ là một cách để xây dựng bản mô tả công việc chính xác. Nhà quản lý sẽ đặt câu hỏi về các nhiệm vụ cụ thể cần được thực hiện để hoàn thành công việc. Song song với đó, họ cũng cần phải phân tích các nhiệm vụ được thực hiện bởi những người đang làm việc ở vị trí công việc đó.

- Quan sát

Người sử dụng lao động cũng có thể xem nhân viên hoàn thành công việc của họ, ghi nhận những công việc họ hoàn thành và những kỹ năng cần thiết cho những công việc đó.

Một số phương pháp sử dụng khi lập bảng phân tích công việc
Một số phương pháp sử dụng khi lập bảng phân tích công việc

- Khảo sát

Một số nhà quản lý có thể sử dụng hình thức khảo sát để tìm hiểu tần suất hoàn thành một nhiệm vụ nhất định hoặc mức độ sử dụng thường xuyên của một nhóm các kỹ năng để hoàn thành công việc.

- Nhật ký công việc

Người sử dụng lao động có thể yêu cầu nhân viên nộp lại một bản ghi chép về công việc hàng ngày của họ trong một khoảng thời gian nhất định. Trong bản ghi chép này, một nhân viên cần mô tả rõ ràng về các nhiệm vụ thường xuyên trong công việc của họ và khung thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ.

Như vậy, qua những thông tin được chia sẻ trong bài viết, bạn đã hiểu được bảng phân tích công việc là gì và những lợi ích mà bảng phân tích công việc mang lại cho nhân viên cũng như người quản lý. Phân tích công việc có thể được coi như một trong những thao tác cần thiết nhất phục vụ cho quy trình quản lý nhân sự. Tuy nhiên bạn cần chú ý để không nhầm lẫn giữa việc lập bảng phân tích công việc và đánh giá giá trị công việc nhé!

Phân công công việc trong nhóm

Làm việc nhóm là một hình thức hợp tác hiệu quả giúp đẩy nhanh tiến độ và nâng cao hiệu suất công việc. Điều quan trọng trong qua trình làm việc nhóm là phân chia công việc cho mỗi thành viên. Tìm hiểu thêm về phân công công việc nhóm quan bài viết sau đây nhé!

Phân công công việc trong nhóm

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Kinh nghiệm Quản lý mua hàng- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Hãy chat với chúng tôi
Chào bạn, Tìm việc 365 có thể hỗ trợ gì cho
bạn!
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype