ERP System là gì? ERP System được sử dụng thế nào trong doanh nghiệp?

1. ERP System là gì và một số điều bạn cần biết về ERP System

1.1. Bạn hiểu ERP System là gì?

ERP System (viết tắt của từ tiếng Anh Enterprise Resource Planning Systems) hay còn gọi là hệ thống ERP, chính là một giải pháp quản lý phần mềm quản lý đa phòng ban, có nhiều chức năng giúp các doanh nghiệp và tổ chức sử dụng để lưu trữ, thu thập, quản lý và phân tích các dữ liệu từ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các hoạt động gồm có: Lập các kế hoạch về sản phẩm, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, chi phí, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán.

ERP System sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí tối ưu nhất, và thay vì phải sử dụng riêng lẻ các phần mềm, ERP System sẽ giúp bạn quản lý các phần mềm ngay trên một hệ thống. Bên cạnh đó, ERP System giúp xử lý các thông tin từ các bộ phận khác nhau nhờ một giải pháp tốt nhất và nhân viên trong doanh nghiệp sẽ hoàn thành các công việc nhanh chóng nhờ hệ thống này.

1.2. Những điều bạn cần biết về ERP System

1.2.1. Phân tích ERP System trong các doanh nghiệp

Chúng ta sẽ cùng phân tích các thuật ngữ của ERP System trong các doanh nghiệp nhé!

E – Enterprise (có nghĩa là doanh nghiệp)

Đây là đối tượng được sử dụng trong hệ thống ERP và liên kết các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp vào một hệ thống máy tính duy nhất. Các thành viên trong công ty như nhân viên, quản lý, lãnh đạo sẽ kịp thời và dễ dàng truy cập để kiểm tra, sử dụng, kiểm soát các giới hạn quyền của mình.

R – Resource (có nghĩa là tài nguyên)

Đây chính là nguồn lực nói chung, gồm có nhân lực, tài chính và công nghệ. Tuy vậy thì từ này trong ERP là tài nguyên, đòi hỏi bạn cần biến nguồn lực này thành tài nguyên để quản trị dễ dàng.

P – Planning (có nghĩa là hoạch định, kế hoạch)

Từ này có nghĩa là các doanh nghiệp cần có chiến lược, kế hoạch quản lý và sử dụng nguồn tài nguyên hiệu quả, giúp doanh nghiệp phát triển hơn.

Và ERP System có nghĩa là hỗ trợ lập kế hoạch công việc, nghiệp vụ cần thiết cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ như: Chiết khấu, hoạch định chính sách giá, các hình thức mua hàng và hỗ trợ tính toán các phương án mua nguyên vật liệu,... Hệ thống này giúp bạn giảm thiểu các sai sót trong quá trình xử lý các nghiệp vụ.

1.2.2. Tại sao nên sử dụng ERP System trong doanh nghiệp

Bạn có thể thấy các doanh nghiệp của nước ta hiện nay mỗi người sẽ sử dụng một phần mềm khác nhau. Và khi dùng các phần mềm riêng lẻ, bạn sẽ khó khăn trong quá trình kết nối các dữ liệu của phòng ban, bộ phận với nhau. Đặc biệt trong các trường hợp như các phần mềm của các bộ phận không tương thích hoặc nguồn dữ liệu quá lớn. Khi đó, các nhân viên trong công ty khó khăn trong việc phối hợp và gây mất tốn kém, thời gian.

Vì thế bạn nên sử dụng ERP System để dễ dàng tích hợp thông tin của các phòng ban vào cùng một hệ thống duy nhất, hỗ trợ trong việc phục vụ các nhu cầu giữa các thành viên trong phòng ban. Hệ thống này giúp bạn phục vụ các nhu cầu về tài chính, nhân sự, nhà kho, cung ứng và nhiều bộ phận khác mà doanh nghiệp cần thực hiện trong quá trình kinh doanh.

Tuy mỗi bộ phận trong doanh nghiệp đều cần có phần mềm để đáp ứng cho từng bộ phận cụ thể, nhưng ERP sẽ đóng vai trò tổng hợp các thông tin và dữ liệu đầy đủ mà một phần mềm riêng lẻ không thể làm được. ERP System được coi như là chiếc cầu nối giữa việc tích hợp và cung cấp các thông tin để nâng cao chức năng một cách hiệu quả và dễ dàng cho tất cả hoạt động trong doanh nghiệp. 

Mặc dù việc triển khai hệ thống ERP khiến doanh nghiệp cần đầu tư một khoản không hề ít và sẽ làm thay đổi lớn đến doanh nghiệp đó. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP System sẽ giúp bạn nhận thấy các hiệu quả tức thì như tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng năng suất lao động, gia tăng lợi nhuận và doanh thu.

Bên cạnh điều đó, trong trường hợp doanh nghiệp của quý vị sở hữu một hệ thống kinh doanh quy mô lớn như một tập đoàn, việc triển khai hệ thống ERP sẽ giúp quý vị quản lý các công ty con một cách thuận tiện và đơn giản hơn đáng kể. Bởi vì ERP System không chỉ là hệ thống dành riêng cho một công ty mà còn kết nối được dữ liệu giữa nhiều công ty khác nhau trong một tập đoàn và cải thiện chia sẻ thông tin B2B như hiện nay.

1.2.3. Lợi ích của ERP System trong doanh nghiệp

ERP System có rất nhiều lợi ích trong doanh nghiệp và nhờ ERP System, doanh nghiệp có thể thực hiện đầy đủ các chức năng.

Hệ thống ERP sẽ tích hợp được rất nhiều hoạt động kinh doanh và ứng dụng, cũng như phục vụ đầy đủ các quy trình và bộ phận. ERP System có thể sử dụng trong kế toán và tài chính, bán hàng, sản xuất và phân phối, quản lý các dịch vụ trong doanh nghiệp,...

Xem thêm: Các bước xây dựng sơ đồ quy trình bán hàng hiệu quả nhất

2. Doanh nghiệp ứng dụng ERP System trong hoạt động kinh doanh ra sao?

ERP thường được nhiều người biết đến với cái tên “Phần mềm chống lưng” cho các dân văn phòng. ERP System sẽ tập trung hóa vào các hoạt động sản xuất và gần đây xuất hiện thêm module để xử lý khách hàng.

2.1. Nắm và kiểm soát được các thông tin của khách hàng

Các dữ liệu của ERP System đều nằm chung một hệ thống và xuyên suốt trong các bộ phận của doanh nghiệp. Và tất cả các nhân viên đều có quyền truy cập và xem các thông tin của khách hàng, điều này giúp kiểm soát tốt các thông tin của họ.

Những người chức cao như quản lý, lãnh đạo sẽ có quyền thay đổi thông tin khách hàng và các bộ phận khác vẫn được cập nhật các thông tin mới nhất. Ngay cả một nhà giám đốc hay CEO cũng có thể xem khách hàng đã mua sản phẩm gì và bao nhiêu tiền.

Ngoài ra, bạn có thể kết hợp sử dụng hệ thống ERP với các phần mềm CRM để dễ dàng tiếp cận, giao tiếp với khách hàng hơn và chăm sóc khách hàng tốt nhất.

2.2. Giúp tăng nhanh quá trình sản xuất và cung cấp các hàng hóa

ERP System đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ giúp tự động hóa toàn phần hoặc một phần các quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị các nguyên liệu cho đến thành phẩm, nhập hàng, xuất hàng cùng nhiều thứ khác nữa.

Doanh nghiệp sẽ chỉ sử dụng một phần mềm duy nhất nên sẽ giảm thiểu được chi phí, tiết kiệm được thời gian, giảm nhân sự cần thiết và tăng năng suất sản xuất. Bên cạnh đó, quản lý dễ dàng theo dõi được các hoạt động của công ty và không phải di chuyển giữa các bộ phận.

2.3. Kiểm tra chất lượng sản phẩm và quản lý dự án

Hệ thống ERP sẽ giúp các doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất của chất lượng các sản phẩm, hàng hóa và lên kế hoạch phân bổ nguồn nhân lực sao cho hợp lý. Đồng thời, ERP System còn có thể kiểm tra thế mạnh của nhân viên và gán họ vào tác vụ phù hợp của dự án, tiết kiệm thời gian cho người quản lý.

2.4. Kiểm soát về thông tin tài chính

Hệ thống ERP giúp tổng hợp tất cả những thứ liên quan đến tài chính ở một địa điểm và chỉ có 1 phiên bản duy nhất, giúp hạn chế được những tiêu cực và các đánh giá sai lầm của người lãnh đạo. Đặc biệt, ERP System còn có thể tạo ra những bản báo cáo tài chính theo tiêu chuẩn Kế toán Việt Nam hoặc theo chuẩn quốc tế như GAAP, IFRS…

2.5. ERP System kiểm soát lượng hàng hóa tồn trong kho

ERP System giúp kiểm soát các đơn hàng và biết được hàng hóa trong kho còn lại bao nhiêu, đang ở đâu, các nguyên vật liệu có đủ dùng hay không. Việc này giúp các doanh nghiệp kiểm soát được số lượng hàng tồn, không nhập thừa hàng hóa và giúp doanh nghiệp tăng năng suất làm việc, giảm thiểu chi phí và nguồn lao động.

2.6. Các hoạt động về nhân sự được chuẩn hóa

Doanh nghiệp có thể theo dõi được khối lượng công việc của nhân viên, giờ làm việc, giờ ra về để tính lương thưởng hợp lý cho nhân viên dựa vào ERP System, bao gồm những nhân viên ở khác công ty con, khác vị trí làm việc hoặc khác vị trí địa lý. Cũng nhờ ERP System mà nhân viên sẽ được trả lương đúng thời hạn.

2.7. Việc liên lạc trong công ty được xã hội hóa

Hệ thống ERP giúp việc giao tiếp, liên lạc trong công ty được xã hội hóa tốt hơn, giúp các nhân viên trong doanh nghiệp dễ dàng tương tác với nhau hơn. Chỉ cần một thao tác, các nhân viên đã có thể thao tác và liên hệ với nhau kịp thời và giúp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trở nên đồng bộ.

Và như vậy, ERP System có vai trò và lợi ích rất to lớn đối với doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp lớn hoặc tập đoàn thì việc sử dụng ERP System là hết sức cần thiết.

Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ được cung cấp các thông tin về ERP System là gì và những lợi ích mà ERP System đem lại cho doanh nghiệp. Hệ thống ERP sẽ giúp các doanh nghiệp thành công hơn, giúp bạn dễ dàng quản lý, thay đổi quy mô các bộ phận, giúp bạn cạnh tranh được với thị trường kinh tế luôn thay đổi như ngày nay. Đồng thời, ERP System giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí, tiết kiệm được thời gian và cắt giảm nhân sự không cần thiết.