Chủ tiệm quán đã áp dụng bảng chấm công quán cafe này chưa?

Vậy bảng chấm công quán cafe có gì đặc biệt, khác biệt hơn so mẫu bảng chấm công phổ biến thông thường hay không? Với kinh nghiệm tích lũy được trong việc quản lý công và tham khảo, học hỏi nhiều từ những bạn bè kinh doanh quá cà phê, Bích Phượng xin mạn phép chia sẻ những gì bản thân đã đúc kết được về việc quản lý công cho nhân viên bằng bảng chấm công quán cà phê và cách tạo bảng đơn giản và mà lại hiệu quả, dễ dàng quản lý.

1. Xây dựng bảng chấm công quán cafe nên dựa theo điều kiện nào?

Trong thời đại công nghiệp 4.0, mọi ngành nghề và các lĩnh vực đều chịu sự ảnh hưởng tích cực từ sự phát triển của công nghệ. Và 1 trong số đó chính là việc chấm công, thay vì phải kiểm tra, tính công nhân viên bằng sổ, bằng thẻ giấy như trước đây thì nay ta đã có đa dang các mẫu mã và công nghệ nhận nhận diện vân tay, nhận diện khuôn mặt áp dụng cho máy chấm công ví dụ như máy chấm công hikvision, máy chấm công mitaco, máy chấm công gigata, máy chấm công zkteco, máy chấm công abrivision, máy chấm công x628,…

Vì tính chất quản lý công nhân viên khá phức tạp tại các quán cà phê cho nên hiện nay hầu hết đã áp dụng hình thức quản lý công thông qua bảng chấm công. Nhiệm vụ này sẽ được giao cho vị trí việc làm nhân viên kế toán. Nếu như bạn là kế toán tại bất kỳ một quá cà phê nào đó thì bạn sẽ xây dựng bảng công dựa trên những nền tảng và nguyên tắc nào?

Cụ thể bạn sẽ phải tiến hành cách lấy dữ liệu từ máy chấm công, rồi tính công dựa vào yếu tố ca làm việc. Nhân viên tại các quán cà phê sẽ được tuyển dụng với các hình thức làm việc full time và part time, có trường hợp tăng ca vào những mùa cao điểm. Rõ ràng có rất nhiều yếu tố mà người phụ trách tính công phải chú ý đến để có thể định hướng lập bảng công sao cho phù hợp nhất và dễ dàng quản lý, đảm bảo độ chính xác. Trong đó, hãy đặc biệt chú ý tới các yếu tố chủ chốt này: công tính theo ca và công làm việc thêm giờ, công làm part time. Toàn bộ các mức thời gian làm việc trên đều sẽ được thể hiện trên cùng một bảng excel. 

Vậy thì bạn đã có ý tưởng xây dựng bảng excel hiệu quả và đáp ứng được yêu cầu đó hay chưa? Nếu chưa hoặc muốn tích lũy thêm cách thức thì hãy theo dõi tiếp theo bài viết này nhé.

Xem thêm: App chấm công trên điện thoại

2. Nắm bắt thông tin yêu cầu chấm công theo các chế độ về thời gian

Muốn xây dựng bảng chấm công quán cà phê hiệu quả thì bạn cần hiểu rõ bản chất của các chế độ làm việc theo thời gian được tổ chức phổ biến tại các quán cà phê. Đối với chế độ công tính theo ca làm việc thì thời gian được chia ra như sau:

- Có từ 2 đến 3 ca làm việc, mỗi ca kéo dài 8 tiếng.

- Nhân viên sẽ nắm lịch làm việc theo ca được phân công nhưng cũng có thể trao đổi để đổi lịch, xoay ca với đồng nghiệp.

- Nhiều quán cà phê đông khách còn cho phép nhân viên đăng ký làm thêm giờ khi đã hết ca.

- Nguyên tắc tính ca chung tại các quán cà phê đó là: một ngày chỉ làm 1 ca chính thức còn  các thời gian làm việc ngoài ca đều tính theo chế độ làm thêm giờ.

Theo đó, mỗi nhân viên quán cà phê sẽ được ghi nhận ở trong bảng chấm công các thông tin sau:

- Thời gian chi tiết từng ngày làm việc trong mỗi tháng

- Các ca làm việc cụ thể trong ngày, số giờ làm việc cụ thể của 1 ca. Về số giờ làm việc, người quản lý công, lập bảng chấm công quán cafe cần phải ghi chi tiết vì có những nơi chia ca theo mức 8 tiếng, có nơi chia ca theo mức 10 tiếng, vì thế việc tính lương làm thêm giờ sẽ có sự khác biệt rất rõ.

- Tiếp đến, nêu rõ ca làm việc kèm số giờ làm thêm là bao nhiêu tiếng

- Tổng số công làm việc theo ca chính

- Tổng số giờ làm thêm

- Bên cạnh yếu tố về thời gian làm việc thì người kế toán cũng cần xác định và thể hiện vào bảng công các nội dung bao gồm: số ngày nghỉ phép, số ngày nghỉ phép không hưởng lương, số ngày được nghỉ hưởng theo chế độ,…

Xem thêm: máy chấm công và kiểm soát cửa ra vào

Đọc qua thì có vẻ bảng công sẽ bao gồm rất nhiều yếu tố nội dung vô cùng phức tạp, tuy nhiên bạn hoàn toàn có thể sắp xếp chúng lại gọn gàng và logic trong bảng chấm công. Tất nhiên với một trang tính excel, không phải ai cũng có khả năng sắp xếp, tạo các hàng và cột logic với nhau. Bản thân bạn đã có nghiệp vụ kế toán hay có kinh nghiệm tạo bảng excel, làm việc nhiều trên công cụ này thì cơ hồ cũng dễ dàng sử dụng file excel hơn. Tuy nhiên để sử dụng file phục vụ cho mục đích tạo bảng chấm công thì có lẽ vẫn cần phải tham khảo thêm các tài liệu hướng dẫn.

Chúng ta sẽ tìm kiếm những phương pháp xây dựng bảng chấm công quán cà phê vừa đơn giản vừa dễ sử dụng lại rất chính xác công cán của từng nhân viên ngay bây giờ.

CV

3. Phân chia bố cục cho bảng chấm công quán cà phê

Đây là kiểu chia bố cục được cho là dễ thưc hiện và phù hợp đối với trường hợp có nhiều hình thức làm việc phức tạp tại quán cà phê:

Mỗi người nhân viên sẽ được tạo 4 dòng với các cách tổ chức như sau:

+ 3 dòng đầu tiên sẽ tương ứng với 3 ca thường được chia ở các quán cà phê. Việc này giúp bạn dễ dàng quản lý để biết ứng viên đã làm cụ thể tại ca nào mỗi ngày.

+ 1 dòng sau sẽ thể hiện thời gian làm thêm giờ. Đặt ký hiệu để dễ nhớ có thể là TC (Tăng ca) hoặc OT (overtime).

Tiếp theo, chúng ta chia các cột theo tháng. Mỗi một tháng có số ngày nhiều nhất là 31 ngày tương ứng với 31 cột. Bạn đánh số lần lượt từ 1 cho tới 31. Tuy nhiên trong tháng còn có các tuần và các thứ. Vậy để xác định chính xác ngày trong tháng là thứ mấy thì thực hiện các thao tác sau:

+ Đặt công thức để xác định ngày cụ thể ở ngay dòng thứ 4. Bạn chỉ cần áp dụng hàm Excel Date, tính theo năm hiện tại đang chấm công; tiếp theo, tháng chính là số ghi trong ô B2, Ngày ghi ở ô D3.

+ Định dạng NGÀY đúng theo thứ trong tuần, được viết theo ký tự tiếng Anh viết tắt, chẳng hạn như thứ 2 tiếng Anh viết là Monday thì chúng ta đặt ký tự viết tắt là M. Sau đó, dùng lệnh Custome format để tiến hành định dạng ngày theo thứ. Quy trình thực hiện như sau: chọn Custome Format, ở trên dòng thứ 4, dùng các lệnh lần lượt theo thứ tự sau:

Format cells => chọn Custome => Type: ddd.

Đến đây bạn có thể thỏa sức sáng tạo mà trang trí khung hình hay đổ nền màu cho bảng, căn chỉnh các độ rộng làm sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng ở từng mục làm sao cho đẹp mắt, dễ dàng quan sát.

Tìm hiểu thêm: cách làm bảng chấm công

4. Một số cách sử dụng bảng chấm công quán cafe cho người quản lý mảng công

4.1. Hướng dẫn cách chấm công cho nhân viên quán cà phê trong bảng chấm công

Một bảng chấm công thực hiện theo các bước trên cơ bản đã hoàn thiện, vậy bạn sẽ chấm công như thế nào cho nhân viên?

- Công chấm trong từng ca làm việc, có thể sử dụng số thời gian làm việc hoặc ký hiệu quy ước nào đó và sử dụng đồng nhất xuyên suốt ký hiệu này.

- Công chấm đối với trường hợp làm thêm giờ thì chỉ nên tính theo số giờ làm thêm được.

- Lưu ý khi chấm công cho nhân viên quán cà phe etanwg ca thì hãy chấm thật chính xác theo từng ngày và theo từng ca làm thêm.

4.2. Hướng dẫn tính công cho nhân viên khi tổng hợp cuối tháng

Lúc này bạn cần dùng đến hàm COUNTIF để có thể đếm các công theo từng ca làm việc.

+ Nếu như số ca làm việc ta ký hiệu là X thì công thức đặt hàm như sau: =COUNTIF([chọn vào vùng cần chấm công], "X")

+ Nếu P là ký hiệu cho số ngày nghỉ phép thì ta sử dụng công thức đặt hàm như sau: =COUNTIF([Vùng cần chấm công], "P")

+ Với số ngày nghỉ không có phép và được ký hiệu là K chẳng hạn thì công thức ta đặt hàm như sau: =COUNTIF([Chọn vùng cần chấm công], "K")

+ Cuối cùng sử dụng đến hàm tính tổng SUM để có thể cộng gộp toàn bộ số thời gian làm thêm trong tháng của nhân viên tại quán cà phê: =SUM([Chọn vùng chấm công])

Đến đây, bài viết đã mang đến những thông tin hữu ích cách xây dựng bảng chấm công quán cafe. Nếu kinh doanh quán cà phê mà chưa tính công theo cách này hoặc chuẩn bị kinh doanh quán cà phê thì bạn hãy áp dụng ngay cách lập bảng chấm công như gợi ý của Phượng ở trên đây nhé. Bạn có thể tải mẫu bảng chấm công quán cafe dưới đây về tham khảo hoặc sử dụng ngay:

Bảng chấm công 2020 (1).xls 

mau-bang-cham-cong.xls