Cách viết CV admin assistant chuẩn mực dành cho các ứng viên

1. Chức năng của mẫu CV Admin Assistant

Để có thể đạt được mục đích cuối cùng nói trên, CV Admin Assistant phải đạt được 2 chức năng cơ bản của nó, đó là chức năng thông tin và chức năng PR bản thân của ứng viên. Tất nhiên không có cách nào để thuyết phục nhà tuyển dụng chọn bạn chỉ bằng việc cung cấp thông tin về bản thân và nâng cao giá trị của chúng. Cụ thể như sau:

1.1. Chức năng thông tin

Chức năng thông tin được xem là phần đầu tiên mà nhà tuyển dụng luôn quan tâm đối với CV Admin Assistant của các ứng viên. Bởi lẽ thông qua đó, họ mới biết được rằng, họ đang đang đánh giá năng lực của ai, và có thể sẽ chọn ai hay cách thức để liên lạc với người đó nếu như ứng viên phù hợp. Bạn có thể hình dung trong bản chất công việc của một Admin Assistant đó là luôn phải làm việc với các loại giấy tờ và những quy định. Cho nên việc giới thiệu bản thân trong CV - thông tin cá nhân trong CV hay làm gì cũng phải có mở đầu chính là điều cơ bản. Vậy nên trên CV cũng phải có những lời mở đầu này, đó là:

• Họ và tên ứng viên
• Giới tính 
• Vị trí ứng tuyển (tiêu đề CV: Admin Assistant)
• Ngày tháng năm sinh 
• Địa chỉ nơi ở 
• Số điện thoại trong CV và email liên lạc 

Sau khi đã định vị được bản thân là ai, các bạn tiếp tục kê khai những thông tin khác về trình độ chuyên môn và các kỹ năng trong CV của mình. Ở đây, ứng viên bắt buộc phải nhắc đến phần kỹ năng liên quan trực tiếp đến vị trí công việc Admin Assistant. Chẳng hạn như: 

• Kỹ năng tin học văn phòng 
• Kỹ năng tiếng Anh cơ bản 
• Kỹ năng giao tiếp 
• Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính
• Kỹ năng lập kế hoạch 
• Kỹ năng khắc phục sự cố 
• Kỹ năng quản lý hồ sơ, tài liệu 
• Kỹ năng quản lý nhân sự 
• …

Với việc liệt kê các kỹ năng chuyên môn đặc thù này kèm theo theo đó là sự tự đánh giá bản thân dựa trên thang điểm 10, ứng viên đã cho nhà tuyển dụng thấy được một cách khách quan nhưng vẫn cụ thể nhất thông tin về chuyên môn mà bạn sở hữu. Tương tự như vậy thì trình độ học vấn trong CV, bằng cấp cũng là một loại thông tin mà bạn cần nêu ra trong CV Admin Assistant. Bởi lẽ đó sẽ vừa làm yêu cầu vừa là sự bổ sung hoàn chỉnh cho chức năng thông tin của loại CV này. 

1.2. Chức năng PR bản thân

Sau khi đã đáp ứng được chức năng thông tin của CV Assistant thì các bạn sẽ tiến hành đến việc thực hiện chức năng thứ hai đó là PR bản thân. Bạn nên nhớ rằng, CV là thứ đầu tiên đại diện cho bạn để tiếp xúc trực tiếp với nhà tuyển dụng. Vì thế mà có thể coi đó là bộ mặt và sản phẩm PR cho bản thân của bạn khiến nhà tuyển dụng bị cuốn hút. Và đương nhiên điều đó cũng đồng nghĩa với việc, bạn cần có cho mình một chiến lược tiếp thị về năng lực bản thân thật tốt để có thể lôi kéo thiện cảm và sự tin tưởng của nhà tuyển dụng dành cho bạn. 

Trong CV Admin Assistant, chiến lược tiếp thị bản thân ứng viên thể hiện thông qua các phần như:

• Mục tiêu nghề nghiệp của bạn là gì
• Kinh nghiệm làm việc trong CV 
• Giải thưởng trong CV và chứng chỉ trong CV
• Hoạt động ngoại khoá trong CV và dự án tham gia trong CV 
• Một số các thông tin thêm trong CV khác 

Không có một cách PR một ứng viên Admin Assistant  nào hoàn hảo hơn bằng việc “khoe mẽ” những giải thưởng, sự công nhận mà bạn đạt được. Đó chính là những danh hiệu, chứng chỉ, khen thưởng về năng lực của bản trong thời gian bạn đang đi học hay ở những nơi làm việc trước đó. Đặc biệt hơn khi yêu cầu của vị trí Admin Assistant luôn hướng đến những ứng viên năng động, nhiệt huyết và đa di năng. Cho nên vì lẽ đó, bạn càng cho thấy nhiều hơn các hoạt động và dự án tham gia thì nó càng cộng thêm điểm vào CV của bạn. 

Chưa kể kinh nghiệm làm việc lâu năm cũng là một background tốt của ứng viên trên CV Admin Assistant. Vì thế bạn buộc phải nêu càng cụ thể càng tốt các yếu tố như: tên doanh nghiệp/tổ chức đã làm việc, thời gian làm việc, vị trí việc làm, trách nhiệm công việc chính, … Tuy nhiên kinh nghiệm lâu năm sẽ không đồng nghĩa với kinh nghiệm “nhảy việc” quá nhiều. Bởi điều đó có thể “tố cáo” bạn là một người không đủ kiên trì trong công việc cũng như không có khả năng gắn bó và cống hiến dài lâu. 

Việc làm trợ lý hành chính

2. Trình bày thiết kế trên CV Admin Assistant 

Như đã nói ở trên, CV Admin Assistant phải thể hiện được một con người đa di năng. Đương nhiên điều này cũng đồng nghĩa với việc bạn không chỉ thể hiện được tư duy nhận thức tốt thông qua phần nội dung mà còn thể hiện được cả tư duy thẩm mỹ cao qua phần hình thức của CV. Từ những phần trình bày cơ bản nhất như: bố cục, màu sắc, định dạng chữ cho đến những yêu cầu cao hơn như đồ họa, biểu đồ đều toát lên thần thái cũng như sự chuyên nghiệp của CV Admin Assistant và chính ứng viên đó. 

2.1. Bố cục nội dung logic và định dạng chuẩn mực 

Admin Assistant thường xuyên làm việc với các loại văn bản hành chính cho nên những tiêu chí chuẩn mực về bố cục và định dạng là điều chắc chắn người làm công việc này phải biết. Đó là lý do vì so bạn nên áp dụng những điều này vào trong viết thiết kế bộ cục, sắp xếp thông tin trong CV và định dạng nội dung CV. Bố cục CV Admin Assistant sẽ là bố cục dọc, nội dung dàn đều từ trên xuống dưới. Các bạn có thể chia đôi cột nội dung hoặc chia ba tùy theo sở thích và dung lượng nội dung bạn định ghi. 

Đồng thời, phần định dạng về chữ trên CV Admin Assistant cũng cần phải đảm bảo theo các tiêu chí sau như:

Về phông chữ trong CV: Ưu tiên các loại phông chữ quen thuộc hay được sử dụng trong các văn bản hành chính như Arial hay Time New Roman hay Roboto 

Về cỡ chữ: Cỡ chữ hiển thị rõ ràng phần nội dung song không quá to và chênh với phần diện tích trống của CV. Thường là từ 14 - 16 pt. 

Về khoảng cách dòng: Tạo độ thoáng nhất định cho phần nội dung với khoảng cách giữa 2 dòng từ 1 - 1.5pt 

Về các ký tự đặc biệt: Sử dụng dấu gạch đầu dòng, chấm đầu dòng hoặc các icon khác cho phần liệt kê

2.2. Màu sắc đặc trưng và phong cách Admin Assistant 

Tiếp đến trong quá trình thiết kế và trình bày CV Admin Assistant đó chính là màu sắc trong CV và phong cách chỉnh thể của CV mang đậm đặc trưng công việc này. Trong thiết kế, có những gam màu thuộc về đặc tính riêng hoặc gu thẩm mỹ phổ biến của giới văn phòng đó là: trắng, xanh dương, đen, … Những màu sắc này không chỉ khiến CV của bạn trông có vẻ chuyên nghiệp hơn, phù hợp hơn với vị trí bạn ứng tuyển, mà nó còn cho thấy sự chuyên nghiệp và cái nhìn cực thiện cảm của nhà tuyển dụng đối với CV Admin Assistant đó. Đặc biệt gam màu xanh khi kết hợp với trắng và đen, nhất là trong sự kết hợp màu nền và màu chữ thì nó còn góp phần giúp cho phần nội dung được trở nên nổi bật hơn. 

Cùng với màu sắc thì bạn cũng có thể tự tay áp đặt cách phong cách thiết kế CV riêng cho mình. Tuy nhiên, bạn nên ưu tiên thiết kế những phong cách thuộc về môi trường hành chính, văn phòng đúng với bản chất công việc của Admin Assistant. Sử dụng hình ảnh trừu tượng, kim cương hay các vệt sáng, hình học để trang trí thêm cho chiếc CV Admin Assistant của mình. 

Việc làm hành chính văn phòng

3. Một số lưu ý để nâng tầm CV Admin Assistant

Chúng ta lại nhắc đến chiến lược gây dựng thương hiệu bản thân thông qua CV Admin Assistant. Điều này là hoàn toàn có thể thông qua những lưu ý và bí kíp dưới đây. 

3.1. Chú trọng về kinh nghiệm làm việc khi viết CV

Nhiều người thường cho rằng, CV sẽ trở nên hoàn hảo hơn khi bản đưa vào càng nhiều thông tin càng tốt. Tuy nhiên thực tế là bạn chỉ nên tập trung vào những phần quan trọng, phần mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm ở ứng viên. Ở đây với vị trí Admin Assistant thì đó là kinh nghiệm làm việc. Kinh nghiệm ở đây các bạn chỉ nên đề cập đến những việc làm về văn phòng hoặc hành chính trước đó mà bạn đã từng làm. Không nên nhắc đến đến dạng việc làm không liên quan như việc làm phổ thông, việc làm bán thời gian tạp vụ/bán hàng, … Những việc làm đó sẽ không giúp tầm giá trị năng lực của bạn cao hơn mà nó chỉ khiến CV của bạn trở nên dài lê thê, không có điểm sáng. 

Đặc biệt với những vị trí tương đương với Admin Assistant bạn nên nêu cụ thể những công việc chính, trách nhiệm được giao phó trong thời gian làm việc của bạn. Như vậy nhà tuyển dụng sẽ có được một bức tranh tổng thể hơn về kinh nghiệm và năng lực chuyên môn bạn sở hữu. 

3.2. Các sản phẩm đính kèm

Bên cạnh cách viết CV đi thẳng vào trọng tâm vấn đề thì việc bạn đính kèm một số sản phẩm, tài liệu khác cũng làm tăng thêm giá trị CV Admin Assistant. Những sản phẩm này mang mục đích bổ trợ, bổ sung hoặc chứng  thực cho các thông tin mà bạn đã nêu ra trên CV của mình. Chẳng hạn như:

Portfolio: Mang một giá trị cao cấp hơn, Portfolio sẽ khiến bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt nhà tuyển dụng. Đặc biệt khi đó còn  là công cụ để “soi sáng” về hồ sơ năng lực cá nhân của bạn. Thông qua Portfolio ứng viên cũng đồng thời cho thấy tầm nhìn, mục tiêu nghề nghiệp của bản thân. Hậu thuẫn cùng với CV Admin Assistant đã có ở trên, năng lực và chuyên môn của bạn sẽ được khẳng định và nổi bật hơn.  

Các chứng chỉ và bằng khen: Việc bạn liệt kê các chứng chỉ và giải thưởng mình sở hữu là chưa đủ. Bạn nên photo các giấy khen, chứng chỉ đó của mình để xác thực hơn cho CV của mình. Nhà tuyển dụng vì thế mà cũng thuyết phục hơn và đặt niềm tin vào bạn nhiều hơn. 

4. Các hình thức CV admin assistant được sử dụng

Tạo được một CV Admin Assistant song, bạn cần phải lựa chọn hình thức của CV để gửi đến nhà tuyển dụng. Có 2 hình thức mà các bạn cũng cần phải áp dụng cả 2 sau khi hoàn thành viết và thiết kế CV, đó là: CV dạng online và CV bản cứng. Đối với CV Admin Assistant bản online bạn sẽ lưu CV định dạng PDF hoặc JPEG và gửi CV qua mail cho bộ phận tuyển dụng doanh nghiệp. Khi gửi các bạn cần phải đảm bảo email phải có tiêu đề rõ ràng, có lời thưa gửi cũng như nêu khái quát qua về CV của bạn để nhà tuyển dụng biết được bạn đang gửi CV để ứng tuyển vị trí nào. Hoặc nếu bạn tạo CV trên timviec365.vn, bạn thậm chí có thể apply trực tiếp việc làm mà mình mong muốn trên website này mà không cần mất công tải về hay gửi mail. 

Đối với CV Admin Assistant bản cứng thì bạn sẽ in ra để nộp trong hồ sơ xin việc. Đây là tài liệu và hồ sơ bắt buộc để ứng viên có thể bắt đầu làm việc tại công ty. Ngoài ra khi bạn nhận lịch hẹn phỏng vấn bạn cũng nên chuẩn bị CV bản cứng này để trình lên người phỏng vấn để họ có thể căn cứ mà đưa ra các câu hỏi thắc mắc về bạn. Từ đó giúp cả ứng viên và nhà tuyển dụng hiểu nhau hơn. 

Tìm kiếm việc làm

Trên đây là toàn bộ các hướng dẫn chi tiết về cách viết CV Admin Assistant chuẩn mực dành cho ứng viên. Mong rằng mọi người đã có thể bắt đầu tự soạn thảo một CV hoàn hảo cho bản thân!