Công văn tiếng anh là gì? Đâu là khái niệm đúng nhất?

1. Công văn tiếng anh là gì? Bạn hiểu thế nào về nó

Xuất hiện trong khá nhiều các văn bản hành chính, công văn được ví như một phương tiện giao tiếp chính giữa các tổ chức, trung điều tâm hành quản lý của các cơ quan hành chính công Nhà nước, các tổ chức, công ty, doanh nghiệp, cty tnhh, corporate, jsc, xí nghiệp với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Nếu bạn tìm việc làm trong các cơ quan hành chính, văn phòng nhà nước hoặc làm các công việc liên quan nhân sự, hành chính, văn phòng... thì trong công việc sau này sẽ thường xuyên tiếp xúc với các loại công văn, giấy tờ. Bởi vậy, nắm bắt rõ về công văn là một điều hết sức cần thiết để có sự chủ động khi triển khai công việc.

Trong tiếng việt công văn có nghĩa là các hình thức văn bản hành chính mẫu được sử dụng trong việc ban hành các quyết định nhằm yêu cầu mọi người thực hiện các quyết định đó. Và người có trách nhiệm thực hiện các nội dung quy định trong văn bản công văn đó có thể là các bộ phận cấp dưới, hoặc đích ranh một tổ chức hoặc một cá nhân nào đó theo yêu cầu của văn bản công văn quy định.

Vậy công văn tiếng Anh được viết như thế nào nhỉ? Trong tiếng Anh công văn có nghĩa là Official dispatch

Nếu như trong tiếng Việt, danh từ công văn còn có thể được hiểu thư hay công văn, văn bản” hay ở tính từ nó có thể mang nghĩa là “ đã gửi, sắp gửi chính thức”. Thì ở tiếng anh các cụm từ như Official correspondence, Official dispatch, Official request (mẫu công văn đề nghị) cũng đều thể hiện nghĩa “công văn”. Trong đó cũng tùy trường hợp mà một từ tiếng Anh có thể mang nhiều nghĩa khác nhau

Trong tiếng Anh, một từ có thể mang nhiều nghĩa tuỳ vào ngữ cảnh trong câu để sử dụng cho phù hợp. Ngoài ra cũng có một số các từ đồng nghĩa như: referendum, express, desk, pen and ink.

Việc làm hành chính - văn phòng tại Hà Nội

>> Xem thêm: Mẫu đơn đề nghị giúp đỡ

2. Một số những yêu cầu khi soạn thảo công văn tiếng anh

Đối với từng dạng công văn mà việc xây dựng, soạn thảo văn bản công văn cũng sẽ có một yêu cầu khác nhau nhưng nhìn chung một công văn hoàn chỉnh sẽ bao gồm các yêu cầu sau:

- Chủ đề trong công văn cần phải được nêu một cách tỷ mỉ và mỗi công văn chỉ nên chứa duy nhất một chủ đề

- Nội dung công văn phải được nêu công văn phải được viết ngắn gọn, xúc tích và sát với nội dung chủ đề của công văn

- Ngôn ngữ sử dụng trong công văn cần phải lịch sự, nghiêm túc và có tính thuyết phục cao

- Nội dung trong công văn phải tuân thủ theo đúng các quy định, thủ tục của pháp luật Nhà nước, có thể trích dẫn nội dung pháp luật vào trong công văn.

>>> Xem thêm: Hãy cập nhật tất cả thông tin liên quan đến biên bản tiếng anh là gì mà bạn cần biết và mẫu tham khảo mới nhất ngay tại đây.

3. Bố cục và phân loại công văn?

3.1. Bố cục một công văn sẽ được xây dựng như thế nào?

Đối với việc xây dựng bố cục của một công văn hoàn chỉnh, bạn cần chú ý và xây dựng đầy đủ các yếu tố sau:

- Tiêu ngữ và Quốc hiệu

- Thời gian và địa điểm nơi gửi công văn

- Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn

- Chủ đề của nội dụng công văn hay nơi nhận công văn (có thể là các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân)

- Số và ký hiệu của công văn.

- Trích dẫn nội dung ban hành trong công văn.

- Nội dung ban hành trong công văn.

- Chữ ký và đóng dấu của các tổ chức, doanh nghiệp ban hành công văn

- Địa chỉ nơi gửi.

- Thời gian thực hiện các quyết định trong công văn và thời gian kết thúc hoàn thành các yêu cầu đó.

Tìm việc làm nhân viên văn phòng tiếng anh

3.2. Phân loại công văn

Tùy vào từng mục đích sử dụng mà công văn cũng được phân loại thành nhiều loại công văn khác nhau, trong đó bao gồm:

- Công văn hướng dẫn

- Công văn chỉ đạo

- Công văn đô đốc, nhắc nhở

- Công văn đề nghị, yêu cầu

- Công văn phúc đáp

- Công văn giải thích

- Công văn hỏi ý kiến

- Công văn giao dịch

- Công văn mời họp

Tuy việc phân bố đã rõ thế nhưng với sự xuất hiện của quá nhiều các loại quy phạm pháp luật cũng thường dẫn đến sự nhầm lẫn, như việc nhầm lẫn giữa công văn thành CV đề nghị, yêu cầu với tờ trình hay giữa công văn đôn đốc nhắc nhở với chỉ thị hoặc một số trường hợp như công văn mang tính thông báo với văn bản thông báo và công văn hướng dẫn với thông tư…

>> Xem thêm: Mẫu thông báo nội bộ

4. Những kỹ thuật khi soạn thảo công văn mà bạn cần biết

Cũng giống như sự phân bố 3 phần của một bài văn hoàn chỉnh thì trong nội dung của mỗi văn bản công văn cũng sẽ được chia làm 3 phần khác nhau là: viện dẫn vấn đề, giải quyết vấn đề và kết luận vấn đề đó, trong đó:

Phần viện dẫn vấn đề:

Đây là phần đầu tiên trong một văn bản công văn, trước khi nói đến các phương hướng giải quyết và có các kết luận cho các vấn đề ấy người làm cần phải dẫn dắt được vào vấn đề ấy, nó như một lời giải thích tại sao lại dẫn ra những hậu quả và cơ sở dẫn đến những quyết định như vậy

Với phần viện dẫn, bạn có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra và làm rõ các mục đích và yêu cầu của vấn đề đó.

Phần giải quyết vấn đề

Tuỳ vào từng nội dung, mục đích và hình thức của công văn, chúng ta sẽ có các cách viết khác nhau, tuy nhiên, vẫn phải đảm bảo các yếu tố sau:

- Có ý kiến của các cơ quan lãnh đạo liên quan trong phương hướng giải quyết vấn để

- Sắp xếp các nội dung trình bày phương hướng giải quyết vấn đề một cách hợp lý và làm nổi bật được chủ đề chính cần giải quyết là gì.

- Ngôn ngữ, văn phong sử dụng trong các văn bản công văn cần phải lịch sự, phù hợp với nội dung của từng thể loại công văn đó, lập luận chặt chẽ và dẫn chứng xác thực cho các luận điểm đưa ra. Trong đó cần đảm bảo được các nguyên tắc như sau:

+ Trước khi đề xuất các vấn đề trong công văn thì các lý do đưa ra phải đảm bảo được tính xác đáng, bố cục chặt chẽ, lời văn mạch lạc, rõ ràng.

+ Đảm bảo được các yếu tố về mặt khách quan trong công văn, không thiên lệch

+ Đối với trường hợp công văn mang mục đích từ chối thì từ ngữ, lời lẽ được dùng phải lịch sự và có sự an ủi, động viên.

+ Đối với trường hợp công văn mang mục đích đôn đốc thì từ ngữ, lời lẽ được dùng cần phải mạch lạc, nghiêm khắc và nêu khả năng, hậu quả có thể xảy ra khi công việc không được hoàn thành kịp thời nhưng đồng thời cũng phải có tính kích thích, động viên tinh thần làm việc

+ Đối với trường hợp công văn mang mục đích thăm hỏi thì từ ngữ, lời lẽ được dùng phải thể hiện sự quan tâm một cách chân tình, không chiếu lệ, sáo rỗng.

Tuyển dụng việc làm

Phần kết thúc công văn

Đây là phần kết của công văn nên nội dung chỉ cần thể hiện ngắn gọn và nêu được nội dung trọng tâm của vấn đề cần hướng tới và xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức, tập thể cần phải thực hiện (nếu có). Và kết cuối văn bản cần phải có lời chào lịch sự, chân thành hoặc lời cám ơn nếu trường hợp công văn mang nội dung nhờ vả

Lưu ý: Nội dung trong văn chỉ mang mục đích sử dụng vào các việc ban hành quyết định cũng như yêu cầu của các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp đến các đối tượng cá nhân hay tập thể được yêu cầu trong văn bản công văn, công văn không mang tính cá nhân và cũng không phải là công cụ lên tiếng của bất kỳ cá nhân nào, kể cả đó là một người có chức vụ cao, bởi thể ngôn ngữ sử dụng trong công văn cần phải đảm bảo được sự mạch lạc, rõ ràng, ngắn gọn, xúc tích, không được rườm rà, bay bổng, phi thực tế.

>>>  Có thể bạn quan tâm: Nhanh tay click ngay để update những thông tin nóng hổi liên quan đến  biên bản giao nhận hàng hóa và tải miễn phí mẫu mới nhất về máy.