Cách làm bảng chấm công dễ như chưa từng có bạn biết chưa?

Để khắc phục yếu điểm này, bạn hãy đọc những hướng dẫn lập bảng chấm công chi tiết dưới đây.

1. Vì sao cần học cách làm bảng chấm công?

Bảng chấm công là công cụ giúp quản lý số ngày công, mức lương của từng nhân sự trong công ty, Dựa vào đó, ở phía nhà quản lý nhân sự dễ dàng theo dõi được ngày công, mức lương của từng người còn phía người lao động cũng dễ dàng nắm bắt được công và lương hàng tháng của mình có chính xác hay không.

Khi bảng chấm công làm không chuẩn xác, thiếu các dữ liệu thì chắc chắn sẽ làm cho các công tác liên quan đến quản lý nguồn nhân lực của công ty trở nên lỏng lẻo và dễ có nhiều thiếu sót, làm cho tinh thần nhân viên phần nào đó bất ổn vì họ nhận được sự thiếu chính xác đối với ngày công và mức lương làm việc của mình.

Vì thế, bảng chấm công dù chỉ là một file quản lý nhỏ nhưng giá trị mà nó đem lại vô cùng lớn. tác động trực tiếp đến quá trình quản lý nhân sự trong công ty. Những bí quyết xây dựng bảng chấm công qua chương trình excel sẽ được bật mí ngay sau đây, đừng bỏ lỡ nếu như bạn đang có những nghiệp vụ liên quan.

Tìm việc làm

2. Cách làm bảng chấm công trên file excel

2.1. Xác định cụ thể mô hình của bảng chấm công

Trước khi bắt tay vào việc tạo bảng chấm công thì chúng ta vẫn nên làm một bước đầu tiên này trước nhé. Ấy chính là hình dung và tưởng tượng rằng bảng chấm công mình chuẩn bị làm sẽ có hình thức như thế nào, các phần nội dung gì nên được đưa vào bảng chấm công ấy.

Những yếu tố đầu tiên bạn nên quan tâm và xác định sẽ đưa vào bảng chấm công bao gồm: nội dung bảng chấm công, số lượng sheet cần xuất hiện trong bảng là bao nhiêu, bảng chấm công sẽ hoạt động dựa trên cách thức hoạt động nào.

Bằng những yếu tố và hành động này, bạn có thể dễ dàng định hình được mình sẽ xây dựng bảng chấm công theo cách nào. Nhờ đó mà quá trình trực tiếp làm bảng chấm công sẽ đạt được những hiệu quả tốt nhất, hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Không rõ hình dung của bạn như thế nào về bảng chấm công tự tay xây dựng, nhưng Bích Phượng sẽ giới thiệu đến bạn một mô hình bảng chấm công phổ biến nhất được nhiều người sử dụng nhất hiện này. Theo dõi thật kỹ nhé!

Xem thêm: máy chấm công thẻ giấy 

Những yếu tố dưới đây sẽ xuất hiện trong một mẫu mô hình bảng chấm công phổ biến:

- Bảng chấm công gồm tổng cộng có 13 sheet thể hiện cho 12 tháng lương và danh sách nhân viên toàn bộ phận trong sheet còn lại.

- Mỗi một nhân viên có một ký hiệu chấm công riêng, được đồng nhất ở tất cả các sheet, không thay đổi để tránh nhầm lẫn.

- Trong bảng chấm công phổ biến này chắc chắn không thể thiếu được các yếu tố về thời gian làm việc của lao động, Ngày nghỉ trong tuần, có thể là mỗi chủ nhật hoặc cả 2 ngày thứ 7, chủ nhật tùy vào chế độ, giờ giác làm việc của từng công ty, sẽ được để màu nền khác để dễ phân biệt.

- Công được note đều đặn từng ngày, đến cuối tháng sẽ được cộng tổng lại. 

- Trong bảng chấm công có thể liên kết giữa các tháng phục vụ cho việc thao tác tính công và quản lý bảng chấm công dẽ dàng hơn.

Dựa trên nền tảng phổ biến này, bảng chấm công sẽ được tạo dựng qua những thao tác chi tiết sẽ được tiếp tục chia sẻ ở bên dưới đây nhé.

Đọc thêm: cách chỉnh giờ trên máy chấm công

2.2. Chi tiết cách tạo bảng chấm công trên file excel

Nếu đã định hình được rõ bảng chấm công của mình sẽ được xây dựng theo cách ra sao thì đã đến lúc bạn cũng cần biết cách lấy dữ liệu từ máy chấm công, cách xử lý dữ liệu từ máy chấm công,... Nhưng dù gì đi chăng nữa thì công tác làm nên một bản chấm công hoàn hảo cần phải được tạo để phục vụ hiệu quả công việc Những quy trình sau đây sẽ giúp bạn tạo được một bản chấm công hiệu quả.

2.2.1. Định hướng bố cục của các sheet

Như đã nói, một bảng chấm công sẽ gồm 13 sheet. Tại file excel, bạn cần tạo đủ 13 sheet. Nhưng với người mới chưa quen thì chỉ nên mở trước 2 sheet, một là bảng danh sách nhân viên và hai là sheet tháng công đầu tiên kể từ khi bạn quản lý. Như vậy sẽ tránh được các khâu rườm rà và thao tác lúng túng. Thêm vào đó, lấy sheet công tháng đầu làm gốc, bạn copy paste vào những tháng tiếp sau cũng sẽ dễ dàng hơn.

Đối với từng sheet sẽ có quy tắc riêng cho nó, cụ thể là:

- Trong sheet nhân viên, bạn cần trình bày rõ các 2 yếu tố là họ và tên kèm theo mã số nhân viên được gắn liền. Mã này được tạo riêng cho từng cá nhân nhằm tránh sự trùng nhau gây rối ren cho việc kiểm soát công. Ngoài 2 yếu tố trên thì cũng cần bổ sung thêm dữ liệu gồm: ngày tháng năm sinh, quê quán, số chứng minh thư, ngày làm việc bắt đầu của bạn tại công ty,…

Ở phía trên mỗi sheet, hãy để dành ra từ 3 đến 3 hàng để ghi nội dung chính của sheet công, điều này tạo ra sự liên kết cho từng sheet. Tiếp đến ở cột phái tay trái để dành một cột với mục đích sự phòng khi có phát sinh cần bổ sung thêm thông tin nội dung nào đó.

Tham khảo thêm: việc làm nhân sự

2.2.2. Lập khung

Lập khung tuy không cần thiết nhưng thực chất nó sẽ tạo độ thẩm mỹ tốt hơn cho toàn bảng, tác động tới ánh nhìn của bạn rõ ràng hơn vì khung bảng tính lúc nào cũng có thể giúp vấn đề quy tụ trong ánh mắt được tập trung hơn.

Khung bảng chấm công cần lập gồm các mục Tiêu đề bảng chấm công, bộ phận làm việc của nhân viên, số ngày công, mã số, họ và tên, từng ngày công cụ thể, cột ghi chú.

Khi một khung xương sườn đã được xây dựng vững chãi thì bạn tiến hành tiếp tục các bước sau:

- Tạo thời gian ngày tháng cụ thể

+ Ghi rõ năm đang thực hiện bảng chấm công

+ Xác định rõ tháng chấm công bằng hàm excel: =date($D$1;1;1).

- Đặt ký hiệu cho nhân viên trong bảng chấm công để dễ nhận diện các loại công:

+ Công đi làm theo ngày thực tế

+ Công đi làm nửa ngày, công nửa ca

+ Ngày nghỉ được hưởng lương

+ Ngày nghỉ không hưởng lương.

CV xin việc

2.2.3. Ghi nhớ một số hàm tính công trên bảng excel

- Tính công thực tế cho nhân viên thì bạn dùng hàm như sau:

=COUNTIF($E11:$A11;$G$34)

- Hàm Countif: đếm tần số xuất hiện của người quản lý bảng công.

- Hàm tính nửa ngày công: =COUNTIF($E11:$A11;$G$35)

- Hàm tính nghỉ phép có hưởng lương: =COUNTIF($E11:$A11;$G$36)

- Hàm tính nghỉ phép không hưởng lương: =COUNTIF($E11:$A11;$G$37)

- Hàm tính nghỉ vì lý do ốm đau hoặc chế độ thai sản: =COUNTIF($E11:$A11;$G$38)

Sau cùng hãy tải những bảng chấm công sau đây về máy để rút ngắn quá trình tạo bảng nhé:

BẢNG CHẤM CÔNG MẪU 1.docx

Đây là những công thức cơ bản giúp bạn tính toán được chi tiết về chế độ công của từng nhân viên một cách dễ dàng. Rõ ràng, muốn quản lý công một cách hiệu quả thì chẳng còn cách nào khác bạn phải nắm bắt được cách làm bảng chấm công thật sự dễ sử dụng.

Tham khảo thêm: Bảng chấm công quán cafe