Dispatcher là gì? Phân loại lĩnh vực Điều phối viên đầy đủ nhất!

1. Dispatcher là gì?

Dispatcher [/dis´pætʃə/]: Người gửi đi; điều vận, điều phối

Tuy nhiên Dispatcher vẫn còn nhiều cách hiểu khác, tùy thuộc vào từng chuyên ngành khác nhau, cụ thể như:

- Toán & tin (máy tính ): bộ phận gửi đi; người gửi hàng; điều độ viên.

- Xây dựng: khẩn phái viên;

- Kinh tế: Người gửi hàng;

- Địa chất: Điều độ viên;

- Kỹ thuật chung: bộ điều phối.

Ví dụ:

Load Dispatcher nghĩa là: Bộ điều phối (phụ) tải;

Task Dispatcher nghĩa là: Bộ điều phối công việc;

Chief Dispatcher nghĩa là: Điều độ viên trưởng.

Tuy nhiên, Dispatcher thường sẽ được mọi người sử dụng để nói về người điều phối. Theo như trước kia thì Dispatcher là người sẽ chịu trách nhiệm tiếp nhận, tổng hợp và truyền tải thông tin đến với người khác hoặc bộ phận liên quan một cách đáng tin cậy. Dựa trên các công cụ phương tiện, thiết bị và cơ sở vật chất của một số tổ chức quan trọng của một quốc gia như: cảnh sát, sở cứu hỏa, giao thông vận tải, công ty chuyên ngành Khai thác vận tải, đường sắt, dịch vụ y tế khẩn cấp, thậm chí là công ty tiện ích công cộng. Chính vì vậy mà Dispatcher/ Điều phối sẽ đóng vai trò chuyển tiếp thông tin và chịu trách nhiệm điều phối hoạt động cho tổ chức để đảm bảo được tính hiệu quả của tổ chức.

Nếu bạn đã từng biết hay nghe đến “nhạc trưởng” thì vai trò của Dispatcher cũng như vậy, chịu trách nhiệm phân công, chỉ đạo nhân lực, đơn vị tổ chức thuộc vào phạm vi hoạt động.

Việc làm nhân viên điều phối

2. Phân loại lĩnh vực Dispatcher/ Điều phối viên

2.1. An toàn công cộng/  Public Safety

Các nhân viên an toàn công cộng/ Public safety Dispatchers là gì? Tại Mỹ còn được hiểu là nhân viên khẩn cấp, Cán bộ Viễn thông, nhân viên điều phối 9-1-1. Nhiệm vụ chủ yếu của họ sẽ là nhận những cuộc gọi của người dân trong trường hợp khẩn cấp như: Lính cứu hỏa, Cảnh sát viên và Dịch vụ Y tế Khẩn cấp. Sau khi đã có đủ thông tin cơ bản thì nhân viên điều phối này sẽ kích hoạt hệ thống tương ứng với nhu cầu cần được giúp đỡ của người dân đó.

Tuy nhiên đây cũng không phải là một lĩnh vực việc làm nhẹ nhàng gì, bạn đừng vì nghe thấy từ điều phối thì nghĩ rằng nó dễ dàng. Chịu trách nhiệm rất lớn, vì là người trực tiếp tiếp nhận thông tin từ người dân đang trong trường hợp khẩn cấp nên đôi khi muốn có nhiều thông tin để hỗ trợ thuận lợi thì, điều phối/ Dispatcher cũng cần phải biết cách trấn an họ và giúp họ bình tĩnh để có nguồn tin được chính xác nhất có thể. Sau đó là khi chuyển thông tin cũng phải đẩy đủ từng từ chữ cho đơn vị hoặc tổ chức liên quan để tránh được những nhầm lẫn hoặc sai sót.

2.2. Vận chuyển và dịch vụ vận chuyển/ Transportation and service Dispatchers

Nhu cầu về vận chuyển của nước ta đang ngày càng tăng cao, đó là lý do vì sao trong thời gian gần đây Vận chuyển và dịch vụ vận chuyển/ Transportation and service Dispatchers đang có nhiều tiềm năng phát triển. Nên khi bạn truy cập vào Timviec365.vn sẽ thấy rằng vị trí chuyên viên điều đối tại các bưu cục đang rất nhiều, dường như ngày càng cũng có tin mới. Về thực chất thì nhiệm vụ của Dispatchers/ nhân viên điều phối là tiếp nhận thông tin, điều phối lịch trình vận chuyển và giao hàng. Ngoài ra cũng có thể tham gia vào quá trình vận chuyển trong những trường hợp cần.

Bên cạnh đó cũng có nhiều công ty vận tải đường bộ thuê chuyên viên điều phối để trực tiếp, theo dõi cũng như điều phối việc vận chuyển hàng hóa (delivery) bằng xe gắn máy, xe tải tiếng Anh, xe Cont, phối hợp lịch trình giao hàng và đảm bảo trả hàng.

Ngoài ra cũng có điều phối viên xe buýt, trực tiếp theo dõi lịch trình của đội xe buýt và giải quyết bất kỳ vấn đề cần hỗ trợ khẩn cấp bên đường.

Tuy nhiên thì Dispatchers/ Điều phối tại bưu cục, bưu điện hay các đơn vị giao nhận hàng hóa là lĩnh vực đang có nhu cầu tuyển dụng lớn nhất. Chế độ đãi ngộ cũng khá hấp dẫn, các bạn có thể tham khảo. Biết đâu đây sẽ là việc làm phù hợp với bạn. Như vậy đủ để bạn hiểu vai trò của Dispatchers là gì trong lĩnh vực này chưa?

Việc làm nhân viên điều phối vận tải

2.3. Điều phối viên đường sắt/ Railroad Dispatchers

Đối với lĩnh vực này thì được chia nhỏ làm hai lĩnh vực khác nhau:

- A train Dispatcher là gì? - Chuyên viên điều phối tàu, là người có vai trò rất quan trọng đối với quá trình hoạt động của một tuyến đường sắt. Bởi họ chính là người sẽ chỉ đạo và điều kiện cho việc di chuyển của các đoàn tàu được thuận lợi nhất.

Tuy nhiên hiện nay, nhiều quốc gia đã không còn tuyển dụng hay cần đến nguồn nhân lực này nữa như Ở New Zealand và Úc, thì vai trò của chuyên viên điều phối tàu gần như được thay thế bởi Bộ điều khiển tàu dù vẫn có người điều khiến nhưng đã có máy móc hỗ trợ khá nhiều. Ở Canada, thì họ được gọi với tên khác là người điều khiển giao thông đường sắt (RTC).

Với trách nhiệm là phải đảm bảo được các chuyến tàu đều hiệu quả từ chi phí đến các thiết bị đường sắt trên đường. Nói một cách dễ hiểu hơn thì các chuyên viên điều phối cũng có trách nhiệm tối ưu hóa chi phí và nhân lực.

Tuy nhiên để làm tốt được vai trò của mình thì Điều phối viên đường sắt/ Railroad Dispatchers sẽ phải nắm được đặc điểm cũng như địa hình của khu vực mà đường sát mà họ chịu trách nhiệm. Bên cạnh đó cũng phải là thường xuyên sử dụng sổ ghi chép quy tắc, thời gian biểu, lệnh tàu để không gây ra những sai sót trong quá trình điều phối. Một số tổ chức đã có hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý được những yếu tố này nhưng nhà tuyển dụng vẫn yêu cầu một chuyên viên điều phối có kiến thức về vấn đề đó.

- A crew Dispatcher là gì? - Chuyên viên điều phối phi hành đoàn: Là người chịu trách nhiệm điều phối phi hành đoàn, phân công nhân viên theo lịch trình, điều chỉnh thời gian phù hợp với điều kiện giao thông đường sắt để tránh sự chậm trễ. Ngoài ra các chuyên viên điều phối phi hành đoàn cũng chịu trách nhiệm kiểm tra xem mỗi đoàn tàu và nhân viên động cơ có đủ tiêu chuẩn cũng như điều kiện phù hợp với nhiệm vụ của họ hay chưa, có tuân thủ theo quy định của hành đoàn hay không?

Với những trách nhiệm hơi khác với chuyên viên điều phối tàu nhưng chắc chắn rằng, công việc nào cũng có những áp lực và khó khăn khác nhau. Chính vì vậy mà các bạn cũng cần phải biết lựa chọn theo đúng với nhu cầu cũng như sự phù hợp của bản thân.

>> Xem thêm: Supplier là gì

2.4. Hãng hàng không hoặc người điều phối chuyến bay/ Airline or flight Dispatchers

Cũng tương tự như các lĩnh vực khác thì chuyên viên điều phối chuyến bay cũng sẽ tiếp nhận, tổng hợp và truyền thông tin cho đơn vị/ cá nhân/ bộ phận liên quan để kịp thời xử lý hoặc là để thông báo về một thông tin nào đó. Một nhân viên điều phối chuyến bay còn được nhiều nơi gọi là nhân viên điều hành chuyến bay, còn chịu trách nhiệm tính đến tốc độ gió, bão, hiệu suất; hỗ trợ lập kế hoạch đường bay,  và tải máy bay... Thông thường các chuyên viên điều phối máy bay sẽ thực hiện nhiệm vụ tại trung tâm điều khiển của hãng hàng không. Nên để được tiếp cận với công việc này thì các bạn có thể tham khảo tin tức của các hãng hàng không để nắm được cơ hội.

>> Xem thêm: Operation staff là gì

3. Những khó khăn chung trong công việc của Dispatcher/ Điều phối

Với vai trò cũng như trách nhiệm của Dispatcher/ Điều phối như đã chia sẻ ở trên thì các bạn cũng có thể thấy được phần nào về cái thực tế của công việc này rồi. Tuy nhiên những chia sẻ đó chưa nói lên được những khó khăn cũng như thách thức mà việc làm này cần phải thực hiện. Nhất là đối với những Dispatcher làm trong lĩnh vực an toàn công cộng, vì là người trực tiếp tiếp nhận hỗ trợ người dân khẩn cấp nên chắc chắn thường xuyên phải đối mặt với áp lực, thậm chí đôi khi còn phải nói chuyện với người đang không bình tĩnh. Như vậy không hề dễ dàng đối với những bạn có tinh thần mềm yếu, vì sẽ khó trong việc giao tiếp với họ.

Còn đối với các Dispatcher thuộc lĩnh vực vận chuyển thì cũng có khối lượng công việc khá dày, thậm chí thường xuyên phải làm tăng ca để hoàn thành công việc. Nhất là vào thời điểm lễ tết. Thật không dễ dàng gì nếu bạn là người không có tính kiên nhẫn. Vì với vị trí này bạn sẽ phải làm việc với nhiều người, thậm chí chỉ một thông tin nhưng bạn cần phải truyền tải đến nhiều người/ nhiều bộ phận… Nên đôi khi công việc nó cũng không thuận lợi như mình mong muốn.

Đối với Dispatcher trong lĩnh vực đường sắt thì bạn cần phải là người nhanh nhẹn, có tư duy logic thì mới đảm bảo hoàn thành công việc được thuận lợi hơn.Vì bạn sẽ phải thường xuyên làm việc với máy móc, nắm rõ được những đặc điểm địa hình và vị trí địa lý tàu sẽ đi qua không phải là việc ai cũng làm được.

Cuối cùng là Dispatcher trong lĩnh vực điều phối máy bay thì bạn sẽ phải là người có kinh nghiệm làm việc vững vàng, có kiến thức chuyên môn vững vàng thì mới hoàn thành được. Và áp lực công việc là điều chắc chắn bạn sẽ phải đối mặt.

Mỗi công việc đều có mặt thực tế riêng, nhưng khi bạn đã có niềm đam mê, có nghiệp vụ chuyên môn vững vàng thì tôi tin bạn sẽ thành công trên con đường mà mình chọn.

4. Bí quyết tìm việc làm Dispatcher/ Điều phối hiệu quả

Cơ chế thị trường lao động ngày càng khốc liệt, nhất là khi bạn không có kinh nghiệm làm việc thì bạn sẽ rất khó tìm được vị trí công việc phù hợp với chính mình. Trên thực tế dù bạn có việc làm nhưng không có năng lực làm việc thì rất khó đứng vững cũng như phát triển được sự nghiệp. Để nâng cao được khả năng tiếp cận với công việc thì các bạn đừng bỏ lỡ bất cứ kinh nghiệm được chia sẻ dưới đây.

Việc làm nhân viên điều phối giao hàng

4.1. Lựa chọn ra lĩnh vực phù hợp với mình

Một trong những điều kiện thuận lợi để bạn phát triển được sự nghiệp của bạn chính là sự phù hợp. Phù hợp ở đây là phù hợp với vị trí việc làm, phù hợp với môi trường làm việc. Mặc dù để biết được sự phù hợp không phải là dễ, có thể trong quá trình làm việc thực tế bạn mới biết được phù hợp hay không. Nhưng ít nhất bạn vẫn có thể chắc chắn rằng lĩnh vực đó phù hợp với mình thông qua việc tìm hiểu thật kỹ Dispatcher là gì? Và các thông tin liên quan đến vị trí việc làm này. Hoặc bạn truy cập Timviec365.vn chọn danh mục Bí quyết làm việc hiệu quả, định hướng nghề nghiệp, cẩm nang tìm việc,… để tham khảo các kinh nghiệm chi tiết hơn nhé.  

>> Xem thêm: Purchase requisition là gì

4.2. Nắm bắt được tâm lý của nhà tuyển dụng

Là một trong những bí quyết quan trọng, giúp bạn dễ dàng tìm được việc làm nhanh chóng. Tức là bạn cần phải tham khảo chi tiết thông tin tuyển dụng, vị trí sẽ ứng tuyển (A train Dispatcher; A crew Dispatcher; Airline or flight Dispatchers…)  nhất là phần thông tin yêu cầu công việc mà mô tả chi tiết công việc. Như vậy là bạn sẽ biết được nhà tuyển dụng mong muốn cũng như kỳ vọng như thế nào ở ứng viên. Và khi đó bạn cũng sẽ dễ dàng đưa ra được cách lấy lòng được họ.

4.3. Tạo và viết mẫu CV xin việc chuyên nghiệp

Để làm được điều này thì Thanh Hồng khuyên bạn nên lựa chọn các mẫu CV trên Timviec365.vn, được thiết kế bởi các chuyên gia. Đặc biệt các mẫu được phân loại thiết kế theo ngành nghề, CV tiếng nên bạn dễ dàng lựa chọn CV phù hợp với mình. Có lẽ sau khi nắm bắt được tâm lý của nhà tuyển dụng thì bạn cũng quá dễ dàng cho việc viết rồi. Vì khi đó bạn sẽ đánh trúng được tâm lý của nhà tuyển dụng.

Ví dụ: Tuyển dụng chuyên viên điều phối tại bưu cục

Yêu cầu công việc:

- Kỹ năng quản lý và xử lý tình huống phát sinh liên quan đến con người và hàng hóa;

- Có kỹ năng tổ chức, bố trí và phân công công việc;…

Thì chắc chắn trong CV xin việc Dispatcher của bạn cần đề cập đến những nội dung liên quan đến yêu cầu đó.

Hy vọng với những chia sẻ ở trên đã giúp bạn hiểu được Dispatcher là gì? Chúc bạn tìm được vị trí phù hợp với chính mình trong thời gian tới!