Quay lại

Chủ tiệm quán đã áp dụng bảng chấm công quán cafe này chưa?

Tác giả: Vũ Bích Phượng Thursday , 10/06/21

Là một ngành kinh doanh dịch vụ nên đội ngũ nhân lực của quán cà phê được sắp xếp theo thời gian khá đa dạng. Việc này có thể gây ảnh hưởng đến việc quản lý công – lương của từng người. Để tối ưu khâu quản lý cũng như đảm bảo quản lý chuẩn xác thì các ông chủ quán cà phê sẽ lựa chọn giải pháp sử dụng bảng chấm công quá cà phê.

App chấm công trên điện thoại

Vậy bảng chấm công quán cafe có gì đặc biệt, khác biệt hơn so mẫu bảng chấm công phổ biến thông thường hay không? Với kinh nghiệm tích lũy được trong việc quản lý công và tham khảo, học hỏi nhiều từ những bạn bè kinh doanh quá cà phê, Bích Phượng xin mạn phép chia sẻ những gì bản thân đã đúc kết được về việc quản lý công cho nhân viên bằng bảng chấm công quán cà phê và cách tạo bảng đơn giản và mà lại hiệu quả, dễ dàng quản lý.

1. Xây dựng bảng chấm công quán cafe nên dựa theo điều kiện nào?

Trong thời đại công nghiệp 4.0, mọi ngành nghề và các lĩnh vực đều chịu sự ảnh hưởng tích cực từ sự phát triển của công nghệ. Và 1 trong số đó chính là việc chấm công, thay vì phải kiểm tra, tính công nhân viên bằng sổ, bằng thẻ giấy như trước đây thì nay ta đã có đa dang các mẫu mã và công nghệ nhận nhận diện vân tay, nhận diện khuôn mặt áp dụng cho máy chấm công ví dụ như máy chấm công hikvision, máy chấm công mitaco, máy chấm công gigata, máy chấm công zkteco, máy chấm công abrivision, máy chấm công x628,…

Vì tính chất quản lý công nhân viên khá phức tạp tại các quán cà phê cho nên hiện nay hầu hết đã áp dụng hình thức quản lý công thông qua bảng chấm công. Nhiệm vụ này sẽ được giao cho vị trí việc làm nhân viên kế toán. Nếu như bạn là kế toán tại bất kỳ một quá cà phê nào đó thì bạn sẽ xây dựng bảng công dựa trên những nền tảng và nguyên tắc nào?

Điều kiện xây dựng bảng chấm công quán cafe
Điều kiện xây dựng bảng chấm công quán cafe

Cụ thể bạn sẽ phải tiến hành cách lấy dữ liệu từ máy chấm công, rồi tính công dựa vào yếu tố ca làm việc. Nhân viên tại các quán cà phê sẽ được tuyển dụng với các hình thức làm việc full time và part time, có trường hợp tăng ca vào những mùa cao điểm. Rõ ràng có rất nhiều yếu tố mà người phụ trách tính công phải chú ý đến để có thể định hướng lập bảng công sao cho phù hợp nhất và dễ dàng quản lý, đảm bảo độ chính xác. Trong đó, hãy đặc biệt chú ý tới các yếu tố chủ chốt này: công tính theo ca và công làm việc thêm giờ, công làm part time. Toàn bộ các mức thời gian làm việc trên đều sẽ được thể hiện trên cùng một bảng excel. 

Vậy thì bạn đã có ý tưởng xây dựng bảng excel hiệu quả và đáp ứng được yêu cầu đó hay chưa? Nếu chưa hoặc muốn tích lũy thêm cách thức thì hãy theo dõi tiếp theo bài viết này nhé.

Xem thêm: App chấm công trên điện thoại

2. Nắm bắt thông tin yêu cầu chấm công theo các chế độ về thời gian

Muốn xây dựng bảng chấm công quán cà phê hiệu quả thì bạn cần hiểu rõ bản chất của các chế độ làm việc theo thời gian được tổ chức phổ biến tại các quán cà phê. Đối với chế độ công tính theo ca làm việc thì thời gian được chia ra như sau:

- Có từ 2 đến 3 ca làm việc, mỗi ca kéo dài 8 tiếng.

- Nhân viên sẽ nắm lịch làm việc theo ca được phân công nhưng cũng có thể trao đổi để đổi lịch, xoay ca với đồng nghiệp.

- Nhiều quán cà phê đông khách còn cho phép nhân viên đăng ký làm thêm giờ khi đã hết ca.

- Nguyên tắc tính ca chung tại các quán cà phê đó là: một ngày chỉ làm 1 ca chính thức còn  các thời gian làm việc ngoài ca đều tính theo chế độ làm thêm giờ.

Yêu cầu lập bảng chấm công
Yêu cầu lập bảng chấm công

Theo đó, mỗi nhân viên quán cà phê sẽ được ghi nhận ở trong bảng chấm công các thông tin sau:

- Thời gian chi tiết từng ngày làm việc trong mỗi tháng

- Các ca làm việc cụ thể trong ngày, số giờ làm việc cụ thể của 1 ca. Về số giờ làm việc, người quản lý công, lập bảng chấm công quán cafe cần phải ghi chi tiết vì có những nơi chia ca theo mức 8 tiếng, có nơi chia ca theo mức 10 tiếng, vì thế việc tính lương làm thêm giờ sẽ có sự khác biệt rất rõ.

- Tiếp đến, nêu rõ ca làm việc kèm số giờ làm thêm là bao nhiêu tiếng

- Tổng số công làm việc theo ca chính

- Tổng số giờ làm thêm

- Bên cạnh yếu tố về thời gian làm việc thì người kế toán cũng cần xác định và thể hiện vào bảng công các nội dung bao gồm: số ngày nghỉ phép, số ngày nghỉ phép không hưởng lương, số ngày được nghỉ hưởng theo chế độ,…

Xem thêm: máy chấm công và kiểm soát cửa ra vào

Bảng chấm công quán cà phê
Bảng chấm công quán cà phê

Đọc qua thì có vẻ bảng công sẽ bao gồm rất nhiều yếu tố nội dung vô cùng phức tạp, tuy nhiên bạn hoàn toàn có thể sắp xếp chúng lại gọn gàng và logic trong bảng chấm công. Tất nhiên với một trang tính excel, không phải ai cũng có khả năng sắp xếp, tạo các hàng và cột logic với nhau. Bản thân bạn đã có nghiệp vụ kế toán hay có kinh nghiệm tạo bảng excel, làm việc nhiều trên công cụ này thì cơ hồ cũng dễ dàng sử dụng file excel hơn. Tuy nhiên để sử dụng file phục vụ cho mục đích tạo bảng chấm công thì có lẽ vẫn cần phải tham khảo thêm các tài liệu hướng dẫn.

Chúng ta sẽ tìm kiếm những phương pháp xây dựng bảng chấm công quán cà phê vừa đơn giản vừa dễ sử dụng lại rất chính xác công cán của từng nhân viên ngay bây giờ.

CV

3. Phân chia bố cục cho bảng chấm công quán cà phê

Đây là kiểu chia bố cục được cho là dễ thưc hiện và phù hợp đối với trường hợp có nhiều hình thức làm việc phức tạp tại quán cà phê:

Mỗi người nhân viên sẽ được tạo 4 dòng với các cách tổ chức như sau:

+ 3 dòng đầu tiên sẽ tương ứng với 3 ca thường được chia ở các quán cà phê. Việc này giúp bạn dễ dàng quản lý để biết ứng viên đã làm cụ thể tại ca nào mỗi ngày.

+ 1 dòng sau sẽ thể hiện thời gian làm thêm giờ. Đặt ký hiệu để dễ nhớ có thể là TC (Tăng ca) hoặc OT (overtime).

Bố cục bảng chấm công quán cà phê
Bố cục bảng chấm công quán cà phê

Tiếp theo, chúng ta chia các cột theo tháng. Mỗi một tháng có số ngày nhiều nhất là 31 ngày tương ứng với 31 cột. Bạn đánh số lần lượt từ 1 cho tới 31. Tuy nhiên trong tháng còn có các tuần và các thứ. Vậy để xác định chính xác ngày trong tháng là thứ mấy thì thực hiện các thao tác sau:

+ Đặt công thức để xác định ngày cụ thể ở ngay dòng thứ 4. Bạn chỉ cần áp dụng hàm Excel Date, tính theo năm hiện tại đang chấm công; tiếp theo, tháng chính là số ghi trong ô B2, Ngày ghi ở ô D3.

+ Định dạng NGÀY đúng theo thứ trong tuần, được viết theo ký tự tiếng Anh viết tắt, chẳng hạn như thứ 2 tiếng Anh viết là Monday thì chúng ta đặt ký tự viết tắt là M. Sau đó, dùng lệnh Custome format để tiến hành định dạng ngày theo thứ. Quy trình thực hiện như sau: chọn Custome Format, ở trên dòng thứ 4, dùng các lệnh lần lượt theo thứ tự sau:

Format cells => chọn Custome => Type: ddd.

Đến đây bạn có thể thỏa sức sáng tạo mà trang trí khung hình hay đổ nền màu cho bảng, căn chỉnh các độ rộng làm sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng ở từng mục làm sao cho đẹp mắt, dễ dàng quan sát.

Tìm hiểu thêm: cách làm bảng chấm công

4. Một số cách sử dụng bảng chấm công quán cafe cho người quản lý mảng công

4.1. Hướng dẫn cách chấm công cho nhân viên quán cà phê trong bảng chấm công

Hướng dẫn cách chấm công cho nhân viên quán cà phê  trong bảng chấm công
Hướng dẫn cách chấm công cho nhân viên quán cà phê  trong bảng chấm công

Một bảng chấm công thực hiện theo các bước trên cơ bản đã hoàn thiện, vậy bạn sẽ chấm công như thế nào cho nhân viên?

- Công chấm trong từng ca làm việc, có thể sử dụng số thời gian làm việc hoặc ký hiệu quy ước nào đó và sử dụng đồng nhất xuyên suốt ký hiệu này.

- Công chấm đối với trường hợp làm thêm giờ thì chỉ nên tính theo số giờ làm thêm được.

- Lưu ý khi chấm công cho nhân viên quán cà phe etanwg ca thì hãy chấm thật chính xác theo từng ngày và theo từng ca làm thêm.

4.2. Hướng dẫn tính công cho nhân viên khi tổng hợp cuối tháng

Tính công trong bảng chấm công quán cà phê như thế nào?
Tính công trong bảng chấm công quán cà phê như thế nào?

Lúc này bạn cần dùng đến hàm COUNTIF để có thể đếm các công theo từng ca làm việc.

+ Nếu như số ca làm việc ta ký hiệu là X thì công thức đặt hàm như sau: =COUNTIF([chọn vào vùng cần chấm công], "X")

+ Nếu P là ký hiệu cho số ngày nghỉ phép thì ta sử dụng công thức đặt hàm như sau: =COUNTIF([Vùng cần chấm công], "P")

+ Với số ngày nghỉ không có phép và được ký hiệu là K chẳng hạn thì công thức ta đặt hàm như sau: =COUNTIF([Chọn vùng cần chấm công], "K")

+ Cuối cùng sử dụng đến hàm tính tổng SUM để có thể cộng gộp toàn bộ số thời gian làm thêm trong tháng của nhân viên tại quán cà phê: =SUM([Chọn vùng chấm công])

Đến đây, bài viết đã mang đến những thông tin hữu ích cách xây dựng bảng chấm công quán cafe. Nếu kinh doanh quán cà phê mà chưa tính công theo cách này hoặc chuẩn bị kinh doanh quán cà phê thì bạn hãy áp dụng ngay cách lập bảng chấm công như gợi ý của Phượng ở trên đây nhé. Bạn có thể tải mẫu bảng chấm công quán cafe dưới đây về tham khảo hoặc sử dụng ngay:

Tải xuống ngay 

Tải xuống ngay

Download mẫu bảng chấm công mới nhất tại timviec365.vn

Download mẫu bảng chấm công mới nhất tại timviec365.vn để phục vụ cho các mục đích đa dạng của doanh nghiệp. Click vào ngay đường dẫn phía dưới nhé.

Download mẫu bảng chấm công mới nhất

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV -Tâm sự Nghề nghiệp -Cẩm Nang Tìm Việc -Kỹ Năng Tuyển Dụng -Cẩm nang khởi nghiệp -Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm -Kỹ năng ứng xử văn phòng -Quyền lợi người lao động -Bí quyết đào tạo nhân lực -Bí quyết lãnh đạo -Bí quyết làm việc hiệu quả -Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép -Bí quyết viết thư xin thôi việc -Cách viết đơn xin việc -Bí quyết thành công trong công việc -Bí quyết tăng lương -Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên -Kỹ năng đàm phán lương -Kỹ năng phỏng vấn -Kỹ năng quản trị doanh nghiệp -Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội -Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng -Mẹo viết hồ sơ xin việc -Mẹo viết thư xin việc -Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng -Định hướng nghề nghiệp -Top việc làm hấp dẫn -Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông -Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng -Tư vấn việc làm ngành Báo chí -Tư vấn tìm việc làm thêm -Tư vấn việc làm ngành Bất động sản -Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin -Tư vấn việc làm ngành Du lịch -Tư vấn việc làm ngành Kế toán -Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật -Tư vấn việc làm ngành Sư phạm -Tư vấn việc làm ngành Luật -Tư vấn việc làm thẩm định -Tư vấn việc làm vị trí Content -Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn -Tư vấn việc làm quản lý -Kỹ năng văn phòng -Nghề truyền thống -Các vấn đề về lương -Tư vấn tìm việc làm thời vụ -Cách viết Sơ yếu lý lịch -Cách gửi hồ sơ xin việc -Biểu mẫu phục vụ công việc -Tin tức tổng hợp -Ý tưởng kinh doanh -Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing -Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương -Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh -Mẹo viết Thư cảm ơn -Góc Công Sở -Câu chuyện nghề nghiệp -Hoạt động đoàn thể -Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch -Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự -Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics -Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng -Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng -Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật -Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe -Quản trị nhân lực -Quản trị sản xuất -Cẩm nang kinh doanh -Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất -Mô tả công việc ngành Kinh doanh -Mô tả công việc ngành Bán hàng -Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng -Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng -Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán -Mô tả công việc ngành Marketing - PR -Mô tả công việc ngành Nhân sự -Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin -Mô tả công việc ngành Sản xuất -Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải -Mô tả công việc Kho vận - Vật tư -Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics -Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn -Mô tả công việc ngành Hàng không -Mô tả công việc ngành Xây dựng -Mô tả công việc ngành Y tế - Dược -Mô tả công việc Lao động phổ thông -Mô tả công việc ngành Kỹ thuật -Mô tả công việc Nhà nghiên cứu -Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo -Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính -Mô tả công việc Biên - Phiên dịch -Mô tả công việc ngành Thiết kế -Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình -Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh -Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực -Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo -Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern -Mô tả công việc ngành Freelancer -Mô tả công việc Công chức - Viên chức -Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý -Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng -Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận -Hồ sơ doanh nhân -Việc làm theo phường -Danh sách các hoàng đế nổi tiếng -Tài liệu gia sư -Vĩ Nhân Thời Xưa -Chấm Công - Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Đăng bình luận.
captcha
Đăng bình luận thành công!
Liên hệ qua skype Liên hệ qua skype