Workspace là gì? Không gian làm việc quan trọng như thế nào?

Muốn tìm việc làm

1. Những thông tin về Workspace - Không gian làm việc 

1.1. Workspace là gì?

Sự thật về workspace là gì? Workspace được hiểu với hai khái niệm, từ khái niệm chung cho đến các khái niệm liên quan đến tin học toán học. Trước hết, về linh vực tin học và toán học Workspace được hiểu là một thư mục, một không gian chứa các dữ liệu tin học trong giao diện Photoshop. Cụ thể là cách sắp xếp các folder theo thứ tự, sở thích và thói quen sử dụng của bạn. Chúng ta cũng có thể thấy Workspace được đề cập đến trong Amazon Workspaces, Microsoft Sharepoint Workspace…

Ngoài ra dưới góc độ chung nhất, khái niệm Workspace lại được hiểu là không gian làm việc. Trong hoạt động của công ty, corporate, jsc, xí nghiệp, doanh nghiệp, không gian làm việc có sức ảnh hưởng cực lớn đến mỗi nhân viên văn phòng, nhân viên tổng vụ, nhân viên C&B hay bất cứ nhân viên ở vị trí việc làm nào đi chăng nữa thì nó cũng sẽ giúp tăng sự chuyên nghiệp hóa trong phong cách làm việc. Tuy nhiên, một không gian làm việc thoải mái, hoàn hảo sẽ mang đến tầm ảnh hưởng như thế nào?

1.2. Không gian làm việc hoàn hảo quan trọng như thế nào?

Lấy một ví dụ minh họa về các thiết kế không gian làm việc của Google, bạn có biết họ đã làm gì không? 

Google là một trong những công ty Internet nổi tiếng nhất hiện nay, không chỉ đem đến cho người dùng nhiều tiện ích hữu dụng mà họ còn cung cấp rất nhiều các công cụ hỗ trợ tin học văn phòng tiếng anh phổ biến như Google Scholar, Google Slides, Google Mail, Google Drive, Google Doc,... Ít ai sử dụng Internet mà không biết tới, tại đây quy tụ hàng nghìn nhân viên có trí tuệ siêu việt với năng suất làm việc hiệu quả, trên cả tuyệt vời. Tuy nhiên với khả năng của từng cá nhân thì chưa đủ, mà chính Google đã tác động lên họ để họ làm việc với năng suất cao nhất. Đó chính là thiết kế được một không gian làm việc vô cùng ấn tượng.  

Thực tế, không gian làm việc tại google được coi là một trong những không gian linh hoạt nhất. Thay vì phải ngồi tại một vị trí, một không gian bắt buộc thì tại đây, nhân viên của họ có thể ngồi ở bất cứ đâu với một chiếc ghế sofa êm ái với nội thất hài hòa. Không những vậy, Google còn thiết kế thêm phòng giải trí đáp ứng nhu cầu thư giãn của nhân viên sau giờ làm việc căng thẳng. Phòng canteen mở cửa hàng ngày cung cấp thức ăn ngon, hợp khẩu vị chào đón nhân viên ở đây với hình thức miễn phí mà ít doanh nghiệp nào có thể làm được điều này. Google đã giúp cho nhân viên của họ có trải nghiệm rằng “nơi làm việc là nhà” để giúp họ làm việc một cách thoải mái nhất, từ đấy đẩy mạnh hiệu quả công việc của từng cá nhân. 

Thực tế cho thấy, không gian làm việc sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc và đặc biệt quan trọng trong việc truyền cảm hứng và tăng khả năng sáng tạo. Vậy nên, việc phải thiết kế một không gian làm việc cho chính mình hay cho nhân viên của mình luôn là vấn đề nan giải và khó khăn. 

Cụ thể những cách và phân loại Workspace như thế nào? Đâu sẽ là giải pháp hiệu quả cho vấn đề này? Câu trả lời sẽ được bật mí trong những phần tiếp theo. 

>> Xem thêm: Check mail là gì

2. Không gian làm việc linh hoạt 

2.1. Shared Workspace và Co-working space

Linh hoạt trong không gian làm việc phải kể đến là Shared Workspace và Co-working space.

Hình thức Co-working space được hiểu là một không gian mở, với bàn làm việc cố định hoặc linh hoạt tùy theo nhu cầu của các nhân viên. Đây được coi là một sự lựa chọn hoàn hảo cho những công ty startup, các các nhân mong muốn được phân chia thời gian làm việc tại nhiều nơi để có thể thay đổi không khí, thoải mái hơn khi làm việc.

Ngoài ra về hình thức Shared Workspace, mô hình này thường được ưu tiên lựa chọn bởi những doanh nghiệp “có tuổi”, hoạt động lâu năm, hình thức này hoạt động như một văn phòng riêng. 

Không có một công thức nào để xác định rằng đâu mới là không gian văn phòng phù hợp cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Bởi mỗi mô hình không gian làm việc sẽ đều có những ưu điểm, nhược điểm khác nhau, mỗi sự lựa chọn có điểm mạnh và nhược điểm khác nhau. Chính vì vậy cần phải linh hoạt trong không gian làm việc của doanh nghiệp 

2.2. Linh hoạt không gian làm việc của doanh nghiệp

Một khảo sát về nhu cầu cần được đáp ứng trong không gian làm việc, vấn đề của 45% nhân viên văn phòng phàn nàn về tiếng ồn trong không gian làm việc chung. Khu vực để đồ cũng là một mối quan ngại khá lớn trong không gian làm việc chung bởi có nhiều người thích để đồ như máy tính trên bàn làm việc tại công ty, điều này dễ gây ra những trường hợp không mong muốn gây mất đoàn kết nội bộ. 

Tuy nhiên để đảm bảo một số thông tin nội bộ thì các công ty cần phải có thêm một vài văn phòng riêng để họp, ký kết các hoạt động quan trọng đồng thời tránh việc bị gián đoạn và bị làm phiền.

Đa số các không gian làm việc chung thường được ưa chuộng hơn bởi chi phí thuê văn phòng cũng rẻ hơn việc thuê văn phòng riêng. Đặc biệt giá trị của một không gian làm việc chung đó là giúp cho nhân viên có thể cởi mở hơn, tăng sự tương tác, rèn sự bền vững phát triển của doanh nghiệp. 

Việc làm hành chính - văn phòng

3. Làm thế nào để thiết kế một workspace hoàn hảo 

Để có thể đáp ứng được nhu cầu về không gian làm việc của từng nhân viên là vấn đề khó khăn đối với những người quản lý. Những tiêu chí dưới đây sẽ phần nào tháo gỡ cho bạn những thắc mắc này. 

3.1. Nội thất phù hợp, sắp xếp khoa học 

Đối với từng diện tích không gian văn phòng riêng biệt của mỗi công ty thì  sẽ có một cách sắp xếp đồ đạc một cách khoa học khác nhau nhưng vẫn đảm bảo được tính thẩm mỹ và sự thoáng đãng trong không gian 

Đặc biệt cần phải chú trọng nhiều đến hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Thật vậy, cách trang trí văn phòng có kết hợp với hình ảnh thương hiệu sẽ khéo léo nhắc nhở nhân viên rằng đây là văn phòng làm việc, đồng thời truyền đạt được văn hóa doanh nghiệp tới nhận thức của nhân viên. Không những vậy thông qua văn hóa công ty thì sự đoàn kết và gắn bó lâu dài trong tập thể cũng được đẩy lên cao tác động đến hiệu suất làm việc của cả doanh nghiệp. 

Đặc biệt đối với sự may mắn cũng như sự phát triển bền vững của một công ty thì yếu tố về phong thủy là vô cùng quan trọng. Vậy nên bạn cũng cần phải quan tâm đến vấn đề này để điều chỉnh lại một số vị trí không phù hợp. 

Hơn thế nữa, trong các buổi họp giữa nhân viên với sếp, các vị trí có liên quan đến hoạt động nhóm, bạn hãy lựa chọn nội thất với dạng hình tròn hoặc có dạng cong. Trong seri truyện “Chúa tể của những chiếc nhẫn”, không phải tự nhiên Vua Arthur thành lập hiệp hội bàn tròn, bởi ông đã tìm ra một nguyên lý đó là việc ngồi dạng vòng tròn sẽ tạo ra một tập thể vững chắc với tâm lý vì tập thể mạnh mẽ. Thay vì lựa chọn ngồi xung quanh bàn vuông hay chữ nhật sẽ khiến cho các thành viên có xu hướng suy nghĩ theo tâm lý cá nhân nhiều hơn. Ngồi trong không gian tròn có thể khiến cho bộ não sáng tạo và tăng độ thẩm mỹ, tạo cảm giác công bằng dễ dàng đưa ra các quyết định chính xác và ý tưởng mới hơn. 

>> Xem thêm: Thiết bị văn phòng gồm những gì

3.2. Tận dụng ánh sáng tự nhiên, màu sắc ưa thích

Suy nghĩ và hành động tích cực là sản phẩm mà ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo kết hợp mà thành. Rất nhiều doanh nghiệp đã hành động thông minh khi sử dụng các cửa sổ lớn, những tấm kính rộng để ánh sáng mặt trời có thể tràn ngập khắp căn phòng. Ánh sáng tự nhiên cũng góp phần trong việc cải thiện được phần nào sức khỏe, tâm trạng làm việc của nhân viên. 

Nếu như văn phòng của bạn bị hạn chế ánh sáng tự nhiên thì ánh sáng vàng nhân tạo cũng sẽ là một giải pháp hay, kích thích tính sáng tạo và năng lượng tích cực hơn nữa. 

3.3. Giúp nhân viên tự thiết kế không gian làm việc

Không gian làm việc sẽ đánh giá sở thích, cá tính của bạn. Nếu bạn là một người quản lý, đừng ngần ngại gợi ý cho nhân viên của mình một số cách để sắp xếp lại không gian làm việc. Việc này sẽ giúp cho nhân viên của bạn có một trạng thái tích cực và sáng tạo hơn. Theo một báo cáo nghiên cứu về không gian làm việc mà timviec365.vn đã thu thập được thì một người có thể tăng 32% năng suất làm việc khi được làm việc trong môi trường, không gian mà học thích. 

Đồng thời việc thúc đẩy này có thể cải thiện được mối quan hệ, sự gắn bó giữa nhân viên và người quản lý. Việc này chắc chắn chỉ mang lại lợi chứ không có hại cho công việc và mục tiêu của doanh nghiệp. 

3.4. Sử dụng cây xanh vào không gian làm việc 

Để có thể tối ưu được không gian làm việc trong văn phòng thì một chậu cây cảnh nhỏ sẽ là một giải pháp hay và thú vị. Hiện nay ở nhiều văn phòng làm việc, chậu cây xanh trang tri được gia tăng đáng kể bởi lợi ích nó mang lại không hề nhỏ. Khi phải làm một công việc với mức độ áp lực cao, thì việc làm của chậu cây nhỏ chính là làm căn bằng áp lực, giảm stress và đặc biệt là giảm mức độ ô nhiễm trong văn phòng làm việc. 

Không chỉ có riêng cây xanh được đặt trong văn phòng, nếu bạn may mắn lựa chọn được một vị trí đắc địa có thể nhìn thấy những cành cây ngọn cỏ ngoài ô cửa sổ thì đừng ngần ngại mà mở tung cánh cửa ra. Những hàng cây ấy có thể khiến cho tinh thần của bạn được phục hồi nhanh chóng và giảm bớt áp lực trong công việc của mình. 

Trên đây là những thông tin thú vị có liên quan đến “workspace là gì?" Mong rằng những thông tin trên đây mà Timviec365.vn mang lại cho bạn sẽ giúp bạn tìm kiếm cho mình một không tin phù hợp giúp cho công việc của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Việc làm nhân sự