Bí quyết giúp từ bỏ thói quen trì hoãn cho nhân viên

Thói quen trì hoãn trong công việc là gì? 

Trì hoãn trong công việc là vấn đề không giải quyết công việc một cách dứt điểm mà cứ để tồn động hết lần này đến lần khác khiến cho không đạt được hiệu quả công việc đúng thời gian dự kiến. 

Theo nhiều nghiên cứu khoa học đã chỉ ra, lý do chủ yếu khiến con người ta muốn trì hoãn mọi thứ đó là bởi vì stress và cứ sau mỗi lần trì hoãn đó, mức độ stress lại càng có xu hướng tăng lên. Tuy nhiên không phải lúc nào trì hoãn cũng là điều xấu, có 2 lại trì hoãn đó chính là: trì hoãn mang tính xây dựng và trì hoãn mang tính phá hoại. 

Ngay từ khi tuyển các ứng viên tìm việc vào công ty bạn sẽ khó nắm bắt được nhân viên đó có phải là người hay trì hoãn hay không. Bởi vậy việc này cần phải quan sát trong quá trình làm việc. Bởi có một thực tế là trong tập thể công ty, nhân viên đa phần đều tồn tại thói quen trì hoãn trong công việc. Một nhân viên thường xuyên trì hoãn sẽ gây tổn thất lớn đến uy tín và cơ hội thăng tiến trong công việc, không chỉ vậy, thói quen này còn có thể ảnh hưởng xấu đến đồng nghiệp và cả doanh nghiệp nếu tất cả mọi người đều trì hoãn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình kinh doanh của công ty. 

Đặc điểm chung của những người hay trì hoãn

Thiếu động lực. Nếu bạn không làm việc hướng đến một mục tiêu, bạn sẽ tự viện cớ cho bản thân để thoát khỏi công việc. Nếu không có những deadline phải hoàn thành bạn sẽ có tâm lý trì hoãn.

Thiếu những mục tiêu rõ ràng. Họ coi nhẹ mức độ khó khăn của công việc. Họ không hình dung ra được các công việc đang ứ đọng như thế nào và cách giải quyết chúng. Những người này thường không biết cách sử dụng hiệu quả các công cụ như “to do list”, ghi chú, nhắc nhở, lịch làm việc.

Không yêu thích công việc. Do bạn không thích công việc đang làm nên thường có xu hướng tránh né bắt tay vào làm. Mọi người thường có hành vi ưu tiên cho những điều đem lại cảm giác thỏa mãn ngay thời điểm đó hơn là giá trị lâu dài.

Thiếu sự quyết đoán. Bạn không thể quyết định được điều gì cần làm thì đơn giản bạn sẽ dời lại để suy nghĩ sau. Người trì hoãn còn thường lo sợ và cầu toàn trong cách làm việc. Bạn nghĩ rằng mình sẽ không làm được tốt ở hiện tại, do đó bạn không làm gì cả.

Tác hại của thói quen trì hoãn công việc 

Trì hoãn làm bạn chậm tiến 

Đối với mỗi người, thời gian luôn là thứ tài sản duy nhất được sở hữu như nhau ở tất cả mọi người. Chính vì thế điều quan trọng giúp bạn tiến lên vượt trội đó chính là sự nhanh nhạy và năng động hơn trong mọi việc so với người khác. Giả sử nếu bạn định rằng đầu năm thứ 3 phải đi học ngoại ngữ tiếng Anh nhưng mãi đến năm thứ 4 mới đi học thì có phải bạn đã mất đi 2 năm để nói ngoại ngữ lưu loát hơn? Trong khi đó, những người bạn cùng lớp đã học xong một khóa giao tiếp nâng cao kỹ năng để có được một công việc làm thêm khá tốt. 

Hay đôi khi bạn nghĩ bản thân bạn cần thay đổi nhiều thứ, muốn sống tốt hơn, biết nhiều phương pháp làm việc hơn và được tư vấn mua một cuốn sách về đọc nhưng bạn việc lý do bận rộn, gia đình, bạn bè,... và cuốn sách cứ nằm đó, còn bạn đang dừng lại tại đấy. Xã hội luôn tiến về phía trước còn bạn đang đứng nguyên nghĩa là bạn đang thụt lùi. 

Chính vì thế, bất cứ việc gì cần thiết cho sự phát triển của bản thân mà bạn chậm thực hiện, trì hoãn từ ngày này qua ngày khác, bạn không những đang lãng phí thời gian mà còn tự làm cho mình có xu hướng phát triển chậm hơn so với thời đại. 

>>> Xem thêm: Bí quyết hay trở thành một vị sếp tốt

Trì hoãn làm giảm hiệu quả công việc 

Một trong những ví dụ điển hình cho tác hại của trì hoãn đến hiệu quả công việc đó chính là việc ôn tập và thi cử. Còn một tuần nữa là tới kỳ thi bao gồm bảy môn. Ban đầu bạn lên kế hoạch ôn tập cho mỗi môn là một ngày, tuy nhiên vì trì hoãn ngày này qua ngày khác đến cuối cùng bạn chỉ còn ba ngày để ôn bảy môn. Như vậy mỗi môn chỉ còn khoản thời gian ôn tập là khoảng nửa ngày. Sự chênh lệch về thời gian có thể nói lên hiệu quả ôn tập giảm hơn nhiều so với kế hoạch ban đầu. 

Tất nhiên khi ôn tập với một thời gian ngắn như vậy thì bạn sẽ có xu hướng không đào sâu kiến thức mà chỉ qua loa, thậm chí vì quá nhiều nên dẫn tới việc nghĩ đến các biện pháp hỗ trợ như đem phao vào phòng thi, hay học tủ khi đó hậu quả thế nào chắc các bạn cũng có thể đoán được. 

Từ ví dụ nhỏ có thể thấy trong công việc nếu tồn tại sự trì hoãn thì chắc chắn con đường tới thất bại sẽ vô cùng nhanh chóng. 

Việc làm hành chính - văn phòng

Trì hoãn gây ra các thói quen xấu khác 

Sự trì hoãn là một trong những nguyên nhân gây ra tính thụ động, thiếu quyết đoán trong mỗi người. Hiểu một cách nôm na thì sự trì hoãn làm kéo dài thời gian thực hiện một công việc, từ đó làm giảm khả năng phản xạ nhanh nhạy, gây tâm lý chậm chạp trong mọi việc, khiến năng suất công việc giảm. 

Nhất là đối với những bạn sinh viên chuẩn bị ra trường hoặc đang tìm kiếm việc làm nên chú ý cẩn thận, các nhà tuyển dụng rất không thích thói quen xấu này. Một số nhà tuyển dụng hiện nay còn dùng các bài kiểm tra để thử độ phản ứng nhanh nhạy, tính quyết đoán của các ứng viên khi sơ loại đầu vào. 

Tác hại nghiêm trọng nhất của trì hoãn là không hành động 

Nếu việc trì hoãn cứ tiếp diễn mãi cho đến khi không được biến thành hành động thì mọi thứ được gọi là lên kế hoạch, dự kiến sẽ đều trở nên vô nghĩa. Liệu bạn có thể thay đổi và hoàn thiện được bản thân không? Hay chỉ mong chờ vào ai đó sẽ làm giúp mình những việc mà bản thân không muốn làm hoặc thành công bằng cách nghĩ điều kỳ diệu sẽ tự nhiên xuất hiện? 

Bí quyết khắc phục thói quen trì hoãn 

Biết cách tự quản lý thời gian 

Thời gian không tự rời khỏi bạn mà chính bạn đang tự làm mất nó trong những tình huống mà bạn xao nhãng và không chú ý vào mục tiêu. Tự quản lý thời gian là cách để bạn có thể tự loại bỏ được sự trì hoãn. Việc cần làm là hãy phân chia ra những khoảng thời gian nhỏ cho từng công việc mà bạn cần thực hiện và nhiệt tình hoàn thành công việc đó trong khoảng thời gian mà bạn đã đề ra. 

Bên cạnh đó bạn cũng cần thực tế về mặt thời gian. Không thể bàn cãi đây là phần khó nhất cần khắc phục đối với việc trì hoãn nhưng có lẽ bạn không nhận thấy một công việc đã tốn bao nhiêu thời gian ngay cả khi bạn đã làm theo cách đó trong nhiều năm. Tuy nhiên hãy tập trung vào thời gian và trừ hao cho bản thân một chút hàng tháng hãy viết ra chính xác số thời gian bạn cần để hoàn thành mỗi công việc, bạn sẽ cảm thấy ngạc nhiên. 

Chỉ ra tác hại 

Nếu một nhân viên dưới quyền của bạn là người luôn có thói quen trì hoãn trong công việc được giao thì hãy tìm cách phân tích cho nhân viên đó hiểu tác hại của hành động của mình. Việc làm của bạn sẽ giúp họ nhận thấy rằng họ đã thất bại và đó chính là kết quả từ hành động trì hoãn của họ. 

Có như thế, bạn mới khiến họ nhận ra rằng họ đã phạm phải sai lầm đó là một thói quen không tốt. Chính vì thế hãy thành thật giúp cho họ nhìn thấy khuyết điểm ở đâu để có phương pháp sửa chữa phù hợp, nhanh chóng.

Lên kế hoạch thực hiện 

Lên kế hoạch thực hiện là một trong những việc vô cùng quan trọng, nó giúp cho bạn nhắc nhở phải thực hiện nhiệm vụ của mình như thế nào. Việc cần làm đầu tiên chính là việc lên một kế hoạch thật chi tiết các coogn việc cần hoàn thành và đặt nó trên bàn làm việc và đừng quên ngày phải thực hiện xong nó. 

Những việc làm với mục tiêu mơ hồ, không có kế hoạch cụ thể và thời hạn lỏng lẻo, thậm chí khôn có thời hạn thường rất dễ đi vào quên lãng hoặc ì ạch từ năm này qua tháng nọ vẫn chưa xong. Hãy suy nghĩ thật kỹ trước khi đề ra thời hạn và một khi đã quyết định hãy cố gắng đừng bao giờ thay đổi nó. 

Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn 

Cách thức hiệu quả để tránh trì hoãn là đưa ra những mục tiêu nhỏ nhưng rõ ràng và tạo được sự hưng phấn tinh thần. Sự hưng phấn tinh thần là những cảm hứng từ bên trong con người bạn. Thay vì đưa ra mục đích quá lớn thì hãy nghĩ đến mục tiêu thực tế. Đặt kế hoạch để đạt được các mục tiêu. Đừng đặt ra quá nhiều mục đích, bạn sẽ đánh mất tầm nhìn về những thứ quan trọng nhất.

Mục tiêu của bạn càng lớn và dài hạn thì nguy cơ bạn bỏ dở giữa chừng càng cao. Thế nên mỗi khi bạn mệt mỏi và cảm thấy mục tiêu của mình quá xa vời hãy ngồi lại chia nhỏ chúng ra thành nhiều bước, sau đó chỉ quan tâm đến bước tiếp theo phải làm, dần dần bạn sẽ thấy mục tiêu không quá khó như bạn vẫn nghĩ. 

•  Xem thêm: Truy cập ngay để nhanh chóng tìm kiếm những thông tin việc làm hành chính văn phòng tại Đà Nẵng tốt nhất

Hạn chế sự ảnh hưởng của các trang mạng xã hội 

Không để facebook hay twitter ảnh hưởng đến công việc của bạn. Việc thường xuyên sử dụng các mạng xã hội sẽ làm cho thói quen trì hoãn trở nên tệ hơn. Chính vì thế, trong thời gian thực hiện công việc hãy hạn chế tối đa thói quen truy cập mạng xã hội hay các trang thông tin giải trí khác. 

Tuyển dụng

Rèn tính tập trung 

Tính xao lãng làm cho bạn không thoát ra được sự trì hoãn. Nếu bạn có nhiều điều xao lãng trong cuộc sống thì phần lớn thời gian của bạn sẽ trôi qua một cách vô ích. Loại bỏ sự xao lãng sẽ cho bạn một kinh nghiệm trực tiếp về sự từ bỏ. Khi bạn từ bỏ xao lãng, bạn đang sống trong thời điểm hiện tại, nếu không có kỹ năng này bạn sẽ để mọi thứ diễn ra ngoài tầm kiểm soát của bạn. 

Với những thông tin hữu ích trên đây, hy vọng rằng bài viết có thể phần nào giúp mọi người cải thiện thói quen xấu trì hoãn trong công việc, cải thiện bản thân, làm việc mang lại hiệu quả tốt hơn. Chúc các bạn luôn thành công trong cuộc sống!