Hướng dẫn: Cách kẻ bảng trong Excel 2010 đơn giản, chi tiết nhất

1. Tổng quan về ứng dụng Excel và phiên bản Excel 2010

1.1. Excel là gì? 

Đối với những nhân viên công sở, Microsoft Excel được coi là một ứng dụng không thể thiếu. Thậm chí có rất nhiều người chia sẻ sau khi thành thạo Excel không chỉ trong các tác vụ liên quan đến công việc mà cả trong đời sống hàng ngày họ cũng sử dụng Excel để phân công, lên kế hoạch sao cho khoa học nhất. 

Trong các công cụ tin học văn phòng của Microsoft Office, Excel, phần mềm soạn thảo văn bản Word, Outlook và Powerpoint là 4 công cụ được nhiều người sử dụng và đều được nhiều cơ quan, doanh nghiệp yêu cầu cán bộ công nhân viên, người lao động phải thành thạo. Trong đó, Excel được nhận xét là công cụ yêu cầu người lao động phải có kiến thức nhất định về lý thuyết để từ đó dễ dàng trong áp dụng thực tiễn. Nói một cách đơn giản, phần mềm Excel giúp người dùng kẻ các bảng tính, áp dụng các công thức toán, phép toán, hàm số để từ đó nhập dữ liệu, tính toán nhanh và chính xác ngay cả khi có số lượng dữ liệu đồ sộ, phức tạp. Excel đã đơn giản hóa và tối ưu hóa rất nhiều công việc giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tăng chất lượng công việc. 

Phần mềm Excel không giới hạn ngành nghề sử dụng. Dù là học sinh sinh viên hay nhân viên công sở đều có thể tự mày mò học Excel dựa trên những kiến thức được chia sẻ trên internet. Một số ngành nghề thường sử dụng Excel có thể kể đến kế toán, hành chính, các công việc ở cấp bậc quản lý,...

Xem ngay: Kỹ năng hành chính văn phòng là gì? Bài học “vỡ lòng” của công sở

1.2. Có những phiên bản Excel nào hiện nay?

Excel hiện có đến 5 phiên bản phổ biến nhất từ 2003 đến 2016. Các phiên bản đều có sự nâng cấp nhất định về giao diện nhưng hầu hết vẫn giữ nguyên các tính năng. Những phiên bản mới nhất có giao diện hiện đại, được tối giản nhiều hơn nhưng các tính năng vẫn không có quá nhiều sự thay đổi. 

Trong số các phiên bản, Excel 2010 là phiên bản được nhiều người dùng ưa chuộng và lựa chọn sử dụng nhất bởi tính ổn định và giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng. Cùng với đó, khi sử dụng một số đời máy cũ từ laptop đến máy bàn thường được cài đặt sẵn Excel 2010, nhiều người dùng đã quen với những thao tác sử dụng này chính vì vậy sẽ dễ dàng làm quen hơn khi tiếp tục sử dụng Excel 2010.

Tin tuyển dụng: Việc làm Hành chính - Văn phòng

2. Cách kẻ bảng trong Excel 2010 

2.1. Cách 1: Cách kẻ bảng trong Excel 2010 bằng công cụ Insert Table 

Đây là cách thường xuyên được áp dụng nhất, đặc biệt đối với những bạn đọc mới tiếp xúc với công cụ Excel 2010. Các bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Sau khi mở ứng dụng Excel, dùng con trỏ chuột chọn phạm vi bạn muốn tạo bảng. Chọn Insert - > Table. Đối với những bạn muốn tối ưu các thao tác có thể chọn nhấn tổ hợp phím Ctrl + T, Ctrl + L (hai tổ hợp phím này đều có tác dụng tương đương). 

Bước 2: Nếu muốn thay đổi phạm vi của bảng tính, bạn chọn mũi tên màu đỏ cùng với thao tác chọn lại vùng phạm vi dữ liệu như bước 1. Trong trường hợp phạm vi dữ liệu của bạn bao gồm cả tiêu đề bạn có thể đánh dấu ô vuông trước thông báo My table has headers. Ngược lại, Excel sẽ tự tạo tiêu đề cột cho bảng của bạn. Nhấn OK để kết thúc thao tác. 

Dù bảng của bạn đã có dữ liệu hay chưa có dữ liệu vẫn có thể áp dụng cách làm trên. 

Tham khảo: Những thủ thuật đơn giản cho bạn cách học excel nhanh nhất

2.2. Cách 2: Cách kẻ bảng trong Excel 2010 bằng công cụ Format as Table

So với cách 1, cách 2 đem lại nhiều tùy chọn về màu sắc và giao diện của bảng biểu hơn. Các bạn làm theo các bước sau: 

Bước 1: Điền dữ liệu vào bảng biểu theo hàng cột, áp dụng các hàm và phép tính

Bước 2: Chọn phạm vi dữ liệu tạo bảng, tại tab Home chọn mục Format as Table 

Bước 3: Bảng chọn sẽ hiện ra với nhiều màu sắc và giao diện khác nhau. Từ Light (màu nhạt) - Medium (màu trung tính) đến Dark (màu đậm). Tùy theo nhu cầu của người dùng và mục đích của bảng biểu bạn có thể tự tạo giao diện bảng biểu của riêng mình. 

Bước 4: Khi hộp thoại Create Table xuất hiện, thực hiện như bước 2 của cách 1. Nhấn OK để hoàn thành thao tác. 

Timviec365.vn mách bạn: Cách chuyển Excel sang PDF đơn giản, nhanh chóng nhất

2.3. Cách 3: Cách kẻ bảng trong Excel 2010 bằng công cụ Borders

Với công cụ này, bạn sẽ tạo viền cho bảng Excel. Phục vụ những công việc không cần trình bày quá cầu kỳ hay đòi hỏi cao về mặt hình thức. Đây cũng là cách đơn giản và tiết kiệm thời gian nhất. Các bạn làm theo các bước dưới đây: 

Bước 1: Xác định phạm vi hoặc vùng dữ liệu bạn cần tạo bảng

Bước 2: Chọn biểu tượng Borders trên tab Home. Nhấn chọn các biểu tượng tạo bảng tùy theo nhu cầu và sở thích của bản thân. 

Bên cạnh những tùy chỉnh có sẵn, bạn cũng có thể tự thiết kế theo mong muốn và cách trình bày của bảng biểu bạn đã xây dựng. 

Xem thêm: File mềm là gì? Những thông tin cơ bản về file mềm

3. Cách chỉnh sửa bảng trong Excel 2010

Cách sửa nội dung, giao diện bảng trong Excel 2010

Trong quá trình kẻ bảng Excel 2010, người dùng sẽ không tránh khỏi nhiều trường hợp gặp sai sót về mặt thao tác hay cần chỉnh sửa về dữ liệu, áp dụng các phép tính và hàm tính khác. Hãy tham khảo các thao tác dưới đây để chỉnh sửa bảng trong Excel 2010 nhé. 

Bước 1: Người dùng chọn phạm vi dữ liệu cần chỉnh sửa, chọn mục Design trong tab Table Tools

Bước 2: Khi bảng Table Style Options hiện lên, người dùng có thể thoải mái tùy chỉnh: 

- Dòng đầu của bảng (Header Row) 

- Dòng cuối của bảng thường để tính tổng của cột (Total Row) 

- Xen kẽ màu sắc các ô trong bảng (Banded Row)

- Hiển thị định dạng cột đầu trong bảng (First Column) 

- Hiển thị định dạng cột cuối của bảng (Last Column)

- Xen kẽ màu sắc các cột trong bảng (Banded Column) 

Người dùng sẽ tích V vào các mục muốn sửa đổi. 

Cách chèn cột trong bảng trong Excel 2010

Khi muốn chèn cột để thêm dữ liệu vào bảng, người dùng làm theo những bước sau: 

Bước 1: Chọn cột cần chèn dữ liệu đằng trước

Bước 2: Tại tab Home chọn Cells mục Insert chọn Insert Sheet Column. Cột được chèn sẽ nằm bên trái chuột được chọn.

Cách chèn hàng trong Excel 2010 

Khi muốn chèn thêm hàng vào bảng, người dùng làm theo các bước sau: 

Bước 1: Chọn hàng cần chèn dữ liệu lên trên

Bước 2: Tại tab Home chọn Cells mục Insert chọn Insert Sheet Rows. Hàng được chèn sẽ nằm trên hàng được chọn

Cách căn chỉnh nội dung bảng trong Excel 2010

Bước 1: Chọn tiêu đề bảng, bấm chuột phải chọn Format Cells

Bước 2: Tại tab Alignment trong hộp thoại Format Cells chọn mục 

- Horizontal: Center 

- Vertical: Center

Bấm OK để kết thúc thao tác. 

Văn bản sẽ được căn chỉnh sao cho phù hợp kích thước trong ô giúp giao diện của bảng tính chuyên nghiệp và chỉnh chu hơn. 

Với nội dung trong bài viết trên, đội ngũ timviec365.vn mong rằng đã giúp các bạn nắm rõ được cách kẻ bảng trong Excel 2010 đầy đủ và chi tiết nhất. Không chỉ cách kẻ bảng, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều bài viết về cách thao tác khác trong Excel 2010 với những bài viết khác của chúng tôi nhé. Chúc các bạn thành công!