Đặc điểm công việc và cơ hội nghề nghiệp Assistant manager là gì?

1. Định nghĩa assistant manager là gì? Công việc chính của trợ lý giám đốc là gì?

Trợ lý giám đốc (assistant manager) cái tên vô cùng quen thuộc với hầu hết mọi người. Đây cũng là đề tài được rất nhiều biên kịch viên, đạo diễn lựa chọn khai thác, và gửi gắm thông điệp. Một trong những bộ phim rất nổi tiếng về công việc của assistant manager này ta có thể kể đến như Thư Kim sao thế, Chị trợ lý của tôi, ... Thông qua những bộ phim điện ảnh này mà nghề trợ lý giám đốc được tái hiện một phần nào công việc của họ. Tuy nhiên, để hiểu rõ hơn về tên gọi cũng như công việc của một assistant manager bạn đừng bỏ qua nội dung sau đây nhé!

1.1. Nghề assistant manager – nghe lạ nhưng lại thật thân quen

Giống như chính tên gọi của mình, assistant manager nghĩa là trợ lý giám đốc. Assistant manager là cụm từ tương đối quen thuộc, chỉ những người thực hiện công tác quản lý, hỗ trợ giám đốc doanh nghiệp. Assistant manager họ sử dụng năng lực của mình để giúp hoạt động doanh nghiệp diễn ra dễ dàng, trơn tru hơn, họ thực các công tác quản lý điều hành, như sắp xếp thời gian làm việc và đánh giá hiệu suất làm việc nhân viên. Tùy thuộc vào lĩnh vực chuyên sâu, hay hoạt động chính của doanh nghiệp mà một Assistant manager cũng có thể chịu trách nhiệm xử lý những vướng mắc, khó khăn gặp phải từ phía khách hàng. Một trong những nhiệm vụ chính của trợ lý giám đốc đó là thực hiện công tác quản lý khi người quản lý cấp cao của họ vắng mặt. Công việc này đôi khi được xem là bước đệm quan trọng để Assistant manager có thể tiến lên vị trí quản lý chính thức.

Nhìn theo một góc độ nào đó thì assistant manager cũng chính là một nhà lãnh đạo. Vì lẽ, họ là những người được lãnh đạo đặc biệt là lãnh đạo cấp cao tin tưởng, giao phó nhiệm vụ. Họ thực hiện các công việc cần thiết trong đó có cả công việc lãnh đạo nếu như cấp trên của họ vắng mặt hay nhận sự ủy thác, trao quyền lãnh đạo đó.

Có thể nói, assistant manager như làm dâu chăm họ, họ vừa phải giải quyết những khó khăn, thắc mắc của khách hàng, vừa đưa tâm tư nguyện vọng của nhân viên trong doanh nghiệp đến người lãnh đạo cao nhất, phải giải quyết những khúc mắc khó khăn sao cho hợp tình hợp lý lại vừa phải “chiếu ý” cấp trên của mình. Chính vì vậy, công việc của một assistant manager là vô cùng áp lực. Tuy nhiên, nếu vượt qua những áp lực công việc này họ sẽ học hỏi được rất nhiều kiến thức không chỉ là kiến thức nghiệp vụ chuyên ngành mà còn là khả năng lãnh đạo, kỹ năng đàm phán và giải quyết vấn đề.

1.2. Công việc của một assistant manager – trợ lý giám đốc là gì?

Với vai trò vô cùng quan trọng như vậy, công việc chính của một assistant manager cùng đa dạng và quan trọng không kém. Nhìn chung, một assistant manager sẽ thực hiện các nhiệm vụ và công việc như sau:

Giám sát hoạt động của nhân viên: Trong hầu hết các tổ chức những trợ lý giám đốc sẽ thực hiện công tác giám sát hoạt động và năng suất làm việc của nhân viên. Ngày qua ngày, những trợ lý giám đốc họ sẽ thực hiện công tác quản lý và giám sát nhân viên thay cho cấp trên hay thay cho chính quản lý doanh nghiệp. Công việc giám sát hoạt động làm việc này cũng tương đối đa dạng, có thể tổ chức lịch trình nhóm, kiểm vấn đề nghỉ việc thực hiện hành động kỷ luật hay giải đáp thắc mắc của nhân viên cấp dưới. Những assistant manager cũng là những người trực tiếp đánh giá hiệu suất của nhân viên đồng thời họ trực tiếp sắp xếp các chương trình đào tạo, phát triển năng lực nhân viên, đảm bảo cho hoạt động doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.

Hỗ trợ và chăm sóc khách hàng: Mỗi khi khách hàng có những thắc mắc về sản phẩm đặc biệt là với doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực du lịch khách sạn hay bán lẻ sản phẩm, một trợ lý giám đốc sẽ là người đầu tiên giúp đỡ khách hàng khi nhận được sự không hài lòng với sự hài lòng họ đặc biệt với trường hợp khách khó tính mà những quản lý cấp dưới không thể giải quyết được. Đa phần những assistant manager sẽ giải quyết những vấn đề khó khăn nhất của khách hàng. Để thực hiện các nhiệm vụ này, họ cần phải chuẩn bị cho mình kỹ năng giao tiếp, khả năng giữ bình tĩnh và lịch sự dưới mọi áp lực.

Sử dụng kỹ năng chuyên môn hoàn thành dự án, công việc: Trợ lý quản lý thường sẽ dẫn dắt các nhóm về các sáng kiến ​​cụ thể của bộ phận, đóng vai trò là người quản lý dự án để đảm bảo hoàn thành dự án thành công. Vai trò này liên quan đến các nhiệm vụ phụ như xác định phạm vi của dự án, tổ chức nhân lực và các nguồn lực khác, phát triển lịch trình, quản lý ngân sách và chuẩn bị báo cáo. Lãnh đạo nhóm là chìa khóa cho nhiệm vụ của một người quản lý trợ lý. Bạn thường sẽ chịu trách nhiệm giữ liên lạc cởi mở, vì vậy mọi người đều hiểu mục tiêu và mục tiêu của họ.

Tìm kiếm việc làm

1.3. Những yêu cầu kỹ năng cần có của một assistant manager

Để hoàn thành công việc với những yêu cầu nghề nghiệp tương đối cao như vậy, một assistant manager cần chuẩn bị cho mình những kỹ năng cơ bản hay những yêu cầu nghiệp vụ như sau:

Khả năng ra quyết định dứt khoát, nhanh chóng: assistant manager thường phải ra quyết định trực tiếp, nhanh chóng tại nơi làm việc khi xảy ra những tình huống quan trọng. Để có những quyết định chính xác, nhanh chóng, bạn phải có khả năng tư duy nhanh nhạy, cùng hành động quyết đoán. Một người trợ lý giỏi có thể nhanh chóng đánh giá mọi tình huống, cân nhắc ưu và nhược điểm của các phương pháp khác nhau và đưa ra quyết định giảm thiểu được tai nạn rủi ro mà vẫn đem lại lợi ích cho tất cả các bên.

Kỹ năng giao tiếp và khả năng nắm bắt tâm và thấu hiểu lý: Là một người quản lý trợ lý, bạn nên có kỹ năng giao tiếp, có khả năng nắm bắt tâm lý và thấu hiểu tâm lý con người. Những khả năng này là rất quan trọng, trong công việc quản lý của mình, nếu không thấy kiểu những khó khăn của cấp dưới, không có khả năng giao tiếp tốt để giải quyết vấn đề rất có thể những quyết định của họ bị độc đoán mang tính kiểm soát cao. Độc đoán và kiểm soát nếu được sử dụng một mức cụ thể sẽ thúc đẩy cấp dưới của bạn làm việc năng xuất, hiệu quả hơn, nếu không nó sẽ tạo cảm giác bí bách ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Một người trợ lý thành công là người sẵn sàng và có thể dành thời gian cần thiết để giúp doanh nghiệp thành công. Chín đến không cần phải áp dụng.

Kinh nghiệm thực tế: Trên kinh nghiệm thực tế của mình, những trợ lý giám đốc sẽ sử dụng vốn kiến thức đó để giải quyết mọi vấn đề xảy ra cũng như đảm bảo mọi hoạt động diễn ra hiệu quả. Lý tưởng nhất, kinh nghiệm thực tế này có thể và nên được thu thập ở nhiều vị trí khác nhau trong công ty hoặc một công ty khác trong cùng ngành. Phòng thư tục ngữ và các tài khoản hỗ trợ phải trả luôn là hai nơi tốt để bắt đầu.

Lòng trung thành: Trợ lý giỏi trong bất kỳ ngành nghề nào cũng phải hoàn toàn trung thành với sếp của họ. Bất cứ điều gì đi ngược lại với lòng trung thành không thể chấp nhận. Nhìn từ góc cạnh nào đó, những trợ lý giám đốc là những người dưới một người trên rất nhiều người, họ có thể hiểu sâu về bí mật doanh nghiệp, những kế hoạch không thể tiết lộ, ... nếu không có lòng trung thành tất cả những điều này sẽ đe dọa đến chính sự tồn vong của doanh nghiệp.

Khả năng lãnh đạo, quản lý: Trợ lý giám đốc làm việc song song với một tổng giám đốc và phải có khả năng "hành động" khi vắng mặt tổng giám đốc. Điều này có nghĩa là một assistant manager phải quen thuộc với các khía cạnh chính của công việc của người quản lý và sẵn sàng thực hiện các nhiệm vụ đó khi cần. Là một người trợ lý, bạn là người tiếp theo được thăng chức lên quản lý chung. Bước lên vai trò, mặc dù tạm thời, là một cách tốt để thể hiện khả năng của bạn.

Tìm việc làm trợ lý giám đốc tài chính

1.4. Yêu cầu tuyển dụng và chế độ lương thưởng của assistant manager

Trợ lý điều hành là vị trí không phải ai cũng có thể ngồi vào, chính vì vậy, công việc này được có yêu cầu tuyển dụng tương đối cao. Bên cạnh kinh nghiệm thực tế được đúc kết ít nhất từ 3 năm, những kỹ năng chuyên ngành tối thiểu cần có mà chúng ta đã cùng tìm hiểu ở trên, trợ lý điều hành còn cần chuẩn bị cho mình vốn ngoại ngữ khá khá, tối thiểu là tiếng anh giao tiếp. Ngoài ra còn là trình độ chuyên môn với bằng cấp tốt nghiệp đại học trở lên, …

Yêu cầu cao như vậy, áp lực công việc cũng không hề nhỏ, nhưng chế độ lương thưởng mà assistant manager được hưởng cũng rất đáng mơ ước, nó hoàn toàn phù hợp với những gì assistant manager phải bỏ ra. 25 -30 triệu là mức lương tối thiểu mà assistant manager có thể nhận được, chưa kể tới rất nhiều chế độ thưởng quý, thưởng tế, du lịch nghỉ dưỡng khác. Tuy nhiên thực tế cho thấy rằng, công việc của những trợ lý điều hành này rất bận, họ gần như không có thời gian để nghỉ dưỡng, du lịch từ chính chế độ thưởng của mình.

Tìm việc làm trợ lý giám đốc kinh doanh

2. Công việc, tên gọi cụ thể và cơ hội việc làm của assistant manager

Assistant manager là tên gọi chung của công việc, cấp bậc trợ lý giám đốc. Vậy, với từng nhiệm vụ cụ thể, assistant manager sẽ có tên gọi như thế nào? Công việc họ cần thực hiện ra sao?

2.1. Assistant HR manager – Trợ lý nhân sự

Một trong những chức vụ quen thuộc nhất với hầu hết dân văn phòng, công sở phải kể tới trợ lý nhân sự, hay phó giám đốc nhân sự Assistant HR manager. Giống như chính tên gọi của mình, những trợ lý nhân sự, phó giám đốc nhân sự này họ thực hiện công việc chính là hỗ trợ trưởng phòng nhân sự hay giám đốc nhân sự trong công tác quản lý, thúc đẩy hoạt động làm việc của nhân viên và cả tuyển dụng nhân sự đặc biệt là nhân sự cấp cao.

Nhìn chung, công việc của những Assistant HR manager tương tự như trợ lý giám đốc khác, Assistant HR manager chỉ khác biệt ở chuyên ngành chuyên sâu của họ là quản lý tất cả thông tin, công việc liên quan đến nhân sự. Họ giải quyết các vấn đề, các khiếu nại từ phía nhân viên mình, họ tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, họ hỗ trợ cấp trên của mình trong công tác quản lý nhân sự, chấm công, đánh giá hoạt động và năng suất làm việc, …

Assistant HR manager được tuyển dụng khá rộng rãi hiện nay, cơ hội việc làm của trợ lý nhân sự rộng. Bởi lẽ bộ phận nhân sự là bộ phận quan trọng không thể thiếu của doanh nghiệp. Bạn có thể gửi trực tiếp cv xin việc của mình ứng tuyển vào vị trí Assistant HR manager hoặc có thể tăng tiến từng bước một để lên đến vị trí này.

2.2. PR & Digital Assistant Manager – Trợ lý PR & Digital

PR & Digital Assistant Manager một trong những công việc nổi bật tiếp theo trong hệ thống việc làm trợ lý điều hành. Khác với trợ lý hành chính nhân sự, trợ lý PR & Digital lại thực hiện công việc liên quan đến hoạt động marketing, quảng bá thương hiệu. Công việc chính của những PR & Digital Assistant Manager liên quan đến thương hiệu, tiếp thị toàn cầu, tiếp thị khu vực trên nền tảng kỹ thuật số doanh nghiệp. Với đặc điểm yêu cầu công việc như vậy yêu cầu tối thiểu với một trợ lý PR & Digital đó là tốt nghiệp đại học chuyên ngành marketing kỹ thuật số, có kiến thức sâu rộng về thông tin, nắm bắt kịp thời những xu hướng mới của thời đại.

Do đặc thù nghề nghiệp mà trợ lý truyền thông marketing so với trợ lý nhân sự sẽ tuyển dụng số lượng ít hơn, tuy nhiên hình thức tuyển dụng công việc này lại rất đa dạng đặc biệt thích hợp với những bạn trẻ năng động, yêu các hoạt động truyền thông, quảng bá.  

2.3. Accounting Assistant Manager – Trợ lý giám đốc tài chính kế toán

Một trong những công việc có cơ hội khá rộng mở, tuyển dụng số lượng không nhỏ tại vị trí trợ lý giám đốc này đó là Accounting Assistant Manager – trợ lý kế toán tài chính. Công việc chính của những trợ lý kế toán tài chính đó là xác định những rủi ro tiềm ẩn có thể gặp phải với tài chính doanh nghiệp, từ đó đưa ra những điều hướng giải quyết đảm bảo sự phát triển ổn định về tài chính kế toán doanh nghiệp.

Ngoài cách chức danh trong công việc cụ thể như trên, trợ lý điều hành còn rất nhiều chức danh khác như Assistant Manager of Serviced – quản lý dịch vụ truyền thông, … Bạn có thể tham khảo thêm những công việc này trên Timviec365.vn. Tại đây có rất nhiều công việc trợ lý giám đốc phù hợp với từng chuyên ngành cụ thể để bạn tham khảo và chọn lựa.

Assistant manager là công việc mơ ước của rất nhiều người. Hy vọng rằng, thông qua bài viết này bạn đã hiểu và nắm rõ những thông tin về assistant manager là gì? Từ đó có thể chọn lựa công việc cho chính mình.

Việc làm quản lý điều hành tại Hố Chí Minh