Tìm việc làm nhanh & Tuyển dụng hiệu quả
0Chat
Quay lại

ERP System là gì? ERP System được sử dụng thế nào trong doanh nghiệp?

Tác giả: Hoàng Thúy Nga

Ngày cập nhật: 25/02/2022

Có thể bạn đã nghe qua từ ngữ ERP System trong khoảng thời gian gần đây. Tuy vậy không phải ai cũng hiểu ERP System là gì vì khái niệm này còn chưa rõ ràng và khá mơ hồ so với nhiều người. Các doanh nghiệp và tổ chức thường xuyên sử dụng ERP System để có thể quản lý các dữ liệu trong hoạt động kinh doanh của mình. Vậy ERP System là gì và nó có ý nghĩa như thế nào với các doanh nghiệp? Cùng timviec365.vn tìm hiểu khái niệm ERP System và những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp nhé!

1. ERP System là gì và một số điều bạn cần biết về ERP System

1.1. Bạn hiểu ERP System là gì?

ERP System (viết tắt của từ tiếng Anh Enterprise Resource Planning Systems) hay còn gọi là hệ thống ERP, chính là một giải pháp quản lý phần mềm quản lý đa phòng ban, có nhiều chức năng giúp các doanh nghiệp và tổ chức sử dụng để lưu trữ, thu thập, quản lý và phân tích các dữ liệu từ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các hoạt động gồm có: Lập các kế hoạch về sản phẩm, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, chi phí, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán.

Bạn đã biết ERP System là gì hay chưa
Bạn đã biết ERP System là gì hay chưa

ERP System sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí tối ưu nhất, và thay vì phải sử dụng riêng lẻ các phần mềm, ERP System sẽ giúp bạn quản lý các phần mềm ngay trên một hệ thống. Bên cạnh đó, ERP System giúp xử lý các thông tin từ các bộ phận khác nhau nhờ một giải pháp tốt nhất và nhân viên trong doanh nghiệp sẽ hoàn thành các công việc nhanh chóng nhờ hệ thống này.

1.2. Những điều bạn cần biết về ERP System

1.2.1. Phân tích ERP System trong các doanh nghiệp

Chúng ta sẽ cùng phân tích các thuật ngữ của ERP System trong các doanh nghiệp nhé!

E – Enterprise (có nghĩa là doanh nghiệp)

Đây là đối tượng được sử dụng trong hệ thống ERP và liên kết các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp vào một hệ thống máy tính duy nhất. Các thành viên trong công ty như nhân viên, quản lý, lãnh đạo sẽ kịp thời và dễ dàng truy cập để kiểm tra, sử dụng, kiểm soát các giới hạn quyền của mình.

Cụm từ ERP System có nghĩa ra sao
Cụm từ ERP System có nghĩa ra sao

R – Resource (có nghĩa là tài nguyên)

Đây chính là nguồn lực nói chung, gồm có nhân lực, tài chính và công nghệ. Tuy vậy thì từ này trong ERP là tài nguyên, đòi hỏi bạn cần biến nguồn lực này thành tài nguyên để quản trị dễ dàng.

P – Planning (có nghĩa là hoạch định, kế hoạch)

Từ này có nghĩa là các doanh nghiệp cần có chiến lược, kế hoạch quản lý và sử dụng nguồn tài nguyên hiệu quả, giúp doanh nghiệp phát triển hơn.

Và ERP System có nghĩa là hỗ trợ lập kế hoạch công việc, nghiệp vụ cần thiết cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ như: Chiết khấu, hoạch định chính sách giá, các hình thức mua hàng và hỗ trợ tính toán các phương án mua nguyên vật liệu,... Hệ thống này giúp bạn giảm thiểu các sai sót trong quá trình xử lý các nghiệp vụ.

1.2.2. Tại sao nên sử dụng ERP System trong doanh nghiệp

Bạn có thể thấy các doanh nghiệp của nước ta hiện nay mỗi người sẽ sử dụng một phần mềm khác nhau. Và khi dùng các phần mềm riêng lẻ, bạn sẽ khó khăn trong quá trình kết nối các dữ liệu của phòng ban, bộ phận với nhau. Đặc biệt trong các trường hợp như các phần mềm của các bộ phận không tương thích hoặc nguồn dữ liệu quá lớn. Khi đó, các nhân viên trong công ty khó khăn trong việc phối hợp và gây mất tốn kém, thời gian.

Sử dụng hệ thống ERP giúp bạn giảm thiểu chi phí tối đa
Sử dụng hệ thống ERP giúp bạn giảm thiểu chi phí tối đa

Vì thế bạn nên sử dụng ERP System để dễ dàng tích hợp thông tin của các phòng ban vào cùng một hệ thống duy nhất, hỗ trợ trong việc phục vụ các nhu cầu giữa các thành viên trong phòng ban. Hệ thống này giúp bạn phục vụ các nhu cầu về tài chính, nhân sự, nhà kho, cung ứng và nhiều bộ phận khác mà doanh nghiệp cần thực hiện trong quá trình kinh doanh.

Tuy mỗi bộ phận trong doanh nghiệp đều cần có phần mềm để đáp ứng cho từng bộ phận cụ thể, nhưng ERP sẽ đóng vai trò tổng hợp các thông tin và dữ liệu đầy đủ mà một phần mềm riêng lẻ không thể làm được. ERP System được coi như là chiếc cầu nối giữa việc tích hợp và cung cấp các thông tin để nâng cao chức năng một cách hiệu quả và dễ dàng cho tất cả hoạt động trong doanh nghiệp. 

Doanh nghiệp sẽ thấy được hiệu quả tức thì khi triển khai ERP System
Doanh nghiệp sẽ thấy được hiệu quả tức thì khi triển khai ERP System

Mặc dù việc triển khai hệ thống ERP khiến doanh nghiệp cần đầu tư một khoản không hề ít và sẽ làm thay đổi lớn đến doanh nghiệp đó. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP System sẽ giúp bạn nhận thấy các hiệu quả tức thì như tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng năng suất lao động, gia tăng lợi nhuận và doanh thu.

Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp của bạn có mô hình kinh doanh lớn như tập đoàn thì việc dùng ERP System sẽ giúp bạn quản trị các công ty con dễ dàng và đơn giản hơn rất nhiều. Bởi vì ERP System không chỉ là hệ thống dành riêng cho một công ty mà còn kết nối được dữ liệu giữa nhiều công ty khác nhau trong một tập đoàn và cải thiện chia sẻ thông tin B2B như hiện nay.

1.2.3. Lợi ích của ERP System trong doanh nghiệp

ERP System có rất nhiều lợi ích trong doanh nghiệp và nhờ ERP System, doanh nghiệp có thể thực hiện đầy đủ các chức năng.

Hệ thống ERP sẽ tích hợp được rất nhiều hoạt động kinh doanh và ứng dụng, cũng như phục vụ đầy đủ các quy trình và bộ phận. ERP System có thể sử dụng trong kế toán và tài chính, bán hàng, sản xuất và phân phối, quản lý các dịch vụ trong doanh nghiệp,...

Xem thêm: Các bước xây dựng sơ đồ quy trình bán hàng hiệu quả nhất

ERP System có rất nhiều lợi ích trong doanh nghiệp
ERP System có rất nhiều lợi ích trong doanh nghiệp

2. Doanh nghiệp ứng dụng ERP System trong hoạt động kinh doanh ra sao?

ERP thường được nhiều người biết đến với cái tên “Phần mềm chống lưng” cho các dân văn phòng. ERP System sẽ tập trung hóa vào các hoạt động sản xuất và gần đây xuất hiện thêm module để xử lý khách hàng.

2.1. Nắm và kiểm soát được các thông tin của khách hàng

Các dữ liệu của ERP System đều nằm chung một hệ thống và xuyên suốt trong các bộ phận của doanh nghiệp. Và tất cả các nhân viên đều có quyền truy cập và xem các thông tin của khách hàng, điều này giúp kiểm soát tốt các thông tin của họ.

Những người chức cao như quản lý, lãnh đạo sẽ có quyền thay đổi thông tin khách hàng và các bộ phận khác vẫn được cập nhật các thông tin mới nhất. Ngay cả một nhà giám đốc hay CEO cũng có thể xem khách hàng đã mua sản phẩm gì và bao nhiêu tiền.

Ngoài ra, bạn có thể kết hợp sử dụng hệ thống ERP với các phần mềm CRM để dễ dàng tiếp cận, giao tiếp với khách hàng hơn và chăm sóc khách hàng tốt nhất.

Nắm được các thông tin về khách hàng
Nắm được các thông tin về khách hàng

2.2. Giúp tăng nhanh quá trình sản xuất và cung cấp các hàng hóa

ERP System đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ giúp tự động hóa toàn phần hoặc một phần các quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị các nguyên liệu cho đến thành phẩm, nhập hàng, xuất hàng cùng nhiều thứ khác nữa.

Doanh nghiệp sẽ chỉ sử dụng một phần mềm duy nhất nên sẽ giảm thiểu được chi phí, tiết kiệm được thời gian, giảm nhân sự cần thiết và tăng năng suất sản xuất. Bên cạnh đó, quản lý dễ dàng theo dõi được các hoạt động của công ty và không phải di chuyển giữa các bộ phận.

2.3. Kiểm tra chất lượng sản phẩm và quản lý dự án

Hệ thống ERP sẽ giúp các doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất của chất lượng các sản phẩm, hàng hóa và lên kế hoạch phân bổ nguồn nhân lực sao cho hợp lý. Đồng thời, ERP System còn có thể kiểm tra thế mạnh của nhân viên và gán họ vào tác vụ phù hợp của dự án, tiết kiệm thời gian cho người quản lý.

Hệ thống ERP giúp kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa
Hệ thống ERP giúp kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa

2.4. Kiểm soát về thông tin tài chính

Hệ thống ERP giúp tổng hợp tất cả những thứ liên quan đến tài chính ở một địa điểm và chỉ có 1 phiên bản duy nhất, giúp hạn chế được những tiêu cực và các đánh giá sai lầm của người lãnh đạo. Đặc biệt, ERP System còn có thể tạo ra những bản báo cáo tài chính theo tiêu chuẩn Kế toán Việt Nam hoặc theo chuẩn quốc tế như GAAP, IFRS…

2.5. ERP System kiểm soát lượng hàng hóa tồn trong kho

ERP System giúp kiểm soát các đơn hàng và biết được hàng hóa trong kho còn lại bao nhiêu, đang ở đâu, các nguyên vật liệu có đủ dùng hay không. Việc này giúp các doanh nghiệp kiểm soát được số lượng hàng tồn, không nhập thừa hàng hóa và giúp doanh nghiệp tăng năng suất làm việc, giảm thiểu chi phí và nguồn lao động.

Kiểm soát hàng hóa trong kho dễ dàng nhờ ERP System
Kiểm soát hàng hóa trong kho dễ dàng nhờ ERP System

2.6. Các hoạt động về nhân sự được chuẩn hóa

Doanh nghiệp có thể theo dõi được khối lượng công việc của nhân viên, giờ làm việc, giờ ra về để tính lương thưởng hợp lý cho nhân viên dựa vào ERP System, bao gồm những nhân viên ở khác công ty con, khác vị trí làm việc hoặc khác vị trí địa lý. Cũng nhờ ERP System mà nhân viên sẽ được trả lương đúng thời hạn.

2.7. Việc liên lạc trong công ty được xã hội hóa

Hệ thống ERP giúp việc giao tiếp, liên lạc trong công ty được xã hội hóa tốt hơn, giúp các nhân viên trong doanh nghiệp dễ dàng tương tác với nhau hơn. Chỉ cần một thao tác, các nhân viên đã có thể thao tác và liên hệ với nhau kịp thời và giúp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trở nên đồng bộ.

Và như vậy, ERP System có vai trò và lợi ích rất to lớn đối với doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp lớn hoặc tập đoàn thì việc sử dụng ERP System là hết sức cần thiết.

Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ được cung cấp các thông tin về ERP System là gì và những lợi ích mà ERP System đem lại cho doanh nghiệp. Hệ thống ERP sẽ giúp các doanh nghiệp thành công hơn, giúp bạn dễ dàng quản lý, thay đổi quy mô các bộ phận, giúp bạn cạnh tranh được với thị trường kinh tế luôn thay đổi như ngày nay. Đồng thời, ERP System giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí, tiết kiệm được thời gian và cắt giảm nhân sự không cần thiết.

Khách hàng là gì

Hẳn bạn đã nghe cụm từ “khách hàng” rất nhiều lần, tuy nhiên bạn đã hiểu hết ý nghĩa của từ này hay chưa? Cách phân loại khách hàng trong doanh nghiệp ra sao? Click bài viết dưới đây để xem khách hàng là gì và có vai trò gì trong doanh nghiệp nhé!

Khách hàng là gì

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV-Tâm sự Nghề nghiệp-Cẩm Nang Tìm Việc-Kỹ Năng Tuyển Dụng-Cẩm nang khởi nghiệp-Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm-Kỹ năng ứng xử văn phòng-Quyền lợi người lao động-Bí quyết đào tạo nhân lực-Bí quyết lãnh đạo-Bí quyết làm việc hiệu quả-Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép-Bí quyết viết thư xin thôi việc-Cách viết đơn xin việc-Bí quyết thành công trong công việc-Bí quyết tăng lương-Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên-Kỹ năng đàm phán lương-Kỹ năng phỏng vấn-Kỹ năng quản trị doanh nghiệp-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng-Mẹo viết hồ sơ xin việc-Mẹo viết thư xin việc-Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng-Định hướng nghề nghiệp-Top việc làm hấp dẫn-Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông-Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng-Tư vấn việc làm ngành Báo chí-Tư vấn tìm việc làm thêm-Tư vấn việc làm ngành Bất động sản-Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin-Tư vấn việc làm ngành Du lịch-Tư vấn việc làm ngành Kế toán-Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật-Tư vấn việc làm ngành Sư phạm-Tư vấn việc làm ngành Luật-Tư vấn việc làm thẩm định-Tư vấn việc làm vị trí Content-Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn-Tư vấn việc làm quản lý-Kỹ năng văn phòng-Nghề truyền thống-Các vấn đề về lương-Tư vấn tìm việc làm thời vụ-Cách viết Sơ yếu lý lịch-Cách gửi hồ sơ xin việc-Biểu mẫu phục vụ công việc-Tin tức tổng hợp-Ý tưởng kinh doanh-Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương-Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh-Mẹo viết Thư cảm ơn-Góc Công Sở-Câu chuyện nghề nghiệp-Hoạt động đoàn thể-Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch-Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự-Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics-Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng-Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng-Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật-Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe-Quản trị nhân lực -Quản trị sản xuất-Cẩm nang kinh doanh-Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất-Mô tả công việc ngành Kinh doanh-Mô tả công việc ngành Bán hàng-Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng-Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng-Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán-Mô tả công việc ngành Marketing - PR-Mô tả công việc ngành Nhân sự-Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin-Mô tả công việc ngành Sản xuất-Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải-Mô tả công việc Kho vận - Vật tư-Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics-Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn-Mô tả công việc ngành Hàng không-Mô tả công việc ngành Xây dựng-Mô tả công việc ngành Y tế - Dược-Mô tả công việc Lao động phổ thông-Mô tả công việc ngành Kỹ thuật-Mô tả công việc Nhà nghiên cứu-Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo-Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính-Mô tả công việc Biên - Phiên dịch-Mô tả công việc ngành Thiết kế-Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình-Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh-Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực-Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo-Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern-Mô tả công việc ngành Freelancer-Mô tả công việc Công chức - Viên chức-Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý-Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng -Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận-Hồ sơ doanh nhân-Việc làm theo phường-Danh sách các hoàng đế nổi tiếng-Tài liệu gia sư-Vĩ Nhân Thời Xưa-Chấm Công-Danh mục văn thư lưu trữ-Tài Sản Doanh Nghiệp-KPI Năng Lực-Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp-Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng-Quản Lý Công Việc Nhân Viên-Chuyển văn bản thành giọng nói-Giới Thiệu App Phiên Dịch-Quản Lý Kênh Phân Phối-Đánh giá nhân viên-Quản lý ngành xây dựng-Hóa đơn doanh nghiệp-Quản Lý Vận Tải-Kinh nghiệm Quản lý mua hàng-Danh thiếp cá nhân-Quản Lý Trường Học-Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng-Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính-Kinh nghiệm Quản lý kho hàng-Quản Lý Gara Ô Tô-Xem thêm gợi ý