Các bước chuẩn bị bài thuyết trình - bước đệm bật đến thành công

1. Chuẩn bị phần “móng” cho bài thuyết trình

1.1. Vạch ra mục tiêu của bài thuyết trình 

Bạn nên luôn luôn bắt đầu với kết thúc trong tâm trí khi lên kế hoạch cho một bài thuyết trình. Hãy suy nghĩ về những gì bạn đang cố gắng truyền đạt, và phương tiện tốt nhất để làm như vậy trong thời gian bạn có. Viết ra những điểm quan trọng nhất của bạn và xem nếu bạn nhận thấy một điểm quan trọng nổi lên hay nếu khán giả của bạn đã lấy đi một điều từ bài thuyết trình này, thì nó sẽ là gì? Đừng chỉ tung ra cho khán giả của bạn những sự thật. Hãy suy nghĩ về sự ảnh huwownhr của những sự thật này mang đến cho khán giả của bạn. Đó chính là điểm bạn đang cố gắng thực hiện với thông tin trong bài thuyết trình của mình

1.2. Quy hoạch nhóm đối tượng của bài thuyết trình

Nếu chủ đề của bạn không phải là kiến thức phổ biến, thì bạn sẽ cần đưa thông tin đó vào bản trình bày của mình và đảm bảo rằng bạn có đủ thời gian cho nó. Bạn cũng nên xem xét những gì khán giả của bạn mong đợi từ bài thuyết trình. Bạn đang cố gắng bán cho họ một sản phẩm, giới thiệu cho họ một ý tưởng mới, thay đổi cách suy nghĩ của họ? Hãy suy nghĩ về loại người trong khán giả của bạn. Bạn có một đám đông khó khăn hơn, hoặc bạn có một nhóm người nhiệt tình hào hứng với những gì bạn sẽ nói?

1.3. Lựa chọn phần chính cho bài thuyết trình

Tự hỏi bản thân những phát biểu, sự kiện và điểm nào minh họa rõ nhất cho chủ đề của bài thuyết trình của bạn. Một bài thuyết trình dài 10 phút, chẳng hạn, nên bao gồm không quá 3 điểm. Bạn cũng nên xem xét cách các điểm liên quan đến nhau và sẵn sàng thảo luận về chúng một cách hợp lý, gắn kết. Không phải tất cả các điểm sẽ liên quan đến nhau.

Ví dụ: nếu bạn đang nói chuyện với một công ty về chương trình tái chế, bạn có thể thảo luận về việc ô nhiễm của công ty góp phần vào sự nóng lên toàn cầu và cách tái chế có thể giúp công ty tiết kiệm tiền. Bạn sẽ không thảo luận về những tảng băng tan chảy như là một điểm chính. Băng tan là một mối quan tâm hợp lệ, nhưng chúng là một thực tế hoặc một điểm hỗ trợ. Tìm thông tin hỗ trợ tốt nhất của bạn. Kết hợp thông qua các nghiên cứu bạn đang trình bày. Tìm kiếm thông tin hỗ trợ vững chắc nhất của bạn. Đây phải là thông tin thực sự sẽ khiến khán giả suy nghĩ, và có thể truyền cảm hứng cho sự thay đổi. Thông tin hỗ trợ nên làm ba việc:

Thêm sự rõ ràng cho lập luận của bạn bằng cách giải thích bất cứ điều gì khán giả có thể không hiểu. Ví dụ: tổng quan ngắn gọn về tác động của ô nhiễm đối với biến đổi khí hậu. Thêm thẩm quyền bằng cách kết nối với nghiên cứu, nghiên cứu và thông tin hiện có. Ví dụ, bạn có thể đề cập đến sự đồng thuận trong cộng đồng khoa học rằng sự nóng lên toàn cầu là nhân tạo và trích dẫn một vài nghiên cứu. Thêm màu sắc cho đối số của bạn thông qua hình ảnh, như hình ảnh và video. Chẳng hạn, bạn có thể hiển thị biểu đồ lượng chất thải mà một công ty trung bình tạo ra trong một tháng.

2. Chuẩn bị nội dung trong bài thuyết trình

2.1. Giới thiệu 

Bắt đầu bài thuyết trình của bạn với một giới thiệu vững chắc. Sau khi bạn tập hợp thông tin của mình, bạn có thể bắt đầu phác thảo bản trình bày của mình. Một bài thuyết trình phải bắt đầu bằng phần giới thiệu chắc chắn thu hút sự chú ý của khán giả.

Bao gồm những điều cơ bản của việc giới thiệu bản thân. Bạn có thể nói điều gì đó như: "Tôi là Trang đến từ Phòng Marketing, và tôi muốn trình bày về kế hoạch Marketing tháng 10 của công ty chúng ta."

Thu hút sự chú ý của khán giả bằng một câu hỏi hoặc một thực tế. Ví dụ, bạn có thể hỏi: "Bạn đã bao giờ đi qua một vùng nước phủ đầy bùn xanh và tự hỏi làm thế nào điều này xảy ra? Câu trả lời có thể làm bạn ngạc nhiên."

Bạn không phải viết bài thuyết trình theo trình tự thời gian. Nếu bạn muốn làm việc trên các điểm chính của mình trước và lưu phần giới thiệu cho lần cuối, bạn có thể.

2.2. Trình bày nghiên cứu và công việc 

Nội dung chủ đề nên chiếm khoảng 60 đến 70% bài thuyết trình của bạn, vì vậy hãy đặt tất cả những điểm tốt nhất của nội dung ở đây. Hãy nghĩ về nội dung chủ đề như là con đường đến điểm của bạn. Do đó, bạn muốn tìm cách trình bày thông tin một cách hợp lý. Bắt đầu với vấn đề, nói về hậu quả và đưa ra giải pháp. 

Ví dụ: bạn đang cố gắng để tập đoàn thay đổi chương trình tái chế của họ. Bắt đầu bằng cách tổng quan về lượng ô nhiễm lớn của công ty trên thế giới.

Giải thích hậu quả của việc này. Chỉ ra cách ô nhiễm góp phần vào biến đổi khí hậu, sau đó cho thấy những gì công ty có thể làm thông qua những thay đổi trong chính sách của họ.

2.3. Sử dụng các câu liên kết 

Các câu lệnh liên kết là các câu lệnh chuyển tiếp giúp thu hẹp khoảng cách giữa các ý tưởng. Điều này báo hiệu cho khán giả của bạn, bạn sẽ chuyển chủ đề, vì vậy bài thuyết trình của bạn không gây nhầm lẫn.

Các tuyên bố liên kết phổ biến bao gồm những thứ như, "Một vấn đề quan trọng khác ...", "Dựa trên dữ liệu này, giờ đây bạn có thể thấy ..." và "Điều này đưa tôi đến điểm chính của mình ..."

Ví dụ: "Bây giờ tôi đã cho bạn thấy tác động của ô nhiễm doanh nghiệp, điều này đưa tôi đến điểm chính của tôi. Bạn có thể làm gì để ngăn chặn nó?"

2.4. Sử dụng hình ảnh và đồ họa trên các slide của bạn

Khán giả của bạn có thể cảm thấy nhàm chán với dữ liệu và bài giảng. Đó là một ý tưởng tốt để thêm đồ họa vào các slide của bạn để làm mọi thứ rung chuyển. Một đoạn video ngắn cũng có thể giúp ích. 

Nếu bạn có bất kỳ biểu đồ hoặc sơ đồ nào sẽ giúp minh họa quan điểm của bạn, hãy sử dụng chúng. Vật lý nhìn thấy thông tin có thể giúp làm cho quan điểm của bạn rõ ràng hơn.

Bạn cũng nên xem nếu có bất kỳ video nào bạn có thể bao gồm. Một đoạn video ngắn về một người nào đó giải thích ngắn gọn một vấn đề có thể làm mọi thứ rung chuyển lên một chút. Mỗi slide nên có một hình ảnh liên quan đến chủ đề trong tay. Đảm bảo không lạm dụng đồ họa hoặc hình ảnh. Quá nhiều có thể gây choáng ngợp hoặc mất tập trung cho khán giả của bạn.

2.5. Kết thúc bài thuyết trình của bạn

Một kết luận nên liên quan đến phần giới thiệu của bạn và tóm tắt điểm của bạn, và để khán giả của bạn xem xét chủ đề bạn trình bày. Kết luận chỉ nên chiếm tối đa 5 đến 10% bài thuyết trình của bạn, vì vậy hãy giữ cho nó ngắn gọn. Bạn chỉ cần một slide. Tóm lại quan điểm của bạn là gì. Bắt đầu với một cái gì đó như, "Như bạn có thể thấy ..." và sau đó lặp lại ngắn gọn ý chính của bạn. Một hình ảnh có thể hỗ trợ rất tốt cho phần kết bài của bạn. Hãy thử thêm một trợ giúp trực quan cuối cùng tóm tắt quan điểm của bạn. Một biểu đồ hoặc sơ đồ sẽ hoạt động tốt ở đây.

3. Thực hành bài thuyết trình của bạn

3.1. Thời gian

Phấn đấu trong 1 đến 2 phút nói chuyện trên mỗi slide. Thời gian khi bạn thực hành. Đi hơn 1 đến 2 phút mỗi slide có thể khiến khán giả chán ngấy. 

Nếu bạn mất nhiều thời gian hơn, hãy cắt bỏ một số thông tin. Bạn không muốn nói nhanh để bao gồm tất cả thông tin, vì điều này có thể khiến bạn khó hiểu.

Để chính xác, hãy nói bằng giọng nói thường xuyên của bạn. Đừng nói quá nhanh hoặc quá chậm. Bạn muốn chắc chắn rằng bạn có thể phù hợp với tất cả các thông tin nói chuyện ở mức bình thường.

3.2. Giữ thông tin của bạn có liên quan đến chủ đề

Khi bạn đọc qua bài thuyết trình của mình, hãy cảnh giác với những thông tin không liên quan. Có thể có một số sự thật thú vị, nhưng chúng có thực sự minh họa điểm này không? Khi tìm kiếm các khu vực để cắt giảm, hãy cắt thông tin không nói lên chủ đề của bạn.

Có bất kỳ sự thật ngoại lai? Thật tuyệt khi minh họa những tác động của sự nóng lên toàn cầu, nhưng bạn có thực sự cần năm ví dụ về sự phân rã môi trường không? Cố gắng cắt nó xuống còn hai hoặc ba.

3.3. Nghe mình trình bày

Đó là một ý tưởng tốt để ghi lại chính mình và sau đó phát lại bản ghi âm. Lắng nghe bản thân nói chuyện để xem những gì bạn cần phải làm việc. 

Bạn nên âm thanh nhiệt tình khi trình bày. Nói chuyện không do dự và không sử dụng các từ phụ, như "um" hoặc "uh."

Đừng nhảy giữa các chủ đề. Sử dụng các câu liên kết của bạn và nói những câu như "Và điều này đưa tôi đến sau ..."

Xem thời gian. Hãy chắc chắn rằng bài thuyết trình của bạn sẽ không diễn ra quá lâu.

Xem bản thân bạn trình bày trong gương để bạn có thể sửa bất kỳ động tác hoặc cử chỉ gây mất tập trung.

3.4. Thực hành cho đến khi bạn có ít nhu cầu cho ghi chú của bạn

Nó có thể gây mất tập trung nếu ai đó đang đọc từ một kịch bản trong khi trình bày. Mặc dù một thẻ chỉ mục nhỏ với các điểm chính được ghi lại có thể giúp ích, bạn muốn giảm thiểu nhu cầu ghi chú của mình. Tiếp tục thực hành cho đến khi bạn có thể cung cấp bài thuyết trình của bạn một cách trôi chảy mà không dò dẫm với ghi chú của bạn. 

Đừng đọc thông tin từ hình ảnh của bạn vì nó có thể ảnh hưởng đến sự tham gia của bạn giữa bạn và khán giả. Chuẩn bị một bài thuyết trình có thể là một kinh nghiệm tuyệt vời nếu bạn cho phép nó là một. Các chiến lược và các bước dưới đây được cung cấp để giúp bạn chia nhỏ những gì bạn có thể xem là một công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.