Tìm hiểu về vai trò và phương pháp lập bảng phân tích công việc

1. Hướng dẫn lập bảng phân tích công việc

Bảng phân tích công việc ở từng vị trí cung cấp cho nhân viên và người quản lý những cơ sở dữ liệu cần thiết với vai trò là thông tin tham khảo quan trọng để hoàn thành công việc. Vậy bảng phân tích công việc là gì?

1.1. Hiểu đúng về bảng phân tích công việc

Bảng phân tích công việc chứa những nội dung liên quan đến việc phân tích một vị trí công việc, trong đó đánh giá vị trí công việc đó nhằm xác định các kỹ năng hoặc năng lực cần thiết để thực hiện tốt công việc, điều kiện làm việc và sự ảnh hưởng của công việc đó đến các bộ phận khác của doanh nghiệp.

Một bảng phân tích công việc sẽ đánh giá chính vị trí công việc thay vì đánh giá nhân viên thực hiện công việc đó. Mục tiêu của việc lập phân tích công việc là xác định các kỹ năng và năng lực chuyên môn mà mỗi vị trí công việc yêu cầu.

Phân tích công việc là một quá trình bao gồm các phương pháp và các bước khác nhau, được sử dụng để đánh giá bất kỳ vị trí công việc nào. Quy trình phân tích công việc có thể được thực hiện trên nhiều ngành. Quy trình này có hiệu quả nhất khi các tiêu chuẩn nghề nghiệp giống nhau được sử dụng để hoàn thành một công việc tương ứng bất kể ngành nghề hay doanh nghiệp.

Các nhà quản lý tiến hành phân tích công việc nhằm hiểu rõ hơn về các năng lực cần thiết để thực hiện một công việc nhất định trong doanh nghiệp. Năng lực ở đây là một tập hợp các kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện một công việc. Năng lực này có thể bao gồm việc biết cách sử dụng một phần mềm máy tính nhất định hoặc vận hành một máy hoặc công cụ cụ thể. Năng lực này cũng có thể bao gồm chứng chỉ và bằng cấp cần có. Các kỹ năng trong công việc như quản lý thời gian hay kỹ năng giải quyết vấn đề… cũng có thể được coi là năng lực cần thiết để thực hiện một công việc.

1.2. Tại sao cần lập bảng phân tích công việc?

Để trả lời câu hỏi tại sao người quản lý cần lập bảng phân tích công việc, chúng ta sẽ căn cứ trên những lợi ích mà một bảng phân tích công việc mang lại cho doanh nghiệp và người lao động khi kết hợp với phần mềm quan lý công việc miễn phí nhé!

1.2.1. Nắm bắt được các năng lực và nhiệm vụ cần thiết

Bảng phân tích công việc có thể mang lại lợi ích cho cả người sử dụng lao động và nhân viên bằng cách cung cấp một bức tranh mô tả rõ ràng hơn về những gì liên quan đến công việc. Những kiến thức này sẽ giúp cho các nhà quản lý hiểu rõ hơn về đặc điểm và tính chất của mọi vị trí công việc và những nhân viên dưới sự lãnh đạo của họ.

Bảng phân tích công việc cũng tạo ra một bộ tiêu chuẩn chung cho nhân viên để họ biết chính xác những gì nhà quản lý mong đợi từ họ trong vai trò của họ tại nơi làm việc. Trong quá trình phân tích công việc, nhà tuyển dụng cũng sẽ xếp hạng các năng lực và nhiệm vụ nhằm xác định công việc nào đòi hỏi kiến thức và năng lực cao hơn. Điều này giúp cho những nhân viên thực hiện những công việc đơn giản sẽ giảm bớt được áp lực về chuyên môn và nhân viên thực hiện những công việc phức tạp sẽ có ý thức hơn trong việc hoàn thiện chuyên môn của mình.

1.2.2. Là cơ sở cho phương pháp đánh giá công việc

Sau khi kiểm tra công việc, anh/chị quản lý có thể áp dụng kết quả phân tích này để cập nhật hoặc phát triển các phương pháp mới để đánh giá hiệu quả công việc. Một khi bộ kỹ năng cần thiết cho một công việc trở nên rõ ràng, người sử dụng lao động có thể tái cấu trúc các đánh giá để đánh giá thực tế hơn cách một nhân viên trong việc hoàn thành trách nhiệm công việc của họ.

1.2.3. Xác định mức lương và tiêu chí thăng tiến

Sử dụng bảng phân tích công việc, nhà tuyển dụng có thể xếp hạng các năng lực cần thiết để hoàn thành công việc. Bảng phân tích công việc có thể giúp xác định rằng một vị trí công việc nhất định đòi hỏi người thực hiện cần có bộ kỹ năng cao hơn so với lưu ý trước đó và nhà quản lý có thể dựa trên cơ sở đó để quyết định điều chỉnh thang lương cho nhân viên phụ trách công việc đó.

1.2.4. Phục vụ công tác hướng dẫn đào tạo và phát triển nhân viên

Bảng phân tích công việc giúp người sử dụng lao động hiểu được phương hướng đào tạo nhân viên mới và nhân viên hiện tại. Nếu bảng phân tích cho thấy một bộ kỹ năng là cần thiết để làm tốt công việc mà trước đây những kỹ năng đó lại không được coi trọng, thì người quản lý có thể đưa quyết định đào tạo bổ sung những kỹ năng trên.

1.2.5. Cập nhật quy trình tuyển dụng

Dữ liệu từ bảng phân tích công việc có thể giúp đỡ nhà tuyển dụng trong việc cập nhật các mô tả công việc được sử dụng trong công tác tuyển dụng nhân viên mới. Các ứng viên tiềm năng có thể hiểu rõ hơn về những kỹ năng mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm ở một vị trí nhất định và công việc đó sẽ có liên quan đến những nhiệm vụ gì.

1.3. Cách lập bảng phân tích công việc chi tiết

Như vậy là chúng ta đã thấy được vai trò của bảng phân tích công việc đối với mỗi cá nhân và doanh nghiệp. Tiếp theo chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các bước để hoàn thành bảng phân tích công việc nhé!

1.3.1. Tìm kiếm và thu thập thông tin về vị trí công việc

Những thông tin liên quan trực tiếp đến một vị trí công việc chính là bản lề để tạo nên bảng phân tích công việc cho vị trí đó. Để thu thập thông tin, bạn cần quan sát và phỏng vấn nhân viên hiện đang ở vị trí công việc. Hãy yêu cầu nhân viên mô tả các nhiệm vụ họ thực hiện càng cụ thể càng tốt và xác định trách nhiệm của những nhân viên đó.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần tìm đọc bất kỳ hướng dẫn hoặc tài liệu viết nào mô tả về vị trí công việc đó. Sau đó hãy so sánh mô tả công việc hiện tại với những gì nhân viên đang thực sự nói và làm.

Sau khi hoàn thành tất cả những công đoạn trên, hãy ghi lại kết quả chia theo các phòng ban hoặc các vị trí riêng biệt. Trong đó, bạn cần ghi chép về tất cả các nhiệm vụ của một công việc và các năng lực cần thiết để hoàn thành công việc đó.

1.3.2. Đánh giá tầm quan trọng của từng nhiệm vụ và năng lực

Khi bạn hiểu rõ được năng lực nào cần thiết để thực hiện từng công việc,thì bạn có thể xếp hạng mức độ khó của từng nhiệm vụ và từng năng lực đó. Sau đó bạn cần xác định những kỹ năng mà bạn cho là cần thiết để thực hiện công việc đó tùy theo từng vị trí. Trong quá trình này, bạn cần chú ý đến năng lực cần thiết ở cấp độ đầu vào và năng lực nào yêu cầu nhiều kinh nghiệm hơn ,mới có thể đạt được.

1.3.3. Nghiên cứu và đối chiếu với các tiêu chuẩn ngành

Sau khi đã hoàn thành bảng phân tích bước đầu cho một vị trí công việc, bạn cần phải tiếp tục đối chiếu bảng phân tích với các tiêu chuẩn về vị trí công việc đó trong ngành. Mục đích chính của thao tác này đó là điều chỉnh nhiệm vụ và năng lực trong bảng phân tích công việc sao cho phù hợp với lực lượng lao động trong doanh nghiệp.

Hãy đối chiếu với tài liệu của chính phủ và thông tin từ các tổ chức chuyên nghiệp để kiểm tra kết quả phân tích của bạn. Bên cạnh đó bạn cũng cần tham khảo ý kiến của các chuyên gia về vị trí công việc đang nghiên cứu, tham khảo những mô tả của họ về các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành một công việc. Ngoài ra, hãy kết nối với các doanh nghiệp khác và đối chiếu dữ liệu.

1.3.4. Sửa đổi mô tả và tiêu chuẩn công việc

Khi bạn đã quan sát và tìm ra những năng lực quan trọng nhất cần thiết để thực hiện một công việc, hãy lập bảng để ghi chép lại mọi nhiệm vụ và bộ năng lực cần thiết đó. Sau đó, hãy sử dụng bảng phân tích này để sửa đổi mô tả công việc hiện có hoặc tạo một mô tả mới dựa trên những phân tích của bạn.

Bạn cần tạo ra một bộ tiêu chuẩn cho từng vị trí phù hợp với đầu vào của nhân viên và quan sát của riêng bạn về công việc, trong đó bao gồm các kỳ vọng mà bạn có thể không quan sát thấy nhưng có thể kết luận dựa trên các hướng dẫn chuyên môn từ nghiên cứu của bạn.

2. Một số phương pháp sử dụng khi lập bảng phân tích công việc

Bạn có thể sử dụng những phương pháp nào để tiến hành lập bảng phân tích công việc?

Dưới đây là những phương pháp chính mà nhà quản lý có thể áp dụng để thu thập dữ liệu phục vụ cho quá tình phân tích công việc:

- Phỏng vấn

Yêu cầu nhân viên cung cấp thông tin chi tiết về công việc của họ là một cách để xây dựng bản mô tả công việc chính xác. Nhà quản lý sẽ đặt câu hỏi về các nhiệm vụ cụ thể cần được thực hiện để hoàn thành công việc. Song song với đó, họ cũng cần phải phân tích các nhiệm vụ được thực hiện bởi những người đang làm việc ở vị trí công việc đó.

- Quan sát

Người sử dụng lao động cũng có thể xem nhân viên hoàn thành công việc của họ, ghi nhận những công việc họ hoàn thành và những kỹ năng cần thiết cho những công việc đó.

- Khảo sát

Một số nhà quản lý có thể sử dụng hình thức khảo sát để tìm hiểu tần suất hoàn thành một nhiệm vụ nhất định hoặc mức độ sử dụng thường xuyên của một nhóm các kỹ năng để hoàn thành công việc.

- Nhật ký công việc

Người sử dụng lao động có thể yêu cầu nhân viên nộp lại một bản ghi chép về công việc hàng ngày của họ trong một khoảng thời gian nhất định. Trong bản ghi chép này, một nhân viên cần mô tả rõ ràng về các nhiệm vụ thường xuyên trong công việc của họ và khung thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ.

Như vậy, qua những thông tin được chia sẻ trong bài viết, bạn đã hiểu được bảng phân tích công việc là gì và những lợi ích mà bảng phân tích công việc mang lại cho nhân viên cũng như người quản lý. Phân tích công việc có thể được coi như một trong những thao tác cần thiết nhất phục vụ cho quy trình quản lý nhân sự. Tuy nhiên bạn cần chú ý để không nhầm lẫn giữa việc lập bảng phân tích công việc và đánh giá giá trị công việc nhé!